Τετάρτη, 9 Οκτωβρίου 2019

Τι είναι η αυτόματη αποθήκευση

Η Αυτόματη αποθήκευση είναι μια νέα δυνατότητα, στα προγράμματα Word, Excel και PowerPoint της έκδοσης Microsoft 365 και τίθεται αυτόματα σε λειτουργία, την πρώτη φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο στο OneDrive, ή στο SharePoint online. Στη συνέχεια, όταν ανοίγετε ένα από αυτά τα αρχεία για να το επεξεργαστείτε οι αλλαγές που κάνετε αποθηκεύονται άμεσα.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αν θέλετε η Αυτόματη αποθήκευση να μην αλλάξει το αρχικό έγγραφο που επεξεργάζεστε, χρησιμοποιήστε την εντολή Αρχείο > Αποθήκευση αντιγράφου πριν αρχίσετε τις αλλαγές. Έτσι οι αλλαγές θα γίνουν στο αντίγραφο και όχι στο αρχικό έγγραφο. Αν η Αυτόματη αποθήκευση ενημέρωσε το αρχείο με τις αλλαγές που κάνατε, δείτε την επόμενη ενότητα Πώς μπορώ να αναιρέσω τις αλλαγές στο αρχείο;

Πώς μπορώ να αναιρέσω τις αλλαγές στο αρχείο;

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο που έχετε αποθηκεύσει π.χ. στο OneDrive, στην πραγματικότητα ανοίγετε την πιο πρόσφατα επεξεργασμένη μορφή του εγγράφου. Για να δείτε ένα από τα προηγούμενα στάδια της επεξεργασίας ανοίξτε το ιστορικό του εγγράφου με τα επόμενα βήματα:

  1. Στη γραμμή τίτλου του Word κάνετε κλικ στο όνομα του αρχείου και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Ιστορικό εκδόσεων.
  2. Στο πλαίσιο που εμφανίζεται επιλέξτε την έκδοση που θέλετε, σύμφωνα με την ημερομηνία και την ώρα και κάνετε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα έκδοσης.
  3. Η επιλεγμένη έκδοση του εγγράφου θα εμφανιστεί σε νέο παράθυρο. Αν θέλετε να επαναφέρετε αυτή την έκδοση πατήστε το κουμπί Επαναφορά.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν ανοίξετε ένα αρχείο και κάνετε τις πρώτες αλλαγές σας, η Αυτόματη αποθήκευση αποθηκεύει τις αλλαγές και μια νέα έκδοση του αρχείου προστίθεται στο ιστορικό εκδόσεων. Μετά από αυτό, παρόλο που η Αυτόματη αποθήκευση αποθηκεύει συχνά τις αλλαγές στο αρχείο, οι νέες εκδόσεις προστίθενται στο ιστορικό εκδόσεων μόνο περιοδικά (περίπου κάθε 10 λεπτά) για το υπόλοιπο της περιόδου λειτουργίας.

Η εντολή Αποθήκευση ως γίνεται Αποθήκευση αντιγράφου όταν ανοίγω αρχεία στο OneDrive

Τόσο η εντολή Αποθήκευση ως, όσο και η εντολή Αποθήκευση αντιγράφου, λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο: Δημιουργούν ένα αντίγραφο του αρχείου, που είτε περιλαμβάνει τις όποιες αλλαγές κάνατε από την ώρα που το ανοίξατε, είτε είναι πανομοιότυπο του πρωτότυπου αν δεν έχετε κάνει αλλαγές.

Πολλοί χρήστες, όταν κάνουν αλλαγές σε ένα αρχείο χρησιμοποιούν την εντολή Αποθήκευση ως για να αποθηκεύσουν τις αλλαγές σε ένα νέο αρχείο, ώστε να διατηρήσουν ανέπαφο το πρωτότυπο. Αυτή η τακτική όμως δεν λειτουργεί στα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive καθώς η πρώτη αλλαγή που γίνεται σε ένα από αυτά τα έγγραφα αποθηκεύεται άμεσα, με αποτέλεσμα να αλλάζει το πρωτότυπο.

Κατά τη γνώμη μου, η αλλαγή στο όνομα της εντολής μάλλον λειτουργεί σαν υπενθύμιση, σε μια προσπάθεια της Microsoft να κατευθύνει τους χρήστες στη νέα τακτική που λέει: "Δημιουργήστε αντίγραφο πριν κάνετε αλλαγές".

Τι συμβαίνει αν απενεργοποιήσω την αυτόματη αποθήκευση;

Ένα από τα πλεονεκτήματα της αυτόματης αποθήκευσης είναι ότι επιτρέπει σε άλλους χρήστες που είναι συνδεδεμένοι με το έγγραφο να βλέπουν άμεσα τις αλλαγές που κάνετε. Αν απενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση αυτό πλέον δεν θα είναι δυνατόν μέχρις ότου αποθηκεύσετε εσείς το αρχείο, π.χ. πατώντας τη συντόμευση CTRL+S.

Μπορώ να καταργήσω την αυτόματη αποθήκευση;

Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για την Αυτόματη αποθήκευση είναι πάντα ενεργοποιημένη για τα αρχεία που βρίσκονται στο Microsoft cloud. Ωστόσο, αν επιλέξετε Απενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης για ένα μεμονωμένο αρχείο, το πρόγραμμα θα θυμάται να τη διατηρεί απενεργοποιημένη κάθε φορά που θα ανοίγετε το αρχείο. Αν επιλέξετε ξανά Ενεργοποίηση της Αυτόματης αποθήκευσης για ένα μεμονωμένο αρχείο, θα την διατηρεί ενεργοποιημένη για το συγκεκριμένο αρχείο.

Αν θέλετε να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη αποθήκευση για όλα τα αρχεία:

  1. Επιλέξτε κατά σειρά Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση και απενεργοποιήστε την εντολή Αυτόματη αποθήκευση αρχείων OneDrive και SharePoint Online στο Word από προεπιλογή.
  2. Κάντε επανεκκίνηση στο Word για να εφαρμοστεί η αλλαγή.
Σύνοψη
Θέμα
Τι είναι η αυτόματη αποθήκευση
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «What is AutoSave?», Office Online Support

Ταυτότητα
3.01.011/0101
Έκδοση
9/10/19

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου