Το Πρόχειρο του Office σας επιτρέπει να αντιγράψετε πολλά στοιχεία από ένα ή περισσότερα προγράμματα και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε σε ένα έγγραφο του Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιγράψετε έναν πίνακα από ένα βιβλίο του Excel, μια εικόνα από μια ιστοσελίδα, έναν τίτλο από ένα έγγραφο του Word και στη συνέχεια να τα επικολλήσετε όλα μαζί σε ένα νέο έγγραφο του Word.
Πώς λειτουργεί το Πρόχειρο του Office
Το Πρόχειρο του Office είναι ένας προσωρινός αποθηκευτικός χώρος, που ενεργοποιείται αμέσως μόλις ανοίξει μια εφαρμογή του Office (Word, Excel, PowerPoint κ.λπ.). Τη στιγμή που ενεργοποιείται, ελέγχει το πρόχειρο των Windows αν υπάρχει ήδη εκεί κάποιο στοιχείο από προηγούμενη αποκοπή ή αντιγραφή (πριν ανοίξει η εφαρμογή του Office) και το στοιχείο αυτό, μαζί με όσα στοιχεία κάνετε αποκοπή ή αντιγραφή στη συνέχεια, τα συγκεντρώνει σε μια συλλογή, που είναι διαθέσιμη μέχρι να κλείσετε όλες τις εφαρμογές του Office.
Εικ. 1: Πρόχειρο του Office
Το Πρόχειρο του Office μπορεί να αποθηκεύσει μέχρι 24 στοιχεία, τα οποία εμφανίζει με χρονολογική σειρά, με πρώτη την πιο πρόσφατη και τελευταία την πιο παλιά αντιγραφή. Για κάθε νεότερο δε στοιχείο μετά τα 24, η νεότερη αντιγραφή καταργεί την παλαιότερη.
Για να αποθηκεύσει αυτά τα στοιχεία το Πρόχειρο του Office δεσμεύει ένα ποσό από τη μνήμη RAM του υπολογιστή, το ακριβές μέγεθος όμως δεν είναι γνωστό. Κατ' άλλους χρησιμοποιεί το 1/16 της μνήμης ενώ κατ' άλλους το όριο δεν είναι ίδιο σε όλες τις εκδόσεις του Office. Τέλος, παλαιότερο άρθρο της Microsoft (επί εποχής Office 2010) ανέφερε ότι το Πρόχειρο χρησιμοποιεί 4ΜΒ μνήμης αν η μνήμη RAM είναι μέχρι 64MB και 8ΜΒ αν η RAM είναι μεγαλύτερη. Δεν ξέρω αν ισχύει και στις νεότερες εκδόσεις.
Σε κάθε περίπτωση, η χωρητικότητα του Πρόχειρου του Office είναι πεπερασμένη, με αποτέλεσμα, μερικές φορές, να μην μπορεί να αποθηκεύσει άλλα στοιχεία, ακόμα και πριν συμπληρωθεί το όριο των 24 στοιχείων. Σ' αυτές τις περιπτώσεις, όταν αντιγράφετε ένα στοιχείο (και εφόσον δεν έχετε αλλάξει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις), στην περιοχή ειδοποιήσεων της γραμμής εργασιών των Windows εμφανίζεται το ενημερωτικό μήνυμα: "Το στοιχείο δε συλλέχθηκε. Διαγράψτε στοιχεία για να αυξήσετε τον διαθέσιμο χώρο".
Μήνυμα αδυναμίας θα εμφανιστεί επίσης αν το αντικείμενο που αντιγράφετε δεν υποστηρίζεται από το Πρόχειρο του Office. Π.χ. δεν μπορεί να αποθηκεύσει την αντιγραφή ενός αρχείου από την Εξερεύνηση των Windows.
Προβολή του Πρόχειρου του Office
Για να εμφανίσετε το Πρόχειρο, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης, στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Πρόχειρο. Σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις, ταυτόχρονα με την εμφάνιση του Πρόχειρου, ένα εικονίδιο τοποθετείται στην περιοχή ειδοποιήσεων της γραμμής εργασιών των Windows.
Ρύθμιση του Πρόχειρου του Office
Για να προσαρμόσετε τον τρόπο λειτουργίας του Πρόχειρου:
- Στο Πρόχειρο κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
- Στο μενού επιλογών ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τις επιλογές που θέλετε.
Χρήση του Πρόχειρου του Office
Για να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση:
- Ανοίξτε το έγγραφο του Word όπου θα κάνετε την επικόλληση.
- Αντιγράψτε τα στοιχεία που θέλετε, είτε από το ίδιο έγγραφο, είτε από άλλες εφαρμογές.
- Εμφανίστε το Πρόχειρο αν δεν εμφανίζεται ήδη και στη συνέχεια κάνετε ένα από τα επόμενα:
- Κάνετε κλικ σε ένα στοιχείο που θέλετε να επικολλήσετε.
- Κάνετε κλικ στο κουμπί Επικόλληση όλων για να κάνετε επικόλληση όλων των στοιχείων.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν έχετε αντιγράψει μορφοποιημένο κείμενο, π.χ. μια παράγραφο με στυλ επικεφαλίδας, η μορφοποίηση δεν εμφανίζεται στο Πρόχειρο. Θα αποδοθεί στο κείμενο κατά την επικόλληση.
Για να διαγράψετε ένα στοιχείο από το Πρόχειρο:
Τοποθετήστε προσωρινά τον δείκτη στο στοιχείο και από το βελάκι που εμφανίζεται επιλέξτε Διαγραφή.
Για να διαγράψετε όλα τα στοιχεία από το Πρόχειρο:
Κάνετε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή όλων.
Τερματισμός λειτουργίας του Πρόχειρου του Office
Για να τερματίσετε τη λειτουργία του Πρόχειρου κλείστε όλες τις εφαρμογές του Office. Εναλλακτικά:
- Στο πλαίσιο εργασιών Πρόχειρο κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές και ενεργοποιήστε την εντολή Εμφάνιση του εικονιδίου του Πρόχειρου του Office στη γραμμή εργασιών.
- Στη γραμμή εργασιών κάνετε δεξιό κλικ στο εικονίδιο του Πρόχειρου και από το μενού επιλέξτε την εντολή Διακοπή συλλογής.
Ταυτόχρονα κλείνει και το πλαίσιο εργασιών Πρόχειρο στο Word.
– «Use the Office Clipboard», Office Online Support
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου