Τετάρτη, 27 Φεβρουαρίου 2019

Μορφοποίηση κειμένου με το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά

Το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά σας επιτρέπει να μορφοποιήσετε ένα επιλεγμένο κείμενο σε ό,τι έχει σχέση με τη μορφοποίηση χαρακτήρα, όπως η γραμματοσειρά, το μέγεθος, το χρώμα, η υπογράμμιση κ.λπ.

Για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά κάνετε ένα από τα επόμενα:

  • Πατήστε μια από τις συντομεύσεις πληκτρολογίου CTRL+D, ή CTRL+SHIFT+F, ή CTRL+SHIFT+P.
  • Στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης, στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Γραμματοσειρά.

Καρτέλα Γραμματοσειρά


Εικ. 1: Καρτέλα Γραμματοσειρά

Η καρτέλα Γραμματοσειρά αφορά τις ρυθμίσεις εμφάνισης του κειμένου.

  • Γραμματοσειρά
    Επιλέξτε τη γραμματοσειρά που θέλετε. Προσέξτε τις δύο πρώτες επιλογές +Επικεφαλίδες και +Σώμα. Δεν είναι γραμματοσειρές. Αντιπροσωπεύουν τις προεπιλεγμένες γραμματοσειρές επικεφαλίδων και απλού κειμένου που χρησιμοποιεί το τρέχον θέμα. Π.χ. αν επιλέξετε +Σώμα το κείμενο θα μορφοποιηθεί με την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά απλού κειμένου, που χρησιμοποιεί το τρέχον θέμα. Αν αλλάξετε θέμα, το απλό κείμενο θα εμφανιστεί με την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά απλού κειμένου του νέου θέματος.
  • Στυλ
    Επιλέξτε το στυλ του κειμένου (έντονη γραφή, πλάγια κ.λπ.)
  • Μέγεθος
    Επιλέξτε ή πληκτρολογήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς.
    Η τιμή υπολογίζει το μέγεθος του χαρακτήρα κατά την εκτύπωση, όχι στην οθόνη. Γι' αυτό έχει μετρική μονάδα των εκτυπωτών (στιγμές - points, pt), όχι της οθόνης (pixels, px) και είναι: 1pt=1/72 της ίντσας. Άρα ένας χαρακτήρας 12pt θα έχει μέγεθος 12/72 της ίντσας στο χαρτί.
  • Χρώμα γραμματοσειράς
    Επιλέξτε ένα από τα χρώματα της παλέτας ή χρησιμοποιήστε την εντολή Περισσότερα χρώματα για να προσαρμόσετε ένα χρώμα. Αν επιλέξετε ένα από τα χρώματα θέματος, αυτό ενδέχεται να αλλάξει αν αλλάξετε θέμα. Τα βασικά και τα προσαρμοσμένα χρώματα δεν επηρεάζονται από την αλλαγή θέματος.
  • Στυλ υπογράμμισης
    Επιλέξτε τον τρόπο υπογράμμισης. Μπορείτε να υπογραμμίσετε μόνο τις λέξεις ή και το κενό μεταξύ τους. Επίσης επιλέξτε τη μορφή υπογράμμισης (απλή γραμμή, διπλή, διακεκομμένη κ.λπ.).
  • Χρώμα υπογράμμισης
    Ενεργοποιείται όταν ορίσετε στυλ υπογράμμισης. Επιλέξτε το χρώμα που θα έχει η υπογράμμιση. Για την επιλογή του χρώματος ισχύουν όσα αναφέρονται στο χρώμα γραμματοσειράς ανωτέρω.
  • Εφέ
    Επιλέξτε όποια και όσα εφέ θέλετε. Μερικά εφέ αναιρούν κάποια άλλα. Π.χ. Δεν μπορείτε να επιλέξετε ταυτόχρονα Δείκτης και Εκθέτης.

Καρτέλα Για προχωρημένους


Εικ. 2: Καρτέλα Για προχωρημένους

Η καρτέλα Για προχωρημένους ελέγχει τις μετρικές ρυθμίσεις του κειμένου και τις δυνατότητες των γραμματοσειρών OpenType.

  • Κλίμακα
    Αυξάνει ή μειώνει το πλάτος του χαρακτήρα σε ποσοστιαίες τιμές. Το κανονικό πλάτος του χαρακτήρα είναι 100%. Οι μεγαλύτερες τιμές επεκτείνουν το πλάτος, οι μικρότερες το συμπτύσσουν.
  • Απόσταση
    Προεπιλεγμένη τιμή είναι η Κανονική. Επιλέξτε Εκτεταμένη ή Συμπυκνωμένη για να αυξήσετε ή να μειώσετε, αντίστοιχα, την απόσταση μεταξύ των χαρακτήρων. Στη συνέχεια ρυθμίστε επακριβώς την απόσταση στο αντίστοιχο πεδίο Κατά:.
  • Θέση
    Προεπιλεγμένη τιμή είναι η Κανονική. Επιλέξτε Υπερυψωμένη ή Χαμηλωμένη για θέση πάνω ή κάτω, αντίστοιχα από τη βάση της γραμμής κειμένου. Στη συνέχεια ρυθμίστε επακριβώς το ύψος στο αντίστοιχο πεδίο Κατά:.
  • Διαγραμμάτωση
    Ρυθμίζει την απόσταση μεταξύ διάφορων συνδυασμών χαρακτήρων, για να βελτιωθεί η αναγνωσιμότητα του κειμένου. Πληκτρολογήστε στο αντίστοιχο πεδίο από ποιο μέγεθος χαρακτήρα και πάνω θέλετε να ισχύει η διαγραμμάτωση. Δείγμα:

    ο" χωρίς διαγραμμάτωση, ο" με διαγραμμάτωση

Η Απόσταση αυξάνει ή μειώνει την απόσταση μεταξύ όλων των επιλεγμένων χαρακτήρων. Η Διαγραμμάτωση αυξάνει ή μειώνει την απόσταση μόνο μεταξύ ορισμένων συνδυασμών χαρακτήρων.

Δυνατότητες OpenType

Δίψηφα γράμματα: Είναι συνδυασμοί δύο ή περισσότερων χαρακτήρων που αποδίδονται σαν ένας, για να βελτιωθεί η αναγνωσιμότητα ή για να αποδοθεί πιο "καλλιγραφικά" το κείμενο. Τέτοιοι συνδυασμοί είναι τα fi (), ffi (), oe (œ), tz (), vy () κ.ά. Οι γραμματοσειρές OpenType υποστηρίζουν τέσσερις τύπους διψήφων (ligatures):

  • Τυπικά: Σχεδιασμένα για καλύτερη αναγνωσιμότητα. Σ' αυτόν τον τύπο ανήκουν τα "fi", "fl", "ff" κ.λπ.
  • Βάσει περιεχομένου: Σχεδιασμένα για καλύτερη αναγνωσιμότητα, με την καλύτερη δυνατή συνένωση μεταξύ των χαρακτήρων.
  • Προαιρετικά: Σχεδιασμένα περισσότερο για διακοσμητική εμφάνιση παρά για αναγνωσιμότητα.
  • Ιστορικά: Σχεδιασμένα περισσότερο για ιστορικούς λόγους, παρά για αναγνωσιμότητα.

Στα υπόλοιπα πεδία προσφέρονται μερικές στυλιστικές επιλογές που υποστηρίζουν οι γραμματοσειρές OpenType. Θα χρειαστεί να κάνετε διάφορες δοκιμές για να δείτε τις δυνατότητες που έχουν. Ένα παράδειγμα με τη γραμματοσειρά Gabriola, δυστυχώς σε greeklish, γιατί δεν βρήκα γραμματοσειρά από αυτές που είναι διαθέσιμες στα Windows, ή που εγκαθίστανται με το Office, που να υποστηρίζει τους ελληνικούς χαρακτήρες (αν και δεν τις δοκίμασα όλες):


Εικ. 3: Δείγματα στυλιστικών εφέ σε γραμματοσειρά OpenType

Ορισμός ως προεπιλογής

Το κουμπί είναι διαθέσιμο και στις δύο καρτέλες του πλαισίου διαλόγου. Κάνετε κλικ, ώστε οι επιλογές που κάνατε να αποθηκευτούν στο πρότυπο και να χρησιμοποιούνται ως προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, όταν δημιουργείτε ένα καινούργιο έγγραφο. Θα σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε την αποθήκευση, με σχετικό μήνυμα.

Εφέ κειμένου

Το κουμπί είναι διαθέσιμο και στις δύο καρτέλες του πλαισίου διαλόγου. Κάνετε κλικ για να επιλέξετε διάφορα εμφανισιακά χαρακτηριστικά του κειμένου, όπως είναι η εμφάνιση τρισδιάστατου κειμένου, η χρήση σκιάς και αντανάκλασης κ.λπ. Κάνετε διάφορες δοκιμές για να δείτε πώς λειτουργούν αυτά τα εφέ. Οι πιθανοί συνδυασμοί και τα αποτελέσματα που έχουν είναι αδύνατον να αναλυθούν σε ένα άρθρο σαν κι αυτό!

Το ότι το Word έχει αυτά τα εφέ, δεν σημαίνει ότι πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε όλα! Το λέω κι αλλού με διαφορετικά λόγια: Μέτρον άριστον!
Σύνοψη
Θέμα
Μορφοποίηση κειμένου με το πλαίσιο διαλόγου Γραμματοσειρά
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

  Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.01.005/0013
Έκδοση
20/3/10
Αναθεώρηση
27/2/19

Δευτέρα, 25 Φεβρουαρίου 2019

Παρουσίαση της ομάδας Γραμματοσειρά


Εικ. 1: Ομάδα Γραμματοσειρά

Η ομάδα Γραμματοσειρά βρίσκεται στην καρτέλα Κεντρική της κορδέλας και περιλαμβάνει εργαλεία που σας επιτρέπουν να μορφοποιήσετε έναν χαρακτήρα, μια λέξη ή ένα απόσπασμα κειμένου. Τα εργαλεία της ομάδας Γραμματοσειρά προσθέτουν άμεση μορφοποίηση στο κείμενο.

Γραμματοσειρά: Επιλέξτε στο πτυσσόμενο πλαίσιο την οικογένεια γραμματοσειράς. Το πλαίσιο εμφανίζει τις γραμματοσειρές σε τρεις ενότητες:

  1. Γραμματοσειρές θέματος: Οι δύο βασικές γραμματοσειρές (Επικεφαλίδας και απλού κειμένου) του θέματος που χρησιμοποιεί το τρέχον έγγραφο.
  2. Γραμματοσειρές που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα: Οι έως και 10 τελευταίες γραμματοσειρές που χρησιμοποιήθηκαν, καθ' όλη τη λειτουργία του Word και όχι μόνο στο τρέχον έγγραφο.
    Αν δεν χρησιμοποιείτε αυτή την ευκολία υπάρχει τρόπος να καταργήσετε την ομάδα με τις πρόσφατες γραμματοσειρές.
  3. Όλες οι γραμματοσειρές: Όλες οι γραμματοσειρές που είναι διαθέσιμες στον υπολογιστή. Σε αυτές περιλαμβάνονται και οι γραμματοσειρές που δεν είναι ακόμα εγκατεστημένες στον υπολογιστή, αλλά θα εγκατασταθούν αυτόματα αν τις επιλέξετε για χρήση. Αυτές οι γραμματοσειρές συνοδεύονται από το εικονίδιο "κατέβασμα από το σύννεφο" (δική μου ονομασία αλλά νομίζω ότι ταιριάζει).

Μέγεθος γραμματοσειράς: Επιλέξτε μια από τις προεπιλεγμένες τιμές της λίστας ή πληκτρολογήστε στο πλαίσιο την τιμή που θέλετε. Οι τιμές είναι σε pt (point - στιγμή) και ορίζουν το μέγεθος του χαρακτήρα κατά την εκτύπωση. Είναι 1pt=1/72 της ίντσας (0,35χιλ περίπου), επομένως η τιμή 12pt ορίζει μέγεθος χαρακτήρα 12/72 της ίντσας (4,2χιλ περίπου).

Μεγέθυνση γραμματοσειράς: Με κάθε κλικ στο κουμπί αυξάνεται το μέγεθος της γραμματοσειράς. Η μεγέθυνση δεν γίνεται με αύξουσα αριθμητική σειρά, αλλά με βάση τις τιμές που εμφανίζονται στην λίστα του πτυσσόμενου πλαισίου Μέγεθος γραμματοσειράς. Π.χ. μια γραμματοσειρά μεγέθους 28pt, το πάτημα του κουμπιού δεν την αυξάνει στα 29pt αλλά στα 36pt.

Σμίκρυνση γραμματοσειράς: Με κάθε κλικ στο κουμπί μειώνεται το μέγεθος της γραμματοσειράς. Η μείωση δεν γίνεται με φθίνουσα αριθμητική σειρά, αλλά με βάση τις τιμές που εμφανίζονται στην λίστα του πτυσσόμενου πλαισίου Μέγεθος γραμματοσειράς. Π.χ. μια γραμματοσειρά μεγέθους 36pt, το πάτημα του κουμπιού δεν την μειώνει στα 35pt αλλά στα 28pt.

Αλλαγή πεζών - κεφαλαίων: Επιλέξτε από το μενού διάφορες παραλλαγές:

  • Κεφαλαία - πεζά πρότασης
    Μετατρέπει το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης σε κεφαλαίο. Για να λειτουργήσει πρέπει το επιλεγμένο κείμενο να περιλαμβάνει την πρώτη λέξη της πρότασης.
  • Πεζά
    Μετατρέπει όλα τα γράμματα του επιλεγμένου κειμένου σε πεζά. Δυστυχώς, για την ελληνική γλώσσα δεν προσθέτει αυτόματα τους τόνους!
  • Κεφαλαία
    Μετατρέπει όλα τα γράμματα του επιλεγμένου κειμένου σε κεφαλαία. Ευτυχώς αφαιρεί τους τόνους.
  • Μετατροπή κάθε λέξης σε κεφαλαία
    Μετατρέπει το αρχικό γράμμα κάθε λέξης σε κεφαλαίο. Διατηρεί τους τόνους.
  • Εναλλαγή πεζών - κεφαλαίων
    Μετατρέπει τα πεζά σε κεφαλαία και τα κεφαλαία σε πεζά. Δεν μπορώ να φανταστώ πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί αυτή η δυνατότητα. Εξάλλου στα ελληνικά υπάρχει πρόβλημα με τις τονισμένες λέξεις.

Απαλοιφή μορφοποίησης: Αφαιρεί την πρόσθετη μορφοποίηση, ανάλογα με το επιλεγμένο κείμενο, ως εξής:

  • Αν το επιλεγμένο κείμενο είναι μικρότερο της παραγράφου αφαιρεί τις πρόσθετες ιδιότητες μορφοποίησης. Π.χ. αν μια παράγραφος έχει μορφοποιηθεί με στυλ Επικεφαλίδα 1 και σε μια λέξη έχετε δώσει διαφορετικό χρώμα, επιλέγοντας αυτή τη λέξη και πατώντας Απαλοιφή μορφοποίησης θα αφαιρεθεί μόνο το διαφορετικό χρώμα και η λέξη θα επιστρέψει στο χρώμα που έχει το στυλ Επικεφαλίδα 1.
  • Στο ίδιο παράδειγμα αν επιλέξετε όλη την παράγραφο θα αφαιρεθούν τόσο το διαφορετικό χρώμα της λέξης όσο και το στυλ "Επικεφαλίδα 1" της παραγράφου, η οποία τελικά θα "υποβιβαστεί" σε απλό κείμενο (στυλ Βασικό).

Έντονη γραφή: Μετατροπή του επιλεγμένου κειμένου σε έντονη γραφή.

Πλάγια γραφή: Μετατροπή του επιλεγμένου κειμένου σε πλάγια γραφή.

Υπογράμμιση: Κάθε φορά που ανοίγετε το Word, η προεπιλεγμένη μορφή υπογράμμισης είναι η μονή συνεχόμενη γραμμή. Πατήστε το κουμπί για να εφαρμόσετε αυτή τη μορφή ή πατήστε το βελάκι επέκτασης για να επιλέξετε μια διαφορετική. Στο εξής θα εφαρμόζεται η επιλογή σας, μέχρι να επιλέξετε κάποια άλλη μορφή ή μέχρι να κλείσετε και να ξανανοίξετε το Word.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Υπογράμμιση για να υπογραμμίσετε ένα κενό διάστημα, αλλά μπορείτε να υπογραμμίσετε δύο συνεχόμενες λέξεις και το κενό διάστημα μεταξύ τους. Για να υπογραμμίσετε ένα ή περισσότερα κενά διαστήματα, αντί για το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑ χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL+SHIFT+ΔΙΑΣΤΗΜΑ (= διάστημα χωρίς διακοπή). Στη συνέχεια επιλέξτε το και πατήστε το κουμπί Υπογράμμιση.

Διακριτή διαγραφή: Σχεδίαση γραμμής διαμέσου του επιλεγμένου κειμένου, ώστε να φαίνεται σαν διαγραμμένο.

Δείκτης: Δημιουργία μικρών γραμμάτων κάτω από τη γραμμή βάσης του κειμένου.

Εκθέτης: Δημιουργία μικρών γραμμάτων πάνω από τη γραμμή κειμένου.

Εφέ κειμένου: Εφαρμογή αρτιστικών εφέ όπως η σκιά, η λάμψη και η αντανάκλαση. Κάνετε κλικ στο κουμπί για να επιλέξετε μια από τις προεπιλεγμένες μορφές ή να προσαρμόσετε ένα εφέ. Κάνετε διάφορες δοκιμές για να δείτε πώς λειτουργούν αυτά τα εφέ. Οι πιθανοί συνδυασμοί και τα αποτελέσματα που έχουν είναι αδύνατον να αναλυθούν σε ένα άρθρο σαν κι αυτό.

Χρώμα επισήμανσης κειμένου: Κάθε φορά που ανοίγετε το Word, το προεπιλεγμένο χρώμα επισήμανσης είναι το κίτρινο. Πατήστε το κουμπί για να χρησιμοποιήσετε αυτό το χρώμα ή πατήστε το βελάκι επέκτασης για να επιλέξετε ένα διαφορετικό. Στο εξής θα χρησιμοποιείται η επιλογή σας, μέχρι να επιλέξετε κάποιο άλλο χρώμα ή μέχρι να κλείσετε και να ξανανοίξετε το Word.

Επιλέγοντας το κουμπί, ο δείκτης μετατρέπεται σε δείκτη επισήμανσης . Αφού επισημάνετε τη λέξη ή τις λέξεις που θέλετε, για να σταματήσει η επισήμανση πατήστε πάλι το κουμπί ή πατήστε το βελάκι επέκτασης και επιλέξτε Διακοπή επισήμανσης. Για να αφαιρέσετε την επισήμανση από μια λέξη, επιλέξτε την και από το βελάκι επέκτασης του κουμπιού επιλέξτε πάλι το χρώμα που είχατε εφαρμόσει, ή πατήστε Χωρίς χρώμα.

Χρώμα γραμματοσειράς: Την πρώτη φορά που ανοίγετε το Word, το προεπιλεγμένο χρώμα είναι το κόκκινο. Πατήστε το κουμπί για να χρησιμοποιήσετε αυτό το χρώμα ή πατήστε το βελάκι επέκτασης για να επιλέξετε ένα διαφορετικό. Στο εξής θα εφαρμόζεται η επιλογή σας, μέχρι να επιλέξετε κάποιο άλλο χρώμα, ή μέχρι να κλείσετε και να ξανανοίξετε το Word.

Εκ προεπιλογής, τα χρώματα εμφανίζονται χωρισμένα στα Χρώματα θέματος και στα Βασικά χρώματα. Αν στο τρέχον έγγραφο έχετε χρησιμοποιήσει την εντολή Περισσότερα χρώματα για να δημιουργήσετε κάποιο προσαρμοσμένο χρώμα, τότε δημιουργείται και τρίτη ενότητα με τα Πρόσφατα χρώματα. Αν έχετε μορφοποιήσει κείμενο χρησιμοποιώντας κάποια από τα χρώματα θέματος, αυτά πιθανόν να αλλάξουν αν αλλάξετε θέμα. Αντίθετα, τα Βασικά και τα Προσαρμοσμένα χρώματα δεν αλλάζουν.

Στο μενού του εργαλείου Χρώμα γραμματοσειράς υπάρχει επίσης η εντολή Διαβάθμιση, που σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε εφέ εναλλαγής χρωμάτων, είτε επιλέγοντας από την έτοιμη συλλογή, είτε δημιουργώντας δικές σας διαβαθμίσεις.

Σύνοψη
Θέμα
Παρουσίαση της ομάδας Γραμματοσειρά
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.01.004/0012
Έκδοση
16/3/10
Αναθεώρηση
25/2/19

Σάββατο, 23 Φεβρουαρίου 2019

Μετατροπή ελληνικών - αγγλικών χαρακτήρων

Αλλάζετε συχνά γλώσσα πληκτρολογίου κατά τη επεξεργασία ενός κειμένου; Σας έχει τύχει να γράφετε με αγγλικό πληκτρολόγιο, κείμενο που έπρεπε να είναι στα ελληνικά, ή και αντίστροφα;

Αν απαντήσατε ναι σ' αυτές τις δύο ερωτήσεις τότε χρειάζεστε την βοήθειά μου! Και για την ακρίβεια την βοήθεια του κυρίου Αποστολίδη, που φρόντισε, χρόνια πριν, να προσθέσει την μακροεντολή που αναφέρω στη συνέχεια στα εργαλεία που συνόδευαν το Office 97 αν δεν κάνω λάθος.

Sub ChangeLang()
    '
    ' Μετατροπή χαρακτήρων Αγγλικά <--> Ελληνικά
    ' Microsoft Corporation
    ' Συντάκτης: Κυριάκος Αποστολίδης
    '

Dim SelectionSize As Integer
Dim TranslatedSelection As String
Dim CurrentCharacter As String

If Documents.Count = 0 Then Exit Sub

StatusBar = "Παρακαλώ περιμένετε..."

TranslatedSelection = ""

SelectionSize = Selection.Characters.Count
If Selection.Start = Selection.End Then
    MsgBox "Δεν έχετε επιλέξει κείμενο!"
    Exit Sub
End If
For i = 1 To SelectionSize

    CurrentCharacter = Selection.Characters(i)
    If (Selection.Characters(i).LanguageID = wdEnglishUS Or _
        Selection.Characters(i).LanguageID = wdEnglishUK) _
        And i < SelectionSize _
        And (Selection.Characters(i) = ";" Or _
            Selection.Characters(i) = ":") Then

        i = i + 1

        CurrentCharacter = CurrentCharacter & Selection.Characters(i)

      End If
      TranslatedSelection = TranslatedSelection & Translate(CurrentCharacter)
Next

Selection = TranslatedSelection
If (Selection.LanguageID = wdEnglishUS Or Selection.LanguageID = wdEnglishUK) Then
      Selection.LanguageID = wdGreek
Else
      Selection.LanguageID = wdEnglishUS
End If
End Sub

Function Translate(InputStr As String) As String
Dim OutputStr As String

Select Case (InputStr)

' SPACE remains the same (for speed added here)
    Case " ": OutputStr = " "

' Wanted Greek but used English keyboard (lower case)
    Case ";a": OutputStr = "ά"
    Case ";e": OutputStr = "έ"
    Case ";h": OutputStr = "ή"
    Case ";i": OutputStr = "ί"
    Case ";o": OutputStr = "ό"
    Case ";y": OutputStr = "ύ"
    Case ";v": OutputStr = "ώ"

    Case ":i": OutputStr = "ϊ"
    Case ":y": OutputStr = "ϋ"

    Case "q": OutputStr = ";"
    Case "w": OutputStr = "ς"
    Case "e": OutputStr = "ε"
    Case "r": OutputStr = "ρ"
    Case "t": OutputStr = "τ"
    Case "y": OutputStr = "υ"
    Case "u": OutputStr = "θ"
    Case "i": OutputStr = "ι"
    Case "o": OutputStr = "ο"
    Case "p": OutputStr = "π"
    Case "a": OutputStr = "α"
    Case "s": OutputStr = "σ"
    Case "d": OutputStr = "δ"
    Case "f": OutputStr = "φ"
    Case "g": OutputStr = "γ"
    Case "h": OutputStr = "η"
    Case "j": OutputStr = "ξ"
    Case "k": OutputStr = "κ"
    Case "l": OutputStr = "λ"
    Case "z": OutputStr = "ζ"
    Case "x": OutputStr = "χ"
    Case "c": OutputStr = "ψ"
    Case "v": OutputStr = "ω"
    Case "b": OutputStr = "β"
    Case "n": OutputStr = "ν"
    Case "m": OutputStr = "μ"

' Wanted English but used Greek keyboard (lower case)
    Case "ά": OutputStr = ";a"
    Case "έ": OutputStr = ";e"
    Case "ή": OutputStr = ";h"
    Case "ί": OutputStr = ";i"
    Case "ό": OutputStr = ";o"
    Case "ύ": OutputStr = ";y"
    Case "ώ": OutputStr = ";v"

    Case "ϊ": OutputStr = ":i"
    Case "ϋ": OutputStr = ":y"
    Case "ΐ": OutputStr = "Wi"
    Case "ΰ": OutputStr = "Wy"

    Case ";": OutputStr = "q"
    Case "ς": OutputStr = "w"
    Case "ε": OutputStr = "e"
    Case "ρ": OutputStr = "r"
    Case "τ": OutputStr = "t"
    Case "υ": OutputStr = "y"
    Case "θ": OutputStr = "u"
    Case "ι": OutputStr = "i"
    Case "ο": OutputStr = "o"
    Case "π": OutputStr = "p"
    Case "α": OutputStr = "a"
    Case "σ": OutputStr = "s"
    Case "δ": OutputStr = "d"
    Case "φ": OutputStr = "f"
    Case "γ": OutputStr = "g"
    Case "η": OutputStr = "h"
    Case "ξ": OutputStr = "j"
    Case "κ": OutputStr = "k"
    Case "λ": OutputStr = "l"
    Case "ζ": OutputStr = "z"
    Case "χ": OutputStr = "x"
    Case "ψ": OutputStr = "c"
    Case "ω": OutputStr = "v"
    Case "β": OutputStr = "b"
    Case "ν": OutputStr = "n"
    Case "μ": OutputStr = "m"

' Wanted Greek but used English keyboard (upper case)
    Case ";A": OutputStr = "Ά"
    Case ";E": OutputStr = "Έ"
    Case ";H": OutputStr = "Ή"
    Case ";I": OutputStr = "Ί"
    Case ";O": OutputStr = "Ό"
    Case ";Y": OutputStr = "Ύ"
    Case ";V": OutputStr = "Ώ"

    Case ":I": OutputStr = "Ϊ"
    Case ":Y": OutputStr = "Ϋ"

    Case "Q": OutputStr = ":"
    Case "W": OutputStr = "΅"
    Case "E": OutputStr = "Ε"
    Case "R": OutputStr = "Ρ"
    Case "T": OutputStr = "Τ"
    Case "Y": OutputStr = "Υ"
    Case "U": OutputStr = "Θ"
    Case "I": OutputStr = "Ι"
    Case "O": OutputStr = "Ο"
    Case "P": OutputStr = "Π"
    Case "A": OutputStr = "Α"
    Case "S": OutputStr = "Σ"
    Case "D": OutputStr = "Δ"
    Case "F": OutputStr = "Φ"
    Case "G": OutputStr = "Γ"
    Case "H": OutputStr = "Η"
    Case "J": OutputStr = "Ξ"
    Case "K": OutputStr = "Κ"
    Case "L": OutputStr = "Λ"
    Case "Z": OutputStr = "Ζ"
    Case "X": OutputStr = "Χ"
    Case "C": OutputStr = "Ψ"
    Case "V": OutputStr = "Ω"
    Case "B": OutputStr = "Β"
    Case "N": OutputStr = "Ν"
    Case "M": OutputStr = "Μ"

' Wanted English but used Greek keyboard (upper case)
    Case ":": OutputStr = "Q"
    Case "΅": OutputStr = "W"
    Case "Ε": OutputStr = "E"
    Case "Ρ": OutputStr = "R"
    Case "Τ": OutputStr = "T"
    Case "Υ": OutputStr = "Y"
    Case "Θ": OutputStr = "U"
    Case "Ι": OutputStr = "I"
    Case "Ο": OutputStr = "O"
    Case "Π": OutputStr = "P"
    Case "Α": OutputStr = "A"
    Case "Σ": OutputStr = "S"
    Case "Δ": OutputStr = "D"
    Case "Φ": OutputStr = "F"
    Case "Γ": OutputStr = "G"
    Case "Η": OutputStr = "H"
    Case "Ξ": OutputStr = "J"
    Case "Κ": OutputStr = "K"
    Case "Λ": OutputStr = "L"
    Case "Ζ": OutputStr = "Z"
    Case "Χ": OutputStr = "X"
    Case "Ψ": OutputStr = "C"
    Case "Ω": OutputStr = "V"
    Case "Β": OutputStr = "B"
    Case "Ν": OutputStr = "N"
    Case "Μ": OutputStr = "M"

    Case Else: OutputStr = InputStr

End Select

Translate = OutputStr

End Function

Αν δεν ξέρετε τι να κάνετε με τον κώδικα δείτε το θέμα Πώς θα χρησιμοποιήσω τον κώδικα μιας μακροεντολής.

Σύνοψη
Θέμα
Μετατροπή ελληνικών - αγγλικών χαρακτήρων
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
2.02.004/0011
Έκδοση
10/3/10
Αναθεώρηση
23/2/19

Τετάρτη, 20 Φεβρουαρίου 2019

Αντιγραφή και επικόλληση με το Πρόχειρο του Office

Το Πρόχειρο του Office σας επιτρέπει να αντιγράψετε πολλά στοιχεία από ένα ή περισσότερα προγράμματα και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε σε ένα έγγραφο του Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε έναν πίνακα από ένα βιβλίο του Excel, μια εικόνα από μια ιστοσελίδα, έναν τίτλο από ένα έγγραφο του Word και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε όλα μαζί σε ένα νέο έγγραφο του Word.

Πώς λειτουργεί το Πρόχειρο του Office

Το Πρόχειρο του Office είναι ένας προσωρινός αποθηκευτικός χώρος, που ενεργοποιείται αμέσως μόλις ανοίξει μια εφαρμογή του Office (Word, Excel, PowerPoint κ.λπ.). Τη στιγμή που ενεργοποιείται, ελέγχει το πρόχειρο των Windows αν υπάρχει ήδη εκεί κάποιο στοιχείο από προηγούμενη αποκοπή ή αντιγραφή (πριν ανοίξει η εφαρμογή του Office) και το στοιχείο αυτό, μαζί με όσα στοιχεία κάνετε αποκοπή ή αντιγραφή στη συνέχεια, τα συγκεντρώνει σε μια συλλογή, που είναι διαθέσιμη μέχρι να κλείσετε όλες τις εφαρμογές του Office.

Εικ. 1: Πρόχειρο του Office

Το Πρόχειρο του Office μπορεί να αποθηκεύσει μέχρι 24 στοιχεία, τα οποία εμφανίζει με χρονολογική σειρά, με πρώτη την πιο πρόσφατη και τελευταία την πιο παλιά αντιγραφή. Για κάθε νεότερο δε στοιχείο μετά τα 24, η νεότερη αντιγραφή καταργεί την παλαιότερη.

Για να αποθηκεύσει αυτά τα στοιχεία το Πρόχειρο του Office δεσμεύει ένα ποσό από τη μνήμη RAM του υπολογιστή, το ακριβές μέγεθος όμως δεν είναι γνωστό. Κατ' άλλους χρησιμοποιεί το 1/16 της μνήμης ενώ κατ' άλλους το όριο δεν είναι ίδιο σε όλες τις εκδόσεις του Office. Τέλος, παλαιότερο άρθρο της Microsoft (επί εποχής Office 2010) ανέφερε ότι το Πρόχειρο χρησιμοποιεί 4ΜΒ μνήμης αν η μνήμη RAM είναι μέχρι 64MB και 8ΜΒ αν η RAM είναι μεγαλύτερη. Δεν ξέρω αν ισχύει και στις νεότερες εκδόσεις.

Σε κάθε περίπτωση, η χωρητικότητα του Πρόχειρου του Office είναι πεπερασμένη, με αποτέλεσμα, μερικές φορές, να μην μπορεί να αποθηκεύσει άλλα στοιχεία, ακόμα και πριν συμπληρωθεί το όριο των 24 στοιχείων. Σ' αυτές τις περιπτώσεις, όταν αντιγράφετε ένα στοιχείο (και εφόσον δεν έχετε αλλάξει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις), στην περιοχή ειδοποιήσεων της γραμμής εργασιών των Windows εμφανίζεται το ενημερωτικό μήνυμα: "Το στοιχείο δε συλλέχθηκε. Διαγράψτε στοιχεία για να αυξήσετε τον διαθέσιμο χώρο".

Μήνυμα αδυναμίας θα εμφανιστεί επίσης αν το αντικείμενο που αντιγράφετε δεν υποστηρίζεται από το Πρόχειρο του Office. Π.χ. δεν μπορεί να αποθηκεύσει την αντιγραφή ενός αρχείου από την Εξερεύνηση των Windows.

Προβολή του Πρόχειρου του Office

Για να εμφανίσετε το Πρόχειρο, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης, στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Πρόχειρο. Σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις, ταυτόχρονα με την εμφάνιση του Πρόχειρου, ένα εικονίδιο τοποθετείται στην περιοχή ειδοποιήσεων της γραμμής εργασιών των Windows.

Ρύθμιση του Πρόχειρου του Office

Για να προσαρμόσετε τον τρόπο λειτουργίας του Πρόχειρου:

  1. Στο Πρόχειρο κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
  2. Στο μενού επιλογών ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τις επιλογές που θέλετε.

Χρήση του Πρόχειρου του Office

Για να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση:

  1. Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θα κάνετε την επικόλληση.
  2. Αντιγράψτε τα στοιχεία που θέλετε, είτε από το ίδιο έγγραφο, είτε από άλλες εφαρμογές.
  3. Εμφανίστε το Πρόχειρο αν δεν εμφανίζεται ήδη και στη συνέχεια κάνετε ένα από τα επόμενα:
    • Κάνετε κλικ σε ένα στοιχείο που θέλετε να επικολλήσετε.
    • Κάνετε κλικ στο κουμπί Επικόλληση όλων για να κάνετε επικόλληση όλων των στοιχείων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν έχετε αντιγράψει μορφοποιημένο κείμενο, π.χ. μια παράγραφο με στυλ επικεφαλίδας, η μορφοποίηση δεν εμφανίζεται στο Πρόχειρο. Θα αποδοθεί στο κείμενο κατά την επικόλληση.

Για να διαγράψετε ένα στοιχείο από το Πρόχειρο:

Τοποθετήστε προσωρινά τον δείκτη στο στοιχείο και από το βελάκι που εμφανίζεται επιλέξτε Διαγραφή.

Για να διαγράψετε όλα τα στοιχεία από το Πρόχειρο:

Κάνετε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή όλων.

Τερματισμός λειτουργίας του Πρόχειρου του Office

Για να τερματίσετε τη λειτουργία του Πρόχειρου κλείστε όλες τις εφαρμογές του Office. Εναλλακτικά:

  1. Στο πλαίσιο εργασιών Πρόχειρο κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές και ενεργοποιήστε την εντολή Εμφάνιση του εικονιδίου του Πρόχειρου του Office στη γραμμή εργασιών.
  2. Στη γραμμή εργασιών κάνετε δεξιό κλικ στο εικονίδιο του Πρόχειρου και από το μενού επιλέξτε την εντολή Διακοπή συλλογής.

    Ταυτόχρονα κλείνει και το πλαίσιο εργασιών Πρόχειρο στο Word.

Σύνοψη
Θέμα
Αντιγραφή και επικόλληση με το Πρόχειρο του Office
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Use the Office Clipboard», Office Online Support

Ταυτότητα
1.01.003/0010
Έκδοση
4/3/10
Αναθεώρηση
20/2/19

Δευτέρα, 18 Φεβρουαρίου 2019

Χρήση της Ειδικής επικόλλησης

Με την ειδική επικόλληση έχετε τη δυνατότητα όχι μόνο να επιλέξετε τη μορφοποίηση που θα έχει το αντικείμενο μετά την επικόλλησή του στον προορισμό, αλλά και, σε πολλές περιπτώσεις, τον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ της προέλευσης και του προορισμού.

Οι δυνατότητες της ειδικής επικόλλησης είναι διαθέσιμες στο ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, που μπορείτε να εμφανίσετε με ένα από τα επόμενα:

  • Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL+ALT+V.
  • Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης κάτω από το κουμπί Επικόλληση στην καρτέλα Κεντρική και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Ειδική επικόλληση.


Εικ. 1: Πλαίσιο Ειδική επικόλληση

Στο πλαίσιο Ειδική επικόλληση (εικ. 1) πρώτα επιλέγετε τη μορφή επικόλλησης από τη λίστα του πεδίου Ως. Οι μορφές επικόλλησης που εμφανίζονται στο πεδίο Ως δεν είναι πάντοτε οι ίδιες κι αυτό εξαρτάται από τρεις παράγοντες:

  • Το είδος του στοιχείου που έχει αντιγραφεί (κείμενο, πίνακας, εικόνα κ.λπ.).
  • Τη μορφοποίηση που είχε το στοιχείο κατά την αντιγραφή.
  • Την εφαρμογή από την οποία έχει γίνει η αντιγραφή.

Τα πεδία Επικόλληση σύνδεσης και Εμφάνιση ως εικονιδίου ενεργοποιούνται ή όχι ανάλογα με τη μορφή επικόλλησης που επιλέξατε.

Για κάθε επιλογή που κάνετε, στο κάτω μέρος του πλαισίου εμφανίζεται μια περιγραφή με τα αποτελέσματα που θα έχει αυτή. Ο επόμενος πίνακας δίνει μια περιγραφή των πιο συνηθισμένων επιλογών.

Πίνακας 1: Μορφές ειδικής επικόλλησης

Επιλογή Περιγραφή

Μη μορφοποιημένο κείμενο

Επικόλληση ως απλό κείμενο. Γραφικά, πίνακες και απ' ευθείας μορφοποίηση δεν μεταφέρονται. Η προσαρμοσμένη αλλαγή γραμμής (SHIFT+ENTER) μετατρέπεται σε αλλαγή παραγράφου (ENTER). Χρησιμοποιήστε αυτή τη μορφή, όταν και το υπόλοιπο κείμενο του εγγράφου όπου γίνεται η επικόλληση είναι χωρίς μορφοποίηση, ή όταν θέλετε να ρυθμίσετε εσείς τη μορφοποίηση του στοιχείου, μετά την επικόλληση.

Μη μορφοποιημένο κείμενο Unicode

Πρακτικά έχει το ίδιο αποτέλεσμα όπως και η επιλογή Μη μορφοποιημένο κείμενο. Ίσως να έχει καλύτερα αποτελέσματα όταν έχετε αντιγράψει κείμενο με διαφορετική κωδικοσελίδα (π.χ. OEM 737 (437G) ή ISO 8859-7) αν και δοκίμασα να το επιβεβαιώσω χωρίς αποτέλεσμα.

Μορφοποιημένο κείμενο (RTF)

Κατά την επικόλληση διατηρείται η βασική μορφοποίηση κειμένου και παραγράφου. Χρησιμοποιήστε την επιλογή αυτή αν θέλετε να διατηρήσετε την έντονη ή πλάγια γραφή, τον τύπο και το μέγεθος της γραμματοσειράς, τις εσοχές και τα διαστήματα παραγράφου, και άλλες βασικές μορφοποιήσεις που τυχόν είχε το στοιχείο στην προέλευση.

Μορφή HTML

Κατά την επικόλληση το στοιχείο διατηρεί τη μορφοποίηση και τη δομή που είχε. Για να εμφανίσει το στοιχείο, το Word χρησιμοποιεί τον τρόπο σύνταξης των ιστοσελίδων (σύνταξη σε HTML και μορφοποίηση σε CSS).

Εικόνα (μετα-αρχείο των Windows)

Το στοιχείο μετατρέπεται σε εικόνα wmf. Οι εικόνες wmf ανήκουν στην κατηγορία των ανυσματικών (vector) εικόνων. Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθός τους χωρίς απώλειες στην εμφάνιση και την ευκρίνειά τους. Ωστόσο, μετά την επικόλλησή του στοιχείου δεν μπορείτε να το επεξεργαστείτε με το Word, ακόμα κι αν είναι κείμενο. Θα χρειαστείτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων.

Εικόνα (εμπλουτισμένο μετα-αρχείο)

Το στοιχείο μετατρέπεται σε εικόνα emf, και η επιλογή λειτουργεί όπως και η επιλογή Εικόνα (μετα-αρχείο των Windows). Η μορφή emf είναι ένας πιο εξελιγμένος τύπος του wmf.

Εικόνα bitmap

Η επικόλληση γίνεται ως εικόνα bitmap. Αυτός ο τύπος εικόνας καταλαμβάνει πολύ χώρο στον δίσκο και καταναλώνει πολλή μνήμη του υπολογιστή, αλλά είναι ακριβώς όπως εμφανίζεται στην οθόνη. Όπως και με τα μετα-αρχεία, για την επεξεργασία του στοιχείου μετά την επικόλληση θα χρειαστείτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνων.

Αντικείμενο

Πολλές φορές αναφέρεται και το όνομα της εφαρμογής, π.χ. "Φύλλο εργασίας του Microsoft Excel ως αντικείμενο". Η επιλογή είναι διαθέσιμη όταν η εφαρμογή απ' όπου έγινε η αντιγραφή υποστηρίζει Σύνδεση και Ενσωμάτωση Αντικειμένου (OLE).

  • Σε συνδυασμό με την εντολή Επικόλληση έχει ως αποτέλεσμα το στοιχείο να ενσωματώνεται στο έγγραφο.
  • Σε συνδυασμό με την εντολή Επικόλληση σύνδεσης έχει ως αποτέλεσμα να δημιουργείται μια δυναμική επικοινωνία μεταξύ της προέλευσης και του προορισμού, ώστε οι αλλαγές που γίνονται στην προέλευση να εμφανίζονται αυτόματα και στον προορισμό.

Ανάλογα με τη μορφή επικόλλησης που επιλέγετε, έχετε τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε το πεδίο Εμφάνιση ως εικονιδίου, ώστε στη θέση του στοιχείου να εμφανίζεται ένα εικονίδιο. Μετά την επικόλληση θα μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο για να εμφανίζετε το αντικείμενο στο πρόγραμμα προέλευσης και να το επεξεργάζεστε.

Κάνετε κλικ στο κουμπί Αλλαγή εικονιδίου αν θέλετε να επιλέξετε διαφορετικό εικονίδιο ή να επεξεργαστείτε τη λεζάντα.

Σύνοψη
Θέμα
Χρήση της Ειδικής επικόλλησης
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Paste Special», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.01.002/0009
Έκδοση
1/3/10
Αναθεώρηση
18/2/19

Σάββατο, 16 Φεβρουαρίου 2019

Σύνδεση και ενσωμάτωση αντικειμένου

Περιγραφή

Σύνδεση και Ενσωμάτωση είναι δύο λειτουργίες που υποστηρίζουν τα προγράμματα με δυνατότητες OLE. Αυτές οι δυνατότητες, σας επιτρέπουν να εισάγετε ένα αντικείμενο από ένα πρόγραμμα (προέλευση - server) σε ένα άλλο (προορισμός - client) ακόμα κι αν το δεύτερο δεν υποστηρίζει τον τύπο του αντικειμένου. Π.χ. το Word δεν μπορεί να δημιουργήσει μια διαφάνεια όπως το PowerPoint, μπορεί όμως να "δεχθεί" την διαφάνεια.

Κατά τη σύνδεση και ενσωμάτωση του αντικειμένου δημιουργείται μια σχέση επικοινωνίας μεταξύ της προέλευσης και του προορισμού, και γι' αυτόν τον λόγο, το πρόγραμμα προέλευσης πρέπει να παραμείνει ανοικτό όσο διαρκεί η διαδικασία εισαγωγής του αντικειμένου. Π.χ. Όταν αντιγράψετε έναν πίνακα του Excel και στην συνέχεια κλείσετε το Excel, το αντικείμενο παραμένει μεν στο Πρόχειρο, αλλά αν θελήσετε να το κάνετε επικόλληση στο Word θα είναι διαθέσιμες όλες οι συνηθισμένες μορφές επικόλλησης, όχι όμως η επικόλληση ως αντικείμενο του Excel.

Οι βασικότερες διαφορές ανάμεσα σε συνδεδεμένα και ενσωματωμένα αντικείμενα βρίσκονται στη θέση που αποθηκεύονται τα δεδομένα και στον τρόπο ενημέρωσής τους, αφού τα τοποθετήσετε στο αρχείο προορισμού:

Συνδεδεμένα αντικείμενα:
Σ' ένα συνδεδεμένο αντικείμενο, οι πληροφορίες ενημερώνονται μόνο όταν τροποποιείτε το αρχείο προέλευσης. Αν στη συνέχεια ανοίξετε το αρχείο που περιέχει το συνδεδεμένο αντικείμενο (προορισμός), αυτό θα έχει ενημερωθεί με τις αλλαγές της προέλευσης. Όταν μάλιστα το αρχείο προορισμού είναι ανοικτό ταυτόχρονα με το αρχείο προέλευσης, η ενημέρωση των αλλαγών γίνεται σε πραγματικό χρόνο.

Ενσωματωμένα αντικείμενα:
Σ' ένα ενσωματωμένο αντικείμενο, οι πληροφορίες στο αρχείο προορισμού δεν αλλάζουν όταν τροποποιείτε το αρχείο προέλευσης. Τα ενσωματωμένα αντικείμενα γίνονται τμήματα του αρχείου προορισμού και από τη στιγμή που θα εισαχθούν δεν είναι πια τμήματα του αρχείου προέλευσης. Ωστόσο, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε ένα ενσωματωμένο αντικείμενο για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα που περιέχει. Ανάλογα με τον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ των προγραμμάτων προέλευσης και προορισμού, σε ορισμένες περιπτώσεις μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα "μέσα" στο πρόγραμμα - προορισμός, ενώ σε άλλες το πρόγραμμα - προορισμός εμφανίζει το ενσωματωμένο αντικείμενο στο πρόγραμμα - προέλευση. Π.χ. στο Word 2010 αν κάνετε διπλό κλικ σε ένα ενσωματωμένο βιβλίου του Excel η επεξεργασία του γίνεται μέσα στο Word: H κορδέλα του Excel αντικαθιστά την κορδέλα του Word ώστε να έχετε διαθέσιμα τα εργαλεία που χρειάζονται για την επεξεργασία του βιβλίου.

Πλεονεκτήματα - μειονεκτήματα

Τα συνδεδεμένα δεδομένα αποθηκεύονται στο αρχείο προέλευσης. Στο αρχείο προορισμού αποθηκεύεται μόνο η θέση του αρχείου προέλευσης και εμφανίζεται μια αναπαράσταση των συνδεδεμένων δεδομένων. Γι' αυτό, το αρχείο προορισμού είναι μικρότερου μεγέθους, απ' ότι θα ήταν αν είχε γίνει ενσωμάτωση του αντικειμένου. Από την άλλη, αυτή η εξάρτηση μεταξύ των αρχείων προέλευσης και προορισμού καθιστά δύσκολη έως αδύνατη τη μεταφορά τους σε άλλον υπολογιστή. Π.χ. Αν κατά την εισαγωγή ενός πίνακα του Excel σε ένα έγγραφο του Word, το αρχείο προέλευσης ήταν αποθηκευμένο στη θέση F:\Φάκελος1\αρχείο.xlsx το Word θα αποθηκεύσει αυτή τη θέση και σ' αυτή τη θέση θα το "αναζητήσει" αν μεταφέρετε το αρχείο του Word σε έναν άλλον υπολογιστή. Άρα κατά τη μεταφορά θα πρέπει να μεταφέρετε και τα δύο αρχεία, με το αρχείο προορισμού μάλιστα να τοποθετείται στην ίδια θέση (path) που ήταν και κατά τη διαδικασία της σύνδεσης του αντικειμένου.

Τα ενσωματωμένα δεδομένα αποθηκεύονται στο αρχείο προορισμού. Μετά την ενσωμάτωση το αντικείμενο παύει να επικοινωνεί με την προέλευση, με αποτέλεσμα να μην ενημερώνεται πλέον με τις αλλαγές που γίνονται στην προέλευση. Τα ενσωματωμένα αντικείμενα δημιουργούν αρχεία μεγάλου μεγέθους, καθώς το πρόγραμμα εκτός από τα δεδομένα είναι υποχρεωμένο να "θυμάται" και τον τρόπο λειτουργίας του προγράμματος προέλευσης, ώστε να επιτρέπει την επεξεργασία του αντικειμένου. Ωστόσο, αυτό μπορεί να θεωρηθεί και ως πλεονέκτημα, καθώς το αντικείμενο δεν εξαρτάται από το αρχείο προέλευσης και επομένως το αρχείο προορισμού μπορεί να μεταφερθεί εύκολα από έναν υπολογιστή σε έναν άλλο.

Τόσο η σύνδεση όσο και η ενσωμάτωση έχουν πρόβλημα με το μέγεθος, την έκταση που καταλαμβάνει στη σελίδα του εγγράφου. Το αντικείμενο δεν προσαρμόζεται στο μέγεθος της σελίδας του Word. Αντίθετα, τα δεδομένα που είναι εκτός των περιθωρίων της σελίδας δεν θα εμφανίζονται. Πρέπει να βρείτε άλλους τρόπους να μειώσετε την έκταση του αντικειμένου. Π.χ. να το τροποποιήσετε όσο ακόμα βρίσκεται στην προέλευση, πριν το κάνετε εισαγωγή στο έγγραφο. Ή να το διαιρέσετε σε τμήματα και να εισάγετε κάθε τμήμα σαν ξεχωριστό αντικείμενο.

Σύνοψη
Θέμα
Σύνδεση και ενσωμάτωση αντικειμένου
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Linked objects and embedded objects», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
2.04.001/0008
Έκδοση
24/2/10
Αναθεώρηση
16/2/19

Τρίτη, 12 Φεβρουαρίου 2019

Γνωριμία με τον Visual Basic Editor

Αν έχετε δημιουργήσει ήδη κάποια μακροεντολή χρησιμοποιώντας το εργαλείο καταγραφής μακροεντολών του Word, θα διαπιστώσατε ότι δεν χρειάζετε να έχετε γνώσεις προγραμματισμού. Το Word καταγράφει τις ενέργειες που κάνετε και τις μετατρέπει αυτόματα σε κώδικα, γραμμένον σε Visual Basic for Applications (VBA).

Βέβαια, η εκμάθηση της γλώσσας VBA είναι πέρα από τα όρια του παρόντος, αλλά είναι χρήσιμες μερικές γενικές γνώσεις για τον VB Editor, τo εργαλείο που θα χρησιμοποιήσετε για ό,τι έχει σχέση με την διαχείριση των μακροεντολών.

Ο VB Editor είναι "ενσωματωμένος" στο Word. Δεν μπορείτε να τον εμφανίσετε αν το Word δεν είναι ανοικτό, και δεν μπορείτε να τον διατηρήσετε ανοικτόν, αφού κλείσετε το Word.

Για να εμφανίσετε τον VB Editor: Στην καρτέλα Προγραμματιστής κάνετε κλικ στο κουμπί Visual basic.

Η καρτέλα Προγραμματιστής δεν εμφανίζεται στην κορδέλα

Η καρτέλα Προγραμματιστής δεν εμφανίζεται στην κορδέλα λόγω των προκαθορισμένων ρυθμίσεων του Word. Για να ενεργοποιήσετε τη εμφάνισή της:

  1. Από την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές και στη συνέχεια εμφανίστε τη σελίδα Προσαρμογή κορδέλας.
  2. Στη λίστα με τις κύριες καρτέλες κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής για να το ενεργοποιήσετε.
  3. Κάνετε κλικ στο ΟΚ για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.


Εικ. 1: VB Editor

Τα πιο βασικά από τα εργαλεία που εμφανίζονται, όταν ανοίγετε τον VB Editor (εικ. 1) είναι τα πλαίσια Project Explorer και Properties, καθώς και το παράθυρο κώδικα μακροεντολής. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη εμφάνιση του περιβάλλοντος εργασίας, η οποία όμως εξαρτάται από την κατάσταση που βρισκόταν στην προηγούμενη χρήση του. Π.χ. αν κλείσετε το πλαίσιο Project Explorer, το πλαίσιο θα είναι κλειστό και την επόμενη φορά.

Project Explorer

Ο Project Explorer εμφανίζεται από προεπιλογή στην πάνω αριστερή γωνία του παράθυρου. Αν δεν είναι ορατός χρησιμοποιήστε την συντόμευση CTRL+R, ή από το μενού View επιλέξτε Project Explorer.

Ο Project Explorer εμφανίζει τα projects που είναι ενεργά τη δεδομένη στιγμή. Σ' αυτά ανήκουν εκ προοιμίου το Normal (πρόκειται για το βασικό πρότυπο Normal.dotm), και το τρέχον έγγραφο. Μπορεί επίσης να εμφανίζονται άλλα έγγραφα που τυχόν έχετε ανοικτά, καθώς και άλλα πρότυπα, που είναι συνδεδεμένα με το έγγραφο, ή ενεργοποιούνται αυτόματα (π.χ. ένα καθολικό πρότυπο).

Το κάθε project περιλαμβάνει διάφορα στοιχεία, μεταξύ των οποίων και τις Λειτουργικές μονάδες (modules), με τον κώδικα των μακροεντολών. Ένα project μπορεί να έχει πολλά modules και κάθε module μπορεί να περιέχει τον κώδικα πολλών μακροεντολών. Ο Project Explorer σας επιτρέπει να εντοπίσετε το module που θέλετε και να εργαστείτε μ' αυτό. Π.χ. να το ανοίξετε για να επεξεργαστείτε τον κώδικα, να το αντιγράψετε σε κάποιο άλλο project, ή να το διαγράψετε.

Για να εισαγάγετε ένα module (π.χ. κώδικα που έχετε αποθηκευμένο σε αρχείο):

Για να ανοίξετε ένα module (π.χ. για να επεξεργαστείτε τον κώδικα μιας μακροεντολής):

  • Κάνετε διπλό κλικ στο όνομά του.

Για να δημιουργήσετε ένα module (π.χ. για να καταχωρίσετε σ' αυτό τον κώδικα που σας έχουν στείλει με ένα email):

  1. Κάνετε δεξιό κλικ στο project όπου θα δημιουργηθεί το module.
  2. Στο μενού συντομίας επιλέξτε Insert > Module

Για να αντιγράψετε ένα module (π.χ. σε ένα από τα ενεργά πρότυπα, το οποίο στη συνέχεια θα μεταφέρετε σε άλλον υπολογιστή):

  • Σύρετε το module από το ένα project σε ένα άλλο.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν επιτρέπεται η μεταφορά του module με αποκοπή από το ένα project και επικόλληση σε κάποιο άλλο.

Για να εξαγάγετε ένα module (π.χ. για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, ή να το δώσετε σε κάποιον άλλο):

  1. Κάνετε δεξιό κλικ στο module που θέλετε να εξαγάγετε.
  2. Στο μενού συντομίας επιλέξτε Export file.
  3. Στο πλαίσιο διαλογου Export file επιλέξτε πού θα τοποθετηθεί το αρχείο και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Save.

Για να διαγράψετε ένα module (π.χ. για να διαπιστώσετε αν είναι υπεύθυνο για κάποια δυσλειτουργία που αντιμετωπίζετε με το Word):

  1. Κάνετε δεξιό κλικ στο module και στη συνέχεια επιλέξτε Remove [όνομαModule].
  2. Στο προειδοποιητικό μήνυμα που εμφανίζεται κάνετε ένα από τα επόμενα:
    • Κάνετε κλικ στο κουμπί No αν θέλετε να διαγράψετε το module άμεσα.
    • Κάνετε κλικ στο κουμπί Yes αν θέλετε πριν την οριστική διαγραφή να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του module.

Properties

Το πλαίσιο Properties εμφανίζεται από προεπιλογή κάτω από το πλαίσιο του Project Explorer. Αν δεν είναι ορατό πατήστε F4 ή από το μενού View επιλέξτε Properties Window.

Το πλαίσιο Properties εμφανίζει τις ιδιότητες του στοιχείου που έχετε επιλέξει στον Project Explorer, με την μορφή λίστας, όπου αριστερά είναι το πεδίο (μια ιδιότητα) και δεξιά η τιμή του (η κατάσταση της ιδιότητας). Ειδικά για τα modules, εμφανίζεται το πεδίο (Name) με τιμή το όνομα του module. Αυτό είναι το σημείο που θα χρησιμοποιήσετε όταν θέλετε να μετονομάσετε ένα module.

Για να μετονομάσετε ένα module:

  1. Στον Project explorer επιλέξτε το module.
  2. Στο πεδίο (Name) του πλαισίου Properties διαγράψτε το παλιό όνομα και πληκτρολογήστε αυτό που θέλετε.
  3. Κάνετε κλικ οπουδήποτε έξω από το πλαίσιο Properties για να αποθηκευτεί το νέο όνομα.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για το όνομα επιτρέπονται μόνο γράμματα και αριθμοί. Όχι κενά διαστήματα, όχι ειδικοί χαρακτήρες (*, ", ? κ.λπ.). Δείτε επίσης Ονοματολογία μακροεντολών.

Κώδικας μακροεντολής

Κάνετε διπλό κλικ στο όνομα ενός module για να εμφανίσετε το παράθυρο με τον κώδικα της μακροεντολής ή των μακροεντολών που περιέχει.


Εικ. 2: Κώδικας μακροεντολών

Στην Εικόνα 2, φαίνονται τα περιεχόμενα του module NewMacros, το οποίο περιέχει δύο μακροεντολές με ονόματα allCaps και convertCase. Περισσότερα για τον κώδικα των μακροεντολών και πώς μπορείτε να τον διαχειριστείτε δείτε στο θέμα Διαχωρισμός των μακροεντολών.

Αφού ολοκληρώσετε τις εργασίες σας με τον VB Editor μπορείτε να τον κλείσετε. Οι αλλαγές που κάνατε έχουν μεταφερθεί αυτόματα στο αντίστοιχο πρότυπο ή έγγραφο που επηρεάστηκε και θα αποθηκευτούν μαζί με αυτό, ή θα σας ζητηθεί η αποθήκευσή τους όταν κλείσετε το Word.

Σχόλια

1.
Ο κώδικας της VBA είναι σε μορφή απλού κειμένου. Για την επεξεργασία του αποφύγετε τη χρήση επεξεργαστών κειμένου όπως το Word, καθώς προσθέτουν διάφορα σύμβολα και χαρακτήρες μορφοποίησης που δεν είναι αποδεκτά από τη VBA, με πιο συνηθισμένο την αναδίπλωση των γραμμών. Το πιο εύκολο εργαλείο για επεξεργασία του κώδικα είναι το Σημειωματάριο των Windows. Αν, παρ' όλ' αυτά, επιμείνετε στο Word, κατά την αποθήκευση της επεξεργασίας επιλέξτε Αποθήκευση ως και στον Τύπο αρχείου επιλέξτε Μόνο κείμενο.

2.
Όταν θέλετε να εισαγάγετε ένα αρχείο με τον κώδικα της μακροεντολής, ο VB Editor αναγνωρίζει εκ προεπιλογής αρχεία .bas, .frm και .cls. Για άλλου τύπου αρχεία, όταν εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Import file στο πεδίο File name πληκτρολογήστε *.* και πατήστε ENTER, για να εμφανίσετε όλους τους τύπους αρχείων.

3.
Ορισμένες φορές η εγκατάσταση του Office, δεν δηλώνει σωστή γραμματοσειρά στον VB Editor, με αποτέλεσμα να μην εμφανίζονται σωστά οι ελληνικοί χαρακτήρες και πιθανόν να μη λειτουργεί η μακροεντολή. Αυτό το έχω αντιμετωπίσει στην περίπτωση εγκατάστασης του αγγλικού Office, σε αγγλικά Windows. Για να διορθώσετε τη γραμματοσειρά:

  1. Στον VB Editor από το μενού Tools επιλέξτε Options.
  2. Στην καρτέλα Editor format επιλέξτε μια γραμματοσειρά που καλύπτει τα ελληνικά, όπως η Courier New (Greek). (Συνήθως προτιμούνται οι γραμματοσειρές σταθερού πλάτους, που έχουν καλύτερη εμφάνιση στη στοίχιση του κώδικα).

4.
Αν δοκιμάσατε την προηγούμενη διαδικασία και εξακολουθούν να μην αναγνωρίζονται τα ελληνικά, δοκιμάστε να αλλάξετε τη κωδικοποίηση του αρχείου που περιέχει τον κώδικα:

  1. Ανοίξτε το αρχείο με το Σημειωματάριο των Windows και από το μενού Αρχείο επιλέξτε Αποθήκευση ως.
  2. Στο πεδίο Κωδικοποίηση επιλέξτε ANSI.
  3. Αν θέλετε, χρησιμοποιήστε διαφορετικό όνομα για την αποθήκευση, ώστε να μην αλλοιώσετε το πρωτότυπο αρχείο.
  4. Στον VB Editor διαγράψτε το module με τον προβληματικό κώδικα και κάνετε εισαγωγή τον κώδικα από το αρχείο που προσαρμόσατε.
Σύνοψη
Θέμα
Γνωριμία με τον Visual Basic Editor
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
2.02.003/0007
Έκδοση
13/2/10
Αναθεώρηση
12/2/19

Σάββατο, 9 Φεβρουαρίου 2019

Διαχωρισμός των μακροεντολών

Είναι χρήσιμο να αποθηκεύετε τον κώδικα κάθε μακροεντολής σε ξεχωριστές λειτουργικές μονάδες (modules) για καλύτερη διαχείριση των μακροεντολών. Έτσι, θα μπορείτε π.χ. να μεταφέρετε μεταξύ υπολογιστών μόνο το module με τη μακροεντολή που θέλετε. Επειδή όμως το Word έχει την κακή συνήθεια να αποθηκεύει τον κώδικα όλων των μακροεντολών στο ίδιο module, θα δείτε εδώ τι πρέπει να προσέξετε αν θελήσετε να τακτοποιήσετε αυτή την κατάσταση, και πώς θα χρησιμοποιήσετε με απλά βήματα τον VB Editor γι' αυτή τη δουλειά.

Αν έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν τον VB Editor, πιθανόν να γνωρίζετε ορισμένα βασικά, τουλάχιστον για το περιβάλλον εργασίας ή ίσως και για τον τρόπο που λειτουργεί. Ακόμα όμως κι αν είναι η πρώτη φορά που ασχολείστε μαζί του, η επόμενη διαδικασία δεν χρειάζεται ιδιαίτερες γνώσεις προγραμματισμού. Σαν πρώτο στάδιο όμως, καλό είναι να ξεκινήσετε με τις μακροεντολές που έχουν δημιουργηθεί με το εργαλείο Καταγραφή μαρκοεντολής του Word. Αυτές οι μακροεντολές μετατρέπονται σε κώδικα από το Word με ξεκάθαρη δόμηση, όπου κάθε μακροεντολή αντιστοιχεί σε ένα ολοκληρωμένο μπλοκ κώδικα με αρχή και τέλος. Άλλες μακροεντολές, που έχετε από άλλες πηγές μπορεί να έχουν πιο σύνθετο κώδικα και θα ήταν προτιμότερο να ασχοληθείτε μαζί τους σε επόμενο στάδιο.

Για να ολοκληρώσω το θεωρητικό μέρος, αν είναι η πρώτη φορά που θα ασχοληθείτε με τον VB Editor, καλό είναι να αποκτήσετε μια σχετική οικειότητα με τα βασικά στοιχεία του περιβάλλοντος εργασίας και μερικές γενικές έννοιες, όπως τι είναι project, module, ρουτίνα κ.λπ. Δείτε το θέμα Γνωριμία με τον Visual Basic Editor.

Τα πρώτα βήματα

Επί της διαδικασίας τώρα, ανοίξτε το Word και εμφανίστε τον VB Editor με ένα από τα επόμενα:

  • Πατήστε τη συντόμευση ALT+F11.
  • Στην καρτέλα Προγραμματιστής κάνετε κλικ στο κουμπί Visual Basic.

    Η καρτέλα Προγραμματιστής δεν εμφανίζεται στην κορδέλα

    Η καρτέλα Προγραμματιστής δεν εμφανίζεται στην κορδέλα λόγω των προκαθορισμένων ρυθμίσεων του Word. Για να ενεργοποιήσετε τη εμφάνισή της:

    1. Από την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές και στη συνέχεια εμφανίστε τη σελίδα Προσαρμογή κορδέλας.
    2. Στη λίστα με τις κύριες καρτέλες κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής για να το ενεργοποιήσετε.
    3. Κάνετε κλικ στο ΟΚ για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.


Εικ. 1: Περιβάλλον VB Editor

Εκ προεπιλογής, όταν ανοίγετε τον VB Editor (εικ. 1), εμφανίζονται τα πλαίσια Project Explorer και Properties, καθώς και το παράθυρο με τον κώδικα των μακροεντολών που καταχωρίζει το Word στο module NewMacros. Αν κάποιο από αυτά δεν εμφανίζεται:

  • Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL+R για να εμφανίσετε το πλαίσιο του Project Explorer, ή/και τη συντόμευση F4 για να εμφανίσετε το πλαίσιο Properties.
  • Στον Project Explorer κάνετε διπλό κλικ στο module NewMacros του Normal για να εμφανίσετε το παράθυρο με τον κώδικα.
Modules με όνομα NewMacros, μπορεί να υπάρχουν σε πρότυπα ή/και σε έγγραφα. Το Word δημιουργεί ένα module NewMacros ανάλογα με την θέση αποθήκευσης που επιλέγετε κάθε φορά, κατά την καταγραφή μιας μακροεντολής.


Εικ. 2: Κώδικας μακροεντολών

Η εικόνα δείχνει το παράθυρο με τον κώδικα των μακροεντολών allCaps και convertCase, που είναι καταχωρισμένος στο module NewMacros. Οι μακροεντολές που έχουν δημιουργηθεί με το εργαλείο Καταγραφή μακροεντολής, καταχωρίζονται αυτόματα από το Word σε αυτόνομα μπλοκ κώδικα, γνωστά ως ρουτίνες (routines). Η μακροεντολή αρχίζει με την έκφραση Sub και ολοκληρώνεται με την έκφραση End Sub. Οι γραμμές που αρχίζουν με απόστροφο είναι σχόλια και δεν λαμβάνονται υπ' όψιν κατά την εκτέλεση της μακροεντολής. Συνήθως αφορούν μια εξήγηση για τον τρόπο λειτουργίας του κώδικα που ακολουθεί.

Μεταξύ των μακροεντολών (εικ. 2) ο VB Editor προσθέτει αυτόματα μια διαχωριστική γραμμή. Αυτό σας επιτρέπει με μια γρήγορη ματιά να δείτε πού τελειώνει η μια μακροεντολή και πού αρχίζει η επόμενη και θα σας διευκολύνει στη συνέχεια, για να χωρίσετε τον κώδικα κάθε μακροεντολής σε διαφορετικό module:

ΠΡΟΣΟΧΗ: Για άλλη μια φορά, η διαδικασία που περιγράφεται εδώ αφορά τις μακροεντολές που έχουν δημιουργηθεί με το εργαλείο Καταγραφή μακροεντολής και που το Word καταχωρίζει αυτόματα στο module NewMacros. Δεν καλύπτονται άλλα modules ή άλλος κώδικας που τυχόν έχετε προσθέσει στο NewMacros "με το χέρι".

  1. Στον Project Explorer κάνετε δεξιό κλικ στο Normal και στο μενού συντομίας επιλέξτε Insert > Module.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η πιο συνηθισμένη επιλογή είναι το Normal (το βασικό πρότυπο του Word), ώστε οι μακροεντολές να είναι διαθέσιμες σε όλα τα έγγραφα. Ανάλογα με τη χρήση και τη διαθεσιμότητα που θέλετε να έχουν, μπορείτε να τις αποθηκεύσετε σε άλλο πρότυπο ή σε έγγραφο. Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε Πού καταχωρίζονται οι μακροεντολές.

  2. Με αποκοπή και επικόλληση μεταφέρετε τον κώδικα της πρώτης μακροεντολής από το module NewMacros στο module που μόλις δημιουργήσατε Module1. (Σύμφωνα με την εικόνα 2 ο κώδικας της πρώτης μακροεντολής είναι από το Sub allCaps() έως το End Sub πάνω από τη διαχωριστική γραμμή).
  3. Μια καλή τακτική είναι να αντικαθιστάτε το όνομα Module1 που χρησιμοποιεί αυτόματα ο VB Editor με κάτι πιο περιγραφικό, συνήθως με το όνομα της μακροεντολής. Έτσι:
    1. Στον Project Explorer επιλέξτε το Module1.
    2. Στο πλαίσιο Properties, στο πεδίο (Name) διορθώστε το όνομα σε allCaps.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για το όνομα επιτρέπονται μόνο γράμματα και αριθμοί. Όχι κενά διαστήματα, όχι ειδικοί χαρακτήρες (*, ", ? κ.λπ.). Δείτε επίσης Ονοματολογία μακροεντολών.

  4. Επαναλάβετε τη διαδικασία και για τις υπόλοιπες μακροεντολές του module NewMacros.
  5. Αφού ολοκληρώσετε με την μεταφορά του κώδικα όλων των μακροεντολών μπορείτε να διαγράψετε το module NewMacros. Το Word θα δημιουργήσει καινούργιο, τη επόμενη φορά που θα κάνετε καταγραφή μιας νέας μακροεντολής:
    1. Στον Project Explorer κάνετε δεξιό κλικ στο module NewMacros και στη συνέχεια επιλέξτε Remove NewMacros.
    2. Στο προειδοποιητικό μήνυμα που εμφανίζεται κάνετε κλικ στο κουμπί No για να διαγράψετε το module άμεσα.
      Η δεύτερη επιλογή Yes σας επιτρέπει, πριν τη διαγραφή, να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας. Στη συγκεκριμένη περίπτωση δεν έχει νόημα, εφόσον το module είναι κενό.

Σε επόμενο στάδιο

Όπως ανέφερα ήδη από την αρχή, η διαδικασία τακτοποίησης που περιγράφεται εδώ αφορά τις μακροεντολές που έχουν δημιουργηθεί με το εργαλείο Καταγραφή μακροεντολής, που καταχωρίζονται αυτόματα από το Word στο module NewMacros. Θεώρησα όμως χρήσιμο να αναφέρω δυο τρία σημεία που πρέπει να προσέξετε, αν θέλετε να ασχοληθείτε λίγο περισσότερο με τον κώδικα των μακροεντολών.

Έχετε υπ' όψη σας ότι, ο VB Editor αναγνωρίζει ως τέλος μιας μακροεντολής τη δήλωση τέλους End Sub, ώστε να προσθέσει μια εικονική διαχωριστική γραμμή για να διακρίνετε πιο εύκολα που τελειώνει η μία μακροεντολή και πού αρχίζει η επόμενη. Αυτό όμως ισχύει απόλυτα, μόνο όταν οι μακροεντολές έχουν δημιουργηθεί με το εργαλείο Καταγραφή μακροεντολής. Αν έχετε τον κώδικα μακροεντολής από κάποια άλλη πηγή (κάποιον που γνωρίζει VBA, από ένα email, από ένα site κ.λπ.) το End Sub μπορεί να μη δηλώνει το τέλος της μακροεντολής αλλά το τέλος μιας "ενδιάμεσης" διαδικασίας. Στο επόμενο παράδειγμα, η ρουτίνα AutoExec "καλεί" μια άλλη ρουτίνα (AddPasteSpecial) και επομένως οι δυο ρουτίνες αποτελούν ένα αναπόσπαστο σύνολο, ενώ ο VB Editor θα τις χωρίσει με την διαχωριστική γραμμή:

Sub AutoExec()
    Call AddPasteSpecial
End Sub
- - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Sub AddPasteSpecial()
    Dim cb As CommandBar
    Dim c As CommandBarButton
    ...
End Sub

Στο ανωτέρω παράδειγμα χρησιμοποίησα το κόκκινο για να επισημάνω την επικοινωνία ανάμεσα στις δύο ρουτίνες. Ωστόσο και ο VB Editor χρησιμοποιεί κόκκινη επισήμανση για να δηλώσει ένα σφάλμα του κώδικα. Αν πρόκειται για σφάλμα σύνταξης, λίγες πιθανότητες έχετε να το διορθώσετε χωρίς βοήθεια αν δεν γνωρίζετε VBA. Ορισμένες φορές όμως το σφάλμα οφείλεται στο μέσο μεταφοράς της μακροεντολής και όχι στον συντάκτη. Π.χ. η αποστολή μιας μακροεντολής με email μπορεί να δημιουργήσει ανεπιθύμητες αναδιπλώσεις στις γραμμές του κώδικα, τις οποίες δεν αποδέχεται η VBA και επισημαίνει ως σφάλμα ο VB Editor, όπως στο παράδειγμα:

Do While myRange.Find.Execute
    FieldText = (myRange.Text)
    ActiveDocument.Fields.Add Range:=myRange,
    Type:=wdFieldIncludeText, Text:=FieldText
    myRange.MoveEndUntil cset:=""""""
    myRange.Collapse wdCollapseEnd
    myRange.Select
Loop
...

Έχετε δύο τρόπους για να διορθώσετε το σφάλμα της αναδίπλωσης:

  • "Ενώστε" τις δύο γραμμές σε μία, αφήνοντας ένα κενό διάστημα μετά το κόμμα.
  • Μετά τον τελευταίο χαρακτήρα της πρώτης γραμμής (εδώ το κόμμα) αφήστε ένα κενό διάστημα και πληκτρολογήστε τον χαρακτήρα υπογράμμισης ( _ ), που δηλώνει στη VBA ότι ο κώδικας της μιας γραμμής συνεχίζεται στην επόμενη.

Τέλος να υπενθυμίσω ότι, αφού ολοκληρώσετε τις εργασίες σας με τον VB Editor μπορείτε να τον κλείσετε. Οι αλλαγές που κάνατε έχουν μεταφερθεί αυτόματα στο αντίστοιχο πρότυπο ή έγγραφο που επηρεάστηκε και θα αποθηκευτούν μαζί με αυτό, ή θα σας ζητηθεί η αποθήκευσή τους όταν κλείσετε το Word.

Σύνοψη
Θέμα
Διαχωρισμός των μακροεντολών
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
2.02.002/0006
Έκδοση
8/2/10
Αναθεώρηση
9/2/19

Πέμπτη, 7 Φεβρουαρίου 2019

Πώς θα χρησιμοποιήσω τον κώδικα μιας μακροεντολής;

Ακόμα κι αν δεν έχετε γνώσεις προγραμματισμού, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή με το εργαλείο Καταγραφή μακροεντολής του Word. Εσείς κάνετε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελεί η μακροεντολή και το Word μετατρέπει αυτές τις ενέργειες σε κώδικα.

Επομένως, αν έχετε τον κώδικα έτοιμο από κάποια άλλη πηγή (από έναν γνωστό που ξέρει VBA, τη γλώσσα προγραμματισμού των μακροεντολών, από μια ομάδα συζητήσεων στο διαδίκτυο που απευθυνθήκατε για βοήθεια, από ένα email κ.λπ.), τότε μπορείτε να τον αποθηκεύσετε με τον κατάλληλο τρόπο για να μπορέσετε στη συνέχεια να τον χρησιμοποιήσετε.

Σε μια τέτοια περίπτωση, ο κώδικας θα φτάσει στα χέρια σας με δύο τρόπους: Είτε σε κείμενο (π.χ. ο κώδικας είναι γραμμένος σε κάποιο email), είτε σε αρχείο (π.χ. ο κώδικας είναι αποθηκευμένος σε ένα αρχείο και το αρχείο αυτό πήρατε ως συνημμένο με κάποιο email). Έτσι, ανάλογα με τη μορφή του κώδικα θα ακολουθήσετε διαφορετική διαδικασία για να τον μεταφέρετε στο Word.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Οι μακροεντολές μπορεί να περιέχουν κώδικα που θα βλάψει τον υπολογιστή σας. Μη χρησιμοποιείτε μακροεντολές που δεν γνωρίζετε το περιεχόμενό τους ή δεν εμπιστεύεστε την προέλευσή τους.

Αντιγραφή του κώδικα

Η επόμενη διαδικασία εφαρμόζεται όταν έχετε τον κώδικα σε μορφή κειμένου, αν π.χ. σας τον έχουν στείλει με ένα email. Σ' αυτή την περίπτωση θα αντιγράψετε τον κώδικα από το email και θα τον κάνετε επικόλληση στο Word. Αναλυτικά:

  1. Επιλέξτε τον κώδικα της μακροεντολής που θέλετε να εγκαταστήσετε και αντιγράψτε τον στο Πρόχειρο (CTRL+C).
  2. Ανοίξτε το Word και πατήστε τη συντόμευση ALT+F8 για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Μακροεντολές.
  3. Στο πεδίο Όνομα μακροεντολής γράψτε ένα όνομα για τη μακροεντολή που θα εγκαταστήσετε. Για τους περιορισμούς στο όνομα της μακροεντολής δείτε Ονοματολογία εντολών.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν υπάρχουν ήδη εγκατεστημένες μακροεντολές, στο πεδίο Όνομα μακροεντολής θα εμφανίζεται το όνομα μιας από τις υπάρχουσες μακροεντολές. Διαγράψτε αυτό το όνομα για να γράψετε το όνομα της νέας μακροεντολής που εγκαθιστάτε. Η διαγραφή του ονόματος δεν διαγράφει την αντίστοιχη μακροεντολή.

  4. Στο πεδίο Μακροεντολές σε επιλέξτε αν η μακροεντολή θα αποθηκευτεί στο πρότυπο ή στο έγγραφο. Για τη σωστή επιλογή δείτε Πού καταχωρίζονται οι μακροεντολές.
  5. Πατήστε Δημιουργία. Εμφανίζεται ο VB Editor με το παράθυρο επεξεργασίας του κώδικα μακροεντολής, όπου αναφέρεται το ακόλουθο μπλοκ κώδικα:
    Sub όνομαΜακροεντολής()
      '
      ' όνομαΜακροεντολής Macro
      '
    
    End Sub
  6. Για το επόμενο βήμα θα χρειαστεί να παρατηρήσετε τον κώδικα της μακροεντολής που πρόκειται να χρησιμοποιήσετε, καθώς ορισμένοι καλύπτουν μόνο το εκτελέσιμο μέρος, χωρίς το άνοιγμα/κλείσιμο της ρουτίνας Sub ... End Sub.
    • Αν ο κώδικας περιλαμβάνει το άνοιγμα/κλείσιμο της ρουτίνας διαγράψτε τον κώδικα που υπάρχει στο παράθυρο της μακροεντολής και κάνετε επικόλληση (CTRL+V) τον κώδικα που αντιγράψατε στο πρώτο βήμα.
    • Αν ο κώδικας δεν περιλαμβάνει το άνοιγμα/κλείσιμο της ρουτίνας κάνετε επικόλληση τον κώδικα στην κενή γραμμή ακριβώς πάνω από το κλείσιμο της ρουτίνας End Sub.

Με την ανωτέρω διαδικασία, ο κώδικας της μακροεντολής τοποθετείται στο module NewMacros, το οποίο δημιουργεί αυτόματα το Word. Για την καλύτερη διαχείριση των μακροεντολών προτείνεται η δημιουργία ανεξάρτητων modules με τον κώδικα κάθε μακροεντολής χωριστά. Δείτε Διαχωρισμός των μακροεντολών.

Εναλλακτικά

Η προηγούμενη μέθοδος αντιγραφής και επικόλλησης του κώδικα πολλές φορές δεν λειτουργεί σωστά, όταν ο κώδικας της μακροεντολής περιέχει ελληνικούς χαρακτήρες. Και αυτό γιατί ο VB Editor δεν αναγνωρίζει την κωδικοποίηση που εφαρμόζει το πρόγραμμα προέλευσης (από κει που αντιγράψατε τον κώδικα). Σε τέτοιες περιπτώσεις έχετε δυο δυνατότητες (προτείνεται η δεύτερη):

  • Μετά την αντιγραφή του κώδικα στο βήμα 1, κάνετέ τον επικόλληση σε ένα κενό έγγραφο του Word και αντιγράψτε αυτόν τον κώδικα για να τον κάνετε επικόλληση στον VB Editor όπως λέει το βήμα 6.
  • Μετά την αντιγραφή του κώδικα στο βήμα 1, κάνετέ τον επικόλληση στο Σημειωματάριο των Windows και αποθηκεύστε το με κωδικοποίηση ANSI. Στη συνέχεια εισαγάγετε αυτό το αρχείο στον VB Editor όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

Εισαγωγή αρχείου μακροεντολής

Η επόμενη διαδικασία προϋποθέτει ότι έχετε τον κώδικα της μακροεντολής σε ένα αρχείο, αν π.χ. τον λάβατε ως συνημμένο σε ένα email (θα χρειαστεί να "κατεβάσετε" πρώτα το συνημμένο στον υπολογιστή σας), ή σε έναν οδηγό USB.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν θέλετε να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή πρότυπο, εκτός από το βασικό πρότυπο του Word (Normal.dotm), θα πρέπει να ανοίξετε το συγκεκριμένο αρχείο ή ένα αρχείο που να συνδέεται με το συγκεκριμένο πρότυπο αντίστοιχα. Δείτε επίσης Πού καταχωρίζονται οι μακροεντολές.

  1. Ανοίξτε το Word και πατήστε τη συντόμευση ALT+F11 για να εμφανίσετε τον VB Editor.
  2. Στο πλαίσιο του Project explorer κάνετε δεξιό κλικ στο πρότυπο ή στο αρχείο που θα αποθηκευτεί η μακροεντολή και στη συνέχεια επιλέξτε Import file.
  3. Στο πλαίσιο διαλόγου Import file εντοπίστε το αρχείο που περιέχει τον κώδικα της μακροεντολής και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Open.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ασχέτως από το όνομα του αρχείου και το όνομα της μακροεντολής που περιέχει, μετά την εισαγωγή, το module που δημιουργείται ονομάζεται αυτόματα Module1 (ή Module2 αν το Module1 υπάρχει ήδη), αλλά μπορείτε να το μετονομάσετε.

Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή:

Σύνοψη
Θέμα
Πώς θα χρησιμοποιήσω τον κώδικα μιας μακροεντολής;
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
2.02.001/0005
Έκδοση
30/1/10
Αναθεώρηση
7/2/19

Δευτέρα, 4 Φεβρουαρίου 2019

Το κείμενο δεν αντιγράφεται από το Πρόχειρο στο Word με τη σωστή μορφοποίηση

Αυτό το πρόβλημα εμφανίζεται σύμφωνα με το επόμενο σενάριο:

Αντιγράφετε ένα μορφοποιημένο κείμενο στο Πρόχειρο. Στη συνέχεια χρησιμοποιείτε το κουμπί Επικόλληση στην καρτέλα Κεντρική, ή τη συντόμευση CTRL+V, για να επικολλήσετε το κείμενο σε ένα άλλο σημείο του ίδιου εγγράφου, ή σε ένα άλλο έγγραφο του Word. Κατά την επικόλληση, το κείμενο δεν διατηρεί τη μορφοποίηση προέλευσης.

Αυτό συμβαίνει γιατί και οι δύο αυτοί τρόποι επικόλλησης κάνουν επικόλληση σύμφωνα με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις ρυθμίσεις, ώστε η επικόλληση να γίνεται με τον τρόπο που θέλετε.

Για να ελέγχετε τη μορφοποίηση του κειμένου κάθε φορά που κάνετε επικόλληση, μη χρησιμοποιείτε το κουμπί Επικόλληση ή τη συντόμευση CTRL+V. Αντίθετα, μετά την αντιγραφή χρησιμοποιήστε την Ειδική επικόλληση:

  1. Στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης του εργαλείου Επικόλληση και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Ειδική επικόλληση.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Ειδική επικόλληση επιλέξτε τη μορφοποίηση που θέλετε.

Μπορείτε επίσης να ελέγχετε τη μορφοποίηση του κειμένου μετά την επικόλληση, χρησιμοποιώντας το κουμπί Επιλογές επικόλλησης:

  1. Μετά την επικόλληση κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές επικόλλησης που εμφανίζεται αμέσως μετά την επικόλληση, κάτω από το στοιχείο (κείμενο, εικόνα, πίνακα κ.λπ.) που κάνατε επικόλληση.

    Το κουμπί Επιλογές επικόλλησης δεν εμφανίζεται

    Μπορείτε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε το κουμπί Επιλογές επικόλλησης στις ρυθμίσεις του Word:

    1. Από την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές.
    2. Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Word επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους.
    3. Στην ενότητα Αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση ενεργοποιήστε/απενεργοποιήστε το πεδίο Εμφάνιση κουμπιού "Επιλογές επικόλλησης", όταν επικολλάται περιεχόμενο για να εμφανίσετε/αποκρύψετε αντίστοιχα το κουμπί.
    4. Πατήστε OK για να αποθηκεύσετε τη ρύθμιση.
  2. Στο μενού επικόλλησης που εμφανίζεται επιλέξτε τη μορφοποίηση που θέλετε.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τη μορφή επικόλλησης ως εξής:

  1. Μετά την αντιγραφή κάνετε δεξιό κλικ στο σημείο επικόλλησης.
  2. Στο μενού συντομίας κάνετε κλικ σε μία από τις διαθέσιμες επιλογές επικόλλησης.
Σύνοψη
Θέμα
Το κείμενο δεν αντιγράφεται από το Πρόχειρο στο Word με τη σωστή μορφοποίηση
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
5.01.001/0004
Έκδοση
25/1/10
Αναθεώρηση
4/2/19

Παρασκευή, 1 Φεβρουαρίου 2019

Δημιουργία λίστας κατά κατηγορία με τη Συγχώνευση αλληλογραφίας

Χρησιμοποιήστε την επόμενη διαδικασία, όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο του Word, που θα περιέχει τα δεδομένα ενός πίνακα ταξινομημένα κατά κατηγορία, με βάση ένα πεδίο του πίνακα. Για το παράδειγμα θα χρησιμοποιήσουμε έναν πίνακα του Excel, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν και άλλες μορφές πίνακα, όπως είναι τα αρχεία κειμένου με μορφή csv.

Α. Ρύθμιση του αρχείου προέλευσης

Πελάτης Έδρα Χρέος
ΕΚΔΟΤΙΚΗ ΑΕ Αθήνα 6.400,00 €
ΤΥΠΟΣ ΟΕ Αθήνα 1.600,00 €
Γ. Ανδρέου Αθήνα 680,00 €
ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΑ ΒΟΛΟΥ ΟΕ Βόλος 2.600,00 €
ΕΝΤΥΠΟ ΕΠΕ Θεσσαλονίκη 1.400,00 €
Γ. & Μ. Παλίδης Θεσσαλονίκη 2.000,00 €
Ο ΑΧΑΙΟΣ ΟΕ Πάτρα 880,00 €
ΠΑΤΡΙΝΑ ΝΕΑ ΕΕ Πάτρα 720,00 €

Πίνακας 1: Δεδομένα προέλευσης σε φύλλο Excel

Ταξινομήστε τα δεδομένα, έτσι ώστε να εμφανίζονται μαζί όλες οι εγγραφές που ανήκουν στο πεδίο που θα χρησιμοποιηθεί σαν κατηγορία για την δημιουργία της λίστας. Στο παράδειγμα, το πεδίο αυτό είναι η στήλη Έδρα. Αν έχετε πολλά δεδομένα, ίσως είναι χρήσιμο να κάνετε και δεύτερη ή τρίτη ταξινόμηση, π.χ. για να εμφανίσετε τους πελάτες αλφαβητικά ανά περιοχή, ή να εμφανίσετε το χρέος κατά φθίνουσα σειρά.

Η τελική μορφή που θα έχει το έγγραφο του Word με βάση τα δεδομένα αυτού του πίνακα φαίνεται στην εικόνα 3 κατωτέρω.

Β. Ρύθμιση του κυρίως εγγράφου

  1. Δημιουργήστε ένα νέο κενό έγγραφο του Word.
  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας κάνετε κλικ στο εργαλείο Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Οδηγός Συγχώνευσης αλληλογραφίας.
  3. Στο πλαίσιο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας, στην ενότητα Επιλογή τύπου εγγράφου επιλέξτε Κατάλογος και πατήστε Επόμενο: Έγγραφο εκκίνησης.
  4. Στην ενότητα Επιλογή εγγράφου έναρξης επιλέξτε Χρήση τρέχοντος εγγράφου και πατήστε Επόμενο: Επιλογή παραληπτών.
  5. Στην ενότητα Επιλογή παραληπτών βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η εντολή Χρήση υπάρχουσας λίστας και πατήστε Αναζήτηση για να επιλέξετε το αρχείο του Excel με τα δεδομένα του παραδείγματος.


    Εικ. 1: "Χρεωστικά" είναι ο τίτλος του φύλλου με τον πίνακα στο Excel

  6. Επιλέξτε το φύλλο του Excel που περιέχει τον πίνακα δεδομένων. Επίσης βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Η πρώτη γραμμή δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών είναι ενεργοποιημένη και κάνετε κλικ στο κουμπί OK.
  7. Στο πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένες οι εγγραφές που θέλετε να εμφανίζονται στην λίστα (το Word από προεπιλογή επιλέγει όλες τις εγγραφές) και κάνετε κλικ στο κουμπί OK.
  8. Στο έγγραφο του Word, που είναι ακόμα κενό εισαγάγετε τα πεδία, όπως αναφέρονται στη συνέχεια, προσέχοντας τα εξής:
    • Για να εισάγετε το ζεύγος αγκίστρων του κάθε πεδίου { } πατήστε τον συνδυασμό CTRL+F9. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αντιγράψετε τον κώδικα από εδώ και να τον κάνετε επικόλληση στο Word.
    • Οι ενδείξεις [ENTER] ή [TAB] σημαίνουν ότι πατάτε το αντίστοιχο πλήκτρο.
    • Για να εισαγάγετε το σύμβολο του ευρώ (€) χρησιμοποιήστε τη συντόμευση CTRL+ALT+E.
    • Τα ονόματα των πεδίων Πελάτης, Έδρα και Χρέος πρέπει να γραφούν όπως ακριβώς οι κεφαλίδες του πίνακα προέλευσης.
    • Μεταξύ του κωδικού MERGEFIELD και του ονόματος πεδίου (Πελάτης, Έδρα, Χρέος) μην παραλείπετε το κενό διάστημα.
    { QUOTE{ IF{ MERGESEQ }="1"{ SET Place "" } }"{ IF{ MERGEFIELD Έδρα }<>{ Place }"{ IF{ MERGESEQ }="1" "" "[ENTER]
    " }{ MERGEFIELD Έδρα }{ SET Place{ MERGEFIELD Έδρα } }[ENTER]
    [ENTER]
    " }{ MERGEFIELD Πελάτης }[TAB]{ MERGEFIELD Χρέος \#.0,00 } €[ENTER]
    " }

    ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

    • Μετά το πρώτο ENTER, το πεδίο { MERGEFIELD Έδρα } έχει μορφοποιηθεί με έντονη γραφή, χρησιμοποιώντας το αντίστοιχο κουμπί της καρτέλας Κεντρική. Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα, το μέγεθος της γραμματοσειράς κ.λπ.
    • Μετά το πεδίο της έδρας τα δύο ENTER δεν είναι υποχρεωτικά. Απλά θα κάνουν την έδρα να ξεχωρίζει από τις υπόλοιπες εγγραφές.
    • Μεταξύ των πεδίων Πελάτης και Χρέος ο χαρακτήρας TAB θα βοηθήσει μετά τη δημιουργία της λίστας, για τη στοίχιση των δεδομένων σε δύο στήλες. Θα δείτε το αποτέλεσμα στο τέλος.
    • Στο πεδίο Χρέος έχει προστεθεί ο διακόπτης μορφοποίησης αριθμών \#.0,00, ώστε ο αριθμός να εμφανίζεται με διαχωριστικό χιλιάδων και δύο δεκαδικά ψηφία. Αυτό πρέπει να το δηλώσουμε, γιατί το Word δεν μεταφέρει τη μορφοποίηση που έχουν οι αριθμοί στον πίνακα του Excel.
  9. Συνεχίστε τα τρία επόμενα βήματα του Οδηγού συγχώνευσης χωρίς αλλαγές: Τακτοποίηση του καταλόγου, Προεπισκόπηση του καταλόγου και Ολοκλήρωση της συγχώνευσης.
  10. Στην ενότητα Συγχώνευση πατήστε Σε νέο έγγραφο.
  11. Στο πλαίσιο Συγχώνευση σε νέο έγγραφο βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Όλες και πατήστε OK.


    Εικ. 2: Αποτελέσματα της συγχώνευσης

    Το Word δημιουργεί ένα νέο έγγραφο για να εμφανίσει τα αποτελέσματα της συγχώνευσης (εικ. 2). Μια πινελιά μένει ακόμα για να αξιοποιήσουμε τον χαρακτήρα TAB που είχαμε προνοήσει να προσθέσουμε στη σύνταξη των πεδίων: Επιλέξτε όλο το κείμενο και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Στηλοθέτες για να ορίσετε έναν στηλοθέτη που θα στοιχίσει τις εγγραφές σε δύο στήλες.


    Εικ. 3: Μορφοποίηση των εγγραφών σε στήλες

    Στο παράδειγμα (εικ. 3) χρησιμοποιήθηκε ένας δεκαδικός στηλοθέτης με οδηγό τις τελείες. Βελτιώθηκε αρκετά η εμφάνιση...

Κατηγορίες σε διαφορετική σελίδα

Για τη λίστα του παραδείγματος, η σύνταξη για τη δημιουργία των πεδίων είναι αρκετά ικανοποιητική. Όταν όμως η κάθε κατηγορία περιέχει πολλές εγγραφές, ίσως θα ήταν προτιμότερο να αρχίζει σε διαφορετική σελίδα, ώστε να κάνει τα αποτελέσματα πιο ξεκάθαρα. Σ' αυτή την περίπτωση αλλάξτε τη σύνταξη των πεδίων ως εξής (για να εισαγάγετε το σύμβολο αλλαγής σελίδας πατήστε τη συντόμευση CTRL+ENTER):

{ QUOTE{ IF{ MERGESEQ }="1"{ SET Place "" } }"{ IF{ MERGEFIELD Έδρα } <> { Place }"{ IF{ MERGESEQ }="1" "" "[ENTER]
----------------- αλλαγή σελίδας -----------------
" }{ MERGEFIELD Έδρα }{ SET Place{ MERGEFIELD Έδρα } }[ENTER]
[ENTER]
" }{ MERGEFIELD Πελάτης }[TAB]{ MERGEFIELD Χρέος \#.0,00 } €[ENTER]
" }
Σύνοψη
Θέμα
Δημιουργία λίστας κατά κατηγορία με τη Συγχώνευση αλληλογραφίας
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Use Mail Merge to Create a List Sorted by Category», Office Online Support

Ταυτότητα
2.03.001/0003
Έκδοση
22/1/10
Αναθεώρηση
1/2/19