Σάββατο, 5 Οκτωβρίου 2019

Όταν ανοίγετε το Word για πρώτη φορά

Για να πάρουμε τα πράγματα με τη σειρά, όταν αποφασίζετε να... έλθετε αντιμέτωποι με το Word, η πρώτη κίνηση είναι να το εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας. Αυτό γίνεται, όπως περιγράφω αλλού, είτε με την εγκατάσταση της σουίτας Microsoft Office, της οποίας βασική εφαρμογή αποτελεί το Word, είτε με την εγκατάσταση μόνο του Word αν το έχετε αγοράσει μόνο του.

Κάνατε λοιπόν την εγκατάσταση και τo Word είναι έτοιμο να σας βοηθήσει να συντάξετε μια υπεύθυνη δήλωση, ένα βιογραφικό σημείωμα, ή τη... διατριβή σας. Πριν από αυτά όμως να αναφέρω δυο-τρία στοιχεία, που μπορεί να μη φαίνονται σημαντικά αλλά καλό είναι να τα έχετε υπ' όψη σας.

Επιλογή ασφάλειας

Το πρώτο πράγμα που μπορεί να αντικρίσετε όταν ανοίξετε το Word μετά την εγκατάσταση, είναι ένα μήνυμα που θα σας προτρέπει να επιλέξετε τον τρόπο επικοινωνίας και ασφάλειας του προγράμματος. (Λέω "μπορεί να αντικρίσετε" γιατί εξαρτάται από την έκδοση του Office που έχετε). Εκεί συνήθως υπάρχουν τρεις επιλογές:

  • Να χρησιμοποιηθούν οι προτεινόμενες ρυθμίσεις: Το Office θα ενημερώνεται αυτόματα με ενημερώσεις ασφαλείας, θα μπορεί να αναζητά online λύσεις για προβλήματα που τυχόν δημιουργηθούν, να επικοινωνεί με τη Microsoft για τη διάγνωση προβλημάτων συστήματος κ.λπ.
  • Εγκατάσταση μόνο των ενημερώσεων: Θα εγκαθίστανται μόνο ενημερώσεις για θέματα ασφαλείας του Office και των Windows.
  • Να μη γίνουν αλλαγές: To Office δεν θα ενημερώνεται, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται θέματα ασφαλείας.

Όσο ατρόμητοι κι αν αισθάνεστε, μην επιλέξετε το τρίτο. Υπήρξαν κι άλλοι, πιο ατρόμητοι από σας και το πλήρωσαν οικτρά! Μιλώ εκ πείρας.

Επιλογή μορφής αρχείων

Αφού λύσαμε το θέμα της ασφάλειας, στο επόμενο πλαίσιο που θα εμφανιστεί, καλείστε να επιλέξετε τη μορφή αρχείων που θα υποστηρίζει το Office. Εδώ θα χρειαστεί να πάρετε μια απόφαση που επηρεάζει όλα τα προγράμματα που περιλαμβάνει το Office, την οποία όμως μπορείτε να αλλάξετε εκ των υστέρων, προσαρμόζοντας το κάθε πρόγραμμα ξεχωριστά (Word, Excel, PowerPoint κ.λπ.). Έχετε δυο επιλογές (προτείνεται η πρώτη):

  • Αρχεία Open Office XML format: Είναι η μορφή που υποστηρίζει όλες τις δυνατότητες του Office.
  • Αρχεία OpenDocument format: Είναι αρχεία που αναγνωρίζουν κι άλλες εφαρμογές, εκτός του Office. Πολλές από τις δυνατότητες του Office υποστηρίζονται από το ODF αλλά κάποια περιεχόμενα ή δυνατότητες επεξεργασίας ίσως να χαθούν μετά την αποθήκευση του εγγράφου.

Μετά κι απ' αυτή τη διαδικασία, μπαίνετε στο γραφικό περιβάλλον του Word, που εμφανίζει διαφορετικό περιεχόμενο, ανάλογα με την έκδοση που έχετε. Έτσι, στις παλαιότερες εκδόσεις εμφανίζει ένα κενό έγγραφο, ενώ στις νεότερες εμφανίζει μια σελίδα όπου μπορείτε να κάνετε διάφορες επιλογές. Μεταξύ αυτών:

  • Μπορείτε να ανοίξετε ένα από τα πιο πρόσφατα αρχεία που έχετε χρησιμοποιήσει (εφόσον είναι η πρώτη φορά που ανοίγετε το Word, η λίστα αυτή θα είναι κενή).
  • Μπορείτε επίσης να ανοίξετε ένα έγγραφο αναζητώντας το στον υπολογιστή σας, σε μια διαδρομή δικτύου ή ακόμα και στον διαδικτυακό τόπο του OneDrive, αν έχετε δημιουργήσει λογαριασμό.
  • Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο ξεκινώντας με μια λευκή σελίδα για να αρχίσετε την πληκτρολόγηση του κειμένου σας.
  • Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο χρησιμοποιώντας ως βάση ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα.
  • Μπορείτε τέλος να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές, για να προσαρμόσετε τη συμπεριφορά και τη λειτουργικότητα του προγράμματος.

Υποστήριξη ελληνικής γλώσσας

Αν έχετε το ελληνικό Office, αυτή η ενότητα δεν σας αφορά. Αφορά τους κατόχους του αγγλικού (ή άλλου ξενόγλωσσου πακέτου), που θα θελήσουν να προσθέσουν την υποστήριξη της ελληνικής γλώσσας, κυρίως για τον γραμματικό έλεγχο του κειμένου αλλά και, αν θέλουν, να αλλάξουν την εμφάνιση του ίδιου του Word (κουμπιά, μενού, πλαίσια διαλόγου κ.λπ.).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία θα πρέπει να είστε συνδεδεμένοι στο internet. Επίσης θα πρέπει να γνωρίζετε την έκδοση του Word που έχετε εγκαταστήσει για να επιλέξετε το αντίστοιχο πακέτο υποστήριξης.

  1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο και πληκτρολογήστε μια ελληνική λέξη.
  2. Πατήστε το πλήκτρο F7 για να αναγκάσετε το Word να κάνει ορθογραφικό έλεγχο.
  3. Παρατηρήστε το μήνυμα που εμφανίζεται κάτω από την κορδέλα και αναφέρει ότι λείπουν τα εργαλεία γλωσσσικού ελέγχου. Κάνετε κλικ στο κουμπί που υπάρχει εκεί, για να τα κατεβάσετε από τον διαδικτυακό τόπο της Microsoft.
    Παλαιότερα, θυμάμαι, ένα πακέτο γλώσσας κόστιζε 29 ευρώ. Τελευταία φορά το κατέβασα δωρεάν, αλλά αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι έχω συνδρομή Microsoft 365.
  4. Επιλέξτε το πακέτο που ταιριάζει στην έκδοση του Office που έχετε εγκαταστήσει και κατεβάστε το.
  5. Κλείστε όλα τα προγράμματα, ειδικά τις εφαρμογές του Office (Word, Excel, PowerPoint κ.λπ.) και εκτελέστε το αρχείο που κατεβάσατε.

Μετά την εγκατάσταση η υποστήριξη ελληνικών θα είναι διαθέσιμη σε όλες τις εφαρμογές, και ο ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος ελληνικού κειμένου ενεργοποιείται αυτόματα. Αν θέλετε να αλλάξετε σε ελληνικά και τη γλώσσα περιβάλλοντος (κορδέλα, κουμπιά, μενού κ.λπ.) θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις του Word:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου File κάνετε κλικ στην εντολή Options και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Language.
  2. Στην ενότητα Office display language επιλέξτε ένα από τα επόμενα και κάνετε κλικ στο κουμπί Set as Preferred:
    • Match Microsoft Windows (εφόσον έχετε ελληνικά Windows).
    • Greek
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και OK στο ενημερωτικό μήνυμα για επανεκκίνηση του Word ώστε να τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές.

Αυτόματη διόρθωση

Έχω διαπιστώσει ότι ένα συνηθισμένο λάθος που κάνω, όταν πληκτρολογώ κείμενο είναι ότι αντί για το πλήκτρο του τόνου πατάω το "λ", π.χ. αντί για "βάλε" πληκτρολογώ "βλαλε". Αυτό βέβαια δεν είναι και τόσο κακό, αφού φαίνεται ότι είναι σφάλμα πληκτρολόγησης. Φανταστείτε όμως σε τι... βρώμικο αποτέλεσμα καταλήγω όταν πληκτρολογώ λάθος το "κάνε", "κάνω", "κάνετε" και όλα τα σχετικά! Έτσι, η πρώτη δουλειά που κάνω μετά την εγκατάσταση του Office είναι να τα προσθέτω όλα αυτά στην αυτόματη διόρθωση του Word για να είμαι ήσυχος.

Αν θέλετε να ακολουθήσετε κι εσείς αυτή την τακτική κάνετε την επόμενη διαδικασία:

  1. Ανοίξτε το Word και σ' ένα κενό έγγραφο πληκτρολογήστε μια ελληνική λέξη.
  2. Επιλέξτε την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο και στη συνέχεια κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές.
  3. Επιλέξτε τη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος και στη συνέχεια πατήστε το κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης.


    Εικ. 1: Προσθήκες αυτόματης διόρθωσης

    Έχω "πειράξει" το πλαίσιο διαλόγου, ώστε να φαίνονται οι τύποι του ρήματος που πρέπει να καταχωρίσετε και να μη χρειάζεται να τους καταγράψω κι εδώ. Δεν παίζει ρόλο η σειρά καταχώρισης. Το Word τα ταξινομεί αυτόματα αλφαβητικά. Να σημειώσω επίσης ότι η διόρθωση "κλαντε" σε "κάντε" υπάρχει ήδη.
  4. Για να προσθέσετε έναν όρο, πληκτρολογείτε το λάθος στο αριστερό πλαίσιο, το σωστό στο δεξιό πλαίσιο και πατάτε το κουμπί Προσθήκη.
  5. Αφού καταχωρίσετε όλους τους όρους πατήστε OK σε όλα τα πλαίσια για να αποθηκευτούν οι αλλαγές.

Διόρθωση της κορδέλας

Η τελευταία λεπτομέρεια έχει να κάνει με όσους χρησιμοποιούν την ελληνική έκδοση του Word: Αν προσέξετε την κορδέλα, υπάρχουν δύο καρτέλες με το όνομα "Σχεδίαση". Δεν ξέρω για σας, αλλλά εμένα αυτό με ταλαιπωρεί πολλές φορές, γιατί δεν θυμάμαι ποια από τις δυο καρτέλες έχει την εντολή που θέλω, με αποτέλεσμα να κάνω άσκοπα κλικ.

Έτσι, αφήνω την πρώτη καρτέλα με το όνομα Σχεδίαση (ακολουθώντας την ονομασία Draw του αγγλικού Word, όταν μάλιστα και τα εργαλεία που περιέχει αφορούν τη σχεδίαση) και διορθώνω το όνομα της δεύτερης καρτέλας (δίπλα στη Διάταξη) σε Εμφάνιση, κρίνοντας από τα εργαλεία που περιέχει, που επηρεάζουν την εμφάνιση του εγγράφου. Αν θέλετε να κάνετε αυτή την αλλαγή:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Προσαρμογή κορδέλας.
  2. Στη δεξιά λίστα με τις κύριες καρτέλες επιλέξτε τη δεύτερη καρτέλα με όνομα Σχεδίαση (πάνω από τη Διάταξη) και πατήστε το κουμπί Μετονομασία.
  3. Στο πλαίσιο Μετονομασία πληκτρολογήστε Εμφάνιση και πατήστε OK.
  4. Στο πλαίσιο Επιλογές του Word πατήστε OK για να αποθηκευτούν οι αλλαγές.

Ωραία! Να σας αφήσω ήσυχους πλέον να μεγαλουργήσετε με το Word!

Σύνοψη
Θέμα
Όταν ανοίγετε το Word για πρώτη φορά
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
3.01.009/0099
Έκδοση
5/10/19

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου