Αλλαγή γραμμής κειμένου με αναδίπλωση

Αν συμπεριλαμβάνετε εικόνες στα έγγραφα του Word, ίσως έχετε αντιμετωπίσει καταστάσεις, όπου το κείμενο δεν ρέει γύρω από την εικόνα με τον τρόπο που θέλετε. Μια τέτοια περίπτωση έχει να κάνει συνήθως με το σημείο που θέλετε να σταματά το κείμενο να ρέει γύρω από την εικόνα, και η συνέχεια να εμφανίζεται κάτω από αυτήν, αντί για την αριστερή ή τη δεξιά πλευρά της. Αν σε τέτοιες περιπτώσεις δεν έχετε χρησιμοποιήσει την αναδίπλωση κειμένου, μάλλον κάτι κάνετε λάθος!

Όταν έχετε κείμενο που ρέει γύρω από μια εικόνα (εικ. 1) είναι πιθανό να... μπείτε στον πειρασμό να δημιουργήσετε επιπλέον κενές παραγράφους, για να κάνετε το κείμενο να μετακινηθεί κάτω από την εικόνα.

Το πρόβλημα μ' αυτή τη μέθοδο είναι ότι, αν αργότερα κάνετε αλλαγές, όπως η προσθήκη και η αφαίρεση κειμένου, ή η μετακίνηση τη εικόνας, το κείμενο που θέλατε να παραμείνει κάτω από την εικόνα θα αλλάξει θέση. Στην ανωτέρω εικόνα αφαίρεσα ένα μέρος του κειμένου, με αποτέλεσμα, στον κενό χώρο που δημιουργήθηκε, να ανέβει το κείμενο που έπρεπε να παραμείνει κάτω από την εικόνα.

Γι' αυτόν τον λόγο υπάρχει η αναδίπλωση κειμένου. Αυτή είναι μια δυνατότητα του Word, που έχει σκοπό να διατηρεί συνέχεια τον κενό χώρο που χρειάζεται, ώστε το κείμενο που ακολουθεί την αναδίπλωση κειμένου να παραμένει κάτω από την εικόνα. Για να εισαγάγετε την αναδίπλωση κειμένου:

1. Κάνετε κλικ στο σημείο που θέλετε.
   

   Προτιμήστε να κάνετε κλικ στην αρχή μιας παραγράφου, αν υπάρχει αρχή παραγράφου στην πλευρά της εικόνας που ρέει το κείμενο.
2. Στην καρτέλα Διάταξη, κάνετε κλικ στο κουμπί Αλλαγές, της ομάδας Διαμόρφωση σελίδας και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Αναδίπλωση κειμένου.

Πλέον, το κείμενο που ακολουθεί την αναδίπλωση κειμένου παραμένει κάτω από την εικόνα, παρά τον διαθέσιμο χώρο που φαίνεται να υπάρχει δίπλα της.

Για να διαγράψετε την αναδίπλωση κειμένου:

Η αναδίπλωση κειμένου είναι ένα σημάδι μορφοποίησης και με βάση τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word δεν εμφανίζεται στο έγγραφο, όπως και άλλα παρόμοια σημάδια (το σημάδι παραγράφου, το σημάδι αλλαγής ενότητας, το σημάδι στηλοθέτη κ.λπ.). Για να εμφανίσετε αυτά τα σημάδια, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη , της ομάδας Παράγραφος. Θα αναγνωρίσετε την αναδίπλωση κειμένου από το σημάδι που την αντιπροσωπεύει: |⮠ |. Για να τη διαγράψετε, κάνετε κλικ αριστερά της και πατήστε DELETE.

Σύνοψη

Θέμα

Αλλαγή γραμμής κειμένου με αναδίπλωση

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

–

Ταυτότητα

1.01.60/0157

Έκδοση

28/2/20

Τα σημάδια μορφοποίησης του Word

Τα Σημάδια μορφοποίησης είναι αυτά, που σε παλαιότερες εκδόσεις του Word ήταν γνωστά ως Μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες. Είτε με το ένα, είτε με το άλλο όνομα πρόκειται και χαρακτήρες που καταλαμβάνουν χώρο στο έγγραφο, ή έχουν κάποια λειτουργία μορφοποίησης, αλλά δεν εμφανίζονται στην εκτύπωση: διαστήματα, χαρακτήρες στηλοθετών, διακοπές παραγράφων και άλλα σχετικά.

Ακόμα κι αν τις περισσότερες φορές προτιμάτε να εργάζεστε χωρίς να τα βλέπετε, θα πρέπει να ξέρετε πώς να τα εμφανίσετε και τι εννοούν. Αλλά και πάλι, το σημαντικό είναι να θυμόσαστε ότι είναι σημάδια που δεν εκτυπώνονται.

Η εμφάνιση των σημαδιών μορφοποίησης μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

1. Με συντόμευση: Πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL+* για να εμφανίσετε τα σημάδια. Με την ίδια συντόμευση απενεργοποιείτε την εμφάνισή τους.
2. Με εντολή: Κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη της ομάδας Παράγραφος, στην καρτέλα Κεντρική. Όπως και με τη συντόμευση, κάνετε πάλι κλικ στην εντολή για να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση των σημαδιών μορφοποίησης.

Όποιον τρόπο κι αν χρησιμοποιήσετε, εμφανίζονται όλα τα σημάδια μορφοποίησης, αν και έχετε τη δυνατότητα να εμφανίζετε πάντοτε στο έγγραφο, όποια θέλετε από αυτά. Για να κάνετε τις σχετικές επιλογές:

1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Εμφάνιση.

   
   Εικ. 1: Επιλογή σημαδιών μορφοποίησης

2. Στην ενότητα Να εμφανίζονται πάντα... (εικ. 1) επιλέξτε τα σημάδια μορφοποίησης πού θέλετε να εμφανίζονται.

Προσέξτε ότι η τελευταία επιλογή είναι "Εμφάνιση όλων...". Αυτή η επιλογή ενεργοποιείται/απενεργοποιείται αυτόματα, όταν χρησιμοποιείτε την εμφάνιση/απόκρυψη, είτε με τη συντόμευση, είτε με την εντολή της κορδέλας.

Ποια είναι αυτά τα σημάδια, και τι αντιπροσωπεύει το καθένα;

Σημάδια παραγράφων

Τα σημάδια παραγράφων (pilcrow, ¶)^[1] αντιπροσωπεύουν την αλλαγή παραγράφου. Θα πρέπει να βλέπετε ένα τέτοιο σημάδι στο τέλος κάθε παραγράφου. Αν όχι, μάλλον πρέπει να σας κινήσει το ενδιαφέρον και να αναρωτηθείτε γιατί. Κανονικά, δεν πρέπει να βλέπετε πουθενά αλλού σημάδι παραγράφου. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να εμφανίζεται στο τέλος κάθε γραμμής κειμένου, ούτε πρέπει να χρησιμοποιείτε κενές παραγράφους για να δημιουργείτε κενό μεταξύ των παραγράφων του κειμένου.

Εικ. 2: Ρυθμίσεις αποστάσεων παραγράφου

Όπως έχω γράψει και αλλού, αυτή η μέθοδος αφαιρεί πόντους από την "επαγγελματική" εμφάνιση των εγγράφων σας. Τέτοιες περιπτώσεις θα πρέπει να αντιμετωπίζονται με τη ρύθμιση του διαστήματος παραγράφου Πριν και Μετά (εικ. 2).

Το σημάδι ¶ περιέχει όλες τις πληροφορίες μορφοποίησης της παραγράφου. Επαναλαμβάνω: μορφοποίησης της παραγράφου. Αν μια λέξη της παραγράφου είναι με έντονη γραφή, αυτή η πληροφορία δεν υπάρχει στο ¶. Μόνο πληροφορίες που έχουν σχέση με τη δομή της παραγράφου: Εσοχές, προεξοχές, αποστάσεις μεταξύ των γραμμών της και μεταξύ των γειτονικών της παραγράφων, μορφοποίηση με στυλ παραγράφου κ.λπ. Μπορείτε να επιλέξετε το σημάδι ¶, να το αντιγράψετε και να το κάνετε επικόλληση σε άλλη παράγραφο για να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση της μορφοποίσης (αν και υπάρχουν κι άλλοι τρόποι για να κάνετε το ίδιο). Το τελευταίο ¶ του εγγράφου περιέχει πληροφορίες για όλο το έγγραφο, όπως και το τελευταίο ¶ της ενότητας περιέχει πληροφορίες για την ενότητα, εφ' όσον το έγγραφο είναι χωρισμένο σε ενότητες. Τέτοιες πληροφορίες π.χ. είναι όσες επηρεάζουν την κεφαλίδα και το υποσέλιδο, τη διάταξη σελίδας, τα περιθώρια κ.λπ.

Ειδική μορφοποίηση παραγράφου

Η ειδική μορφοποίηση παραγράφου αντιπροσωπεύεται από μια τετράγωνη κουκκίδα ■, που εμφανίζεται αριστερά από την πρώτη γραμμή της παραγράφου. Δηλώνει ότι η συγκεκριμένη παράγραφος είναι μορφοποιημένη με μία ή περισσότερες από τις ιδιότητες Διατήρηση με επόμενα, Διατήρηση γραμμών μαζί, Αλλαγή σελίδας πριν και Απόκρυψη αριθμών γραμμής. Κάνοντας διπλό κλικ σε ένα τέτοιο σημάδι εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος με επιλεγμένη την καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας, όπου μπορείτε να ελέγξετε (ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε) την εφαρμογή αυτών των ιδιοτήτων.

Τα ενσωματωμένα στυλ επικεφαλίδων του Word (Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2 κ.λπ.) έχουν ενεργοποιημένες τις ιδιότητες Διατήρηση με επόμενα και Διατήρηση γραμμών μαζί, οπότε πάντα υπάρχει το σημάδι ειδικής μορφοποίησης ■ σ' αυτές.

Αλλαγή γραμμής

Ένα γωνιακό βέλος που δείχνει προς τα αριστερά ⮠  αντιπροσωπεύει μια αλλαγή γραμμής, που έχει δημιουργηθεί με τον συνδυασμό SHIFT+ENTER. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αλλαγή γραμμής για να αρχίσετε μια νέα γραμμή χωρίς να αρχίσετε μια νέα παράγραφο.

Αν χρησιμοποιείτε αυτή την τακτική, θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για διάφορες απρόβλεπτες καταστάσεις που μπορεί να αντιμετωπίσετε μελλοντικά, σε ότι έχει να κάνει με τη μορφοποίηση παραγράφου:

Επιλέγετε ένα "μπλοκ" κειμένου και ορίζετε π.χ. διπλό διάστιχο. Και διαπιστώνετε ότι το διπλανό ή τα διπλανά "μπλοκ" κειμένου μορφοποιούνται κι αυτά με διπλό διάστιχο. Αν και υπάρχουν περισσότερες της μιας αιτίες, που μπορεί να προκαλέσουν αυτό το πρόβλημα, μια πρώτη ενέργεια θα πρέπει να είναι να ελέγξετε αν αυτό που θέλατε να μορφοποιήσετε είναι πράγματι παράγραφος. Αν είναι τμήμα παραγράφου, που έχει δημιουργηθεί με αλλαγή γραμμής (αρχίζει, ή/και τελειώνει με αλλαγή γραμμής ⮠ ), σωστά το Word επεκτείνει τη μορφοποίηση και στην υπόλοιπη παράγραφο.

Μια ακόμα αλλαγή γραμμής που διαθέτει το Word αντιπροσωπεύεται από ένα γωνιακό βέλος που περιβάλλεται από δύο κατακόρυφες γραμμές: |⮠ |. Είναι μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε το κείμενο που ρέει γύρω από μια φωτογραφία, ή άλλα αντικείμενα, που εισάγετε στα έγγραφα. Αν τοποθετήσετε π.χ. τη λεζάντα στη δεξιά πλευρά μιας εικόνας, είναι πιθανό να θέλετε το κείμενο του εγγράφου να μην αρχίζει κάτω από τη λεζάντα, αλλά κάτω από την εικόνα. Αυτό θα το επιτύχετε αν μετά τη λεζάντα εισαγάγετε μια αλλαγή γραμμής κειμένου με αναδίπλωση. Για να καταλάβετε πώς λειτουργεί ακριβώς, δείτε ένα σχετικό παράδειγμα.

Διαχωριστικό στυλ

Πρόκειται για μια διαφορετική μορφή διακοπής, που αντιπροσωπεύεται από ένα σημάδι παραγράφου ¶, που περικλύεται με διάστικτο περίγραμμα. Χρησιμοποιείται κυρίως για να διαχωρίζει στύλ παραγράφου που χρειάζεται να συνυπάρχουν στην ίδια γραμμή κειμένου.

Αλλαγές κειμένου στη σελίδα

Οι αλλαγές αυτές επηρεάζουν τη θέση του κειμένου σε σχέση με τη σελίδα και τα ονόματά τους είναι αρκετά κατατοπιστικά για τον τρόπο που λειτουργούν:

Αλλαγή στήλης
Αν το κείμενο εμφανίζεται σε στήλες, μπορείτε να διακόψετε τη συνέχιση του κειμένου σε μια στήλη και να συνεχίσετε σε επόμενη.

Αλλαγή σελίδας
Σας επιτρέπει να διακόψετε τη ροή κειμένου σε οποιοδήποτε σημείο της σελίδας και να συνεχίσετε στην επόμενη.

Αλλαγή ενότητας
Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διαφορετικές ενότητες του εγγράφου. Μια αλλαγή ενότητας μπορεί να εφαρμοστεί με τρόπο ώστε, το κείμενο που ακολουθεί να συνεχίζεται στην ίδια σελίδα με αυτό της προηγούμενης ενότητας, ή να συνεχίζεται σε επόμενη σελίδα. Μπορείτε επιπλέον να ορίσετε αν θα εμφανίζεται στην επόμενη μονή ή ζυγή σελίδα. (Έχει να κάνει με τη βιβλιοδεσία: Οι μονές σελίδες στα βιβλία είναι στη δεξιά μεριά, ενώ οι ζυγές στην αριστερή.)

Αν δεν έχετε ασχοληθεί με τις ενότητες, θεωρήστε τις εικονικά, σαν διαφορετικά έγγραφα: μπορεί να έχουν π.χ. διαφορετικά περιθώρια σελίδας, να εκτυπώνονται με διαφορετικό προσανατολισμό ή και σε διαφορετικό μέγεθος χαρτιού, να έχουν διαφορετικές κεφαλίδες και υποσέλιδα κ.λπ.

Εικ. 3: Μορφή των αλλαγών κειμένου

Η μορφή των αλλαγών (εικ. 3) είναι από το Word 365. Σε παλιότερες εκδόσεις έχουν μικροδιαφορές αλλά αναγνωρίζονται πολύ εύκολα.

Διαστήματα

Μια κουκκίδα, όπως περίπου η ελληνική άνω τελεία, αντιπροσωπεύει ένα συνηθισμένο διάστημα, που δημιουργείται με το πάτημα του πλήκτρου ΔΙΑΣΤΗΜΑ, όπως ∙ μπορείτε ∙ να ∙ δείτε ∙ σ' ∙ αυτό ∙ το ∙ δείγμα. Το μέγεθος της κουκκίδας είναι συνάρτηση της γραμματοσειράς που είναι σε χρήση, ενώ σε μερικές γραμματοσειρές που δεν είναι διαθέσιμος ο χαρακτήρας (δεν το έχω συναντήσει, τουλάχιστον στις προεγκατεστημένες γραμματοσειρές των Windows), στη θέση της κουκκίδας εμφανίζεται το▯​σύμβολο▯​του▯​μη▯​αντιστοιχισμένου▯​χαρακτήρα,▯​όπως▯​εδώ.

Το σύμβολο που χρησιμοποιείται για τις μοίρες και τη θερμοκρασία ° αντιπροσωπεύει ένα διάστημα χωρίς διακοπή, που δημιουργείται με τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+ΔΙΑΣΤΗΜΑ και δεν επιτρέπει την αλλαγή γραμμής στο σημείο που βρίσκεται. Αυτό είναι χρήσιμο π.χ. για να μη χωρίζονται οι ημερομηνίες όπως: 15
Φεβρουαρίου 2020, ή τα αρχικά των ονομάτων όπως: Γ.
Ανδρέου.

Το διάστημα παύλας και το διάστημα μεγάλης παύλας αντιπροσωπεύονται επίσης από το ίδιο σύμβολο °, αλλά απέχουν περισσότερο από τους γειτονικούς χαρακτήρες. Για να συγκρίνετε περίπου τις διαφορές στις αποστάσεις, με μια σχηματική αναπαράσταση (κατά σειρά, διάστημα χωρίς διακοπή, διάστημα παύλας, διάστημα μεγάλης παύλας): |°|°|°|.

Από τα λιγότερο κατανοητά είναι η Προαιρετική αλλαγή μηδενικού πλάτους και το Χωρίς αλλαγή μηδενικού πλάτους. Αντιπροσωπεύονται από τα σημάδια και αντίστοιχα και χρησιμοποιούνται σε ειδικές περιπτώσεις. Π.χ. το πρώτο χρησιμοποιείται σε ορισμένες γλώσσες που δεν χρησιμοποιούν το διάστημα για διαχωρισμό των λέξεων. Για το δεύτερο, από τα λίγα που κατάλαβα, είναι ότι χρησιμοποιείται για να παραμένουν διαχωρισμένα τα γράμματα που αποτελούν ορισμένους συνδυασμούς γραμμάτων (ligatures). Αν δεν σας ικανοποίησα, κάντε μια αναζήτηση στο internet! Μην τα περιμένετε όλα από μένα!

Ένα συνηθισμένο διάστημα είναι επίσης το διάστημα στηλοθέτη. Αντιπροσωπεύεται από ένα βέλος που δείχνει προς τα δεξιά → και πρόκειται για το κενό που δημιουργείται όταν πατάτε το πλήκτρο TAB.

Μη συγχέετε τη θέση του στηλοθέτη, που μπορείτε να ορίσετε π.χ. στον οριζόντιο χάρακα του Word, με το σύμβολο του στηλοθέτη, που είναι το κενό που δημιουργείται με το πάτημα του TAB. Δείτε και τα Σχόλια στο τέλος του άρθρου για τους στηλοθέτες.

Ενωτικά

Το προαιρετικό ενωτικό αντιπροσωπεύεται από το σημάδι ¬ και εισάγεται με τη συντόμευση CTRL+-. Χρησιμοποιείται στον συλλαβισμό για να ορίσει το (και εμφανίζεται στο) σημείο που θα "κοπεί" η λέξη αν δεν χωράει ολόκληρη στο τέλος της γραμμής, ώστε το υπόλοιπο τμήμα της να μεταφερθεί στην επόμενη γραμμή.

Το ενωτικό χωρίς διακοπή χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις που δεν θέλετε ένα σύνολο χαρακτήρων που συνδέονται με ενωτικά να κοπεί στο τέλος της γραμμής. Ένα συνηθισμένο παράδειγμα είναι οι τηλεφωνικοί αριθμοί: +30‑210‑1234567. Εισάγετε ενωτικά χωρίς διακοπή με τη συντόμευση CTRL+SHIFT+- και αντιπροσωπεύονται από το σημάδι μιας παύλας που έχει μέγεθος μεταξύ της παύλας (–) και της μεγάλης παύλας (—). Ωστόσο πρόκειται για το σημάδι που προκαλεί τη μεγαλύτερη σύγχυση, καθώς, όταν εμφανίζετε τα σημάδια μορφοποίησης του εγγράφου είναι δύσκολο να διακρίνετε αν μια παύλα είναι πραγματικά παύλα ή ενωτικό χωρίς διακοπή.

Σημάδια πίνακα

Τα σημάδια του πίνακα θα τα δείτε αφ' ενός μεν, σε κάθε κελί ενός πίνακα, αφ' ετέρου δε, εξωτερικά, στη δεξιά πλευρά, που αντιστοιχούν σε κάθε μία από τις γραμμές του πίνακα. Έχουν την εμφάνιση του διεθνούς νομισματικού συμβόλου ¤ και λειτουργούν όπως περίπου τα σημάδια παραγράφου, τουλάχιστον σε επίπεδο μορφοποίησης: Στα μεν κελιά περιέχουν τις πληροφορίες μορφοποίησης του κελιού ή της τελευταίας παραγράφου, αν το κελί περιέχει πάνω από μία παραγράφους κειμένου, στις δε γραμμές του πίνακα, όπως το υποψιαστήκατε, περιέχουν τις πληροφορίες μορφοποίησης της γραμμής.

Υπογραμμίσεις

Εκτός από την υπογράμμιση που αποτελεί μέρος της μορφοποίησης του κειμένου (π.χ. όταν την εφαρμόζετε σε ένα επιλεγμένο κείμενο με τη συντόμευση CTRL+U), το Word χρησιμοποιεί διάφορες μορφές υπογράμμισης, που ανήκουν στους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες.

Το κρυφό κείμενο διακρίνεται από μια διάστικτη υπογράμμιση. Στην κυριολεξία, όλο το κρυφό κείμενο αποτελεί έναν μη εκτυπώσιμο χαρακτήρα, καθώς δεν εκτυπώνεται, έστω κι αν το εμφανίζετε στο Word για να το επεξεργαστείτε.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφο Πίνακα Ευρετηρίου ή Πίνακα Περιεχομένων, πρέπει πρώτα να επισημάνετε όλο το κρυφό κείμενο, και μετά να δημιουργήσετε τους πίνακες. Αν το κρυφό κείμενο είναι αρκετά μεγάλο, η αρίθμηση σελίδων στους πίνακες μπορεί να αποδοθεί λάθος.

Σημάδια σφαλμάτων

Εκτός από την υπογράμμιση του κρυφού κειμένου, το Word χρησιμοποιεί διάφορες μορφές υπογράμμισης για να επισημάνει σφάλματα του κειμένου. Οι πιο συνηθισμένες είναι η κόκκινη και η πράσινη κυματιστή υπογράμμιση, για τα ορθογραφικά και τα συντακτικά λάθη αντίστοιχα, καθώς και η διακεκομμένη μπλε υπογράμμιση για υποδείξεις μορφοποίησης ή εκφραστικών βελτιώσεων.

Ορισμένες από αυτές είναι πιθανόν να μη λειτουργούν στα ελληνικά κείμενα, ενώ μπορεί να μην εμφανίζονται καθόλου στο έγγραφα αν δεν έχουν ενεργοποιηθεί οι σχετικές ιδιότητες στις ρυθμίσεις του Word, όπως Ορθογραφικός έλεγχος κατά την πληκτρολόγηση, Επισήμανση γραμματικών λαθών κατά την πληκτρολόγηση, Παρακολούθηση μορφοποίησης κ.ά.

Σημάδι αγκύρωσης

Εμφανίζεται όποτε επιλέγετε ένα κινούμενο αντικείμενο (εικόνα, γραφικό πλαίσιο κειμένου κ.λπ.), ασχέτως αν είναι ενεργοποιημένη ή όχι η Εμφάνιση/Απόκρυψη των σημαδιών μορφοποίησης. Πρόκειται για μια άγκυρα , που εμφανίζεται στην αρχή της παραγράφου, στην οποία είναι "δεμένο" το αντικείμενο και συνήθως σημαίνει ότι το αντικείμενο θα παραμείνει στην ίδια σχετική θέση με την αρχή της παραγράφου όταν π.χ. αφαιρείται ή προστίθεται κείμενο πριν.

Υπάρχουν άλλα δυο σημάδια που εμφανίζονται χωρίς να επηρεάζονται αν είναι ενεργοποιημένη ή όχι η Εμφάνιση/Απόκρυψη των σημαδιών μορφοποίησης. Πρόκειται για τον κώδικα των πεδίων και τους σελιδοδείκτες.

Κώδικας πεδίων

Ένα πεδίο είναι ένα σετ κώδικα που δίνει εντολές στο Word να εκτελέσει αυτόματα διάφορες ενέργειες. Π.χ. Όταν το Word "διαβάζει" τον κώδικα ενός πεδίου DATE στη θέση του εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία. Κανονικά το Word εμφανίζει το αποτέλεσμα του κώδικα, παρά τον ίδιο τον κώδικα. Έτσι, ενώ ο κώδικας ενός πεδίου DATE μπορεί να είναι { DATE \@ "dd/MM/yyyy" } (τα άγκιστρα είναι μέρος του πεδίου), εσείς στο έγγραφο θα δείτε το αποτέλεσμα 08/02/2020. Αν θέλετε να δείτε τον κώδικα του πεδίου κάνετε κλικ στο αποτέλεσμα και πατήστε ALT+F9, ή κάνετε δεξιό κλικ και επιλέξτε την εντολή Εναλλαγή κωδικών πεδίων.

Σελιδοδείκτες

Όταν είναι ενεργοποιημένη η εμφάνιση των σελιδοδεικτών, οι σελιδοδείκτες που έχει ορίσει ο χρήστης εμφανίζονται με δύο μορφές (⌶ και [...]), όπως φαίνεται στην εικόνα:

Εικ. 4: Μορφή στηλοθετών

Για να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση των σελιδοδεικτών:

• Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε Επιλογές και στη συνέχεια στη σελίδα Για προχωρημένους ενεργοποιήστε το πεδίο Εμφάνιση σελιδοδεικτών στην ενότητα Εμφάνιση περιεχομένων εγγράφου.

Μόνο οι σελιδοδείκτες του χρήστη εμφανίζονται μ' αυτή τη ρύθμιση. Τους σελιδοδείκτες του Word μπορείτε να εντοπίσετε μόνο μέσα από το πλαίσιο διαλόγου Σελιδοδείκτες, και δεν εμφανίζονται με τα σημάδια σελιδοδείκτη όπως στην εικόνα 4.

_______________________________________________

[1] Περιέργως πως, η αγγλική απόδοση προέρχεται από το ελληνικό "παράγραφος": μεταφέρθηκε στα γαλλικά ως paragraph, για να εξελιχθεί σε pelgraphe και αργότερα σε pelagreffe. Άγνωστο πώς, στα αγγλικά μετατράπηκε σε pylcraft για να καταλήξει σε pilcrow. (Βλ. «The Origin of the Pilcrow, aka the Strange Paragraph Symbol», Jimmy Stamp, smithsonianmag.com.)

Σύνοψη

Θέμα

Τα σημάδια μορφοποίησης του Word

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– «Word’s nonprinting formatting marks», Suzanne S. Barnhill

– «Word Options (Display)», Office Online Support

Ταυτότητα

1.01.059/0156

Έκδοση

26/2/20

Κανόνες τυπογραφίας για τις υποσημειώσεις

Πότε πρέπει να χρησιμοποιούνται αριθμοί και πότε σύμβολα;

Πρέπει το σημάδι παραπομπής να έχει τη μορφή εκθέτη στο κείμενο και στην υποσημείωση ή μόνο στο κείμενο;

Πώς πρέπει να διαχωρίζονται οι υποσημειώσεις από το κείμενο του εγγράφου;

Το σημάδι παραπομπής στις υποσημειώσεις πρέπει να είναι μέρος της παραγράφου ή να εμφανίζεται σε προεξοχή;

Για όποια από αυτές τις απορίες έχετε κι εσείς, η απάντηση είναι απλή: Ξεκάθαρος κανόνας δεν υπάρχει. Υπάρχουν όμως προτάσεις, που έχουν να κάνουν με τη γενικότερη εμφάνιση των υποσημειώσεων, που θα πρέπει μεν να συμβαδίζει με την ολική εμφάνιση του εγγράφου αλλά και να διαφέρει, για να είναι εύκολος ο εντοπισμός από τον αναγνώστη. Έτσι, στο πρώτο επίπεδο, αν όλο το έγγραφο έχει απλή μορφοποίηση, χωρίς χρώματα και εναλλαγές γραμματοσειρών, δεν φαίνεται σωστό να χρησιμοποιείτε κόκκινα, πράσινα και κίτρινα χρώματα για τις υποσημειώσεις! Από την άλλη, τόσο το σημάδι της παραπομπής, όσο και ο χώρος που καταλαμβάνουν οι υποσημειώσεις καλό είναι να διαφέρουν από το υπόλοιπο έγγραφο, ώστε να εντοπίζονται εύκολα από το μάτι. Σ' αυτό το σημείο μάλιστα βρίσκω σωστή τη ρύθμιση του Word να χρησιμοποιεί τη συνηθισμένη χρήση των εκθετών για τα σημάδια των παραπομπών και μια σχετική διαφορά στη γραμματοσειρά των υποσημειώσεων, τις οποίες επιπλέον διαχωρίζει με μια διακριτική γραμμή στο κάτω μέρος της σελίδας.

Μερικές επιπλέον λεπτομέρειες:

• Αριθμοί, σύμβολα, αλφαβητική ή λατινική αρίθμηση: Γενικά, οι αριθμοί λειτουργούν καλύτερα, όταν το έγγραφο έχει πολλές υποσημειώσεις. Τα σύμβολα λειτουργούν, όταν υπάρχουν ελάχιστες (μία-δύο) υποσημειώσεις. Ξεχωρίζουν πιο εύκολα αλλά δεν σας επιτρέπουν μεγάλη ευελιξία. Η αλφαβητική αρίθμηση μπορεί να είναι καλυτερη επιλογή αν οι ίδιες οι υποσημειώσεις αποτελούνται από αριθμούς, ή αν χρησιμοποιούνται εκθέτες στο κείμενο για άλλους λόγους, όπως τα έγγραφα με χημικούς ή μαθηματικούς τύπους. Η λατινική αρίθμηση είναι μια τελευταία λύση, αν για κάποιο λόγο καμία από τις προηγούμενες δυνατότητες δεν μπορεί να εφαρμοστεί. Τέλος, σκεφτείτε σαν λύση τη ταυτόχρονη χρήση διαφορετικών μορφών: Αρίθμηση για τις σημειώσεις τέλους (π.χ. για τη βιβλιογραφία) και σύμβολα, ή αλφαβητική αρίθμηση για υποσημειώσεις (επεξηγήσεις και διευκρινίσεις επί του κειμένου).
• Το σημάδι παραπομπής στη υποσημείωση τις περισσότερες φορές είναι ίδιου μεγέθους (και συνήθως πάντοτε, στις σημειώσεις τέλους). Το νόημα είναι ότι, το σημάδι παραπομπής στο έγγραφο πρέπει να ξεχωρίζει από το υπόλοιπο κείμενο, αλλά να μην αποσπά την προσοχή του αναγνώστη, ενώ το ίδιο σημάδι στην υποσημείωση πρέπει να εντοπίζεται εύκολα από τον αναγνώστη. Σ' αυτό το σημείο συμφωνώ με το Word που χρησιμοποιεί εκθέτες για τα σημάδια παραπομπής στο έγγραφο, αλλά διαφωνώ με την ίδια μορφοποίηση που εφαρμόζει στα ίδια σημάδια, στις υποσημειώσεις. Η χρήση μιας πιο ανοιχτόχρωμης εμφάνισης του σημαδιού παραπομπής στις υποσημειώσεις θα με ικανοποιούσε περισσότερο.
• Για τον διαχωρισμό των υποσημειώσεων δεν υπάρχει κανόνας παρά μόνο το τυπικό: Να ξεχωρίζουν αλλά όχι με φανταχτερό τρόπο. Ο διαχωρισμός των υποσημειώσεως γενικά έχει σχέση με τη συνολική εμφάνιση του εγγράφου. Συχνά, η μορφή που έχει η εμφάνιση της περιοχής των υποσημειώσεων, σε συνδυασμό με το κενό διάστημα που υπάρχει μεταξύ αυτού και του κειμένου της σελίδας, είναι αρκετά.

  
  Εικ. 1: Προσθήκη αριστερού περιγράμματος στο στυλ Κείμενο υποσημείωσης

  Εναλλακτικές λύσεις, εκτός από τη διαχωριστική γραμμή που χρησιμοποιεί το Word, αποτελούν η χρήση μιας ελαφράς απόχρωσης φόντου, μιας ελαφράς απόχρωσης του κειμένου, μιας μικρής αλλαγής της γραμματοσειράς ή/και του μεγέθος, μιας παχειάς γραμμής περιγράμματος στην αριστερή πλευρά της περιοχής υποσημειώσεων (εικ. 1) κ.λπ.

• Στην υποσημείωση υπάρχει κενό μετά από το σημάδι παραπομπής αλλά κι αυτό εξαρτάται από την περίπτωση. Και πάλι, ο γενικός κανόνας είναι, το σημάδι παραπομπής να εντοπίζεται εύκολα, όταν το αναζητά ο αναγνώστης. Σ' αυτό το σημείο θεωρώ ότι η μορφοποίηση των υποσημειώσεων από το Word είναι λάθος και θα πρέπει να παρέμβετε δραστικά, διορθώνοντας το στυλ που επηρεάζει την εμφάνισή τους:

  
  Εικ. 2: προσθήκη αριστερής προεξοχής στο στυλ Κείμενο υποσημείωσης

• Ακόμα μεγαλύτερη ασάφεια υπάρχει στη χρήση συμβόλων. Διεθνώς, φαίνεται να υπερισχύουν τα σύμβολα *, †, ‡ (αστερίσκος, μονό και διπλό στιλέτο^[1]). Σε ορισμένες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται δύο αστερίσκοι για σημάδι της δεύτερης υποσημείωσης, ενώ σε αρκετές χώρες αποφεύγουν τον αστερίσκο και το μονό στιλέτο επειδή συνόδευαν παλιαότερα τις ημερομηνίες γέννησης και θανάτου αντίστοιχα. Ακόμα περισσότερο δε, αποφεύγεται η χρήση του μονού στιλέτου, επειδή παραπέμπει στον χριστιανικό σταυρό.

_______________________________________________

[1] Ιστορικά, το μονό και το διπλό στιλέτο έχουν τις ρίζες τους στο σύμβολο οβελίας που είχε τη μορφή μιας οριζόντιας γραμμής ή μιας οριζόντιας γραμμής με δύο τελείες (÷). Το σύμβολο θεωρείται ότι ανακάλυψε ο Ζηνόδοτος, βιλβιοθηκάριος στη Βιβλιοθήκη της Αλεξάνδρειας και το χρησιμοποίησε σε κείμενα ομηρικών μελετών, για να σημαδεύει αποσπάσματα του κειμένου που ήγειραν ερωτήματα ή ήταν κατεστραμμένα στο πρωτότυπο. Το σύστημα των συμβόλων βελτίωσε στη συνέχεια ο μαθητής του Αριστοφάνης ο Βυζάντιος, ο οποίος άλλαξε την εμφάνιση του οβελία σε μια παραλλαγή του κεφαλαίου "Τ", ενώ είναι και ο πρώτος που εισήγαγε τη χρήση του αστερίσκου.

Σύνοψη

Θέμα

Κανόνες τυπογραφίας για τις υποσημειώσεις

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

–

Ταυτότητα

1.03.019/0155

Έκδοση

24/2/20

Προσαρμογή διαχωριστικών σημειώσεων

Αν τα έγγραφά σας περιέχουν υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους, θα έχετε παρατηρήσει τα διαχωριστικά, που είναι οι μικρές (ή μεγάλες) γραμμές που τοποθετεί το Word μεταξύ του κειμένου και της περιοχής των σημειώσεων.

Υπάρχουν τέσσερα είδη διαχωριστικών:

• Διαχωριστικό υποσημείωσης και σημείωσης τέλους: Και τα δύο είναι γραμμές μήκους 5εκ. περίπου.
• Διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης και σημείωσης τέλους: Και τα δύο είναι γραμμές που στις νεότερες εκδόσεις του Word δεν διαφέρουν από τα άλλα διαχωριστικά. Στις παλαιότερες εκδόσεις (πιθανολογώ μέχρι το Office 2013) αυτό το διαχωριστικό καταλάμβανε όλη την έκταση της σελίδας, ως ένδειξη ότι το συγκεκριμένο κείμενο είναι συνέχεια της σημείωσης από την προηγούμενη σελίδα.
  

  Στις νεότερες εκδόσεις του Word μπορείτε ακόμα να δείτε τα "μεγάλα" διαχωριστικά, αν το έγγραφο είναι αποθηκευμένο σε μορφή .doc. Στη συνέχεια περιγράφω και τις δύο μορφές, ώστε να καλύψω, κατά το δυνατόν, όλες τις περιπτώσεις.

Οι περισσότεροι χρήστες δεν έχουν αντίρρηση για τη χρήση των διαχωριστικών στις υποσημειώσεις, αλλά πολλοί είναι οι χρήστες που διαφωνούν με τη χρήση διαχωριστικών στις σημειώσεις τέλους. Από την άλλη, αν και υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες για τον τρόπο που συντάσσονται οι υποσημειώσεις, ειδικά αν αναφέρονται σε βιβλιογραφία, δεν βρήκα ξεκάθαρες οδηγίες για τα ίδια τα διαχωριστικά. Τα δύο κύρια πρότυπα που εμπιστεύομαι (όχι μόνο εγώ, αλλά και το Word), το CMOS - 16η έκδοση, και το APA - 6η έκδοση, ενώ φαίνεται να υποστηρίζουν τα διαχωριστικά δεν έχουν κανόνες, εκτός από το ότι πρέπει να είναι στοιχισμένα στο αριστερό περιθώριο. Ωστόσο, λαμβάνοντας υπ' όψιν τις γενικές αρχές της τυπογραφίας, που θέλουν να αποφεύγονται οι υπερβολές, όπως περιγράφω κι αλλού, μπορείτε να κάνετε αλλαγές, αρκεί να μην ξεπερνούν τα όρια της λειτουργικότητας.

Για να προσαρμόσετε όχι μόνο τα διαχωριστικά αλλά και άλλα στοιχεία που αφορούν τις υποσημειώσεις και τις σημειώσεις τέλους θα χρειαστεί να εμφανίσετε το σχετικό πλαίσιο του Word:

Κατ' αρχάς, αυτό το πλαίσιο έχετε δυνατότητα να το εμφανίσετε εφ' όσον το έγγραφο έχει τουλάχιστον μία υποσημείωση ή σημείωση τέλους και ταυτόχρονα, όταν το Word εμφανίζει το έγγραφο σε Πρόχειρη προβολή:

• Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Πρόχειρη της ομάδας Προβολές.

Εικ. 1: Επιλογή κατηγορίας σημειώσεων

Στη συνέχεια για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων:

• Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις.

Σ' αυτό το σημείο, αν το έγγραφο έχει και υποσημειώσεις και σημειώσεις τέλους εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1) για να επιλέξετε ποια από τις δύο κατηγορίες σας ενδιαφέρει. Αυτό, την πρώτη φορά που θα το χρησιμοποιήσετε μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση, ότι περιορίζει τις ρυθμίσεις στην επιλεγμένη κατηγορία μόνο, αλλά αυτό δεν είναι ακριβές. Όποια κατηγορία κι αν επιλέξετε εδώ μπορείτε να την αλλάξετε στο πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων, που εμφανίζεται στη συνέχεια.

Το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παράθυρου του Word και εμφανίζει τις υποσημειώσεις, ή τις σημειώσεις τέλους, όποια από τις δύο κατηγορίες υπάρχουν στο έγγραφο ή επιλέξατε στο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1). Διαθέτει επίσης ένα πτυσσόμενο πλαίσιο όπου μπορείτε να επιλέξετε από το μενού, το στοιχείο με το οποίο θέλετε να εργαστείτε:

• Όλες οι υποσημειώσεις
• Όλες οι σημειώσεις τέλους
• Διαχωριστικό υποσημείωσης
• Διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης
• Ειδοποίηση συνέχισης υποσημείωσης

- ή -

• Όλες οι υποσημειώσεις
• Όλες οι σημειώσεις τέλους
• Διαχωριστικό σημείωσης τέλους
• Διαχωριστικό συνέχισης σημείωσης τέλους
• Ειδοποίηση συνέχισης σημείωσης τέλους

Σημειώστε ότι το πτυσσόμενο πλαίσιο εμφανίζει ένα από τα δύο μενού, ανάλογα με το είδος των σημειώσεων που έχει το έγγραφο, ή ανάλογα με την επιλογή που κάνατε στο προηγούμενο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1). Ωστόσο, όποιο μενού κι αν δείτε, επιλέγοντας Όλες οι υποσημειώσεις, θα εμφανιστούν οι δυνατότητες του πρώτου μενού. Αντίθετα, αν επιλέξετε Όλες οι σημειώσεις τέλους θα εμφανιστούν οι δυνατότητες του δεύτερου.

Όταν ολοκληρώσετε τις τροποποιήσεις που θέλετε, για να κλείσετε το πλαίσιο και να επιστρέψετε στο κείμενο του εγγράφου, κάνετε ένα από τα επόμενα:

• Κάνετε κλικ στο κουμπί κλεισίματος στην πάνω δεξιά γωνία του πλαισίου.
• Κάνετε διπλό κλικ στο σημάδι παραπομπής της σημείωσης.
• Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Διάταξη εκτύπωσης της ομάδας Προβολές.

Προσαρμογή του διαχωριστικού

Η φύση των διαχωριστικών είναι μυστήριο. Φαίνεται να είναι κάποιο είδος γραφικού, που επιπλέον επιτρέπει ορισμένες ρυθμίσεις χαρακτηριστικών γραμματοσειράς και παραγράφου. Δεν μπορείτε όμως να τα προσαρμόσετε. Μπορείτε μόνο να τα διαγράψετε, ή να αντικαταστήσετε με κάτι άλλο. Αν θέλετε π.χ. στις παλαιότερες εκδόσεις του Word να χρησιμοποιήσετε ίδιου μήκους διαχωριστικά τόσο στην υποσημείωση, όσο και στη συνέχιση της υποσημείωσης ακολουθείστε την επόμενη διαδικασία:

1. Εμφανίστε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων, όπως περιγράφεται ανωτέρω, και στο μενού επιλέξτε, αν δεν είναι ήδη επιλεγμένο, Όλες οι υποσημειώσεις.
2. Επιλέξτε Διαχωριστικό υποσημείωσης.
3. Κάνετε κλικ αριστερά (στην αρχή) του διαχωριστικού και πατήστε SHIFT+Δεξιό βέλος για να το επιλέξετε.

   Προσέξτε ότι η επιλογή εκτείνεται πέρα από το άκρο του διαχωριστικού, ένδειξη ότι έχει επιλεγεί και το σύμβολο παραγράφου, πράγμα που δεν χρειάζεται.

   ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να εμφανίσετε το σύμβολο παραγράφου, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη , της ομάδας Παράγραφος.

4. Πατήστε SHIFT+Αριστερό βέλος, για να αφαιρέσετε το σύμβολο παραγράφου από την επιλογή και στη συνέχεια πατήστε CTRL+C για αντιγραφή.
5. Στο πτυσσόμενο πλαίσιο επιλέξτε Διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης.
6. Επιλέξτε το διαχωριστικό (εδώ δεν έχει σημασία αν επιλέξετε και το σημάδι παραγράφου) και πατήστε CTRL+V για επικόλληση.
7. Μπορείτε να κλείσετε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων και να επιστρέψετε στο έγγραφο.

Κατάργηση του διαχωριστικού

1. Εμφανίστε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων, όπως περιγράφεται ανωτέρω, και στο μενού επιλέξτε το διαχωριστικό που θέλετε να καταργήσετε.
2. Διαγράψτε το με ένα από τα επόμενα:
   • Αν ο δείκτης είναι στην αρχή (αριστερό άκρο) του διαχωριστικού, πατήστε δυο φορές DELETE.
   • Αν ο δείκτης είναι στο τέλος (δεξιό άκρο) του διαχωριστικού, πατήστε δυο φορές BACKSPACE.

   Είναι μια καλή ιδέα να σταματήσετε σ' αυτό το σημείο, ώστε μετά τη διαγραφή του διαχωριστικού να διατηρηθεί ο χώρος που καταλαμβάνει η κενή πλέον παράγραφος, για να ξεχωρίζει καλύτερα η περιοχή του κειμένου από την περιοχή των σημειώσεων. Μπορείτε ωστόσο να μηδενίσετε πρακτικά κι αυτό το κενό, με δυο βήματα επιπλέον:

3. Στην καρτέλα Κεντρική πληκτρολογήστε μέγεθος γραμματοσειράς 1στ.
4. Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Παράγραφος και ορίστε Διάστημα Πριν και Μετά: 0. Επίσης, Διάστιχο: Μονό.

Όλες οι προσαρμογές που αναφέρθηκαν ανωτέρω, είναι ίσως αρκετές για ένα αντικείμενο όπως τα διαχωριστικά των σημειώσεων. Για τους απαιτητικούς όμως υπάρχουν κι άλλες αλλαγές, που μπορούν να πειραματιστούν:

• Οι κάτοχοι παλαιότερων εκδόσεων του Word, μπορούν να μειώσουν την έκταση που καταλαμβάνει το διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης ή σημείωσης τέλους: Κάνετε δεξιό κλικ στο διαχωριστικό, επιλέξτε Παράγραφος και αυξήστε τη δεξιά ή/και την αριστερή εσοχή. (Καλό είναι να μην αλλάζετε την αριστερή εσοχή, ώστε το διαχωριστικό να φαίνεται στοιχισμένο στο αριστερό περιθώριο, όπως θέλουν οι βασικοί κανόνες τυπογραφίας.)

  ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σ' αυτή την περίπτωση δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του χάρακα για τη δημιουργία των εσοχών. Ο χάρακας απενεργοποιείται όταν είναι ενεργό το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων.

• Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα: Κάνετε δεξιό κλικ στο διαχωριστικό, επιλέξτε Γραμματοσειρά και εφαρμόστε ένα διαφορετικό χρώμα.
• Μπορείτε να προσαρμόσετε την απόσταση που υπάρχει μεταξύ του διαχωριστικού και του κειμένου του εγγράφου ή του κειμένου των σημειώσεων: Κάνετε δεξιό κλικ στο διαχωριστικό, επιλέξτε Παράγραφος και αυξήστε το διάστημα Πριν ή/και Μετά.
• Μπορείτε να αντικαταστήσετε την απλή γραμμή του Word με κάτι πιο φαντεζί, όπως ένα clipart: Διαγράψτε το διαχωριστικό και από την καρτέλα Εισαγωγή επιλέξτε Εικόνες > Εικόνες στο internet. Κάνετε αναζήτηση με όρο "divider".

Άφησα για το τέλος έναν τρόπο, για το πώς μπορείτε να αλλάξετε το πάχος του διαχωριστικού, που η προεπιλεγμένη γραμμή του Word δεν επιτρέπει:

Εικ. 2: Σύγκριση προεπιλεγμένου (1) / προσαρμοσμένου (2) διαχωριστικού

Για το συγκεκριμένο παράδειγμα θα ακολουθήσετε την επόμενη διαδικασία:

1. Διαγράψτε το διαχωριστικό του Word, όπως περιγράφεται ανωτέρω και στη θέση του εισαγάγετε ειδικούς χαρακτήρες :
   1. Στην καρτέλα Εισαγωγή επιλέξτε κατά σειρά Σύμβολο > Περισσότερα σύμβολα.
   2. Στην καρτέλα Ειδικοί χαρακτήρες επιλέξτε τον χαρακτήρα Παύλα και πατήστε 13 φορές Εισαγωγή (αν θέλετε η γραμμή να έχει την ίδια έκταση με την προεπιλεγμένη γραμμή του Word).
      

      Επέλεξα την παύλα (en dash), επειδή εμφανίζεται στο ίδιο ύψος με τη γραμμή του Word, και επειδή δεν αφήνει κενό μεταξύ των χαρακτήρων, με αποτέλεσμα να φαίνεται σαν συνεχόμενη γραμμή.
   3. Κλείστε το πλαίσιο διαλόγου.
2. Στο πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων επιλέξτε όλη την παράγραφο με τους χαρακτήρες που κάνατε εισαγωγή.
3. Στην καρτέλα Κεντρική:
   1. Αυξήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς σε 20στ.
   2. Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Παράγραφος και επιλέξτε,
      • Διάστημα Πριν και Μετά: 0.
      • Διάστιχο: Ακριβώς, 8στ.

Για τις τιμές που αναφέρω, ίσως χρειαστούν μερικές δοκιμές, επειδή, τόσο οι αποστάσεις της από τα κείμενα που διαχωρίζει, όσο και το μέγεθος της γραμμής (πάχος, μήκος), εξαρτώνται από τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείτε.

Επίσης θυμηθείτε ότι το Word έχει πολλά εφέ (σκιά, λάμψη, αντανάκλαση...) αλλά καλό είναι να τα αποφύγετε. Η δουλειά του διαχωριστικού είναι να κάνει τη δουλειά του αθόρυβα, χωρίς να αποσπά την προσοχή του αναγνώστη. Όχι να... επιδεικνύει τις καλλιτεχνικές ανησυχίες σας!

Διαχωριστικά σημειώσεων τέλους

Τα διαχωριστικά των σημειώσεων τέλους μπορούν να προσαρμοστούν με τους ίδιους τρόπους, όπως περιγράφεται ανωτέρω. Ένα σημείο που χρειάζεται περισσότερη προσοχή είναι η γνώμη που έχουν πολλοί ότι η χρήση τους είναι περιττή. Θα έλεγα ότι δεν χρειάζεται να βλέπετε τα διαχωριστικά σαν κάτι που πρέπει να ξεφορτωθείτε. Καλύτερα να δείτε πώς μπορείτε να τους αξιοποιήσετε ώστε να λειτουργήσουν υπέρ σας. Τι θα λέγατε π.χ. αν στη θέση του διαχωριστικού χρησιμοποιούσατε μια επικεφαλίδα "Σημειώσεις" και στη θέση του διαχωριστικού συνέχισης μια επικεφαλίδα "Σημειώσεις —συνέχεια"; Για να κάνετε αυτές τις αλλαγές διαγράψτε τα διαχωριστικά του Word και πληκτρολογήστε το κείμενό σας. Επιλέξτε το και εφαρμόστε όποιο στυλ θέλετε.

Μερικά σημεία που θέλουν προσοχή στα διαχωριστικά κειμένου:

• Ακόμα κι αν εφαρμόσετε στυλ επικεφαλίδας στο κείμενο του διαχωριστικού, το Word δεν το περιλαμβάνει στον πίνακα περιεχομένων.
• Η μορφοποίηση της παραγράφου με το κείμενο ως "Αλλαγή σελίδας πριν" δεν λαμβάνεται υπ' όψιν. Έτσι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μέθοδο για να αρχίζουν οι σημειώσεις τέλους σε νέα σελίδα.
• Το διαχωριστικό κειμένου εμφανίζεται μόνο αν προηγείται παράγραφος κειμένου του εγγράφου. Αν πριν τις σημειώσεις τέλους υπάρχει αλλαγή σελίδας (αυτόματη ή υποχρεωτική), θα εμφανιστεί η διαχωριστική γραμμή του Word αντί για το κείμενο.

Τα δύο τελευταία μπορείτε να τα παρακάμψετε αν προσθέσετε μια κενή παράγραφο πριν τις σημειώσεις τέλους. Δείτε την εναλλακτική λύση που περιγράφεται στο θέμα Προσθήκη και διαχείριση υποσημειώσεων.

Ειδοποίηση συνέχισης

Η ειδοποίηση συνέχισης είναι μια ακόμα δυνατότητα των σημειώσεων. Πρόκειται για μια ειδοποίηση που μπορείτε να καταχωρίσετε, και που θα εμφανίζεται στις περιπτώσεις που το κείμενο μιας σημείωσης δεν χωράει στην ίδια σελίδα και μέρος του μεταφέρεται αναγκαστικά από το Word στην επόμενη. Σύμφωνα μάλιστα με τους κανόνες τυπογραφίας (βλ. CMOS - 16 έκδοση και APA - 6η έκδοση), η διακοπή αυτή μπορεί να "επιβληθεί" στην άκρη μιας γραμμής κειμένου (δεξιό περιθώριο), ακόμα κι αν εκεί δεν ολοκληρώνεται η πρόταση.

Αυτό βέβαια μπορείτε να το παρακάμψετε: Αν π.χ. μέρος της παραγράφου μεταφέρεται στην επόμενη σελίδα, κάνετε κλικ στην παράγραφο και, αφού εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος, επιλέξτε Διατήρηση γραμμών μαζί. Αν η υποσημείωση αποτελείται από περισσότερες της μιας παραγράφους, επιλέξτε όλες, πλην της τελευταίας και στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος επιλέξτε Διατήρηση με επόμενα. Το αρνητικό μ' αυτές τις ρυθμίσεις είναι ότι, πολλές φορές θα καταλήξετε σε πολύ "κοντό" κείμενο της σελίδας, οπότε θα πρέπει να αποφασίσετε τι συμφέρει κατά περίπτωση.

Για την προσαρμογή της ειδοποίησης δεν χρειάζονται ειδικές οδηγίες. Μπορείτε να πάρετε μια ιδέα, από τον τρόπο προσαρμογής των διαχωριστικών σημειώσεων τέλους, που περιγράφηκε προηγουμένως.

Σύνοψη

Θέμα

Προσαρμογή διαχωριστικών σημειώσεων

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– «Customizing Note separators», Suzanne S. Barnhill

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα

1.03.018/0154

Έκδοση

21/2/20

Προσθήκη και διαχείριση υποσημειώσεων

Οι υποσημειώσεις και οι σημειώσεις τέλους χρησιμοποιούνται για να επεξηγήσουν, να σχολιάσουν ή να προσθέσουν παραπομπές στο κείμενο ενός εγγράφου. Μπορείτε να συμπεριλάβετε και υποσημειώσεις και σημειώσεις τέλους στο ίδιο έγγραφο. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υποσημειώσεις για τις επεξηγήσεις και τα λεπτομερή σχόλια και σημειώσεις τέλους για τις αναφορές σε πηγές. Οι υποσημειώσεις εμφανίζονται συνήθως στο τέλος της κάθε σελίδας ενός εγγράφου. Οι σημειώσεις τέλους εμφανίζονται συνήθως στο τέλος ενός εγγράφου.

Στο Word, μια υποσημείωση ή σημείωση τέλους αποτελείται από δύο συνδεδεμένα μέρη: το σημάδι παραπομπής και το αντίστοιχο κείμενο της σημείωσης. Μπορείτε να αριθμήσετε αυτόματα τα σημάδια ή να δημιουργήσετε δικά σας προσαρμοσμένα σημάδια. Όταν προσθέτετε, διαγράφετε ή μετακινείτε σημειώσεις που είναι αριθμημένες αυτόματα, το Word αριθμεί πάλι τα σημάδια παραπομπών σε σημειώσεις. Μπορείτε να προσθέσετε όσο κείμενο θέλετε στις σημειώσεις και να μορφοποιήσετε το κείμενο των σημειώσεων όπως ακριβώς θα κάνατε σε οποιοδήποτε άλλο κείμενο. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα διαχωριστικά των σημειώσεων, τις γραμμές που διαχωρίζουν το κείμενο του εγγράφου από το κείμενο των σημειώσεων.

Εισαγωγή υποσημείωσης

1. Κάνετε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε την υποσημείωση.
2. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή υποσημείωσης ή Εισαγωγή σημείωσης τέλους, της ομάδας Υποσημειώσεις.

   Με βάση τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, το Word εισαγάγει ένα αύξοντα αριθμό, μορφοποιημένο ως εκθέτη, τόσο στο σημείο που κάνατε κλικ όσο και στο κάτω μέρος της σελίδας, ή στο τέλος του εγγράφου αν κάνατε εισαγωγή σημείωσης τέλους.

3. Πληκτρολογήστε το κείμενο της σημείωσης.
4. Για να επιστρέψετε στο σημείο του εγγράφου, που προσθέσατε την υποσημείωση και να συνεχίσετε την πληκτρολόγηση του κειμένου κάνετε ένα από τα επόμενα:
   • Κάνετε διπλό κλικ στο σημάδι της παραπομπής.
   • Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις.

   ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε επίσης να μετακινηθείτε από το έγγραφο, στην αντίστοιχη υποσημείωση ή σημείωση τέλους.

Προβολή υποσημειώσεων

Για να δείτε το κείμενο μιας υποσημείωσης:

• Τοποθετήστε τον δείκτη στη λέξη που έχει το σημάδι παραπομπής στο έγγραφο. Το κείμενο θα εμφανιστεί σε μια συμβουλή οθόνης.

Για να προβάλετε όλες τις υποσημειώσεις του εγγράφου:

1. Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Πρόχειρη της ομάδας Προβολές.
2. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις.

   
   Εικ. 1: Επιλογή κατηγορίας σημειώσεων

3. Αν το έγγραφο έχει ταυτόχρονα υποσημειώσεις και σημειώσεις τέλους, επιλέξετε την κατηγορία που θέλετε να προβάλετε στο σχετικό πλαίσιο (εικ. 1).

   Οι υποσημειώσεις εμφανίζονται σε ξεχωριστό πλαίσιο στο κάτω μέρος του παράθυρου.

4. Για να κλείσετε το πλαίσιο σημειώσεων και να επιστρέψετε στο έγγραφο κάνετε ένα από τα επόμενα:
   • Κάνετε κλικ στο κουμπί κλεισίματος στην πάνω δεξιά γωνία του πλαισίου.
   • Κάνετε διπλό κλικ στο σημάδι παραπομπής της σημείωσης (συνήθως αριθμός ή σύμβολο).
   • Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις (ίσως εμφανιστεί πάλι το πλαίσιο Εμφάνιση σημειώσεων (εικ. 1) για να επιλέξετε την κατηγορία σημειώσεων που εμφανίσατε).
   • Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Διάταξη εκτύπωσης της ομάδας Προβολές.

Αντιγραφή ή μετακίνηση υποσημείωσης

Για να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε μια υποσημείωση θα εργαστείτε με το σημάδι παραπομπής της υποσημείωσης στο έγγραφο. Τόσο για την αντιγραφή όσο και για τη μετακίνηση η διαδικασία είναι όπως συνήθως:

1. Επιλέξτε το σημάδι παραπομπής που θέλετε και πατήστε CTRL+C για αντιγραφή, ή CTRL+X για μετακίνηση.
2. Τοποθετήστε τον δείκτη στη νέα θέση της υποσημείωσης και πατήστε CTRL+V.

   Αν οι υποσημειώσεις σας έχουν μορφή αύξουσας αρίθμησης, το Word θα αναπροσαρμόσει την αρίθμηση με βάση τη νέα θέση της υποσημείωσης.

Αλλαγή της θέσης των υποσημειώσεων

Μπορείτε να τοποθετήσετε τις σημειώσεις ανάλογα με την κατηγορία σημειώσεων που χρησιμοποιείτε. Έτσι, τις υποσημειώσεις μπορείτε να τις τοποθετήσετε ακριβώς κάτω από το κείμενο που αναφέρονται, ή στο τέλος της σελίδας, ενώ τις σημειώσεις τέλους μπορείτε να τις τοποθετήσετε στο τέλος του εγγράφου, ή στο τέλος της αντίστοιχης ενότητας, αν το έγγραφο είναι χωρισμένο σε ενότητες.

Εικ. 2: Ρυθμίσεις σημειώσεων

1. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Υποσημειώσεις.
2. Στην ενότητα Θέση του πλαισίου διαλόγου (εικ. 2) κάνετε ένα από τα επόμενα:
   • Για να προσαρμόσετε τις υποσημειώσεις επιλέξτε το πεδίο Υποσημειώσεις και στη συνέχεια επιλέξτε Στο κάτω μέρος της σελίδας ή Κάτω από το κείμενο.
   • Για να προσαρμόσετε τις υποσημειώσεις τέλους επιλέξτε το πεδίο Σημειώσεις τέλους επιλέξτε Στο τέλος του εγγράφου ή Στο τέλος της ενότητας.
3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Αλλαγές της αρίθμησης των σημειώσεων

Μορφή αριθμών

Όταν εισάγετε υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους σε ένα έγγραφο, το Word από προεπιλογή χρησιμοποιεί αύξουσα αρίθμηση. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ αραβικής, αλφαβητικής ή λατινικής μορφής των αριθμών:

1. Κάνετε κλικ σε μια σημείωση της κατηγορίας που θα προσαρμόσετε (μια υποσημείωση ή μια σημείωση τέλους).
2. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Υποσημειώσεις.
3. Στο πεδίο Μορφή αριθμών του πλαισίου διαλόγου (εικ. 2) επιλέξτε τη μορφή που θέλετε.
4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Σύμβολα

Σε ορισμένες περιπτώσεις η αρίθμηση των σημειώσεων δεν είναι απαραίτητη. Π.χ. σε ένα έγγραφο με μια-δυο σημειώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό σύμβολο για το σημάδι παραπομπής. Ίσως έχετε παρατηρήσει σε βιβλία, που χρησιμοποιούν π.χ. έναν αστερίσκο για την πρώτη υποσημείωση και δύο αστερίσκους για τη δεύτερη. Γι' αυτές τις περιπτώσεις μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν χαρακτήρα της επιλογής σας αντί για αριθμό:

1. Κάνετε κλικ στο σημείο που θέλετε για το σημάδι παραπομπής.
2. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Υποσημειώσεις.
3. Στο πεδίο Μη τυποποιημένο σημάδι του πλαισίου διαλόγου (εικ. 2) πληκτρολογήστε τον χαρακτήρα που θέλετε. Αντί για χαρακτήρα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε σύμβολα που δεν υπάρχουν στο πληκτρολόγιο:
   • Κάνετε κλικ στο κουμπί Σύμβολο για να επιλέξτε αυτό που θέλετε.
4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.

Αρίθμηση ανά σελίδα και ενότητα

Το Word εφαρμόζει συνεχόμενη αρίθμηση σε όλες τις σελίδες για τις υποσημειώσεις, όπως και συνεχόμενη αρίθμηση σε όλες τις ενότητες για τις σημειώσεις τέλους. Για να αλλάξετε αυτή τη μορφή:

1. Κάνετε κλικ σε μια σημείωση της κατηγορίας που θα προσαρμόσετε (μια υποσημείωση ή μια σημείωση τέλους).
2. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Υποσημειώσεις.
3. Στο πεδίο Αρίθμηση του πλαισίου διαλόγου (εικ. 2) επιλέξτε Επανέναρξη ανά ενότητα ή Επανέναρξη ανά σελίδα.
4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Αρίθμηση μεταξύ διαφορετικών εγγράφων

Το Word έχει τη δυνατότητα να ακολουθεί συνεχόμενη αρίθμηση μεταξύ εγγράφων, αν αποτελούν τμήματα ενός πρωτεύοντος εγγράφου, ή αν έχετε συνδέσει τα έγγραφα με ένα πεδίο INCLUDETEXT. Μπορείτε όμως να δώσετε την εντύπωση ότι η αρίθμηση των σημειώσεων συνεχίζεται μεταξύ δύο ανεξάρτητων εγγράφων, αν προσαρμόσετε τον αριθμό έναρξης των σημειώσεων του δεύτερου εγγράφου. Αν η τελευταία σημείωση π.χ. στο πρώτο έγγραφο έχει αύξοντα αριθμό 36, μπορείτε να ορίσετε οι σημειώσεις στο δεύτερο έγγραφο να αρχίζουν από το 37:

1. Εισαγάγετε την πρώτη σημείωση στο δεύτερο έγγραφο.
2. Εμφανίστε το πλαίσιο διαλόγου Υποσημείωση και σημείωση τέλους (εικ. 2) και στο πεδίο Έναρξη από επιλέξτε τον αριθμό που θέλετε (37 στο παράδειγμα).
3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Μεταφορά των σημειώσεων τέλους σε ξεχωριστή σελίδα

Το Word τοποθετεί τις σημειώσεις τέλους στο τέλος της ενότητας ή στο τέλος του εγγράφου, ανάλογα με την επιλογή που έχετε κάνει. Για να τις εμφανίσετε σε ξεχωριστή σελίδα θα εισαγάγετε μια αλλαγή ενότητας:

1. Τοποθετήστε τον δείκτη στο τέλος της τελευταίας παραγράφου της ενότητας ή του εγγράφου, όπου αρχίζουν οι σημειώσεις τέλους.
2. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Αλλαγές, της ομάδας Διαμόρφωση σελίδας και στη συνέχεια επιλέξτε μία από τις αλλαγές ενότητας σε νέα σελίδα (Επόμενη σελίδα, Ζυγή σελίδα, ή Μονή σελίδα).

Εναλλακτικά:

1. Δημιουργήστε μια κενή παράγραφο, αν δεν υπάρχει ήδη, ακριβώς πάνω από το σημείο που αρχίζουν οι σημειώσεις τέλους.
2. Μορφοποιήστε την παράγραφο ως "Αλλαγή σελίδας πριν" και επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς 1στ., Διάστιχο 1στ.

   Αυτό πρακτικά εξαλείφει την κενή παράγραφο, για να τηρείται και το τυπικό της τυπογραφίας, που, εκτός ειδικών περιπτώσεων, δεν θεωρεί σωστό να υπάρχει κενή παράγραφος στην αρχή της σελίδας.

Αλλαγές εμφάνισης των σημειώσεων

Υποσημειώσεις σε στήλες

Το Word εφαρμόζει στις υποσημειώσεις την ίδια διάταξη που έχει και το κείμενο του εγγράφου. Αν. π.χ. το κείμενο είναι σε δύο στήλες, και οι υποσημειώσεις θα τοποθετηθούν σε δύο στήλες. Μπορείτε να χωρίσετε τις υποσημειώσεις σε έως 4 στήλες. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε διαφορετική διάταξη των υποσημειώσεων από αυτή που έχει το έγγραφο. Π.χ. σε έγγραφο με δύο στήλες οι υποσημειώσεις να εκτείνονται σε όλο το πλάτος της σελίδας (μία στήλη).

1. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Υποσημειώσεις.
2. Στο πεδίο Στήλες του πλαισίου διαλόγου (εικ. 2) επιλέξτε την διάταξη που θέλετε.
3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

Αυτή η διαδικασία δεν φαίνεται να λειτουργεί στις σημειώσεις τέλους. Αν θέλετε να προσαρμόσετε τη διάταξη των σημειώσεων τέλους θα χρειαστεί να τις μεταφέρετε σε διαφορετική ενότητα και να προσαρμόσετε τη διάταξη της ενότητας:

1. Κάνετε κλικ στην αρχή μιας κενής παραγράφου πάνω από το διαχωριστικό των σημειώσεων τέλους. Αν δεν υπάρχει κενή παράγραφος δημιουργήστε την.
2. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Αλλαγές, της ομάδας Διαμόρφωση σελίδας και στη συνέχεια επιλέξτε μία από τις αλλαγές ενότητας σε νέα σελίδα (Επόμενη σελίδα, Ζυγή σελίδα, ή Μονή σελίδα).
3. Στην ίδια καρτέλα κάνετε κλικ στο κουμμπί Στήλες και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Περισσότερες στήλες.
4. Επιλέξτε τη διάταξη που θέλετε και βεβαιωθείτε ότι στο πεδίο Εφαρμογή σε είναι επιλεγμένο Σε αυτή την ενότητα.
5. Κάνετε κλικ στο OK.

Μορφοποίηση σημειώσεων

Μπορείτε να μορφοποιήσετε τόσο το σημάδι παραπομπής μιας σημείωσης όσο και το κείμενο της σημείωσης, όπως κάνετε με το υπόλοιπο κείμενο του εγγράφου. Μπορείτε π.χ. να επιλέξετε ένα σημάδι παραπομπής ή το κείμενο μιας σημείωσης και να αλλάξετε την οικογένεια και το μέγεθος της γραμματοσειράς, το χρώμα κ.λπ. Ωστόσο, με γνώμονα την ομοιομορφία του εγγράφου, η μορφοποίηση ενός μεμονωμένου στοιχείου δεν προτείνεται, ενώ η προσαρμογή κάθε στοιχείου ξεχωριστά μπορεί να καταλήξει σε μονότονη, αν όχι σε κουραστική διαδικασία. Έτσι, έχοντας υπ' όψιν ότι το Word χρησιμοποιεί στυλ για την εμφάνιση των σημειώσεων, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσαρμόσετε αυτά τα στυλ για να επιτύχετε την εμφάνιση που θέλετε.

Θυμηθείτε ότι μια σημείωση αποτελείται από δύο συνδεδεμένα στοιχεία: Το σημάδι παραπομπής και το αντίστοιχο κείμενο της σημείωσης. Επομένως θα ρυθμίσετε όποιο από τα στυλ τα αφορούν: Παραπομπή υποσημείωσης ή Κείμενο υποσημείωσης και Παραπομπή σημείωσης τέλους ή Κείμενο σημείωσης τέλους.

Σημειώστε ότι τα στυλ αυτά δεν εμφανίζονται στη συλλογή των Γρήγορων στυλ στην καρτέλα Κεντρική, και για να τα προσαρμόσετε θα πρέπει να τα εμφανίσετε με μία από τις επόμενες διαδικασίες:

1. Κάνετε δεξιό κλικ στο κείμενο της σημείωσης ή στο σημάδι παραπομπής και στο μενού συντομίας επιλέξτε Στυλ.
2. Στη λίστα με τα στυλ που εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου επιλέξτε το στυλ που θα προσαρμόσετε και κάνετε κλικ στο Τροποποίηση.
3. Αφού ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις κάνετε κλικ στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμογή στυλ και κλικ στο Εφαρμογή, για να εφαρμοστούν οι αλλαγές.

- ή -

1. Πατήστε τη συντόμευση CTRL+ALT+SHIFT+S για να εμφανίσετε το πλαίσιο εργασιών Στυλ και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
2. Στο πεδίο Επιλογή στυλ προς εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Επιλογές τμήματος παραθύρου Στυλ επιλέξτε Εμφάνιση όλων και κάνετε κλικ στο OK.
3. Στο πλαίσιο εργασιών Στυλ επιλέξτε το στυλ που θέλετε να τροποποιήσετε.

Αλλαγή χαρακτηριστικών των σημειώσεων

Εκτός από τη διαφορετική μορφοποίηση που χρησιμοποιεί το Word ώστε να κάνει διακριτή τη διαφορά μεταξύ του κειμένου του εγγράφου και του κειμένου των σημειώσεων, ένα επιπλέον χαρακτηριστικό που διακρίνει τις σημειώσεις είναι ο τρόπος παρουσίασης. Π.χ. το Word διαχωρίζει το κείμενο από την περιοχή των σημειώσεων με ειδικές διαχωριστικές γραμμές, ενώ σας επιτρέπει να προσθέσετε ένα συμπληρωματικό κείμενο για να ενημερώνετε τους αναγνώστες σας όταν μια σημείωση συνεχίζεται στην επόμενη σελίδα.

Αν και οι δυνατότητες που έχετε για την προσαρμογή αυτών των στοιχείων δεν είναι απεριόριστες, δείτε πώς μπορείτε να τις αξιοποιήσετε.

Μετατροπή υποσημειώσεων σε σημειώσεις τέλους και το αντίστροφο

Το Word, ως προεπιλογή, τοποθετεί τις υποσημειώσεις στο τέλος κάθε σελίδας και τις σημειώσεις τέλους στο τέλος του εγγράφου. Αφού εισαγάγετε υποσημειώσεις σε ένα έγγραφο, μπορείτε να τις μετατρέψετε σε σημειώσεις τέλους ή το αντίστροφο. Μπορείτε να μετατρέψετε μια μεμονωμένη σημείωση ή όλες τις σημειώσεις.

Μετατροπή μίας ή περισσότερων σημειώσεων σε υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους

1. Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Πρόχειρη της ομάδας Προβολές.
2. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις.

   Αν το έγγραφο έχει ταυτόχρονα υποσημειώσεις και σημειώσεις τέλους, επιλέξετε την κατηγορία που θέλετε να προβάλετε στο σχετικό πλαίσιο (εικ. 1).

3. Στο πλαίσιο των σημειώσεων, κάντε κλικ στην επιλογή Όλες οι υποσημειώσεις ή Όλες οι σημειώσεις τέλους. Επιλέξτε τις σημειώσεις που θέλετε να μετατρέψετε και έπειτα κάντε δεξιό κλικ πάνω τους.
4. Κάντε κλικ στην εντολή Μετατροπή σε υποσημείωση ή Μετατροπή σε σημείωση τέλους.
5. Για να κλείσετε το πλαίσιο σημειώσεων και να επιστρέψετε στο έγγραφο κάνετε ένα από τα επόμενα:
   • Κάνετε κλικ στο κουμπί κλεισίματος στην πάνω δεξιά γωνία του πλαισίου.
   • Κάνετε διπλό κλικ στο σημάδι παραπομπής της σημείωσης (συνήθως αριθμός ή σύμβολο).
   • Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις (ίσως εμφανιστεί πάλι το πλαίσιο Εμφάνιση σημειώσεων (εικ. 1) για να επιλέξετε την κατηγορία σημειώσεων που εμφανίσατε).

Μετατροπή όλων των σημειώσεων σε υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους

1. Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Υποσημειώσεις.
2. Στο πλαίσιο διαλόγου Υποσημείωση και σημείωση τέλους (εικ. 2) κάνετε κλικ στο κουμπί Μετατροπή.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε.

Παραπομπή στην ίδια υποσημείωση ή σημείωση τέλους

1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να τοποθετηθεί η παραπομπή.
2. Στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στην εντολή Παραπομπή της ομάδας Συνδέσεις.
3. Στο πεδίο Τύπος παραπομπής κάνετε κλικ στην επιλογή Υποσημείωση ή Σημείωση τέλους και στη συνέχεια επιλέξτε τη σημείωση που θέλετε στο πλαίσιο με τη λίστα των σημειώσεων που υπάρχουν στο έγγραφο.
4. Στο πεδίο Εισαγωγή παραπομπής σε, κάντε κλικ στην επιλογή Αριθμός υποσημείωσης ή Αριθμός σημείωσης τέλους και κάνετε κλικ διαδοχικά στα κουμπιά Εισαγωγή και Κλείσιμο.

Ο νέος αριθμός που εισάγει το Word είναι στην πραγματικότητα παραπομπή στο αρχικό σημάδι παραπομπής. Αν προσθέσετε, διαγράψετε ή μετακινήσετε μια σημείωση, το Word ενημερώνει τον αριθμό των παραπομπών, όταν εκτυπώσετε το έγγραφο ή όταν επιλέξετε τον αριθμό της παραπομπής και μετά πατήσετε το πλήκτρο F9. Αν αντιμετωπίζετε πρόβλημα στην επιλογή μόνο του αριθμού της παραπομπής, προσπαθήστε να επιλέξετε και ένα μέρος του κειμένου που τον περιβάλλει και μετά πατήστε το πλήκτρο F9.

Διαγραφή υποσημειώσεων ή σημειώσεων τέλους

Για να διαγράψετε μία υποσημείωση ή σημείωση τέλους:

• Στο έγγραφο επιλέξτε το σημάδι παραπομπής της συγκεκριμένης σημείωσης και πατήστε DELETE.

Για να διαγράψετε όλες τις υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αντικατάσταση:

1. Στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στην εντολή Αντικατάσταση της ομάδας Επεξεργασία.
2. Κάνετε κλικ στο πεδίο Εύρεση του και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες αν δεν εμφανίζονται ήδη.
3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Ειδική και στη συνέχεια επιλέξτε Σημάδι σημείωσης τέλους ή Σημάδι υποσημείωσης.
4. Βεβαιωθείτε ότι το πεδίο Αντικατάσταση με είναι κενό και κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων.

Μ' αυτή τη διαδικασία διαγράφονται όλες οι σημειώσεις που χρησιμοποιούν αυτόματη αρίθμηση. Αν έχετε προσθέσει σημειώσεις χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένους χαρακτήρες ή σύμβολα ως σημάδια παραπομπής, θα χρειαστεί να επαναλάβετε την αντικατάσταση του συγκεκριμένου χαρακτήρα ή συμβόλου.

Σύνοψη

Θέμα

Προσθήκη και διαχείριση υποσημειώσεων

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– «Insert footnotes and endnotes», Office Online Support

– «Change the footnote font, size, and formatting», Office Online Support

– «Convert footnotes to endnotes», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα

1.03.017/0153

Έκδοση

18/2/20

Συντομεύσεις επεξεργασίας εγγράφου και διαχείρισης κειμένου

Πίνακας 1: Ενέργειες επί του εγγράφου

Πλήκτρο	Ενέργεια
F2	Μεταφορά κειμένου ή γραφικών (στη συνέχεια κάνετε κλικ στο σημείο προορισμού και πατήστε ENTER).
SHIFT+F2	Αντιγραφή κειμένου ή γραφικών (στη συνέχεια κάνετε κλικ στο σημείο προορισμού και πατήστε ENTER).
F3	Εισαγωγή καταχώρισης αυτόματου κειμένου[σχόλιο 1].
F4	Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας.
F8	Επέκταση επιλεγμένης περιοχής. Επαναλαμβανόμενη χρήση της συντόμευσης επεκτείνει την επιλογή (χαρακτήρας > λέξη > φράση > παράγραφος κ.ο.κ.).
CTRL+SHIFT+F8	Κατακόρυφη επιλογή με τα πλήκτρα βέλους.
CTRL+F3	Αποκοπή του επιλεγμένου κειμένου ή της εικόνας και τοποθέτηση στον Συλλέκτη.
CTRL+SHIFT+F3	Άδειασμα του Συλλέκτη με τοποθέτηση των περιεχομένων του στον προορισμό.
ALT+F3	Εμφάνιση του επιλεγμένου κειμένου στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία νέου μπλοκ δόμησης για τη δημιουργία Αυτόματου κειμένου.
ALT+F7	Μετάβαση στο επόμενο ορθογραφικό ή γραμματικό λάθος.
ALT+SHIFT+R	Επαναφέρει τη σύνδεση με την προηγούμενη ενότητα του εγγράφου ώστε να χρησιμοποιήσει την ίδια κεφαλίδα ή υποσέλιδο, ανάλογα με το σημείο που βρίσκεται ο δείκτης κατά τη χρήση της συντόμευσης.
SHIFT+F3	Εναλλαγή μεταξύ πεζών - κεφαλαίων - αρχικού κάθε λέξης κεφαλαίου.
SHIFT+F4 ή CTRL+ALT+Y	Επανάληψη μιας ενέργειας Εύρεση ή Μετάβαση σε.
CTRL+ALT+Z	Επιστροφή στο προηγούμενο αποτέλεσμα, μετά τη χρησιμοποιήση της εντολής Μετάβαση σε.
SHIFT+F5	Μετακίνηση σε επόμενη αναθεώρηση.
SHIFT+F8	Περιορισμός της επιλεγμένης περιοχής[σχόλιο 2].
SHIFT+ENTER	Εισαγωγή υποχρεωτικής αλλαγής γραμμής.

Σχόλια

1.
Π.χ. έχετε ένα αυτόματο κείμενο "Προς όλα τα μέλη του Συλλόγου", με τίτλο "Προς". Αφού πληκτρολογήσετε "Προς" και εμφανιστεί στην οθόνη η καταχώρηση του αυτόματου κειμένου πατήστε F3 για να τοποθετηθεί στο έγγραφο. (Το ίδιο μπορείτε να κάνετε πατώντας ENTER.)

2.
Π.χ. Αν έχετε επιλέξει περισσότερες της μιας παραγράφους, η συντόμευση θα περιορίσει την επιλογή στην πρώτη παράγραφο. Αν έχετε επιλέξει περισσότερες της μιας περιόδους της ίδιας παραγράφου, η συντόμευση θα περιορίσει την επιλογή στην πρώτη περίοδο μόνο. Αν έχετε επιλέξει μια περίοδο, η συντόμευση θα περιορίσει την επιλογή στην πρώτη λέξη της περιόδου. Το ανάλογο ισχύει και όταν πατάτε τη συντόμευση επαναληπτικά: Με επιλεγμένες τρεις παραγράφους, το πρώτο πάτημα της συντόμευσης περιορίζει την επιλογή στην πρώτη παράγραφο, το δεύτερο περιορίζει την επιλογή στην πρώτη φράση και το τρίτο περιορίζει την επιλογή στην πρώτη λέξη.

Πίνακας 2: Επεξεργασία κειμένου και γραφικών

Πλήκτρο	Ενέργεια
BACKSPACE	Διαγραφή ενός χαρακτήρα προς τα αριστερά, ή επιλογή του γραφικού που βρίσκεται αριστερά του δείκτη, εφ' όσον είναι σε διάταξη ευθυγράμμισης με το κείμενο.
CTRL+BACKSPACE	Διαγραφή μιας λέξης προς τα αριστερά.
DELETE	Διαγραφή ενός χαρακτήρα προς τα δεξιά, ή επιλογή του γραφικού που βρίσκεται δεξιά του δείκτη, εφ' όσον είναι σε διάταξη ευθυγράμμισης με το κείμενο.
CTRL+DELETE	Διαγραφή μιας λέξης προς τα δεξιά.
CTRL+C	Αντιγραφή επιλεγμένου στοιχείου και τοποθέτησή του στο Πρόχειρο.
CTRL+X	Αποκοπή επιλεγμένου στοιχείου και τοποθέτησή του στο Πρόχειρο.
CTRL+F3	Αποκοπή του επιλεγμένου κειμένου ή της εικόνας και τοποθέτηση στον Συλλέκτη.
CTRL+V	Επικόλληση των περιεχομένων του Πρόχειρου.
CTRL+SHIFT+F3	Επικόλληση των περιεχομένων του Συλλέκτη.
F2	Μετακίνηση επιλεγμένου στοιχείου (στη συνέχεια κάνετε κλικ στο σημείο προορισμού και πατήστε ENTER).
CTRL+ENTER	Εισαγωγή υποχρεωτικής αλλαγής σελίδας.
CTRL+SHIFT+ENTER	Εισαγωγή υποχρεωτικής αλλαγής στήλης.
CTRL+-	Εισαγωγή προαιρετικού ενωτικού.
CTRL+SHIFT+-	Εισαγωγή ενωτικού χωρίς διακοπή.
CTRL+SHIFT+ΔΙΑΣΤΗΜΑ	Εισαγωγή διαστήματος χωρίς διακοπή.
CTRL+ALT+C	Εισαγωγή του συμβόλου © (Copyright).
CTRL+ALT+T	Εισαγωγή του συμβόλου ™ (Trade mark).
CTRL+ALT+R	Εισαγωγή του συμβόλου ® (Registered Trade mark).
CTRL+ALT+.	Εισαγωγή του χαρακτήρα Aποσιωπητικά.

Σύνοψη

Θέμα

Επεξεργασία εγγράφου και διαχείριση κειμένου

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα

2.01.016/0152

Έκδοση

14/2/20

Συντομεύσεις για το περιβάλλον εργασίας

Πίνακας 1: Λειτουργίες περιβάλλοντος εργασίας

Πλήκτρο	Ενέργεια
F1	Όταν δεν είναι ανοικτό ένα πλαίσιο διαλόγου: Εμφάνιση της Βοήθειας του Word. Όταν είναι ανοικτό ένα πλαίσιο διαλόγου: Εμφάνιση της online υποστήριξης, με βοήθεια για το συγκεκριμένο πλαίσιο.
F5 ή CTRL+G	Εμφάνιση της καρτέλας Μετάβαση σε στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.
F6	Μετακίνηση σε επόμενο τμήμα του παράθυρου, ή σε επόμενο πλαίσιο εργασιών.
SHIFT+F6	Μετακίνηση σε προηγούμενο τμήμα του παράθυρου, ή σε προηγούμενο πλαίσιο εργασιών.
F7	Εμφάνιση του πλαισίου εργασιών Ορθογραφικός έλεγχος.
F10 ή ALT	Εμφάνιση των χαρακτήρων συντόμευσης στη γραμμή τίτλου, την εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης και την κορδέλα.
F12	Εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως.
CTRL+F4 ή ALT+F4	Κλείσιμο του παράθυρου (έξοδος από το Word).
CTRL+F6	Μετάβαση στο επόμενο παράθυρο.
CTRL+SHIFT+F6	Μετάβαση στο προηγούμενο παράθυρο.
CTRL+F10	Μεγιστοποίηση του παράθυρου.
CTRL+ALT+S	Διαίρεση του παράθυρου.
ALT+SHIFT+C	Κατάργηση διαίρεσης του παράθυρου.
CTRL+F12 ή CTRL+ALT+F2	Εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Άνοιγμα.
CTRL+ALT+P	Εμφάνιση του εγγράφου σε προβολή εκτύπωσης.
CTRL+ALT+O	Εμφάνιση του εγγράφου σε προβολή διάρθρωσης.
CTRL+ALT+N	Εμφάνιση του εγγράφου σε πρόχειρη προβολή.
CTRL+SHIFT+F5	Εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Σελιδοδείκτης.
CTRL+SHIFT+F12	Εμφάνιση της σελίδας Εκτύπωση/Προεπισκόπηση εκτύπωσης.
CTRL+H	Εμφάνιση της καρτέλας Αντικατάσταση στο πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση.
CTRL+N	Δημιουργία νέου εγγράφου.
CTRL+O	Εμφάνιση της σελίδας Άνοιγμα στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο, για το άνοιγμα αρχείου.
CTRL+W	Κλείσιμο του τρέχοντος εγγράφου.
ALT+F8	Εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Μακροεντολές.
ALT+F10	Εμφάνιση του πλαισίου εργασιών Επιλογή.
ALT+F11	Εμφάνιση του εργαλείου Visual Basic Editor.
SHIFT+F1	Εμφάνιση του πλαισίου εργασιών Εμφάνιση της μορφοποίησης.
SHIFT+F7	Εμφάνιση του πλαισίου εργασιών Θησαυρός.
SHIFT+F12 ή CTRL+S	Αποθηκεύει τις αλλαγές στο έγγραφο. Αν είναι νέο έγγραφο εμφανίζει το πλαίσιο Αποθήκευση ως.

Σύνοψη

Θέμα

Συντομεύσεις για το περιβάλλον εργασίας

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα

2.01.015/0151

Έκδοση

12/2/20

Υπάρχει κατάλογος με όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου;

Είναι γεγονός ότι οι περισσότεροι χρήστες του Word χρειάστηκαν κάποια στιγμή μια συντόμευση για να εκτελέσουν μια ενέργεια. Αν εξαιρέσουμε όμως τις γνωστές συντομεύσεις που έχουν γίνει πλέον δεύτερη φύση μας, όπως CTRL+C, CTRL+V, CTRL+B, CTRL+I, και άλλες, για ορισμένες πιο "σπάνιες" λειτουργίες, ένας εύκολος τρόπος να εντοπίσει κάποιος μια συντόμευση είναι αναζητώντας την στο διαδίκτυο. Στις περισσότερες περιπτώσεις δε, οι σελίδες που ασχολούνται με τις συντομεύσεις του Word είναι καλά οργανωμένες και προσφέρουν αρκετές λεπτομέρειες για τη λειτουργία κάθε συντόμευσης. Επομένως, ο εντοπισμός της συντόμευσης μ' αυτόν τον τρόπο είναι μια καλή λύση.

Ωστόσο, το ίδιο το Word έχει τη δυνατότητα να σας παρουσιάσει τις συντομεύσεις που διαθέτει, μ' ένα επιπλέον χαρακτηριστικό: Εκτός από τις ενσωματωμένες συντομεύσεις, καλύπτει όσες από αυτές έχετε τυχόν προσαρμόσει, αλλά και τις συντομεύσεις που έχετε δημιουργήσει εσείς. Με μια προειδοποίηση: Η περιγραφή κάθε συντόμευσης είναι λιτή και σε ορισμένες περιπτώσεις πρέπει να γνωρίζετε από πριν τη διαδικασία που εκτελούν για να εντοπίσετε αυτή που θέλετε.

Για να εμφανίσετε αυτή τη λίστα των συντομεύσεων θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εντολή ListCommands, αλλά εδώ αρχίζουν τα... δύσκολα! Η εντολή δεν υπάρχει στην κορδέλα του Word και σε περιπτώσεις σαν αυτή οι συνηθισμένες λύσεις που προτείνονται είναι δύο (μη βιαστείτε να εφαρμόσετε κάποια από τις δύο αν δεν δείτε και τη συνέχεια):

1. Τοποθετείτε την εντολή στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης:
   • Στις ρυθμίσεις της εργαλειοθήκης θα εντοπίσετε την εντολή "Λίστα εντολών", της κατηγορίας "Εντολές που δεν υπάρχουν στην κορδέλα". Δείτε τη σχετική διαδικασία στο θέμα Προσαρμογή της εργαλειοθήκης γρήγορης πρόσβασης.
2. Αντιστοιχίστε μια συντόμευση πληκτρολογίου στην εντολή:
   • Στις ρυθμίσεις πληκτρολογίου θα εντοπίσετε την εντολή ListCommands της κατηγορίας "Εντολές που δεν υπάρχουν στην κορδέλα". Δείτε τη σχετική διαδικασία στο θέμα Αντιστοίχιση συντόμευσης σε ενέργεια ή λειτουργία του Word.

Και οι δύο προτάσεις είναι καλές, δεν τις θεωρώ όμως κατάλληλες για τη συγκεκριμένη περίπτωση: Επειδή η εντολή πρόκειται να εκτελεστεί μόνο μια φορά, δεν υπάρχει λόγος να "φορτώσετε" την εργαλειοθήκη με αχρείαστα εργαλεία, ούτε να δεσμεύσετε συντομεύσεις που δεν πρόκειται να ξαναχρησιμοποιήσετε. Επιπλέον απαιτεί πρόσθετη και άνευ λόγου διαδικασία η κατάργηση του ενός ή του άλλου, μετά την εκτέλεση της εντολής.

Για να μη σας κρατάω σε αγωνία:

1. Ανοίξτε το Word. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο. Στην πραγματικότητα δεν χρειάζεται να ανοίξετε ούτε ένα κενό έγγραφο. Το Word δημιουργεί πάντοτε αυτόματα ένα νέο έγγραφο όπου θα καταχωρήσει τη λίστα των εντολών με τις συντομεύσεις.
2. Πατήστε τη συντόμευση ALT+F11 για να ανοίξετε τον Visual Basic Editor και στη συνέχεια πατήστε τη συντόμευση CTRL+G για να εμφανίσετε το πλαίσιο Immediate.
3. Στο πλαίσιο πληκτρολογήστε τον επόμενο κώδικα και πατήστε ENTER:

   Application.CommandBars.ExecuteMso("ListCommands")

4. Εμφανίστε το Word (συνήθως παραμένει στο παρασκήνιο μετά την εκτέλεση του κώδικα), όπου έχει εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Παράθεση εντολών.
5. Επιβεβαιώστε ότι είναι επιλεγμένο το πεδίο Τρέχουσες λειτουργίες πληκτρολογίου και κάνετε κλικ στο OK.

   Ίσως χρειαστούν ορισμένα δευτερόλεπτα μέχρι να καταχωρήσει το Word τον πίνακα με τις εντολές και τις συντομεύσεις τους (περίπου 250, στο Word 365). Αποθηκεύστε το έγγραφο για κάθε μελλοντική χρήση.

6. Μπορείτε να κλείσετε το Word. (Ο Visual Basic Editor κλείνει επίσης, καθώς δεν λειτουργεί αυτόνομα.)

Σύνοψη

Θέμα

Υπάρχει κατάλογος με όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου;

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα

2.01.014/0150

Έκδοση

11/2/20

Συντομεύσεις τοποθέτησης του δείκτη

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Με τις ίδιες συντομεύσεις μπορείτε επίσης να επιλέξετε την αντίστοιχη περιοχή κειμένου, αν έχετε ταυτόχρονα πατημένο το πλήκτρο SHIFT.

Πίνακας 1: Συντομεύσεις τοποθέτησης του δείκτη

Πλήκτρο	Μετακίνηση
Αριστερό βέλος	Κατά έναν χαρακτήρα προς τα αριστερά.
Δεξιό βέλος	Κατά έναν χαρακτήρα προς τα δεξιά.
CTRL+Αριστερό βέλος	Κατά μία λέξη προς τα αριστερά.
CTRL+Δεξιό βέλος	Κατά μία λέξη προς τα δεξιά.
CTRL+Επάνω βέλος	Στην αρχή της παραγράφου.
CTRL+Κάτω βέλος	Στην αρχή της επόμενης παραγράφου.
Επάνω βέλος	Στο ίδιο, κατακόρυφα, σημείο της προηγούμενης γραμμής, ή στην προηγούμενη γραμμή σε πίνακα.
Κάτω βέλος	Στο ίδιο σημείο, κατακόρυφα, της επόμενης γραμμής, ή στην επόμενη γραμμή σε πίνακα.
ΤΑΒ	Στο επόμενο κελί σε πίνακα. Ταυτόχρονα επιλέγει τα περιεχόμενα που τυχόν υπάρχουν εκεί.
SHIFT+TAB	Στο προηγούμενο κελί σε πίνακα. Ταυτόχρονα επιλέγει τα περιεχόμενα που τυχόν υπάρχουν εκεί.
End	Στο τέλος της γραμμής.
ALT+ End	Στο τέλος της γραμμής σε πίνακα.
Home	Στην αρχή της γραμμής.
ALT+Home	Στην αρχή γραμμής σε πίνακα.
Page Up	Στο ίδιο, κατακόρυφα, σημείο, μια οθόνη πριν.
Page Down	Στο ίδιο, κατακόρυφα, σημείο, μια οθόνη μετά.
CTRL+Page Up	Στην αρχή της προηγούμενης σελίδας.
ALT+Page Up	Στο πρώτο κελί της τρέχουσας στήλης σε πίνακα.
CTRL+Page Down	Στην αρχή της επόμενης σελίδας.
ALT+Page down	Στο τελευταίο κελί της τρέχουσας στήλης.
CTRL+ALT+Page Up	Στην αρχή του παράθυρου.
CTRL+ALT+Page Down	Στο τέλος του παράθυρου.
CTRL+Home	Στην αρχή του εγγράφου.
CTRL+End	Στο τέλος του εγγράφου.

Σύνοψη

Θέμα

Συντομεύσεις τοποθέτησης του δείκτη

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα

2.01.013/0149

Έκδοση

7/2/20

Πώς θα αξιοποιήσετε την Αυτόματη μορφοποίηση

Η Αυτόματη μορφοποίηση δεν φαίνεται να χρησιμοποιείται συχνά κι ο λόγος μάλλον έχει να κάνει με τη σύγχυση που μπορεί να προκαλεί το Word, καθώς οι ρυθμίσεις της Αυτόματης μορφοποίηση είναι διαθέσιμες στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου, που ρυθμίζεται και η Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση.

Σε γενικές γραμμές, η Αυτόματη μορφοποίηση κάνει του ίδιου είδους αλλαγές όπως και η Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση, αλλά η πρώτη εφαρμόζεται εκ των υστέρων, όταν το κείμενο είναι ήδη γραμμένο. Για παράδειγμα, αν στην Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση δεν έχετε ενεργοποιήσει τη διόρθωση των απλών κλασμάτων (1/2) σε χαρακτήρες κλασμάτων (½), μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτό τη δυνατότητα στη Αυτόματη μορφοποίηση και να κάνετε την αντικατάσταση σε όλο το έγγραφο, εκτελώντας την εντολή σε επόμενο χρόνο.

Μπορείτε να προσαρμόσετε τη λειτουργία της Αυτόματης μορφοποίησης στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση:

1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος.
2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης και στη συνέχεια κάνετε τις επιλογές που θέλετε στην καρτέλα Αυτόματη μορφοποίηση.

   
   Εικ. 1: Επιλογές Αυτόματης μορφοποίησης

   Θεωρώ ότι οι δυνατότητες που προσφέρει η Αυτόματη μορφοποίηση εξηγούνται επαρκώς στο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1) κα θα σας βοηθήσουν να επιλέξτετε αυτές που θα ενεργοποιήσετε ή απενεργοποιήσετε, ώστε να μη χρειάζονται επιπλέον εξηγήσεις.

Ωστόσο, ακόμα κι αν ρυθμίσετε τον τρόπο λειτουργίας της Αυτόματης μορφοποίησης, αυτό δεν σημαίνει ότι θα λειτουργήσει αυτόματα. Θα χρειαστεί να την ενεργοποιήσετε "κατ' απαίτηση", όταν θέλετε να την αξιοποιήσετε. Κι αυτός είναι μάλλον ο δεύτερος λόγος που δεν χρησιμοποιείται συχνά η Αυτόματη μορφοποίηση: Δεν υπάρχει στην κορδέλα του Word. Αν θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε, μια επιλογή είναι να την προσθέσετε στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης. Δείτε τη διαδικασία στη συνέχεια:

Για τους βιαστικούς: Κάνετε Αυτόματη μορφοποίηση του εγγράφου άμεσα, με τη συντόμευση CTRL+ALT+K.

1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές και στη συνέχεια κάνετε κλικ στη σελίδα Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
2. Στο πεδίο Επιλογή εντολών από επιλέξτε Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα και στη συνέχεια εντοπίστε την εντολή Αυτόματη μορφοποίηση (AutoFormat) στη λίστα που εμφανίζεται κάτω από το πεδίο.
3. Πατήστε το κουμπί Προσθήκη για να την προσθέσετε στα περιεχόμενα της Εργαλειοθήκης (δεξιά λίστα).
4. Κάνετε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Τα επόμενα βήματα είναι απλά:

1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να (επανα)μορφοποιήσετε και κάνετε κλικ στο κουμπί Αυτόματης μορφοποίησης που προσθέσατε στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης.

   
   Εικ. 2: Επιλογές εκτέλεσης αυτόματης μορφοποίησης

2. Στο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 2) μπορείτε να προσαρμόσετε πώς θα αντιμετωπιστεί το έγγραφο από το Word:
   • Με την Άμεση αυτόματη μορφοποίηση αφήνετε το Word να κάνει τη μορφοποίηση του εγγράφου σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες (ρυθμίζει τις παραγράφους σύμφωνα με τα στυλ του πρότυπου, αφαιρεί τυχόν κενές παραγράφους (επαναλαμβανόμενα ENTER) κ.λπ.
   • Με την Αυτόματη μορφοποίηση και ανασκόπηση κάθε αλλαγής, το Word κάνει μεν τη μορφοποίηση με τον ίδιο τρόπο αλλά έχετε τη δυνατότητα να δείτε κάθε μία από τις αλλαγές που έχει κάνει και να τις εγκρίνετε ή να τις απορρίψετε.
3. Πατήστε ΟΚ για να κάνετε τη μορφοποίηση του εγγράφου.

Τελειώνοντας να σημειώσω ότι δεν πρέπει να έχετε πολλές απαιτήσεις από το Word. Αν και διορθώνει αρκετά ζητήματα μορφοποίησης, πάντα θα χρειάζεται να "περάσετε άλλο ένα χέρι" το έγγραφο, είτε για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές ή για να επαναφέρετε αλλαγές που δεν έπρεπε να κάνει το Word.

Σύνοψη

Θέμα

Πώς θα αξιοποιήσετε την Αυτόματη μορφοποίηση

Κείμενο

Γιώργος ο Αδαής

Συμβολή

– «AutoFormatting a Document», Allen Wyatt, wordribbon.tips.net

Ταυτότητα

1.01.058/0148

Έκδοση

5/2/20