Πέμπτη, 31 Οκτωβρίου 2019

Ροή κειμένου σε στήλες μεταξύ σελίδων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου ούτως ώστε το κείμενο της στήλης 1 να συνεχίζεται στη στήλη 1 της επόμενης σελίδας και ταυτόχρονα, το κείμενο της στήλης 2 να συνεχίζεται στη στήλη 2 της επόμενης σελίδας, παράλληλα με τη στήλη 1. Αυτή η τεχνική είναι χρήσιμη όταν θέλετε να συνδέσετε δύο παρόμοιες ιστορίες ή άρθρα, όπως για παράδειγμα στις μεταφράσεις κειμένων.


Εικ. 1: Ροή κειμένου σε στήλες μεταξύ σελίδων

Αυτή η μέθοδος έχει διαφορετικά αποτελέσματα από τις απλές στήλες, όπου το κείμενο ρέει από τη στήλη 1 στη στήλη 2 της ίδιας σελίδας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πίνακες για να δημιουργήσετε διαδοχικές στήλες, αλλά τα συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου παρέχουν περισσότερο έλεγχο στη ροή του κειμένου.

Για να δημιουργήσετε τέτοια διάταξη στηλών:

  1. Ανοίξτε το Word με ένα κενό έγραφο.
  2. Στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση/Απόκρυψη .
  3. Πατήστε ENTER για να δημιουργήσετε μία επιπλέον κενή παράγραφο στο έγγραφο.
  4. Στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στο κουμπί Σχήματα και επιλέξτε το Πλαίσιο κειμένου από την ομάδα Βασικά σχήματα του μενού.
  5. Κάνετε κλικ σε ένα σημείο του εγγράφου και σύρετε διαγώνια για να δημιουργήσετε ένα ορθογώνιο.

    Σχεδιάστε ένα μικρό ορθογώνιο για να μπορείτε να το διαχειριστείτε. Δεν χρειάζεται να είναι στη σωστή θέση ή στο σωστό μέγεθος. Αυτά θα τα ρυθμίσετε στα επόμενα βήματα.

  6. Με επιλεγμένο το πλαίσιο κειμένου, στην καρτέλα εργαλείων Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Αναδίπλωση κειμένου της ομάδας Τακτοποίηση και στη συνέχεια κάνετε κλικ στην εντολή Επάνω και κάτω.
  7. Σύρετε το πλαίσιο ώστε να τοποθετηθεί μεταξύ της πρώτης και της δεύτερης κενής παραγράφου που δημιουργήσατε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το νόημα είναι, πάνω από το πλαίσιο να εμφανίζεται το σύμβολο μιας κενής παραγράφου για την περίπτωση που χρειαστείτε μελλοντικά χώρο να πληκτρολογήσετε κείμενο εκτός των στηλών, π.χ. μια επικεφαλίδα. Αν θέλετε να στοιχίσετε το πλαίσιο και με το αριστερό περιθώριο της σελίδας:

    1. Στην καρτέλα εργαλείων Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Θέση και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Περισσότερες επιλογές διάταξης.
    2. Στην ενότητα Οριζόντια ενεργοποιήστε το πεδίο Στοίχιση και επιλέξτε Αριστερά σε σχέση με Περιθώριο.
  8. Επαναλάβετε τα βήματα 4-6 για να δημιουργήσετε άλλο ένα πλαίσιο κειμένου, δεξιά από το πρώτο.
  9. Ρυθμίστε το πλάτος των πλαισίων ανάλογα με τις ανάγκες σας.
  10. Ρυθμίστε το ύψος του πρώτου (αριστερού) πλαισίου, σύροντας τον δείκτη ελέγχου της κάτω πλευράς. Καλό είναι το ύψος να είναι τόσο ώστε το σημάδι της δεύτερης κενής παραγράφου να παραμείνει στην ίδια σελίδα.
  11. Με επιλεγμένο ακόμα το πλαίσιο κειμένου, στην καρτέλα εργαλείων Μορφή σχήματος σημειώστε την τιμή ύψους που αναφέρεται στο πεδίο της ομάδας Μέγεθος. Επιλέξτε το δεύτερο (δεξιό) πλαίσιο κειμένου και πληκτρολογήστε την ίδια τιμή ύψους στο πεδίο.
  12. Κάνετε τις τυχόν μορφοποιήσεις που θέλετε για τα δύο πλαίσια κειμένου. Π.χ. καταργήστε τα περιγράμματα ή χρησιμοποιήστε χρώμα φόντου κ.λπ.
  13. Επιλέξτε και τα δύο πλαίσια κάνοντας κλικ στο περίγραμμά τους, έχοντας πατημένο το πλήκτρο CTRL ή το πλήκτρο SHIFT και πατήστε CTRL+C για να τα αντιγράψετε.
  14. Κάνετε κλικ πριν από το σύμβολο της κενής παραγράφου στο κάτω μέρος της σελίδας και πατήστε CTRL+ENTER για να εισαγάγετε μια αλλαγή σελίδας.
  15. Πατήστε ENTER για να δημιουργήσετε μια δεύτερη κενή παράγραφο και τοποθετήστε τον δείκτη στην πρώτη κενή παράγραφο της σελίδας.
  16. Πατήστε CTRL+V για να κάνετε επικόλληση τα πλαίσια κειμένου που αντιγράψατε.
  17. Επαναλάβετε τα βήματα 14 - 16 σε όσες επόμενες σελίδες θέλετε να δημιουργήσετε συνδεδεμένα πλαίσια.
  18. Μεταφερθείτε στην πρώτη σελίδα και επιλέξτε το αριστερό πλαίσιο κάνοντας κλικ στο περίγραμμά του. Στη συνέχεια, στην καρτέλα Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία σύνδεσης. Ο δείκτης μετατρέπεται σε κούπα γεμάτη .
  19. Μεταφερθείτε στην επόμενη σελίδα και κάνετε κλικ στο αριστερό πλαίσιο της σελίδας, όταν ο δείκτης μετατρέπεται σε κούπα που αδειάζει . Για να συνδέσετε και άλλα πλαίσια:
    1. Επιλέξτε το πλαίσιο που μόλις συνδέσατε και στην καρτέλα Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία σύνδεσης.
    2. Μεταφερθείτε στην επόμενη σελίδα και κάνετε κλικ στο αριστερό πλαίσιο για να δημιουργήσετε τη σύνδεση.
    3. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να συνδέσετε ανά δύο όλα τα πλαίσια στην αριστερή πλευρά των επόμενων σελίδων.
  20. Επαναλάβετε τα βήματα 18 και 19, αυτή τη φορά για να δημιουργήσετε συνδέσεις στα πλαίσια της δεξιάς πλευράς των σελίδων.

    Μπορείτε να αρχίσετε την καταχώριση του κειμένου.

Σύνοψη
Θέμα
Ροή κειμένου σε στήλες μεταξύ σελίδων
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.03.004/0109
Έκδοση
31/10/19

Τετάρτη, 30 Οκτωβρίου 2019

Ροή κειμένου σε άλλο σημείο του εγγράφου

Φανταστείτε τη ροή κειμένου όπως τα άρθρα των εφημερίδων. Πολλές φορές η εισαγωγή ενός άρθρου υπάρχει στην πρώτη σελίδα, ενώ η συνέχεια βρίσκεται σε μία από τις επόμενες σελίδες.

Αυτή την τακτική μπορείτε να εφαρμόσετε και στο Word χρησιμοποιώντας συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου. Όταν προσθέτετε γραμμές κειμένου σε ένα συνδεδεμένο πλαίσιο κειμένου, το κείμενο ρέει προς τα εμπρός στο επόμενο πλαίσιο κειμένου. Όταν διαγράφετε γραμμές κειμένου από ένα πλαίσιο κειμένου, το κείμενο του επόμενου πλαισίου κειμένου μετακινείται προς τα πίσω. Ένα άρθρο μπορεί να εκτείνεται σε πολλά πλαίσια κειμένου και μπορείτε να έχετε πολλά άρθρα σε ένα έγγραφο.

Εκτός από τα καθιερωμένα, ορθογώνια σχήματα, που έχουν τα πλαίσια κειμένου μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε για τον ίδιο σκοπό άλλα αυτόματα σχήματα που διαθέτει το Word, όπως κύκλους, λάβαρα και σχήματα διαγραμμάτων ροής. Επιπλέον, όταν δημιουργήσετε τα συνδεδεμένα πλαίσια και προσθέσετε το κείμενο μπορείτε να αλλάξετε το σχήμα των πλαισίων.

Σύνδεση πλαισίων κειμένου

Όταν δημιουργείτε συνδεδεμένα πλαίσια δεν είναι απαραίτητο να τα τοποθετήσετε εξ αρχής στην οριστική τους θέση. Μπορείτε να τα τοποθετήσετε προσωρινά στην ίδια σελίδα του εγγράφου μέχρι να προσθέσετε στο έγγραφο το περιβάλλον κείμενο. Στη συνέχεια μπορείτε να σύρετε τα πλαίσια στα σημεία που θέλετε. Με το σύρσιμο δεν διακόπτεται η σύνδεση μεταξύ τους. Μπορείτε επίσης να τα αντιγράψετε σε άλλο σημείο του εγγράφου με αντιγραφή και επικόλληση, αρκεί να επιλέξετε όλα τα συνδεδεμένα πλαίσια μαζί. Δείτε Αντιγραφή συνδεδεμένων πλαισίων κειμένου κατωτέρω.

Για να δημιουργήσετε τα συνδεδεμένα πλαίσια:

  1. Στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στο κουμπί Σχήματα και από την ομάδα Βασικά σχήματα επιλέξτε το Πλαίσιο κειμένου.
  2. Κάνετε κλικ σε ένα σημείο του εγγράφου και σύρετε διαγώνια για να σχηματίσετε ένα πλαίσιο με τις διαστάσεις που θέλετε.
  3. Επαναλάβετε τα βήματα 1 και 2 για να δημιουργήσετε τα επόμενα πλαίσια.
  4. Κάνετε κλικ στο πρώτο πλαίσιο κειμένου και στην καρτέλα εργαλείων Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία σύνδεσης.

    Ο δείκτης μετατρέπεται σε κούπα γεμάτη . Καθώς τον μετακινείτε σε επόμενο πλαίσιο που μπορεί να δεχθεί τη σύνδεση μετατρέπεται σε κούπα που αδειάζει .

    Αν σ' αυτό το σημείο αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να συνδέσετε τα πλαίσια κειμένου πατήστε ESC για να διακόψετε τη διαδικασία.
  5. Κάνετε κλικ στο κενό πλαίσιο κειμένου προς το οποίο θέλετε να ρέει το κείμενο.
  6. Για να συνδέσετε επιπλέον πλαίσια κειμένου, κάνετε πάλι κλικ στο πλαίσιο κειμένου με το οποίο μόλις συνδεθήκατε και στη συνέχεια κάνετε κλικ σε επόμενο πλαίσιο κειμένου.
  7. Στο πρώτο πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε. Όταν το πλαίσιο κειμένου γεμίσει, το κείμενο ρέει στα άλλα πλαίσια κειμένου που έχετε συνδέσει.

Αλλαγή σχήματος

Αντί για τα πλαίσια κειμένου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξ αρχής άλλα αυτόματα σχήματα του Word που δέχονται κείμενο, όπως διαγράμματα ροής, λάβαρα και επεξηγήσεις. Όποιο σχήμα κι αν έχετε χρησιμοποιήσει όμως μπορείτε να το αλλάξετε οποιαδήποτε στιγμή:

  1. Επιλέξτε τα σχήματα που θέλετε να αλλάξετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να επιλέξετε το σχήμα κάνοντας κλικ στο περίγραμμά του, όπου ο δείκτης γίνεται τετραπλό βέλος , ενώ, για να επιλέξετε πολλά σχήματα ταυτόχρονα κάνετε κλικ σε καθένα από αυτά έχοντας πατημένο το πλήκτρο CTRL ή SHIFT.

  2. Στην καρτέλα εργαλείων Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία σχήματος.
  3. Τοποθετήστε προσωρινά τον δείκτη στην εντολή Άλλο σχήμα και στη συνέχεια επιλέξτε το σχήμα που θέλετε από το μενού.

Μετά τις αλλαγές ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθος των σχημάτων, ή το μέγεθος της γραμματοσειράς του κειμένου που περιέχουν, αν το κείμενο δεν χωράει, ή αν μένει μεγάλος, κενός χώρος σε κάποιο σχήμα.

Αντιγραφή συνδεδεμένων πλαισίων κειμένου

Μπορείτε να αντιγράψετε συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου και το κείμενο που περιέχουν, αρκεί να αντιγράψετε όλα τα συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου σε ένα ενιαίο κείμενο.

  1. Επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο κειμένου κάνοντας κλικ στο περίγραμμά του.
  2. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ή το πλήκτρο SHIFT και επιλέξτε κάθε πρόσθετο πλαίσιο κειμένου, το οποίο θέλετε να αντιγράψετε.
  3. Στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή. Μπορείτε επίσης να κάνετε αντιγραφή με τη συντόμευση CTRL+C.
  4. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να αντιγραφούν τα πλαίσια κειμένου και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Επικόλληση της καρτέλας Κεντρική. Μπορείτε επίσης να κάνετε επικόλληση με τη συντόμευση CTRL+V.

    ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ:

    • Μπορείτε να μεταφέρετε τα συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου σε άλλη θέση, χρησιμοποιώντας την εντολή Αποκοπή (CTRL+X) αντί για την εντολή Αντιγραφή.
    • Μπορείτε να αντιγράψετε ένα τμήμα του κειμένου που περιέχουν τα συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου και να το επικολλήσετε σε άλλο σημείο, είτε μέσα στα συνδεδεμένα πλαίσια, είτε σε άλλο σημείο του εγγράφου.

Κατάργηση σύνδεσης πλαισίου κειμένου

Ένα πλαίσιο κειμένου είναι δυνατό να έχει μόνο μία (επόμενη) σύνδεση προς τα εμπρός και μία (προηγούμενη) σύνδεση προς τα πίσω. Μπορείτε να καταργήσετε τη σύνδεση ανάμεσα σε δύο οποιαδήποτε πλαίσια κειμένου που περιέχουν ένα άρθρο. Όταν καταργείτε μια σύνδεση δημιουργείτε δύο άρθρα. Οι συνδέσεις πριν και έπειτα από την κατάργηση παραμένουν ανέπαφες, αλλά η ροή του κειμένου σταματά στο τελευταίο πλαίσιο κειμένου, πριν από τη σύνδεση που καταργήθηκε. Η δεύτερη σειρά συνδεδεμένων πλαισίων κειμένου, μετά από τη σύνδεση που καταργήθηκε θα είναι κενή.

  1. Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου στο οποίο θέλετε να σταματά η ροή του κειμένου κάνοντας κλικ στο περίγραμμά του.
  2. Στην καρτέλα εργαλείων Μορφή σχήματος κάνετε κλικ στο κουμπί Διακοπή σύνδεσης.

Μετά τη διακοπή της σύνδεσης ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθος των σχημάτων για να εμφανίσετε σωστά το κείμενο που περιέχουν.

Διαγραφή συνδεδεμένου πλαισίου κειμένου χωρίς να διαγραφεί το κείμενο

  1. Επιλέξτε ένα πλαίσιο κειμένου που αποτελεί μέρος μιας σύνδεσης, κάνοντας κλικ στο περίγραμμά του.
  2. Πατήστε DELETE.

Όταν διαγράψετε το πλαίσιο κειμένου, το κείμενο που περιείχε ρέει στα υπόλοιπα συνδεδεμένα πλαίσια κειμένου. Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθος των υπόλοιπων πλαισίων κειμένου για να συμπεριλάβουν ολόκληρο το κείμενο.

Επιλογή του κειμένου όλων των συνδεδεμένων πλαισίων κειμένου

  1. Κάνετε κλικ σε ένα σημείο του κειμένου που περιέχει ένα συνδεδεμένο πλαίσιο κειμένου.
  2. Πατήστε CTRL+A.
Σύνοψη
Θέμα
Ροή κειμένου σε άλλο σημείο του εγγράφου
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Connect text boxes», Office Online Support

– «Flow text from one area to another», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.03.003/0108
Έκδοση
30/10/19

Δευτέρα, 28 Οκτωβρίου 2019

Διάταξη κειμένου σε στήλες

Το κείμενο σε στήλες εφημερίδας ρέει συνεχόμενα από το τέλος μιας στήλης στην αρχή της επόμενης. Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των στηλών, να προσαρμόσετε το πλάτος τους και να προσθέσετε κατακόρυφες γραμμές μεταξύ των στηλών. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια επικεφαλίδα, η οποία θα εκτείνεται σε όλο το πλάτος της σελίδας.

Δημιουργία στηλών

  1. Για να μορφοποιήσετε ένα κείμενο σε στήλες κάνετε ένα από τα επόμενα:
    • Για να μορφοποιήσετε όλο το έγγραφο επιλέξτε όλο το κείμενο,
      • είτε με τη συντόμευση CTRL+A,
      • είτε τοποθετώντας τον δείκτη στο αριστερό περιθώριο και κάνοντας τριπλό κλικ,
      • είτε με την εντολή Επιλογή όλων από το κουμπί Επιλογή της καρτέλας Κεντρική.
    • Για να μορφοποιήσετε ένα μέρος του εγγράφου επιλέξτε το κείμενο.
    • Για να μορφοποιήσετε υπάρχουσες ενότητες κάνετε κλικ μέσα σε μια ενότητα ή επιλέξτε πολλές ενότητες μαζί.
  2. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλες και επιλέξτε τον συνδυασμό στηλών που θέλετε. Αν θέλετε να κάνετε περισσότερες ρυθμίσεις των στηλών κάνετε κλικ στην εντολή Περισσότερες στήλες. Στο πλαίσιο διαλόγου Στήλες μπορείτε να κάνετε τις ακόλουθες επιλογές:
    • Επιλέξτε ένα από τα προκαθορισμένα υποδείγματα στηλών.
    • Χρησιμοποιήστε το πεδίο Αριθμός στηλών για να ορίσετε τις στήλες.
    • Χρησιμοποιήστε τα πεδία Πλάτος και Απόσταση για να ορίσετε ανεξάρτητες διαστάσεις για κάθε στήλη καθώς και το κενό μεταξύ των στηλών.
    • Ενεργοποιήστε το πεδίο Ίσο πλάτος στηλών για να ορίσετε όμοιες στήλες.
    • Ενεργοποιήστε το πεδίο Γραμμή ενδιάμεσα για να διαχωρίσετε τις στήλες με γραμμές.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το πεδίο Έναρξη νέας στήλης δημιουργεί καινούργια στήλη στο σημείο του δείκτη. Ενεργοποιείται όμως εφόσον στο πεδίο Εφαρμογή σε επιλέξετε Μετά το τρέχον σημείο, επιλογή που με τη σειρά της εμφανίζεται αν έχετε ήδη δημιουργήσει τις στήλες.

  3. Αν χρησιμοποιήσατε το πλαίσιο διαλόγου Στήλες, μετά τις επιλογές σας κάνετε κλικ στο ΟΚ για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Αλλαγή αριθμού στηλών

  1. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλες.
  2. Κάνετε ένα από τα επόμενα:
    • Από το μενού επιλέξτε τον αριθμό ή τη μορφή των στηλών που θέλετε.
    • Από το μενού κάνετε κλικ στην εντολή Περισσότερες στήλες και στη συνέχεια ορίστε το πλήθος των στηλών στο πεδίο Αριθμός στηλών.
  3. Αν χρησιμοποιήσατε το πλαίσιο διαλόγου Στήλες κάνετε κλικ στο ΟΚ για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Μπορείτε να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Στήλες πιο σύντομα, κάνοντας διπλό κλικ σε ένα από τα διάκενα των στηλών που εμφανίζονται στον οριζόντιο χάρακα.

Αλλαγή του πλάτους στηλών

Για να αλλάξετε το πλάτος σε μεμονωμένη στήλη:

  1. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλες και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Περισσότερες στήλες.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Στήλες απενεργοποιήστε το πεδίο Ίσο πλάτος στηλών.
  3. Ρυθμίστε τα πεδία Πλάτος και Απόσταση της στήλης που θέλετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ:

    • Για κάθε ρύθμιση που κάνετε, το Word προσαρμόζει αυτόματα τα υπόλοιπα πεδία ώστε να επιτύχει την καλύτερη δυνατή ομοιομορφία. Ίσως χρειαστεί να κάνετε ορισμένες δοκιμές για να πετύχετε το αποτέλεσμα που θέλετε.
    • Το πεδίο Απόσταση ρυθμίζει το διάκενο μεταξύ μιας στήλης και της αμέσως επόμενης προς τα δεξιά. Όχι και τα δύο διάκενα που την περιβάλλουν.

Για να αλλάξετε ισόποσα το πλάτος σε όλες τις στήλες:


Εικ. 1: Ρύθμιση στηλών με τον χάρακα

Μπορείτε να ρυθμίσετε το πλάτος των στηλών σύροντας το σημάδι στήλης (εικ. 1) που εμφανίζεται στον οριζόντιο χάρακα. Διαφορετικά:

  1. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλες και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Περισσότερες στήλες.
  2. Ενεργοποιήστε το πεδίο Ίσο πλάτος στηλών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η ρύθμιση του πλάτους με τον χάρακα δεν λειτουργεί αν είναι απενεργοποιημένο το πεδίο Ίσο πλάτος στηλών.

Κατάργηση στηλών

  1. Επιλέξτε το κείμενο που είναι σε στήλες.
  2. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλες και στη συνέχεια επιλέξτε μία μόνο στήλη.

Με ανάλογο τρόπο μπορείτε να προσθέσετε κείμενο πάνω από τις στήλες, π.χ. για να δημιουργήσετε μια επικεφαλίδα για το κείμενο που είναι στις στήλες:

  1. Τοποθετήστε τον δείκτη στην αρχή της πρώτης στήλης και πατήστε ENTER.
  2. Επιλέξτε την κενή παράγραφο που δημιουργήσατε.
  3. Στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο κουμπί Στήλες και στη συνέχεια επιλέξτε μία μόνο στήλη.
  4. Πληκτρολογήστε το κείμενο στη γραμμή που δημιουργήθηκε.

Σχόλια

1.
Κανονικά, το κείμενο των στηλών πρέπει να φτάνει μέχρι το κάτω περιθώριο της σελίδας, πλην της τελευταίας στήλης, που δεν έχει την ίδια ποσότητα κειμένου. Αν το ύψος του κειμένου δεν ισοσταθμίζεται, ώστε να φτάνει ως το όριο του κάτω περιθωρίου:

  1. Επιλέξτε το κείμενο των στηλών και στη συνέχεια, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Παράγραφος.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος επιλέξτε την καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας και απενεργοποιήστε όλες τις εντολές της ενότητας Σελιδοποίηση.

2.
Αν η μετατροπή σε στήλες περιλαμβάνει και πίνακες, οι πίνακες είναι πιθανόν να μην εμφανίζονται όταν έχουν μεγαλύτερο πλάτος από τη στήλη. Είτε ρυθμίστε το πλάτος του πίνακα κατά την προσθήκη του στο έγγραφο, είτε προσθέστε τον πίνακα αφού έχετε δημιουργήσει τις στήλες. Για να ρυθμίσετε το πλάτος του πίνακα:

  1. Κάνετε κλικ μέσα στον πίνακα και στη συνέχεια από την καρτέλα εργαλείων Διάταξη κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.
  2. Στην καρτέλα Πίνακας ενεργοποιήστε την εντολή Προτιμώμενο πλάτος και δώστε μία τιμή σε ποσοστιαίες μονάδες, με 100% αν θέλετε να καταλαμβάνει όλο το εύρος της στήλης.
Σύνοψη
Θέμα
Διάταξη κειμένου σε στήλες
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Add columns to a Word document», Office Online Support

– «Create newsletter columns», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.03.002/0107
Έκδοση
28/10/19

Τετάρτη, 23 Οκτωβρίου 2019

Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση

Χρησιμοποιήστε τις επιλογές της Αυτόματης μορφοποίησης κατά την πληκτρολόγηση στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση, που μπορείτε να εμφανίσετε με τα επόμενα βήματα:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης και στη συνέχεια κάνετε τις επιλογές που θέλετε στην καρτέλα Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση.

Διαφορά της Αυτόματης μορφοποίησης από την Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση

  • Οι επιλογές στην καρτέλα Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση εφαρμόζονται στο κείμενο καθώς το πληκτρολογείτε.
  • Οι επιλογές στην καρτέλα Αυτόματη μορφοποίηση εφαρμόζονται όταν εκτελέσετε την εντολή της αυτόματης μορφοποίησης εκ των υστέρων, συνήθως για προσαρμογή ολόκληρου του εγγράφου.

Ρυθμίσεις Αυτόματης μορφοποίησης κατά την πληκτρολόγηση

Οι ρυθμίσεις που μπορείτε να κάνετε για τις λειτουργίες της Αυτόματης μορφοποίησης κατά την πληκτρολόγηση περιγράφονται στους επόμενους πίνακες.

Πίνακας 1: Επιλογές ενότητας Αντικατάσταση κατά την πληκτρολόγηση

Επιλογή Περιγραφή

Απλά εισαγωγικά με καλλιγραφικά

Μετατρέπει τα ίσια μονά και διπλά εισαγωγικά με καμπύλα.

Κλάσματα με χαρακτήρες κλασμάτων

Μετατρέπει τα κλάσματα που πληκτρολογείτε με απλή μορφή (1/2) σε χαρακτήρες κλασμάτων (½). Είναι δυνατή η μετατροπή των κλασμάτων 1/4, 1/2 και 3/4.

Έντονη και πλάγια γραφή σε πραγματική μορφοποίηση

Κείμενο μεταξύ αστερίσκων (*δείγμα*) μετατρέπεται σε έντονη γραφή (δείγμα) ενώ κείμενο μεταξύ συμβόλων υπογράμμισης (_δείγμα_) μετατρέπεται σε πλάγια γραφή (δείγμα). Κατά τη μετατροπή οι αστερίσκοι και τα σύμβολα υπογράμμισης αφαιρούνται.

Διαδρομές δικτύου και internet με υπερσυνδέσεις

Αντικαθιστά με υπερσυνδέσεις τις διευθύνσεις internet (URL), τις διαδρομές δικτύου (path) και τις διευθύνσεις αλληλογραφίας (email).

Τακτικά αριθμητικά με εκθέτες και "σ" στο τέλος της λέξης με "ς"

Αντικαθιστά τις συντομογραφίες των τακτικών αριθμητικών (1ος, 2ος κ.λπ.) με εκθέτες (1ος, 2ος κ.λπ.). Επίσης αντικαθιστά το λάθος "σ" στο τέλος της λέξης με το τελικό "ς".

Ενωτικά με παύλα

Αντικαθιστά τα δύο συνεχόμενα ενωτικά (--) με μεγάλη παύλα (—) και το ένα ενωτικό που περιβάλλεται από κενά διαστήματα ( - ) σε μεσαία παύλα (–).
Σε άρθρο της Microsoft διάβασα ότι εδώ υπάρχει επίσης η επιλογή αντικατάστασης διάφορων συνδυασμών πληκτρολογίου με βέλη και emoticons. Λάθος! Αυτό είναι δυνατότητα της Αυτόματης αντικατάστασης, στην καρτέλα Αυτόματη Διόρθωση του ίδιου πλαισίου διαλόγου.

Πίνακας 2: Επιλογές ενότητας Εφαρμογή κατά την πληκτρολόγηση

Επιλογή Περιγραφή

Αυτόματες λίστες με κουκκίδες

Δημιουργεί λίστα με κουκκίδες όταν μια γραμμή κειμένου αρχίζει με *, -, ή > ακολουθούμενα από κενό διάστημα.

Περιγράμματα

Στην κυριολεξία δεν πρόκειται για περίγραμμα, αλλά για μια γραμμή που καταλαμβάνει όλο το πλάτος της σελίδας, την οποία εισαγάγει όταν πληκτρολογήσετε τρεις συνεχόμενους χαρακτήρες ~, #, *, -, _, ή = ακολουθούμενους από ENTER. Συγκεκριμένα:

  • ~~~ Εισαγάγει μια κυματιστή γραμμή.
  • ### Εισαγάγει μια έντονη γραμμή που περιβάλλεται από δύο πιο λεπτές γραμμές.
  • *** Εισαγάγει μια έντονη διακεκομένη γραμμή τετράγωνων κουκκίδων.
  • --- Εισαγάγει μια λεπτή γραμμή.
  • _ _ _ Εισαγάγει μια έντονη γραμμή.
  • === Εισάγει μια διπλή γραμμή.

Ενσωματωμένα στυλ επικεφαλίδων

Εφαρμόζει στυλ επικεφαλίδων σε παραγράφους με έως πέντε λέξεις. Για να λειτουργήσει η αυτόματη μορφοποίηση πρέπει να πατήσετε δυο φορές ENTER από την προηγούμενη γραμμή κειμένου, εκτός κι αν είστε στην πρώτη γραμμή της σελίδας. Στη συνέχεια:

  • Για στυλ Επικεφαλίδα 1: Πληκτρολογήστε το κείμενο και πατήστε δυο φορές ENTER.
  • Για στυλ Επικεφαλίδα 2: Πατήστε μια φορά TAB στην αρχή της γραμμής, πληκτρολογήσετε το κείμενο και πατήστε δυο φορές ENTER.
  • Για στυλ Επικεφαλίδα 3: Πατήστε δυο φορές TAB στην αρχή της γραμμής, πληκτρολογήσετε το κείμενο και πατήστε δύο φορές ENTER.

Αυτόματες λίστες με αρίθμηση

Δημιουργεί λίστα με αρίθμηση, όταν μια γραμμή κειμένου αρχίζει με τον αριθμό 1 ακολουθούμενο από τελεία ή TAB.

Πίνακες

Δημιουργεί έναν πίνακα μιας γραμμής, όταν εισάγετε στην αρχή μιας γραμμής κειμένου μια ακολουθία συν (+) και ενωτικών (-) και πατήσετε ENTER. Η ακολουθία πρέπει να αρχίζει και να τελειώνει με συν (+). Π.χ. το +---+---+------+ δημιουργεί πίνακα μιας γραμμής με τρεις στήλες. Το πλάτος της στήλης είναι ανάλογο με το πλήθος των ενωτικών (-) που εισαγάγατε.

Πίνακας 3: Επιλογές ενότητας Αυτόματα κατά την πληκτρολόγηση

Επιλογή Περιγραφή

Μορφοποίηση των αρχικών στοιχείων λίστας όπως στην προηγούμενη

Μορφοποιεί το εισαγωγικό κείμενο ενός στοιχείου λίστας σύμφωνα με τη μορφοποίηση του προηγουμένου του. Η μορφοποίηση του εισαγωγικού κειμένου συνεχίζεται μέχρι το πρώτο σημείο στίξης, συνήθως τελεία, άνω-κάτω τελεία, ενωτικό, ερωτηματικό, θαυμαστικό ή άλλο παρόμοιο χαρακτήρα.

Μόνο η μορφοποίηση όλου του εισαγωγικού κειμένου μεταφέρεται στο επόμενο. Δεν μεταφέρεται η μορφοποίηση ενός τμήματος του εισαγωγικού κειμένου.

Ορισμός αριστερής και πρώτης εσοχής με χρήση πλήκτρων TAB και BACKSPACE

Τοποθετήστε τον δείκτη στην αρχή της παραγράφου και πατήστε το πλήκτρο TAB για να δημιουργήσετε εσοχή πρώτης γραμμής της παραγράφου. Τοποθετήστε τον δείκτη στην αρχή οποιασδήποτε άλλης γραμμής της παραγράφου και πατήστε το πλήκτρο TAB για να δημιουργήσετε εσοχή παραγράφου. Για να καταργήσετε την εσοχή τοποθετήστε τον δείκτη στην αρχή της παραγράφου και πατήστε το πλήκτρο BACKSPACE.

Ορισμός στυλ βασιζόμενος στη μορφοποίηση

Εφαρμόζει ένα από τα ενσωματωμένα στυλ σε κείμενο που έχετε μορφοποιήσει με άμεση μορφοποίηση, εφόσον αυτή η μορφοποίηση ταιριάζει με αυτή που ορίζει το ενσωματωμένο στυλ.

Σύνοψη
Θέμα
Αυτόματη μορφοποίηση κατά την πληκτρολόγηση
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «AutoFormat as you Type», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.01.053/0106
Έκδοση
23/10/19

Δευτέρα, 21 Οκτωβρίου 2019

Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης για την αυτόματη ανίχνευση και διόρθωση γραμματικών και τυπογραφικών λαθών, ανορθόγραφων λέξεων και εσφαλμένης κεφαλαιοποίησης. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε κια και ένα διάστημα, η Αυτόματη Διόρθωση αντικαθιστά αυτό που πληκτρολογήσατε με τη λέξη "και". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση για να εισάγετε γρήγορα κείμενο, γραφικά ή σύμβολα. Για παράδειγμα, για να εισαγάγετε το σύμβολο © πληκτρολογήστε (c).

Για να προσαρμόσετε τις δυνατότητες της Αυτόματης διόρθωσης κάνετε τις επιλογές σας στο ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε τη εντολή Επιλογές και στη συνέχεια κάνετε κλικ στη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης και στο πλαίσιο διαλόγου επιλέξτε την καρτέλα Αυτόματη διόρθωση.


Εικ. 1: Πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση

Οι περισσότερες επιλογές του πλαισίου διαλόγου (εικ. 1) είναι αρκετά σαφείς για τον τρόπο λειτουργίας τους. Π.χ. οι πρώτες πέντε επιλογές αφορούν αυτόματη διόρθωση σφαλμάτων που οφείλονται σε λάθος χρήση κεφαλαίων - πεζών. Όπως, όταν αρχίζετε μια λέξη με τα δύο πρώτα γράμματα κεφαλαία, ή όταν πληκτρολογείτε το όνομα της ημέρας με μικρό αρχικό γράμμα.

Αμφιλεγόμενη, κατά τη γνώμη μου, είναι η χρησιμότητα για σφάλματα με το πλήκτρο CAPS LOCK: Θέλω π.χ. να πληκτρολογήσω "Σαν σήμερα σε γνώρισα" και κατά λάθος πληκτρολογώ "Σαν σήμερα σΕ...". Το Word θα το διορθώσει σε "Σαν σήμερα Σε...". Δώρον άδωρο! Θα πρέπει να γυρίσω πίσω, να διορθώσω τη διόρθωση.

Ορισμένες λεπτομέρειες για τις υπόλοιπες επιλογές του πλαισίου:

Εμφάνιση κουμπιών επιλογών αυτόματης διόρθωσης
Όταν γίνεται μια αυτόματη διόρθωση μπορείτε να τοποθετήσετε προσωρινά τον δείκτη πάνω στη λέξη για να εμφανίσετε το κουμπί της αυτόματης διόρθωσης και να κάνετε διάφορες επιλογές από το σχετικό μενού:

  • Να αναιρέσετε τη συγκεκριμένη διόρθωση.
  • Να απενεργοποιήσετε τη διόρθωση σφαλμάτων αυτού του είδους.
  • Να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση για να προσαρμόσετε τις επιλογές.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν μετά την αυτόματη διόρθωση δεν κάνετε άλλη ενέργεια μπορείτε να αναιρέσετε την αυτόματη διόρθωση με το κουμπί Αναίρεση της εργαλειοθήκης γρήγορης πρόσβασης. Αντίθετα η αναίρεση που παρέχει το ανωτέρω μενού μπορεί να εφαρμοστεί ακόμα κι αν έχετε συνεχίσει την πληκτρολόγηση του κειμένου ή έχετε κάνει κάποια άλλη ενέργεια.

Εξαιρέσεις
Κάνετε κλικ στο κουμπί για να εξαιρέσετε στοιχεία από τις γενικές επιλογές αυτόματης διόρθωσης σε τρεις τομείς: Να μη μετατρέπεται σε κεφαλαίο το πρώτο γράμμα, να μη διορθώνονται τα δύο αρχικά κεφαλαία και να μη διορθώνονται συγκεκριμένες λέξεις. Οι αλλαγές που κάνετε σε αυτά τα σημεία επηρεάζουν όλες τις εφαρμογές του Office που έχουν δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης. Περισσότερα...

Διόρθωση ρυθμίσεων πληκτρολογίου
Άγνωστη, γενικά, επιλογή, που δεν αναφέρεται συχνά. Κυρίως γιατί δεν χρειάζεται στους χρήστες που χρησιμοποιούν μια γλώσσα πληκτρολογίου μόνο. Για την Ελλάδα, που συνήθως τα Windows εγκαθιστούν δύο γλώσσες πληκτρολογίου, είναι αρκετά χρήσιμη: Αν πληκτρολογήσετε κατά λάθος με αγγλικό πληκτρολόγιο, κείμενο που έπρεπε να είναι ελληνικό, το Word θα το καταλάβει και θα αλλάξει αυτόματα τόσο το κείμενο στο έγγραφο όσο και τη γλώσσα στο πληκτρολόγιο (όπως όταν πατάτε αριστερό ALT+SHIFT).

Αντικατάσταση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση
Το Word εκ προεπιλογής διαθέτει μια λίστα με συνηθισμένα σφάλματα που γίνονται κατά την πληκτρολόγηση και τα διορθώνει αυτόματα. Μπορείτε να διαχειριστείτε αυτή τη λίστα προσθέτοντας, αφαιρώντας και αντικαθιστώντας λέξεις ή φράσεις, όπως περιγράφεται κατωτέρω. Οι αλλαγές σ' αυτή τη λίστα επηρεάζουν όλες τις εφαρμογές του Office που έχουν δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης.

Για τα ελληνικά δεδομένα, η Αυτόματη διόρθωση είναι εφοδιασμένη με δύο λίστες καταχωρίσεων: Μία για την αγγλική γλώσσα και μία για την ελληνική. Καλό είναι να καταχωρίζετε κάθε λέξη ή έκφραση στη λίστα της γλώσσας που αντιστοιχεί. Για να επιλέξετε την ελληνική ή την αγγλική λίστα επιλέξτε την αντίστοιχη γλώσσα πληκτρολογίου, πριν το βήμα 1 της διαδικασίας ανωτέρω για την εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Αυτόματη διόρθωση.

Αυτόματη χρήση προτάσεων από τον ορθογραφικό έλεγχο
Η Αυτόματη διόρθωση θα αντικαταστήσει τη λάθος λέξη, βρίσκοντας τη λέξη που ταιριάζει πιο πολύ από το λεξικό που χρησιμοποιεί εκ προεπιλογής ο ορθογραφικός έλεγχος.

Προσθήκη καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

Καταχώριση απλού κειμένου

  1. Στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε τη λάθος λέξη ή έκφραση.
  2. Στο πεδίο Με πληκτρολογήστε τη διόρθωση.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Καταχώριση στοιχείου με μορφοποίηση

Το στοιχείο με μορφοποίηση μπορεί να είναι μια λέξη μορφοποιημένη με μπλε γράμματα, μια εικόνα, ένας ειδικός χαρακτήρας (όπως π.χ. οι "φατσούλες" που έχει εκ προεπιλογής η λίστα της αυτόματης διόρθωσης) κ.λπ. Εδώ ως παράδειγμα θα πάρουμε την περίπτωση, που θέλετε, να εμφανίζεται μια εικόνα με την υπογραφή σας, όταν πληκτρολογείτε τους χαρακτήρες "υγ" (θυμίζει κάπως "υπογραφή").

  1. Κάνετε εισαγωγή της εικόνας με την υπογραφή σας στο έγγραφο και κάνετε κλικ για να την επιλέξετε.
  2. Στην καρτέλα Αυτόματη διόρθωση ενεργοποιήστε την εντολή Μορφοποιημένο κείμενο.
  3. Στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες "υγ" (χωρίς τα εισαγωγικά).
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Λεπτομέρειες:

  • Σε πολλά μορφοποιημένα στοιχεία, όπως η εικόνα του παραδείγματος, το πεδίο Με φαίνεται κενό γιατί δεν έχει τη δυνατότητα να υποστηρίξει όλα τα είδη των αντικειμένων. Μετά την ολοκλήρωση της προσθήκης (βήμα 4), στη λίστα της αυτόματης διόρθωσης, η αντικατάσταση θα εμφανίζεται με τον αστερίσκο (*).
  • Η δυνατότητα Μορφοποιημένο κείμενο είναι ενεργή εφόσον το στοιχείο είναι επιλεγμένο στο έγγραφο του Word. Δεν μπορείτε να κάνετε επικόλληση στο πεδίο Με ένα στοιχείο που έχετε κάνει αντιγραφή από άλλη πηγή.

Καταχώρηση κατά την πληκτρολόγηση

Μπορείτε να προσθέσετε λέξεις στην Αυτόματη διόρθωση, χωρίς να τις καταχωρίσετε στο πλαίσιο διαλόγου, καθώς πληκτρολογείτε το κείμενο στο έγγραφο. Συνηθίζετε π.χ. να πληκτρολογείτε λάθος τη λέξη, ως "μυνητής" (εικ. 2):


Εικ. 2: Καταχώρηση αυτόματης διόρθωσης κατά την πληκτρολόγηση

  1. Κάνετε δεξιό κλικ στη λέξη, μόλις την υπογραμμίσει το Word με την κόκκινη γραμμή λάθους.
  2. Στο μενού με τις προτεινόμενες διορθώσεις κάνετε κλικ στο βελάκι της σωστής λέξης, για το παράδειγμα "μηνυτής", και στη συνέχεια επιλέξτε Προσθήκη στην Αυτόματη Διόρθωση.

Διαγραφή καταχώρισης από την Αυτόματη διόρθωση

  1. Στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης επιλέξτε την καταχώριση που θέλετε.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
Η διαγραμμένη λέξη θα εξακολουθήσει να εμφανίζεται στο πεδίο Αντικατάσταση μέχρι να επιλέξετε κάποια άλλη από τη λίστα, ή να κλείσετε και να ξανανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου.

Αλλαγή μιας καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

Αλλαγή καταχώρισης απλού κειμένου

  1. Στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης επιλέξτε την καταχώριση που θα αλλάξετε.
  2. Στο πεδίο Με κάνετε τη διόρθωση που θέλετε.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Αλλαγή στοιχείου με μορφοποίηση

  1. Εισαγάγετε το στοιχείο σε ένα έγγραφο του Word.
  2. Κάνετε τις αλλαγές που θέλετε στο στοιχείο και στη συνέχεια επιλέξτε το.
  3. Εμφανίστε το πλαίσιο της Αυτόματης διόρθωσης και στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα που χρησιμοποιείτε για την εισαγωγή του στοιχείου στο έγγραφο.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Μετονομασία μιας καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

  1. Eπιλέξτε την καταχώριση στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
  3. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα στο πεδίο Αντικατάσταση και κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Αντίγραφο ασφαλείας της Αυτόματης διόρθωσης

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της Αυτόματης διόρθωσης αν θέλετε να μεταφέρετε τη λίστα των καταχωρίσεων σε άλλον υπολογιστή ή να την αποθηκεύσετε σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνετε νέα εγκατάσταση του Office στον υπολογιστή σας, π.χ. μετά από κάποιο πρόβλημα. Πρέπει να γνωρίζετε ωστόσο ότι η μεταφορά της λίστας σε άλλον υπολογιστή θα αντικαταστήσει τις καταχωρίσεις που είχαν δημιουργηθεί εκεί.

Αν και η διαδικασία για τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας είναι σχετικά εύκολη, εδώ να αναφέρω και μερικά θεωρητικά που ίσως είναι ενδιαφέροντα για ορισμένους. Έτσι, πρέπει να πούμε ότι το Word αποθηκεύει τις καταχωρίσεις της αυτόματης διόρθωσης με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με τη μορφή της καταχώρισης:

  • Οι καταχωρίσεις λέξεων και εκφράσεων χωρίς μορφοποίηση αποθηκεύονται σε αρχεία με επέκταση .acl.Τέτοια αρχεία δημιουργούνται αρκετά κατά την εγκατάσταση του Office, αλλά τα πιο σημαντικά είναι αυτά που αποθηκεύονται στους επόμενους φακέλους (με βάση την έκδοση Office 365, σε Windows 10):
    • C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\: Για τα ελληνικά δεδομένα, στον υποφάκελο Office16 δημιουργούνται τουλάχιστον δύο υποφάκελοι με ονόματα 1032 και 1033. Οι αριθμοί αυτοί αντιστοιχούν στους κωδικούς γλώσσας που χρησιμοποιεί η Microsoft, με το 1032 να αντιστοιχεί στην ελληνική γλώσσα και το 1033 στην αγγλική Ηνωμένων Πολιτειών. Σε κάθε έναν από αυτούς τους φακέλους υπάρχει ένα αρχείο MSO.ACL, με τις προεπιλεγμένες καταχωρίσεις της αυτόματης διόρθωσης για την ελληνική και την αγγλική γλώσσα αντίστοιχα. Το Word χρησιμοποιεί αυτά τα αρχεία ως "εφεδρείες" για την περίπτωση που τα αντίστοιχα αρχεία που δημιουργούνται στον λογαριασμό χρήστη καταστραφούν ή διαγραφούν.
    • %AppData%\Microsoft\Office\: Η συντόμευση %AppData% αντιστοιχεί στον προσωπικό φάκελο που δημουργούν τα Windows για κάθε έναν από τους χρήστες του υπολογιστή. Για τα ελληνικά δεδομένα, στον υποφάκελο Office δημιουργούνται τουλάχιστον δύο αρχεία .acl, τα MSO1032.acl και MSO1033.acl, με τις ελληνικές και αγγλικές αντίστοιχα καταχωρίσεις. Κατά τη δημιουργία τους με την εγκατάσταση του Office, τα αρχεία αυτά περιέχουν ό,τι και τα "εφεδρικά" αρχεία MSO.ACL. Στη συνέχεια όμως, σ' αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται οι καταχωρίσεις που κάνει ο χρήστης.
    • %AppData%\Microsoft\Spelling\: Για τα ελληνικά δεδομένα, στον υποφάκελο Spelling δημιουργούνται τουλάχιστον δύο υποφάκελοι με ονόματα el-GR και en-US και σε κάθε έναν από αυτούς υπάρχει από ένα αρχείο με όνομα default.acl. Δεν έχω βρει πληροφορίες γι' αυτά και πολύ πιθανόν να μην επηρεάζουν τη λειτουργία της αυτόματης βοήθειας. Όπως παρατήρησα όμως, η ημερομηνία τροποποίησής τους συμφωνούσε πάντοτε με την ημερομηνία τροποποίησης των αντίστοιχων αρχείων MSO1032.acl και MSO1033.acl. Αν έχετε σκοπό να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας, μπορείτε να τα συμπεριλάβετε κι αυτά, αφού τουλάχιστον κακό δεν κάνουν!
  • Οι καταχωρίσεις στοιχείων με μορφοποίηση αποθηκεύονται στο βασικό πρότυπο Normal.dotm. Δεν μπορείτε να τις εξάγετε με κάποιο τρόπο, ώστε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο με αυτές. Θα πρέπει να αντιγράψετε ολόκληρο το πρότυπο.

Γνωρίζοντας τα ανωτέρω, για να δημιουργήσετε αντίγραφο των καταχωρίσεων της αυτόματης διόρθωσης θα χρειαστείτε τα επόμενα αρχεία:

  • %AppData%\Microsoft\Office\MSO1032.acl
  • %AppData%\Microsoft\Office\MSO1033.acl
  • %AppData%\Microsoft\Spelling\el-GR\default.acl
  • %AppData%\Microsoft\Spelling\en-US\default.acl
  • %AppData%\Microsoft\Templates\Normal.dotm

Για να τα χρησιμοποιήσετε ως αντίγραφα ασφαλείας καλό είναι να τα αποθηκεύσετε σε ένα εξωτερικό δίσκο. Αν αποφασίσετε να τα μεταφέρετε σε άλλον υπολογιστή, να σας θυμήσω άλλη μια φορά, ότι με αυτόν τον τρόπο οι καταχωρίσεις που υπάρχουν στον άλλον υπολογιστή θα αντικατασταθούν από αυτές που μεταφέρετε.

Σύνοψη
Θέμα
Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Turn AutoCorrect on or off in Word», Office Online Support

– «Add or remove AutoCorrect entries in Word», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.01.052/0105
Έκδοση
21/10/19

Παρασκευή, 18 Οκτωβρίου 2019

Εισαγωγή διεθνών χαρακτήρων και συμβόλων

Ο επόμενος πίνακας αναφέρει τις συντομεύσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε διεθνείς χαρακτήρες στο έγγραφο.

Πίνακας 1: Συντομεύσεις διεθνών χαρακτήρων

Χαρακτήρας Συντόμευση

à, è, ì, ò, ù
À, È, Ì, Ò, Ù

CTRL+` (βαρεία), γράμμα

á, é, í, ó, ú, ý
Á, É, Í, Ó, Ú, Ý

CTRL+' (απόστροφος), γράμμα

â, ê, î, ô, û
Â, Ê, Î, Ô, Û

CTRL+SHIFT+^ (σύμβολο εκθέτη), γράμμα

ã, ñ, õ
Ã, Ñ, Õ

CTRL+SHIFT+~ (σύμβολο λογικού τελεστή δεν), γράμμα

ä, ë, ï, ö, ü, ÿ
Ä, Ë, Ï, Ö, Ü, Ÿ

CTRL+SHIFT+: (άνω-κάτω τελεία), γράμμα

å, Å

CTRL+SHIFT+@, a ή A

æ, Æ

CTRL+SHIFT+&, a ή A

œ, Œ

CTRL+SHIFT+@, o ή O

ç, Ç

CTRL+, (κόμμα), c ή C

ð, Ð

CTRL+' (απόστροφος), d ή D

ø, Ø

CTRL+/, o ή O

¿

ALT+CTRL+SHIFT+?

¡

ALT+CTRL+SHIFT+!

ß

CTRL+SHIFT+&, s

Ο επόμενος πίνακας αναφέρει τους συνδυασμούς χαρακτήρων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε ορισμένα σύμβολα στο έγγραφο. Το Word έχει από προεπιλογή καταχωρημένα αυτά τα σύμβολα στη λίστα αντικατάστασης κειμένου κατά την πληκτρολόγηση. Για να διαχειριστείτε τη λίστα δείτε Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε.

Ορισμένα από τα σύμβολα και τα εικονίδια του επόμενου πίνακα ίσως να έχουν διαφορετική εμφάνιση στο πρόγραμμα πλοήγησης που χρησιμοποιείτε από αυτή που έχουν στο Word.

Πίνακας 2: Σύμβολα αυτόματης διόρθωσης

Ο συνδυασμός... Δημιουργεί το σύμβολο...

(c)

© Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί η συντόμευση CTRL+ALT+C

(e)

€ Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί η συντόμευση CTRL+ALT+E

(tm)

™ Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί η συντόμευση CTRL+ALT+T

(r)

®Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί η συντόμευση CTRL+ALT+R

... (τρεις τελείες)

… (χαρακτήρας αποσιωπητικά) Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί η συντόμευση CTRL+ALT+.

:( ή :-(

🙁

:) ή :-)

🙂

:| ή :-|

😐

;) ή ;-)

😉

<=>

<--

🡠

-->

🡢

<==

🡰

==>

🡲

Σύνοψη
Θέμα
Εισαγωγή διεθνών χαρακτήρων και συμβόλων
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
2.01.009/0104
Έκδοση
18/10/19

Τετάρτη, 16 Οκτωβρίου 2019

Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας

Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία και την ώρα σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου και σχεδόν με οποιαδήποτε μορφή θέλετε. Π.χ. "6 Μαΐου 2020" ή "6/5/2020 11:06 πμ". Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία ή την ώρα σαν στατικό κείμενο, ή ως πεδίο ώστε η ημερομηνία ή η ώρα να ενημερώνονται αυτόματα.

Αυτόματη εισαγωγή της τρέχουσας ημερομηνίας

Το Word έχει τη δυνατότητα να αναγνωρίζει την ημερομηνία καθώς πληκτρολογείτε ένα απόσπασμα της τρέχουσας ημερομηνίας. Πληκτρολογώντας "Δευτέρα," θα εμφανιστεί πάνω από το κείμενο μια συμβουλή οθόνης με την πλήρη μορφή της ημερομηνίας, π.χ. "Δευτέρα, 20 Απριλίου 2020". Σε αυτό το σημείο μπορείτε να πατήσετε ENTER για να καταχωριστεί η ημερομηνία ή να συνεχίσετε να πληκτρολογείτε το κείμενό σας αν δεν είχατε σκοπό να εισαγάγετε την ημερομηνία.

Μια άλλη μορφή ημερομηνίας που αναγνωρίζει το Word είναι με βάση τον μήνα, και αφού πληκτρολογήσετε τα πρώτα τέσσερα γράμματα του ονόματός του. Π.χ. πληκτρολογώντας "Φεβρ" θα εμφανιστεί μια συμβουλή οθόνης με το πλήρες όνομα του μήνα. Μπορείτε να πατήσετε ENTER για να καταχωριστεί στο έγγραφο. Αν μάλιστα ο μήνας που καταχωρίσατε είναι ο τρέχων, μόλις αφήσετε ένα κενό διάστημα θα εμφανιστεί μια συμβουλή οθόνης με τον αριθμό της τρέχουσας ημέρας του μήνα.

Για να επιλέξετε από διαφορετικές μορφές της τρέχουσας ημερομηνίας και ώρας θα χρησιμοποιήσετε το σχετικό εργαλείο του Word:

  1. Τοποθετήστε στον δείκτη στο σημείο που θα εισαγάγετε την ημερομηνία και στην καρτέλα Εισαγωγή κάντε κλικ στο κουμπί Ημερομηνία και ώρα της ομάδας Κείμενο.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Ημερομηνία και ώρα επιλέξτε στα αντίστοιχα πεδία τη γλώσσα και τη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
  3. Με το πεδίο Αυτόματη ενημέρωση ελέγχετε την κατάσταση της ημερομηνίας:
    • Απενεργοποιημένο: Η ημερομηνία θα εισαχθεί σαν στατικό κείμενο.
    • Ενεργοποιημένο: Η ημερομηνία θα εισαχθεί σαν πεδίο, ώστε να μπορείτε μελλοντικά να την ενημερώνετε.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός ως προεπιλογής αν θέλετε στο μέλλον να εφαρμόζεται η επιλεγμένη μορφή ημερομηνίας.
  5. Κάνετε κλικ στο OK για να εισαγάγετε την ημερομηνία στο έγγραφο.

Εισαγωγή της ημερομηνίας ως πεδίο

Αν θέλετε να εισαγάγετε την ημερομηνία ή την ώρα σαν πεδίο, ώστε να μπορείτε να την ενημερώνετε και να τη μορφοποιείτε όπως θέλετε, εκτός από το πλαίσιο διαλόγου Ημερομηνία και ώρα που περιγράφηκε ανωτέρω, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο. Εκεί έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε ιδιότητες και διακόπτες για να προσαρμόσετε με περισσότερες λεπτομέρειες την ημερομηνία και την ώρα.

Για να εισαγάγετε την ημερομηνία ως πεδίο:

  1. Τοποθετήστε το δείκτη στο σημείο που θέλετε και βεβαιωθείτε ότι έχετε ελληνικό πληκτρολόγιο.
  2. Στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στο κουμπί Εξερεύνηση Γρήγορων Τμημάτων και στη συνέχεια επιλέξετε Πεδίο.
  3. Στη λίστα Ονόματα πεδίων επιλέξτε Date.
  4. Στη λίστα Μορφές ημερομηνίας επιλέξτε τη μορφή που θέλετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν η μορφή που θέλετε δεν υπάρχει, επιλέξτε μια παραπλήσια. Στη συνέχεια μπορείτε να επεξεργαστείτε την παράσταση, που θα εμφανιστεί στο πλαίσιο που υπάρχει πάνω από τη λίστα με τις μορφές ημερομηνίας, για να την προσαρμόσετε όπως θέλετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε την παράσταση στις Ιδιότητες για προχωρημένους που εμφανίζονται κάνοντας κλικ στο κουμπί Κωδικοί πεδίων.

  5. Ενεργοποιήστε την επιλογή Διατήρηση μορφοποίησης κατά την ενημέρωση, ώστε αν π.χ. μορφοποιήσετε την ημερομηνία με έντονη γραφή, η μορφοποίηση θα διατηρηθεί αν μελλοντικά αλλάξετε τη μορφή της ημερομηνίας.
  6. Κάνετε κλικ στο OK για να εισαγάγετε την ημερομηνία.

Εισαγωγή ημερομηνίας συμβάντων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία του Word για να εμφανίσετε τις ημερομηνίες για τα επόμενα συμβάντα που έχουν σχέση με το έγγραφο:

Πίνακας 1: Πεδία ημερομηνίας συμβάντων

Πεδίο Περιγραφή

CreateDate

Εμφανίζει τη ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου.

EditTime

Εμφανίζει τον συνολικό χρόνο επεξεργασίας του εγγράφου.

PrintDate

Εμφανίζει την ημερομηνία της τελευταίας εκτύπωσης του εγγράφου.

SaveDate

Εμφανίζει την ημερομηνία της τελευταίας αποθήκευσης του εγγράφου.

Τα ίδια αποτελέσματα έχει και το πεδίο DocProperty χρησιμοποιώντας ανάλογες ιδιότητες. Π.χ. το πεδίο { DOCPROPERTY CreateTime } εμφανίζει την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου. Για τα υπόλοιπα τρία συμβάντα του πίνακα 1, χρησιμοποιήσετε το πεδίο DocProperty με τις επόμενες κατά σειρά ιδιότητες: TotalEditingTime, LastPrinted και LastSavedTime.

Σύνοψη
Θέμα
Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Insert today's date in a Word document», Office Online Support

– «Insert the date and time a document was created, last printed, or last saved», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
2.03.003/0103
Έκδοση
16/10/19

Δευτέρα, 14 Οκτωβρίου 2019

Μορφοποίηση αποτελεσμάτων των πεδίων

Μπορείτε να προσθέσετε χαρακτηριστικά μορφοποίησης στα αποτελέσματα των πεδίων όπως κάνετε και με τη μορφοποίηση οποιουδήποτε κειμένου στο έγγραφο. Μπορείτε π.χ. να προσθέσετε έντονη ή πλάγια γραφή, υπογράμμιση, εκθέτες κ.λπ.

Μορφοποίηση κειμένου

Επιλέξτε τον κώδικα ή το αποτέλεσμα του πεδίου και προσθέστε τα χαρακτηριστικά μορφοποίησης με τα κουμπιά της κορδέλας. Π.χ. στον κώδικα του πεδίου { QUOTE "152" } επιλέξτε το 2 και μορφοποιήστε το ως εκθέτη με το αντίστοιχο κουμπί στην ομάδα Γραμματοσειρά της καρτέλας Κεντρική, ώστε να γίνει { QUOTE "152" }. Το ίδιο αποτέλεσμα θα είχατε αν μορφοποιούσατε το 2 ως εκθέτη, επιλέγοντάς το στο αποτέλεσμα του πεδίου "152".

Εκτός από τη μορφοποίηση κειμένου μπορείτε να ελέγχετε την μορφοποίηση των πεδίων σε επίπεδο κώδικα με γενικούς διακόπτες που ορίζουν την εμφάνιση των αποτελεσμάτων των πεδίων. Ανάλογα με το πεδίο, υπάρχουν διακόπτες για τρία είδη μορφοποίησης:

  • Μορφοποίηση εμφάνισης
  • Τυποποίηση αριθμών
  • Τυποποίηση ημερομηνίας και ώρας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γενικούς διακόπτες με τα πεδία AUTONUM, AUTONUMLGL, AUTONUMOUT, EQ, EMBED, FORMCHECKBOX, FORMDROPDOWN, FORMTEXT, GOTOBUTTON, LISTNUM, MACROBUTTON, RD, TA, TC, XE.

Μορφοποίηση εμφάνισης

Η μορφοποίηση εμφάνισης δηλώνεται με τον διακόπτη"\*" και αφορά την εμφάνιση των αποτελεσμάτων των πεδίων. Οι εικόνες της εμφάνισης και ο τρόπος που λειτουργούν περιγράφονται στους επόμενους πίνακες.

Πίνακας 1: Μορφοποίηση πεζών / κεφαλαίων

Εικόνα Περιγραφή

\* Caps

Εμφανίζει το πρώτο γράμμα κάθε λέξης κεφαλαίο. Π.χ. το πεδίο { FILLIN "Σπουδές:" \* Caps } θα εμφανίσει "Πτυχίο Νομικής Πανεπιστημίου Αθηνών" ακόμα κι αν όλα έχουν γραφεί με μικρά γράμματα. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Γράμματα τίτλου.

\* FirstCap

Εμφανίζει το πρώτο γράμμα του κειμένου κεφαλαίο. Π.χ. το πεδίο { COMMENTS \* FirstCap } θα εμφανίσει "Εβδομαδιαία αναφορά πωλήσεων". Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Με αρχικό κεφαλαίο.

\* Upper

Εμφανίζει όλα τα γράμματα κεφαλαία. Π.χ. το πεδίο { QUOTE "τίτλος" \* Upper } θα εμφανίσει "ΤΙΤΛΟΣ". Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Κεφαλαία.

\* Lower

Εμφανίζει όλα τα γράμματα πεζά. Π.χ. το πεδίο { FILENAME \* Lower } θα εμφανίσει "εβδομαδιαία αναφορά πωλήσεων.docx". Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Πεζά.

Πίνακας 2: Μορφοποίηση αριθμών

Εικόνα Περιγραφή

\* alphabetic

Εμφανίζει την αλφαβητική μορφή του αριθμού. Τα γράμματα είναι πεζά - κεφαλαία ανάλογα με τη μορφή που έχει ο διακόπτης. Π.χ. το πεδίο { SEQ Παράρτημα \* ALPHABETIC } εμφανίζει B (αντί για 2). Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή a, b, c ή A, B, C.

\* Arabic

Εμφανίζει αραβική αρίθμηση. Π.χ. το πεδίο { PAGE \* Arabic } εμφανίζει 31.

Η χρήση αυτού του πεδίου ειδικά στην αρίθμηση σελίδων υπερισχύει άλλης μορφής που τυχόν χρησιμοποιούσατε πριν τη μορφοποίηση με το πεδίο. Επίσης, ειδικά για την αρίθμηση των σελίδων, υπάρχει ο διακόπτης \* ArabicDash που εμφανίζει τον αριθμό μεταξύ ενωτικών. Π.χ. το πεδίο { PAGE \* ArabicDash } εμφανίζει - 31 -. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή 1, 2, 3.

\* CardText

Εμφανίζει το όνομα του αριθμού. Π.χ. το πεδίο { QUOTE "458" \* CardText } εμφανίζει τετρακόσια πενήντα οκτώ. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Ένα, Δύο, Τρία.

\* DollarText

Εμφανίζει το όνομα του αριθμού για το ακέραιο τμήμα, ενώ το δεκαδικό τμήμα σε κλάσμα του 100. Το Word συνδέει τη παράσταση με το "και". Π.χ. το πεδίο { QUOTE "43,35" \* DollarText } εμφανίζει σαράντα τρία και 35/100. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Κείμενο νομίσματος.

\* Hex

Εμφανίζει τα αποτελέσματα σε δεκαεξαδική μορφή. Π.χ. το πεδίο { QUOTE "458" \* Hex } εμφανίζει 1CA. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Δεκαεξαδικό.

\* OrdText

Εμφανίζει τον αριθμό με τακτικά επίθετα. Π.χ. το πεδίο { DATE "d" \* OrdText \* FirstCap } εμφανίζει Εικοστό ένατο (δυστυχώς δεν ελέγχεται η χρήση αρσενικών, θηλυκών, ουδέτερων). Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή Πρώτο, Δεύτερο, Τρίτο.

\* Ordinal

Εμφανίζει το τακτικό επίθετο του αριθμού με αραβική αρίθμηση. Π.χ. το πεδίο { DATE \@ "d" \* Ordinal } εμφανίζει 29ο (δυστυχώς δεν ελέγχεται η χρήση αρσενικών, θηλυκών, ουδέτερων). Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή 1ο, 2ο, 3ο.

\* roman

Εμφανίζει τον αριθμό σε λατινική μορφή. Τα γράμματα είναι πεζά ή κεφαλαία ανάλογα με τη γραφή του διακόπτη. Π.χ. το πεδίο { SEQ CHAPTER \* roman } εμφανίζει vii. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο επιλέξτε τη μορφή i, ii, iii ή I, II, III.

Πίνακας 3: Μορφοποίηση χαρακτήρα

Εικόνα Περιγραφή

\* Charformat

Εφαρμόζει στα αποτελέσματα τη μορφοποίηση που έχει ο πρώτος χαρακτήρας του ονόματος του πεδίου. Π.χ. το πεδίο { PAGEREF κεφάλαιο_5 \* OrdText \* FirstCap \* Charformat } εμφανίζει Πέντε με έντονη γραφή, σύμφωνα με το πρώτο γράμμα του πεδίου PAGEREF, που έχει μορφοποιηθεί με έντονα. Για να εφαρμόσετε τον διακόπτη με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο πληκτρολογήστε τον στο σχετικό πλαίσιο.

\* MERGEFORMAT

Εφαρμόζει τη μορφοποίηση των παλαιών αποτελεσμάτων στα νέα. Π.χ. αν επιλέξετε το όνομα που είναι αποτέλεσμα του πεδίου { AUTHOR \* MERGEFORMAT } και το μορφοποιήσετε με έντονη γραφή, η μορφοποίηση θα διατηρηθεί αν αλλάξετε το όνομα.

Όταν εισάγετε πεδία χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο, ο διακόπτης \* MERGEFORMAT προστίθεται από προεπιλογή. Μπορείτε να καταργήσετε αυτή την επιλογή απενεργοποιώντας στο πλαίσιο διαλόγου το πεδίο Διατήρηση μορφοποίησης κατά την ενημέρωση.

Τυποποίηση αριθμών

Η τυποποίηση αριθμών δηλώνεται με τον διακόπτη "\#" και αφορά την εμφάνιση των αριθμητικών αποτελεσμάτων των πεδίων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για τις απλές αριθμητικές μορφές, χωρίς κενά διαστήματα δεν χρειάζονται εισαγωγικά, π.χ. { ΠωλήσειςΜαΐου \# €#.##0,00 }. Για πιο σύνθετες μορφές αριθμών και μορφές που περιλαμβάνουν κείμενο και κενά διαστήματα καταχωρίστε τη μορφοποίηση σε εισαγωγικά, όπως περιγράφεται στη συνέχεια.

Μπορείτε να συνδυάσετε τα επόμενα στοιχεία για να δομήσετε μια παράσταση αριθμητικής μορφοποίησης:

  • 0 (μηδέν)
    Ορίζει τις απαιτούμενες αριθμητικές θέσεις που θα εμφανίζονται στο αποτέλεσμα του πεδίου. Αν το αποτέλεσμα δεν περιλαμβάνει αριθμητικό ψηφίο στη συγκεκριμένη θέση, το Word εμφανίζει ένα 0 (μηδέν). Π.χ. το πεδίο { = 4 + 5 \# 00,00 } εμφανίζει 09,00.
  • #
    Ορίζει τις απαιτούμενες αριθμητικές θέσεις που θα εμφανίζονται στο αποτέλεσμα του πεδίου. Αν το αποτέλεσμα δεν περιλαμβάνει αριθμητικό ψηφίο στη συγκεκριμένη θέση, το Word εμφανίζει ένα κενό διάστημα. Π.χ. το πεδίο { = 9 + 6 \# €### } εμφανίζει € 15.
  • x
    Καταργεί τα αριθμητικά ψηφία που βρίσκονται αριστερά του. Αν είναι δεξιά από το διαχωριστικό των δεκαδικών ψηφίων το Word κάνει στρογγυλοποίηση σε κείνο το σημείο. Π.χ.
    το πεδίο { = 111053 + 111439 \# x## } εμφανίζει 492.
    το πεδίο { = 1/8 \# 0,00x } εμφανίζει 0,125.
    το πεδίο { = 3/4 \# 0,x } εμφανίζει 0,8.
  • , (σύμβολο υποδιαστολής)
    Ορίζει τη θέση της υποδιαστολής. Π.χ. το πεδίο { SUM(ABOVE) \# ###0,00 } εμφανίζει 459,00.
    Χρησιμοποιήστε το σύμβολο υποδιαστολής που έχει δηλωθεί στις Τοπικές ρυθμίσεις, στον Πίνακα Ελέγχου των Windows.
  • . (σύμβολο ομαδοποίησης)
    Ομαδοποιεί τους αριθμούς σε ομάδες των τριών ψηφίων. Π.χ. το πεδίο { = ΚαθαράΚέρδη \# #.###.###€ } εμφανίζει 2.456.800€.
    Χρησιμοποιήστε το σύμβολο ομαδοποίησης που έχει δηλωθεί στις Τοπικές ρυθμίσεις, στον Πίνακα Ελέγχου των Windows.
  • - (σύμβολο αρνητικού προσήμου)
    Προσθέτει το αρνητικό πρόσημο αν το αποτέλεσμα είναι αρνητικό, ή ένα κενό διάστημα αν το αποτέλεσμα είναι θετικό ή 0 (μηδέν). Π.χ. το πεδίο { = 10 - 90 \# -## } εμφανίζει -80.
  • + (σύμβολο θετικού προσήμου)
    Προσθέτει το θετικό πρόσημο αν το αποτέλεσμα είναι θετικό, το αρνητικό πρόσημο αν το αποτέλεσμα είναι αρνητικό, ή ένα κενό διάστημα αν το αποτέλεσμα είναι 0 (μηδέν). Π.χ.
    Το πεδίο { = 100 - 90 \# +## } εμφανίζει +10.
    Το πεδίο { = 90 - 100 \# +## } εμφανίζει -10.
  • %, €, *, κ.λπ.
    Συμπεριλαμβάνει τον συγκεκριμένο χαρακτήρα στο αποτέλεσμα. Π.χ. το πεδίο { Κέρδος \# "##%" } εμφανίζει 23%.
  • Παράδειγμα μορφοποίησης για "θετικό; αρνητικό"
    Καθορίζει διαφορετική μορφοποίηση για θετικά ή αρνητικά αποτελέσματα. Π.χ. αν ο σελιδοδείκτης Έσοδα2020 είναι θετικός αριθμός, το πεδίο { Έσοδα2020 \# "€#.##0,00;-€#.##0,00" } εμφανίζει την τιμή με κανονική μορφοποίηση: €1.245,65. Αντίθετα, οι αρνητικές τιμές θα εμφανιστούν με έντονη γραφή και το σύμβολο αρνητικού προσήμου: -€247,20.
    Ο δεύτερος συντελεστής του πεδίου έχει μορφοποιηθεί με το κουμπί Έντονη γραφή της ομάδας Γραμματοσειρά στην καρτέλα Κεντρική. Επιπλέον, ο χαρακτήρας ";" είναι το διαχωριστικό λίστας που είναι δηλωμένο στις Τοπικές ρυθμίσεις, στον Πίνακα Ελέγχου των Windows. Συνήθως είναι η αγγλική άνω τελεία, ή το κόμμα.
  • Παράδειγμα μορφοποίησης για "θετικό; αρνητικό; μηδέν"
    Καθορίζει διαφορετική μορφοποίηση για θετικά, αρνητικά, ή μηδενικά αποτελέσματα. Π.χ. το πεδίο { Έσοδα2020 \# "€#.##0,00;€#.##0,00;€0" } εμφανίζει τις θετικές, αρνητικές ή μηδενικές τιμές ως: €1.245,65, €247,20, €0 αντίστοιχα.
    Ο δεύτερος και ο τρίτος συντελεστής του πεδίου έχουν μορφοποιηθεί με τα κουμπιά Χρώμα γραμματοσειράς και Έντονη γραφή αντίστοιχα, της ομάδας Γραμματοσειρά στην καρτέλα Κεντρική. Επιπλέον, ο χαρακτήρας ";" είναι το διαχωριστικό λίστας που είναι δηλωμένο στις Τοπικές ρυθμίσεις, στον Πίνακα Ελέγχου των Windows. Συνήθως είναι η αγγλική άνω τελεία (; –δεξιά από το Λ) ή το κόμμα (,).
  • 'κείμενο'
    Αυτό το στοιχείο μορφοποίησης προσθέτει κείμενο στο αποτέλεσμα. Καταχωρίστε το κείμενο σε μονά εισαγωγικά. Π.χ. για έναν σελιδοδείκτη ΠροΦόρου, με τιμή 124, το πεδίο { = { ΠροΦόρου } + { ΠροΦόρου } * 18% \# "€##0,00 'με ΦΠΑ'" } εμφανίζει €146,32 με ΦΠΑ.
  • `αριθμημένοΣτοιχείο`
    Αυτό το στοιχείο μορφοποίησης εμφανίζει την αρίθμηση που έχει ένα αντικείμενο του εγγράφου (πίνακας, εικόνα), όταν αυτή η αρίθμηση έχει αποδοθεί με λεζάντες (Καρτέλα Αναφορές, κουμπί Εισαγωγή λεζάντας), ή όταν η αρίθμηση είναι αποτέλεσμα ενός πεδίου SEQ. Καταχωρίστε το όνομα της λεζάντας σε βαρείες: `Πίνακας`, `Εικόνα` κ.λπ. Π.χ. το πεδίο { = SUM(B2:B9) \# "##0,00€ 'σύνολο του πίνακα' `Πίνακας`" } εμφανίζει 456,34€ σύνολο του πίνακα 1.

Τυποποίηση ημερομηνίας και ώρας

Η τυποποίηση ημερομηνίας και ώρας δηλώνεται με τον διακόπτη "\@" και αφορά την εμφάνιση. Συνδυάστε τις επόμενες μορφές για κάθε ένα από τα στοιχεία της ημερομηνίας και της ώρας –ημέρα (d), μήνας (M), έτος (y), ώρα (h), λεπτό (m), δευτερόλεπτο (s)– για να δομήσετε τη μορφοποίηση ημερομηνίας και ώρας που θέλετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κείμενο, σημεία στίξης και διαστήματα.

Ημέρα

Το γράμμα d αντιπροσωπεύει την ημέρα του μήνα ή την ημέρα της εβδομάδας. Μπορεί να είναι είτε πεζό είτε κεφαλαίο.

  • d
    Εμφανίζει την ημέρα του μήνα χωρίς προηγούμενο 0 (μηδέν). Π.χ. η έκτη μέρα του μήνα εμφανίζεται ως 6.
  • dd
    Εμφανίζει την ημέρα του μήνα με προηγούμενο 0 (μηδέν) στους μονοψήφιους αριθμούς. Π.χ. η έκτη μέρα του μήνα εμφανίζεται ως 06.
  • ddd
    Εμφανίζει την ημέρα της εβδομάδας με συντόμευση τριών γραμμάτων. Π.χ. η Τετάρτη εμφανίζεται ως Τετ.
  • dddd
    Εμφανίζει την ημέρα της εβδομάδας με το πλήρες όνομά της.

Μήνας

Το γράμμα M πρέπει να είναι κεφαλαίο για να ξεχωρίζει από το m μικρό που αντιπροσωπεύει τα λεπτά της ώρας.

  • M
    Εμφανίζει τον μήνα ως αριθμό χωρίς προηγούμενο 0 (μηδέν). Π.χ. ο Ιούλιος είναι 7.
  • MM
    Εμφανίζει τον μήνα ως αριθμό με προηγούμενο 0 (μηδέν) στους μονοψήφιους αριθμούς. Π.χ. ο Ιούλιος είναι 07.
  • MMM
    Εμφανίζει το όνομα του μήνα με συντόμευση τριών γραμμάτων. Π.χ. ο Φεβρουάριος εμφανίζεται ως Φεβ.
  • MMMM
    Εμφανίζει τον μήνα με το πλήρες όνομά του.

Έτος

Το γράμμα y αντιπροσωπεύει το έτος σε διψήφια ή τετραψήφια μορφή. Μπορεί να είναι είτε πεζό είτε κεφαλαίο.

  • yy
    Εμφανίζει τα δύο τελευταία ψηφία του έτους. Π.χ. το 2018 εμφανίζεται ως 18.
  • yyyy
    Εμφανίζει το έτος με την τετραψήφια μορφή του.

Ώρα

Το μικρό h αντιπροσωπεύει την ώρα σε 12-ωρη μορφή, ενώ το κεφαλαίο H σε 24-ωρη μορφή.

  • h ή H
    Εμφανίζει την ώρα χωρίς προηγούμενο 0 (μηδέν). Π.χ. η ώρα 9 πμ εμφανίζεται ως 9.
  • hh ή HH
    Εμφανίζει την ώρα με προηγούμενο 0 (μηδέν) στους μονοψήφιους αριθμούς. Π.χ. η ώρα 9 πμ εμφανίζεται ως 09.

Λεπτά

Το γράμμα m πρέπει να είναι μικρό για να ξεχωρίζει από το M κεφαλαίο που αντιπροσωπεύει τον μήνα.

  • m
    Εμφανίζει τα λεπτά χωρίς προηγούμενο 0 (μηδέν). Π.χ. το πεδίο { TIME \@ "m" } εμφανίζει 2.
  • mm
    Εμφανίζει τα λεπτά με προηγούμενο 0 (μηδέν) στους μονοψήφιους αριθμούς. Π.χ. το πεδίο { TIME \@ "mm" } εμφανίζει 02.

Δευτερόλεπτα

  • s
    Εμφανίζει τα δευτερόλεπτα χωρίς προηγούμενο 0 (μηδέν). Π.χ. το πεδίο { TIME \@ "s" } εμφανίζει 7.
  • ss
    Εμφανίζει τα δευτερόλεπτα με προηγούμενο 0 (μηδέν) στους μονοψήφιους αριθμούς. Π.χ. το πεδίο { TIME \@ "ss" } εμφανίζει 07.

am και pm

Εμφανίζει τις συντομεύσεις προ μεσημβρίας ή μετά μεσημβρία. Για να αποδωθούν οι ελληνικές συντομεύσεις (πμ/μμ) πρέπει να έχουν δηλωθεί στις Τοπικές ρυθμίσεις του Πίνακα ελέγχου των Windows. Μπορεί να εμφανίζονται σε πεζά ή κεφαλαία ανάλογα με τη γραφή της εικόνας. Π.χ. το πεδίο { TIME \@ "h am/pm" } εμφανίζει 6 πμ.

Κείμενο και σημεία στίξης

  • 'κείμενο'
    Εμφανίζει το συγκεκριμένο κείμενο. Καταχωρίστε το κείμενο σε μονά εισαγωγικά. Π.χ. το πεδίο { DATE \@ "HH:mm ''Ώρα Γκρίνουιτς'" } εμφανίζει 16:32 Ώρα Γκρίνουιτς.
  • χαρακτήρας
    Εμφανίζει τον συγκεκριμένο χαρακτήρα, όπως την άνω-κάτω τελεία (:), το ενωτικό (-), τον αστερίσκο (*) ή το διάστημα. Π.χ. το πεδίο { DATE \@ "HH:mm d-MMM, ΄yy" } εμφανίζει 19:15 6-Νοε, ΄14.
  • `αριθμημένοΣτοιχείο`
    Εμφανίζει την αρίθμηση που έχει ένα αντικείμενο του εγγράφου (πίνακας, εικόνα), όταν αυτή η αρίθμηση έχει αποδοθεί με λεζάντες (Καρτέλα Αναφορές, κουμπί Εισαγωγή λεζάντας), ή όταν η αρίθμηση είναι αποτέλεσμα ενός πεδίου SEQ. Καταχωρίστε το όνομα της λεζάντας σε βαρείες: `Πίνακας`, `Εικόνα` κ.λπ. Το Word εμφανίζει τον αριθμό σειράς σε αραβική μορφή. Π.χ. το πεδίο { PRINTDATE \@ "'Ο πίνακας' `πίνακας` 'εκτυπώθηκε την' d/M/yy" } εμφανίζει Ο πίνακας 2 εκτυπώθηκε την 2/9/20.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν χρειάζονται εισαγωγικά για απλές ημερομηνίες χωρίς κενά διαστήματα και κείμενο. Π.χ. { DATE \@ MM/yy }. Για πιο σύνθετες μορφές και για τις μορφές που περιλαμβάνoυν κείμενο ή κενά διαστήματα καταχωρίστε όλη τη μορφή της ημερομηνίας και ώρας σε εισαγωγικά. Π.χ. { DATE \@ "dddd, d MMMM yyyy', στις' " }{ TIME \@ "h:mm' ακριβώς'" }. Αν για τη σύνταξη της παράστασης χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο, το Word προσθέτει τα εισαγωγικά αυτόματα.

Διακόπτης κλείδωμα αποτελέσματος

Ο διακόπτης Κλείδωμα αποτελέσματος (\!) αποτρέπει την ενημέρωση ενός πεδίου που περιλαμβάνεται στο αποτέλεσμα ενός πεδίου BOOKMARK, INCLUDETEXT ή REF, εκτός αν έχει αλλάξει το αποτέλεσμα του πεδίου στην αρχική θέση. Ένα παράδειγμα: Έχετε ένα έγγραφο "πωλήσεις τριμ4.docx" στο οποίο εμφανίζεται μια ημερομηνία ως αποτέλεσμα ενός πεδίου DATE. Στη συνέχεια περιλαμβάνετε αυτό το έγγραφο σε ένα άλλο, με το πεδίο { INCLUDETEXT D:\\Πωλήσεις\πωλήσεις τριμ4.docx \! }. Αν ενημερώσετε το πεδίο INCLUDETEXT, ο διακόπτης κλειδώματος δεν θα επιτρέψει στο Word να ενημερώσει και το πεδίο DATE. Για να ενημερώσετε αυτό το πεδίο θα πρέπει να κάνετε την ενημέρωση στο αρχικό έγγραφο.

Σχόλια

1.
Στα παραδείγματα του παρόντος ακολουθώ σε γενικές γραμμές τον τρόπο σύνταξης των παραστάσεων από σχετικά άρθρα της Microsoft. Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν φαίνεται να επηρεάζουν τα κενά διαστήματα μεταξύ των πεδίων και των διακοπτών, καθώς και τα πεζά - κεφαλαία, εκτός από συγκεκριμένα πεδία, όπου είναι απαραίτητος ο ορισμός πεζών/κεφαλαίων. Ωστόσο καλό είναι να ακολουθείτε την σύνταξη όπως είναι στα παραδείγματα.

2.
Στην ελληνική πραγματικότητα, αποφύγετε να μορφοποιείτε πεδία ημερομηνίας κατευθείαν στο έγγραφο χρησιμοποιώντας τη συντόμευση CTRL+F9 και στη συνέχεια πληκτρολογώντας την παράσταση μέσα στα άγκιστρα. Το αποτέλεσμα θα είναι η ημερομηνία στην αγγλική γλώσσα. Π.χ. το πεδίο { DATE \@ "d MMM yyyy" } εμφανίζει 16 May 2020. Για να έχετε ελληνική μορφή δημιουργήστε το πεδίο με το πλαίσιο διαλόγου Πεδίο που μπορείτε να εμφανίσετε επιλέγοντας κατά σειρά: Καρτέλα Εισαγωγή > Κουμπί Εξερεύνηση Γρήγορων τμημάτων > Εντολή Πεδίο. Αν εκεί επιλέξετε το πεδίο Date και οι ημερομηνίες εμφανίζονται σε αγγλική μορφή, θα χρειαστεί να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου, να "γυρίσετε" το πληκτρολόγιο στα ελληνικά και να επαναλάβετε τη διαδικασία. Αφού εισαγάγετε το πεδίο στο έγγραφο μπορείτε στη συνέχεια να εμφανίσετε τους κωδικούς (δεξιό κλικ στο αποτέλεσμα του πεδίου > Εναλλαγή κωδικών πεδίων) για να κάνετε όποιες τροποποιήσεις θέλετε.

3.
Η δοκιμή με το πεδίο { = SUM(B2:B9) \# "##0,00€ 'σύνολο του πίνακα' `Πίνακας`" } (βλ. `αριθμημένοΣτοιχείο` στην ενότητα Τυποποίηση αριθμών ανωτέρω) μου εμφάνιζε λάθος αρίθμηση του πίνακα. Π.χ. στον πίνακα με λεζάντα "Πίνακας 2" τα αποτελέσματα του πεδίου έλεγαν "... σύνολο του πίνακα 1". Χρειάστηκε να βάλω τη λεζάντα πάνω από τον πίνακα για να εμφανιστεί το σωστό αποτέλεσμα. Δεν βρήκα πουθενά σχετική τεκμηρίωση.

4.
Στα παραδείγματα άρθρων της Microsoft αναφέρεται το πεδίο { DATE \@ "HH:mm d-MMM, 'yy" }. Είναι λάθος! Αυτό που χρησιμοποιείται σαν απόστροφος στη διψήφια εμφάνιση του έτους, θεωρείται σύμβολο μονού εισαγωγικού στα πεδία, όπου τα μονά εισαγωγικά ( ' ), τα διπλά εισαγωγικά ( " ) και οι βαρείες ( ` ) πρέπει να είναι σε ζεύγη. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το μονό εισαγωγικό θα πρέπει να χωρίσετε την παράσταση σε δύο μέρη, αφήνοντας το μονό εισαγωγικό εκτός των πεδίων: { DATE \@ "HH:mm d-MMM, " }'{ DATE \@ yy }. Διαφορετικά χρησιμοποιήστε κάποιον χαρακτήρα που να μοιάζει με την απόστροφο, όπως ο τόνος.

5.
Λάθος είναι επίσης το παράδειγμα της Microsoft { DATE \@ "dddd, d MMMM yyyy', στις' h:mm' ακριβώς'" }. Η παράσταση h:mm είναι μορφοποίηση για το πεδίο TIME και πρέπει να καταχωριστεί χωριστά. Η σωστή σύνταξη είναι { DATE \@ "dddd, d MMMM yyyy', στις' " }{ TIME \@ "h:mm' ακριβώς'" }.

Σύνοψη
Θέμα
Μορφοποίηση αποτελεσμάτων των πεδίων
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Format field results», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
2.03.002/0102
Έκδοση
14/10/19

Τετάρτη, 9 Οκτωβρίου 2019

Τι είναι η αυτόματη αποθήκευση

Η Αυτόματη αποθήκευση είναι μια νέα δυνατότητα, στα προγράμματα Word, Excel και PowerPoint της έκδοσης Microsoft 365 και τίθεται αυτόματα σε λειτουργία, την πρώτη φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο στο OneDrive, ή στο SharePoint online. Στη συνέχεια, όταν ανοίγετε ένα από αυτά τα αρχεία για να το επεξεργαστείτε οι αλλαγές που κάνετε αποθηκεύονται άμεσα.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αν θέλετε η Αυτόματη αποθήκευση να μην αλλάξει το αρχικό έγγραφο που επεξεργάζεστε, χρησιμοποιήστε την εντολή Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου πριν αρχίσετε τις αλλαγές. Έτσι οι αλλαγές θα γίνουν στο αντίγραφο και όχι στο αρχικό έγγραφο. Αν η Αυτόματη αποθήκευση ενημέρωσε το αρχείο με τις αλλαγές που κάνατε, δείτε την επόμενη ενότητα Πώς μπορώ να αναιρέσω τις αλλαγές στο αρχείο;

Πώς μπορώ να αναιρέσω τις αλλαγές στο αρχείο;

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο που έχετε αποθηκεύσει π.χ. στο OneDrive, στην πραγματικότητα ανοίγετε την πιο πρόσφατα επεξεργασμένη μορφή του εγγράφου. Για να δείτε ένα από τα προηγούμενα στάδια της επεξεργασίας ανοίξτε το ιστορικό του εγγράφου με τα επόμενα βήματα:

  1. Στη γραμμή τίτλου του Word κάνετε κλικ στο όνομα του αρχείου και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Ιστορικό εκδόσεων.
  2. Στο πλαίσιο που εμφανίζεται επιλέξτε την έκδοση που θέλετε, σύμφωνα με την ημερομηνία και την ώρα και κάνετε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα έκδοσης.
  3. Η επιλεγμένη έκδοση του εγγράφου θα εμφανιστεί σε νέο παράθυρο. Αν θέλετε να επαναφέρετε αυτή την έκδοση πατήστε το κουμπί Επαναφορά.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν ανοίξετε ένα αρχείο και κάνετε τις πρώτες αλλαγές σας, η Αυτόματη αποθήκευση αποθηκεύει τις αλλαγές και μια νέα έκδοση του αρχείου προστίθεται στο ιστορικό εκδόσεων. Μετά από αυτό, παρόλο που η Αυτόματη αποθήκευση αποθηκεύει συχνά τις αλλαγές στο αρχείο, οι νέες εκδόσεις προστίθενται στο ιστορικό εκδόσεων μόνο περιοδικά (περίπου κάθε 10 λεπτά) για το υπόλοιπο της περιόδου λειτουργίας.

Η εντολή Αποθήκευση ως γίνεται Αποθήκευση αντιγράφου όταν ανοίγω αρχεία στο OneDrive

Τόσο η εντολή Αποθήκευση ως, όσο και η εντολή Αποθήκευση αντιγράφου, λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο: Δημιουργούν ένα αντίγραφο του αρχείου, που είτε περιλαμβάνει τις όποιες αλλαγές κάνατε από την ώρα που το ανοίξατε, είτε είναι πανομοιότυπο του πρωτότυπου αν δεν έχετε κάνει αλλαγές.

Πολλοί χρήστες, όταν κάνουν αλλαγές σε ένα αρχείο χρησιμοποιούν την εντολή Αποθήκευση ως για να αποθηκεύσουν τις αλλαγές σε ένα νέο αρχείο, ώστε να διατηρήσουν ανέπαφο το πρωτότυπο. Αυτή η τακτική όμως δεν λειτουργεί στα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive καθώς η πρώτη αλλαγή που γίνεται σε ένα από αυτά τα έγγραφα αποθηκεύεται άμεσα, με αποτέλεσμα να αλλάζει το πρωτότυπο.

Κατά τη γνώμη μου, η αλλαγή στο όνομα της εντολής μάλλον λειτουργεί σαν υπενθύμιση, σε μια προσπάθεια της Microsoft να κατευθύνει τους χρήστες στη νέα τακτική που λέει: "Δημιουργήστε αντίγραφο πριν κάνετε αλλαγές".

Τι συμβαίνει αν απενεργοποιήσω την αυτόματη αποθήκευση;

Ένα από τα πλεονεκτήματα της αυτόματης αποθήκευσης είναι ότι επιτρέπει σε άλλους χρήστες που είναι συνδεδεμένοι με το έγγραφο να βλέπουν άμεσα τις αλλαγές που κάνετε. Αν απενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση αυτό πλέον δεν θα είναι δυνατόν μέχρις ότου αποθηκεύσετε εσείς το αρχείο, π.χ. πατώντας τη συντόμευση CTRL+S.

Μπορώ να καταργήσω την αυτόματη αποθήκευση;

Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για την Αυτόματη αποθήκευση είναι πάντα ενεργοποιημένη για τα αρχεία που βρίσκονται στο Microsoft cloud. Ωστόσο, αν επιλέξετε Απενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης για ένα μεμονωμένο αρχείο, το πρόγραμμα θα θυμάται να τη διατηρεί απενεργοποιημένη κάθε φορά που θα ανοίγετε το αρχείο. Αν επιλέξετε ξανά Ενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης για ένα μεμονωμένο αρχείο, θα την διατηρεί ενεργοποιημένη για το συγκεκριμένο αρχείο.

Αν θέλετε να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση για όλα τα αρχεία:

  1. Επιλέξτε κατά σειρά Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση και απενεργοποιήστε την εντολή Αυτόματη αποθήκευση αρχείων OneDrive και SharePoint Online στο Word από προεπιλογή.
  2. Κάντε επανεκκίνηση στο Word για να εφαρμοστεί η αλλαγή.
Σύνοψη
Θέμα
Τι είναι η αυτόματη αποθήκευση
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «What is AutoSave?», Office Online Support

Ταυτότητα
3.01.011/0101
Έκδοση
9/10/19

Τρίτη, 8 Οκτωβρίου 2019

Ποια έκδοση του Office έχω;

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στην εντολή Λογαριασμός.


    Εικ. 1: Πληροφορίες έκδοσης Word

  2. Στις Πληροφορίες προϊόντος μπορείτε να δείτε το όνομα του προϊόντος (1), όπως Microsoft 365, ή Office έκδοση για οικιακή χρήση και μαθητές.
  3. Στο πεδίο Πληροφορίες για την εφαρμογή Word (2) μπορείτε να δείτε τον αριθμό έκδοσης και δομής καθώς και τον τύπο της εγκατάστασης.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Πληροφορίες για την εφαρμογή Word για να δείτε την πλήρη έκδοση καθώς και την αρχιτεκτονική (32-bit / 64-bit).
Σύνοψη
Θέμα
Ποια έκδοση του Office έχω;
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «About Office: What version of Office am I using?», Office Online Support

Ταυτότητα
3.01.010/0100
Έκδοση
8/10/19

Σάββατο, 5 Οκτωβρίου 2019

Όταν ανοίγετε το Word για πρώτη φορά

Για να πάρουμε τα πράγματα με τη σειρά, όταν αποφασίζετε να... έλθετε αντιμέτωποι με το Word, η πρώτη κίνηση είναι να το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας. Αυτό γίνεται, όπως περιγράφω αλλού, είτε με την εγκατάσταση της σουίτας Microsoft Office, της οποίας βασική εφαρμογή αποτελεί το Word, είτε με την εγκατάσταση μόνο του Word αν το έχετε αγοράσει μόνο του.

Κάνατε λοιπόν την εγκατάσταση και τo Word είναι έτοιμο να σας βοηθήσει να συντάξετε μια υπεύθυνη δήλωση, ένα βιογραφικό σημείωμα, ή τη... διατριβή σας. Πριν από αυτά όμως να αναφέρω δυο-τρία στοιχεία, που μπορεί να μη φαίνονται σημαντικά αλλά καλό είναι να τα έχετε υπ' όψη σας.

Επιλογή ασφάλειας

Το πρώτο πράγμα που μπορεί να αντικρίσετε όταν ανοίξετε το Word μετά την εγκατάσταση, είναι ένα μήνυμα που θα σας προτρέπει να επιλέξετε τον τρόπο επικοινωνίας και ασφάλειας του προγράμματος. (Λέω "μπορεί να αντικρίσετε" γιατί εξαρτάται από την έκδοση του Office που έχετε). Εκεί συνήθως υπάρχουν τρεις επιλογές:

  • Να χρησιμοποιηθούν οι προτεινόμενες ρυθμίσεις: Το Office θα ενημερώνεται αυτόματα με ενημερώσεις ασφαλείας, θα μπορεί να αναζητά online λύσεις για προβλήματα που τυχόν δημιουργηθούν, να επικοινωνεί με τη Microsoft για τη διάγνωση προβλημάτων συστήματος κ.λπ.
  • Εγκατάσταση μόνο των ενημερώσεων: Θα εγκαθίστανται μόνο ενημερώσεις για θέματα ασφαλείας του Office και των Windows.
  • Να μη γίνουν αλλαγές: To Office δεν θα ενημερώνεται, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται θέματα ασφαλείας.

Όσο ατρόμητοι κι αν αισθάνεστε, μην επιλέξετε το τρίτο. Υπήρξαν κι άλλοι, πιο ατρόμητοι από σας και το πλήρωσαν οικτρά! Μιλώ εκ πείρας.

Επιλογή μορφής αρχείων

Αφού λύσαμε το θέμα της ασφάλειας, στο επόμενο πλαίσιο που θα εμφανιστεί, καλείστε να επιλέξετε τη μορφή αρχείων που θα υποστηρίζει το Office. Εδώ θα χρειαστεί να πάρετε μια απόφαση που επηρεάζει όλα τα προγράμματα που περιλαμβάνει το Office, την οποία όμως μπορείτε να αλλάξετε εκ των υστέρων, προσαρμόζοντας το κάθε πρόγραμμα ξεχωριστά (Word, Excel, PowerPoint κ.λπ.). Έχετε δυο επιλογές (προτείνεται η πρώτη):

  • Αρχεία Open Office XML format: Είναι η μορφή που υποστηρίζει όλες τις δυνατότητες του Office.
  • Αρχεία OpenDocument format: Είναι αρχεία που αναγνωρίζουν κι άλλες εφαρμογές, εκτός του Office. Πολλές από τις δυνατότητες του Office υποστηρίζονται από το ODF αλλά κάποια περιεχόμενα ή δυνατότητες επεξεργασίας ίσως να χαθούν μετά την αποθήκευση του εγγράφου.

Μετά κι απ' αυτή τη διαδικασία, μπαίνετε στο γραφικό περιβάλλον του Word, που εμφανίζει διαφορετικό περιεχόμενο, ανάλογα με την έκδοση που έχετε. Έτσι, στις παλαιότερες εκδόσεις εμφανίζει ένα κενό έγγραφο, ενώ στις νεότερες εμφανίζει μια σελίδα όπου μπορείτε να κάνετε διάφορες επιλογές. Μεταξύ αυτών:

  • Μπορείτε να ανοίξετε ένα από τα πιο πρόσφατα αρχεία που έχετε χρησιμοποιήσει (εφόσον είναι η πρώτη φορά που ανοίγετε το Word, η λίστα αυτή θα είναι κενή).
  • Μπορείτε επίσης να ανοίξετε ένα έγγραφο αναζητώντας το στον υπολογιστή σας, σε μια διαδρομή δικτύου ή ακόμα και στον διαδικτυακό τόπο του OneDrive, αν έχετε δημιουργήσει λογαριασμό.
  • Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο ξεκινώντας με μια λευκή σελίδα για να αρχίσετε την πληκτρολόγηση του κειμένου σας.
  • Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο χρησιμοποιώντας ως βάση ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα.
  • Μπορείτε τέλος να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές, για να προσαρμόσετε τη συμπεριφορά και τη λειτουργικότητα του προγράμματος.

Υποστήριξη ελληνικής γλώσσας

Αν έχετε το ελληνικό Office, αυτή η ενότητα δεν σας αφορά. Αφορά τους κατόχους του αγγλικού (ή άλλου ξενόγλωσσου πακέτου), που θα θελήσουν να προσθέσουν την υποστήριξη της ελληνικής γλώσσας, κυρίως για τον γραμματικό έλεγχο του κειμένου αλλά και, αν θέλουν, να αλλάξουν την εμφάνιση του ίδιου του Word (κουμπιά, μενού, πλαίσια διαλόγου κ.λπ.).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία θα πρέπει να είστε συνδεδεμένοι στο internet. Επίσης θα πρέπει να γνωρίζετε την έκδοση του Word που έχετε εγκαταστήσει για να επιλέξετε το αντίστοιχο πακέτο υποστήριξης.

  1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο και πληκτρολογήστε μια ελληνική λέξη.
  2. Πατήστε το πλήκτρο F7 για να αναγκάσετε το Word να κάνει ορθογραφικό έλεγχο.
  3. Παρατηρήστε το μήνυμα που εμφανίζεται κάτω από την κορδέλα και αναφέρει ότι λείπουν τα εργαλεία γλωσσσικού ελέγχου. Κάνετε κλικ στο κουμπί που υπάρχει εκεί, για να τα κατεβάσετε από τον διαδικτυακό τόπο της Microsoft.
    Παλαιότερα, θυμάμαι, ένα πακέτο γλώσσας κόστιζε 29 ευρώ. Τελευταία φορά το κατέβασα δωρεάν, αλλά αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι έχω συνδρομή Microsoft 365.
  4. Επιλέξτε το πακέτο που ταιριάζει στην έκδοση του Office που έχετε εγκαταστήσει και κατεβάστε το.
  5. Κλείστε όλα τα προγράμματα, ειδικά τις εφαρμογές του Office (Word, Excel, PowerPoint κ.λπ.) και εκτελέστε το αρχείο που κατεβάσατε.

Μετά την εγκατάσταση η υποστήριξη ελληνικών θα είναι διαθέσιμη σε όλες τις εφαρμογές, και ο ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος ελληνικού κειμένου ενεργοποιείται αυτόματα. Αν θέλετε να αλλάξετε σε ελληνικά και τη γλώσσα περιβάλλοντος (κορδέλα, κουμπιά, μενού κ.λπ.) θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις του Word:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου File κάνετε κλικ στην εντολή Options και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Language.
  2. Στην ενότητα Office display language επιλέξτε ένα από τα επόμενα και κάνετε κλικ στο κουμπί Set as Preferred:
    • Match Microsoft Windows (εφόσον έχετε ελληνικά Windows).
    • Greek
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και OK στο ενημερωτικό μήνυμα για επανεκκίνηση του Word ώστε να τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές.

Αυτόματη διόρθωση

Έχω διαπιστώσει ότι ένα συνηθισμένο λάθος που κάνω, όταν πληκτρολογώ κείμενο είναι ότι αντί για το πλήκτρο του τόνου πατάω το "λ", π.χ. αντί για "βάλε" πληκτρολογώ "βλαλε". Αυτό βέβαια δεν είναι και τόσο κακό, αφού φαίνεται ότι είναι σφάλμα πληκτρολόγησης. Φανταστείτε όμως σε τι... βρώμικο αποτέλεσμα καταλήγω όταν πληκτρολογώ λάθος το "κάνε", "κάνω", "κάνετε" και όλα τα σχετικά! Έτσι, η πρώτη δουλειά που κάνω μετά την εγκατάσταση του Office είναι να τα προσθέτω όλα αυτά στην αυτόματη διόρθωση του Word για να είμαι ήσυχος.

Αν θέλετε να ακολουθήσετε κι εσείς αυτή την τακτική κάνετε την επόμενη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το Word και σ' ένα κενό έγγραφο πληκτρολογήστε μια ελληνική λέξη.
  2. Επιλέξτε την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο και στη συνέχεια κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές.
  3. Επιλέξτε τη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος και στη συνέχεια πατήστε το κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης.


    Εικ. 1: Προσθήκες αυτόματης διόρθωσης

    Έχω "πειράξει" το πλαίσιο διαλόγου, ώστε να φαίνονται οι τύποι του ρήματος που πρέπει να καταχωρίσετε και να μη χρειάζεται να τους καταγράψω κι εδώ. Δεν παίζει ρόλο η σειρά καταχώρισης. Το Word τα ταξινομεί αυτόματα αλφαβητικά. Να σημειώσω επίσης ότι η διόρθωση "κλαντε" σε "κάντε" υπάρχει ήδη.
  4. Για να προσθέσετε έναν όρο, πληκτρολογείτε το λάθος στο αριστερό πλαίσιο, το σωστό στο δεξιό πλαίσιο και πατάτε το κουμπί Προσθήκη.
  5. Αφού καταχωρίσετε όλους τους όρους πατήστε OK σε όλα τα πλαίσια για να αποθηκευτούν οι αλλαγές.

Διόρθωση της κορδέλας

Η τελευταία λεπτομέρεια έχει να κάνει με όσους χρησιμοποιούν την ελληνική έκδοση του Word: Αν προσέξετε την κορδέλα, υπάρχουν δύο καρτέλες με το όνομα "Σχεδίαση". Δεν ξέρω για σας, αλλλά εμένα αυτό με ταλαιπωρεί πολλές φορές, γιατί δεν θυμάμαι ποια από τις δυο καρτέλες έχει την εντολή που θέλω, με αποτέλεσμα να κάνω άσκοπα κλικ.

Έτσι, αφήνω την πρώτη καρτέλα με το όνομα Σχεδίαση (ακολουθώντας την ονομασία Draw του αγγλικού Word, όταν μάλιστα και τα εργαλεία που περιέχει αφορούν τη σχεδίαση) και διορθώνω το όνομα της δεύτερης καρτέλας (δίπλα στη Διάταξη) σε Εμφάνιση, κρίνοντας από τα εργαλεία που περιέχει, που επηρεάζουν την εμφάνιση του εγγράφου. Αν θέλετε να κάνετε αυτή την αλλαγή:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Προσαρμογή κορδέλας.
  2. Στη δεξιά λίστα με τις κύριες καρτέλες επιλέξτε τη δεύτερη καρτέλα με όνομα Σχεδίαση (πάνω από τη Διάταξη) και πατήστε το κουμπί Μετονομασία.
  3. Στο πλαίσιο Μετονομασία πληκτρολογήστε Εμφάνιση και πατήστε OK.
  4. Στο πλαίσιο Επιλογές του Word πατήστε OK για να αποθηκευτούν οι αλλαγές.

Ωραία! Να σας αφήσω ήσυχους πλέον να μεγαλουργήσετε με το Word!

Σύνοψη
Θέμα
Όταν ανοίγετε το Word για πρώτη φορά
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
3.01.009/0099
Έκδοση
5/10/19