Τρίτη, 29 Ιανουαρίου 2019

Μείωση του μεγέθους εγγράφων με εικόνες

Οι εικόνες, μπορεί να βελτιώνουν την εμφάνιση του εγγράφου, αυξάνουν όμως ταυτόχρονα το μέγεθος του αρχείου, με αποτέλεσμα να χρειάζεται περισσότερος χώρος στον σκληρό δίσκο, ή να χρειάζεται μεγαλύτερος χρόνος λήψης του εγγράφου, αν το στέλνετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ή δημοσιεύετε το έγγραφο στο web. Για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου, μπορείτε να μειώσετε την ανάλυση της εικόνας, ή να συμπιέσετε την εικόνα. Επιπλέον μπορείτε να απορρίψετε πληροφορίες που δεν είναι απαραίτητες για την εμφάνιση της εικόνας.

Καθώς οι εικόνες ή οι ψηφιακές φωτογραφίες μπορεί να είναι πολύ μεγάλες και η ανάλυσή τους να είναι πολύ υψηλότερη από την ανάλυση που μπορούν να εμφανίζουν οι τυπικοί εκτυπωτές, προβολείς ή οθόνες, το Word μειώνει αυτόματα τις εικόνες σε ένα πιο λογικό μέγεθος όταν τις εισαγάγετε. Από προεπιλογή, οι εικόνες μειώνονται στα 220 ppi, η οποία είναι μια ανάλυση εκτύπωσης υψηλής ποιότητας.

Η μείωση της ανάλυσης είναι συνήθως αποτελεσματική, όταν έχετε σμικρύνει την εικόνα, γιατί σ' αυτή την περίπτωση αυξάνονται οι κουκκίδες ανά ίντσα (dots per inch -dpi). Με τη μείωση της ανάλυσης όμως, περικόπτονται πληροφορίες από την εικόνα, με αποτέλεσμα να μειώνεται η ποιότητά της.

Η συμπίεση της εικόνας έχει αποτελέσματα όταν έχετε κάνει εισαγωγή της εικόνας στο έγγραφο χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της ομάδας Απεικονίσεις, στην καρτέλα Εισαγωγή και εφόσον η εικόνα είναι τύπου bitmap (jpg, jpeg, png, gif, bmp κ.λπ.). Οι εικόνες που είναι διανυσματικού τύπου (wmf, emf, eps) και οι εικόνες που έχουν εισαχθεί με Αντιγραφή και Επικόλληση δεν συμπιέζονται.

Όταν συμπιέζετε μια εικόνα αλλάζει η ποσότητα πληροφοριών για τις λεπτομέρειες της εικόνας. Αυτό σημαίνει ότι η ποιότητα και η εμφάνιση της εικόνας μπορεί να διαφέρει μετά την συμπίεση. Γι' αυτό είναι σημαντικό να συμπιέζετε την εικόνα και να αποθηκεύετε τις αλλαγές, πριν προσθέσετε κάποιο εφέ (περίγραμμα, σκιά, αντανάκλαση, περιστροφή κ.λπ.), ή πριν μειώσετε τις διαστάσεις της σμικρύνοντάς την ή περικόπτοντας τμήματά της.

Αν περικόψατε μια εικόνα ή αν πραγματοποιήσατε άλλες αλλαγές στην εικόνα, όπως είναι η εφαρμογή ενός καλλιτεχνικού εφέ, η αλλαγή της φωτεινότητας ή της αντίθεσης κ.λπ. στο αρχείο αποθηκεύονται πληροφορίες ώστε να είναι δυνατή η αναστροφή αυτών των αλλαγών, ακόμα κι αν έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγές και έχετε κλείσει το έγγραφο. Μπορείτε να απορρίψετε αυτές τις πληροφορίες επεξεργασίας, για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου, αλλά δεν θα μπορείτε πλέον να αναιρέσετε τις αλλαγές. Επομένως, πριν την διαγραφή των πληροφοριών επεξεργασίας θα πρέπει να κρίνετε αν το μέγεθος του αρχείου είναι πιο σημαντικό από τη δυνατότητα να αναιρέσετε μελλοντικά την επεξεργασία που έχετε κάνει στις εικόνες του εγγράφου.

Συμπίεση εικόνων

  1. Επιλέξτε την εικόνα ή τις εικόνες που θέλετε, για να εμφανιστεί στην κορδέλα η καρτέλα εργαλείων Μορφοποίηση εικόνας και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Συμπίεση εικόνων, στην ομάδα Προσαρμογή.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Συμπίεση εικόνων κάνετε ένα ή περισσότερα από τα επόμενα:
    • Για να αφαιρούνται οι περιοχές της εικόνας που έχετε περικόψει ενεργοποιήστε την εντολή Διαγραφή των περικομμένων περιοχών των εικόνων. Αυτό είναι χρήσιμο όχι μόνο για τη μείωση του μεγέθους του εγγράφου αλλά και γιατί αποτρέπετε τρίτους από το να δουν περιοχές της εικόνας που πιθανόν δεν θέλετε.
    • Επιλέξτε την τιμή ανάλυσης που θέλετε.

      ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

      • Ορισμένες από τις επιλογές ανάλυσης πιθανόν να μην είναι διαθέσιμες. Αυτό ισχύει, όταν η εικόνα που έχετε επιλέξει έχει ήδη μικρότερη ανάλυση.
      • Η επιλογή Χρήση ανάλυσης εγγράφου εφαρμόζει την ανάλυση που έχει ορισθεί ως προεπιλεγμένη για όλα τα έγγραφα του Word και είναι 220ppi. Για να προσαρμόσετε αυτή τη ρύθμιση δείτε την ενότητα Αλλαγή της προεπιλεγμένης ανάλυσης και συμπίεσης στη συνέχεια.
    • Για να εφαρμοστούν οι επιλογές σας μόνο στην επιλεγμένη εικόνα και όχι σε όλες τις εικόνες του εγγράφου ενεργοποιήστε το πεδίο Εφαρμογή μόνο σε αυτή την εικόνα.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί OK.

Αλλαγή της προεπιλεγμένης ανάλυσης και συμπίεσης

Μπορείτε να ρυθμίσετε την ανάλυση και τη συμπίεση που θα έχουν όλες οι εικόνες που υπάρχουν ή που πρόκειται να προσθέσετε σε ένα ή σε όλα τα έγγραφα.

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στο Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους.
  2. Μεταβείτε στην ενότητα Μέγεθος και ποιότητα εικόνας και επιλέξτε το τρέχον έγγραφο ή Όλα τα νέα έγγραφα.
  3. Κάνετε το ένα ή και τα δύο από τα επόμενα:
    • Για να απενεργοποιήσετε τη συμπίεση εικόνων επιλέξτε την εντολή Να μη γίνει συμπίεση εικόνων στο αρχείο.
    • Για να ορίσετε την ανάλυση που θα έχουν οι εικόνες επιλέξτε την τιμή που θέλετε στο πεδίο Ορισμός προεπιλεγμένης εξόδου προορισμού σε.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.

Απόρριψη των πληροφοριών επεξεργασίας των εικόνων

Όταν κάνετε αλλαγές σε μια εικόνα, οι πληροφορίες γι' αυτές τις αλλαγές αποθηκεύονται στο έγγραφο. Αυτό έχει το πλεονέκτημα ότι είναι δυνατή η αναίρεσή των αλλαγών μελλοντικά, αλλά και το μειονέκτημα να αυξάνεται το μέγεθος του αρχείου. Αν το μέγεθος του αρχείου είναι σημαντικό μπορείτε να απορρίψετε αυτές τις πληροφορίες, αλλά δεν θα μπορείτε πλέον να αναιρέσετε τις αλλαγές.

Όταν πραγματοποιείτε επεξεργασία μιας εικόνας, ένα πρωτότυπο υψηλής ποιότητας της εικόνας αποθηκεύεται ως αρχείο WDP (Windows Media Photo) μαζί με όλα τα δεδομένα επεξεργασίας εικόνας. Επιπρόσθετα, ένα δεύτερο αντίγραφο της εικόνας αποθηκεύεται σε μορφή JPEG ή PNG, αποτυπώνοντας την εμφάνιση της εικόνας μετά από την εφαρμογή των αλλαγών. Το αντίγραφο JPEG ή PNG της εικόνας χρησιμοποιείται για συμβατότητα με εκδόσεις του Office 2007 και παλαιότερες. Όταν ακολουθείτε τα βήματα κατωτέρω, το αρχείο WDP διαγράφεται και απομένει η εικόνα JPEG ή PNG. Αφού απορρίψετε το αρχείο WDP, όλες οι αλλαγές είναι μόνιμες και δεν είναι δυνατή η αναίρεσή τους.

Το αντίγραφο της εικόνας είναι σε μορφή PNG όταν έχει εφαρμοστεί ένα εφέ διαφάνειας. Διαφορετικά, είναι σε μορφή JPEG.
  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στο Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους.
  2. Μεταβείτε στη ενότητα Μέγεθος και ποιότητα εικόνας και στο πτυσσόμενο πλαίσιο επιλέξτε το τρέχον έγγραφο ή Όλα τα νέα έγγραφα, για τα οποία θα ισχύουν οι ρυθμίσεις.
  3. Ενεργοποιήστε την εντολή Απόρριψη επεξεργασίας δεδομένων.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
Σύνοψη
Θέμα
Μείωση του μεγέθους εγγράφων με εικόνες
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Reduce the file size of your Word documents», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.02.001/0002
Έκδοση
21/1/10
Αναθεώρηση
29/1/19

Παρασκευή, 25 Ιανουαρίου 2019

Ένα αξιοπρεπές έγγραφο

Μπορεί το Word να κάνει θαύματα, αλλά ας μη γελιόμαστε! Η τελική εμφάνιση που θα έχει το έγγραφο δεν εξαρτάται από αυτό, αλλά από το πόσο καλά ξέρει ο χρήστης να αξιοποιεί τις δυνατότητές του. Και δεν αναφέρομαι εδώ σε τεχνικές γνώσεις, που σαν απλοί χρήστες πιθανόν (και ίσως δικαιολογημένα) δεν έχουμε. Αναφέρομαι σε ορισμένους μικρούς κανόνες, που πρέπει να ακολουθούμε, καθώς, η εμφάνιση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου στηρίζεται σε άλλους παράγοντες, και όχι στην καλλιγραφία, που είναι η βάση για την εμφάνιση στα χειρόγραφα. (Εξαιρείται η ορθογραφία, που ισχύει και στις δύο μορφές εγγράφων, και παίζει ακόμα τον πρώτο ρόλο, παρά τις προσπάθειες ορισμένων...).

Ιδού λοιπόν ένας δεκάλογος με λεπτομέρειες, που μπορεί να κάνουν ένα έγγραφο αξιοπρεπές:


Εικ. 1: Εργαλείο αριστερής εσοχής στον χάρακα

1ον
Ποτέ δεν χρησιμοποιούμε το κενό διάστημα στην αρχή της παραγράφου. Η τακτική μερικών να πατούν επανειλημμένα το ΔΙΑΣΤΗΜΑ (spacebar) για να δώσουν την εντύπωση της εσοχής στην πρώτη γραμμή, είναι πέρα για πέρα λάθος. Αν πρόκειται η εσοχή να εφαρμοστεί σε μια-δυο παραγράφους μόνο, χρησιμοποιήστε το εργαλείο αριστερής εσοχής στον οριζόντιο χάρακα (εικ. 1). Αν πρόκειται για πολλές, ή όλες τις παραγράφους του εγγράφου, δημιουργήστε ένα στυλ.

Παρόμοια, μην πατάτε το ΔΙΑΣΤΗΜΑ για να κάνετε μια επικεφαλίδα να φαίνεται στοιχισμένη στο κέντρο. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε το κουμπί Στοίχιση στο κέντρο στην καρτέλα Κεντρική.

2ον
Μεταξύ των λέξεων ένα κενό διάστημα είναι υπεραρκετό. Ακόμα κι αν στην ηλεκτρονική μορφή τους οι λέξεις φαίνονται πολύ κοντά η μία στην άλλη, αυτό συνήθως διορθώνεται κατά την εκτύπωση. Άλλωστε, όλες οι αξιοπρεπείς γραμματοσειρές έχουν μελετημένες αποστάσεις, τόσο στα κενά μεταξύ των λέξεων και των γραμμάτων (kerning, tracking) όσο και στην απόσταση μεταξύ των γραμμών της ίδιας παραγράφου (leading).


Εικ. 2: Τα κενά και τα σημεία στίξης

3ον
Ποτέ δεν αφήνουμε κενό πριν από τα σημεία στίξης. Tο κενό που αφήνει ο συντάκτης και στα τρία σημεία στίξης (εικ. 2) είναι λάθος. Ειδικά πριν το ερωτηματικό, το κενό δεν είναι ορατό, αλλά βγάζει μάτια! Δικαιολογημένα το Word το θεωρεί ως μέρος της δεύτερης λέξης, αφού δεν υπάρχει κενό μεταξύ τους και κατά την αναδίπλωση το μεταφέρει, μαζί μ' αυτή, στην επόμενη γραμμή.

Εξαιρέσεις

Αφήνουμε πάντα κενό πριν ανοίξουμε παρένθεση ή εισαγωγικά. Το ίδιο ισχύει και για την παύλα, όταν τη χρησιμοποιούμε για να παρεμβάλουμε μια παρενθετική πρόταση -όπως αυτό το παράδειγμα- αλλά όχι, όταν τη χρησιμοποιούμε σαν ενωτικό, π.χ. μπάρμπα-Γιάννης. Αν θέλετε μάλιστα το Word να μη χωρίζει, κατά την αναδίπλωση, τα τμήματα που συνδέονται, (το μπάρμπα- σε μία γραμμή και το Γιάννης στην επόμενη) αντί για - (παύλα) χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+- (παύλα) για να εισάγετε το λεγόμενο "ενωτικό χωρίς διακοπή".

Κάτι ανάλογο με την παύλα ισχύει και για την κάθετο: αφήνουμε κενό πριν και μετά την κάθετο, όταν θέλουμε να διαχωρίσουμε δύο λέξεις, αλλά δεν αφήνουμε κανένα κενό, όταν θέλουμε να δηλώσουμε συμπληρωματικές ή παρεμφερείς εκφράσεις (π.χ. ανανέωση/αναβάθμιση) ή όταν δίνουμε δικαίωμα επιλογής της μιας ή της άλλης λέξης ή έννοιας, όπως στην πρόταση: "Τρώγοντας περισσότερα φρούτα και λαχανικά μειώνονται ή/και αποσοβούνται οι κρίσεις άσθματος".

4ον
Αφήνουμε πάντα κενό μετά τα σημεία στίξης. Όχι όμως όταν πρόκειται για συντομογραφίες, όπως κ.τ.λ., κ.ο.κ., κ.ά., π.χ.

5ον
Άλλη μια περίπτωση που δεν αφήνουμε κενό είναι μεταξύ της αριθμητικής τιμής και του συμβόλου ποσοστού ή της μονάδας μέτρησης, όταν αυτή είναι σε συγκεκομμένη μορφή. Π.χ. 10%, 63‰, 16μ., 36κ. Αλλά: 16 μέτρα, 36 κιλά.

6ον
Επίσης δεν αφήνουμε κενά μεταξύ αριθμών και μαθηματικών τελεστών ή συμβόλων. Ολόκληρη η μαθηματική έκφραση (6+4>6-4) είναι μια οντότητα και δεν είναι σωστό να τη χωρίζουμε σε δύο μέρη.

7ον
Η τελεία, η άνω τελεία και το κόμμα σημειώνονται έξω από τα εισαγωγικά, ενώ το ερωτηματικό και το θαυμαστικό μέσα από αυτά και εφόσον ανήκουν στο κείμενο που βρίσκεται μέσα στα εισαγωγικά. Επίσης, αν το κείμενο μέσα σε παρένθεση αρχίζει με κεφαλαίο, η τελεία μπαίνει πριν κλείσει η παρένθεση.


Εικ. 3: Απόσπασμα πλαισίου διαλόγου Παράγραφος

8ον
Μη χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να δημιουργήσετε μεγαλύτερο από το κανονικό διάστημα μεταξύ δύο παραγράφων. Αντίθετα, ορίστε το διάστημα Πριν και Μετά στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος (εικ. 3). Ακόμα καλύτερα δημιουργήστε ένα στυλ που θα εφαρμόζετε σε όλες τις παραγράφους που θέλετε να ξεχωρίζουν.

Απαγορεύεται(!) επίσης να χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να μεταφέρετε το υπόλοιπο κείμενο σε μια νέα σελίδα. Γι' αυτή τη δουλειά υπάρχει το εργαλείο Εισαγωγή αλλαγής σελίδας στην καρτέλα Εισαγωγή.

9ον
Η πλήρης στοίχιση των παραγράφων (και στην αριστερή και στη δεξιά πλευρά της σελίδας) έχει πολύ καλά εμφανισιακά αποτελέσματα. Για όσους όμως δεν ξέρουν πώς ελέγχεται ο συλλαβισμός κι ούτε έχουν σκοπό να μάθουν, καλύτερα να μείνουν στην αριστερή στοίχιση. Όταν αναδιπλώνεται μια μεγάλη λέξη, καλύτερα να μένει ένα κενό στο τέλος της γραμμής παρά να δημιουργούνται τεράστια κενά μεταξύ των λέξεων που, εκτός του ότι είναι αντιαισθητικά, κουράζουν και το μάτι κατά την ανάγνωση.

10ον
Αποφύγετε τις υπερβολές. Τα αποσιωπητικά π.χ. είναι τρεις τελείες. Δεν είναι ούτε δύο, ούτε... είκοσι επτά! Επίσης, το θαυμαστικό δίνει από μόνο του έμφαση. Κι αν, σε σπάνιες περιπτώσεις, μπορεί να συγχωρεθεί η χρήση δύο-τριών θαυμαστικών μαζί καθ' υπερβολή, αυτό δεν είναι ο κανόνας αλλά η εξαίρεση.

Υπερβολή είναι ακόμα η "φορτωμένη" μορφοποίηση: Γράμματα σε διάφορα μεγέθη, άλλα έντονα, άλλα πλάγια, άλλα με διάφορα χρώματα, πλαίσια κειμένου και πίνακες στολισμένοι σαν χριστουγεννιάτικα δέντρα, και πάει λέγοντας. Θυμηθείτε: «Εί τις υπερβάλλοι το μέτρον, τα επιτερπέστατα ατερπέστατα αν γένοιτο».

Σύνοψη
Θέμα
Ένα αξιοπρεπές έγγραφο
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.01.001/0001
Έκδοση
16/1/10
Αναθεώρηση
25/1/19