Τρίτη, 17 Μαρτίου 2020

Αίνιγμα

Το ιστορικό

Αρκετά χρόνια πριν, σε ένα από τα γκρουπ συζητήσεων που περιδιάβαινα, έπεσα πάνω σε μια ερώτηση επισκέπτη που υπέγραφε ως "Rajesh", για το πώς το κείμενο σε ένα έγγραφο του Word κυλούσε "πλάγια". Είχε μάλιστα και το ίδιο το έγγραφο σαν συνημμένο, μήπως και μπορέσει κάποιος να τον βοηθήσει. Τότε, κράτησα ένα αντίγραφο του συνημμένου, μαζί με τη διεύθυνση (URL) της συζήτησης, με τη σκέψη να επιστρέψω αργότερα, μήπως έχει δοθεί απάντηση.

Δυστυχώς, τόσο το αρχείο του Word όσο και η διεύθυνση χάθηκαν μέσα σε τόννους άλλων αρχείων, άρθρων και θεμάτων, σχετικών με το Word. Το εντόπισα και πάλι πριν από μερικά χρόνια, αλλά και πάλι, μετά από μια πρόχειρη αναζήτηση απάντησης χωρίς αποτέλεσμα, η θέση του στα αζήτητα παγιώθηκε. Όταν μάλιστα και το site που είχε τη συζήτηση είχε πάψει πλέον να λειτουργεί, οπότε δεν μπορούσα να ελέγξω αν είχε δοθεί κάποια απάντηση.

Το ζητούμενο


Εικ. 1: Αλλαγή προσανατολισμού περιεχομένων

Όπως λέει και το κείμενο της εικόνας, δεν έχει χρησιμοποιηθεί ένα από τα στοιχεία που επιτρέπουν την περιστροφή του κειμένου (πλαίσιο κειμένου, πίνακας, WordArt). Επίσης, δεν φαίνεται να υπάρχει κάποια μακροεντολή ή άλλου είδους κώδικας (από τη λίγη VBA που γνωρίζω). Και βέβαια, δεν υπάρχει... photoshop-ική παρέμβαση!

Τότε λοιπόν πώς γίνεται;

Η απάντηση

Είπα ότι δεν υπάρχει μακροεντολή ή κώδικας, αλλά ευτυχώς δικαιολογήθηκα για τις περιορισμένες γνώσεις μου στη VBA, γιατί πράγματι η απάντηση έχει να κάνει με κώδικα. Το βρήκα πρόσφατα σε άρθρο του Allen Wyatt, σε άρθρο με τίτλο «Rotating a page of text»:

  1. Κάνετε ένα από τα επόμενα:
    • Αν θέλετε να μετατρέψετε όλο το έγγραφο συνεχίστε με το βήμα 2.
    • Αν θέλετε να μετατρέψετε ένα μέρος του κειμένου:
      1. Εισαγάγετε μια αλλαγή ενότητας σε επόμενη σελίδα, πριν και μετά το κείμενο που θα έχει πλάγια εμφάνιση.
      2. Κάνετε κλικ στο κείμενο που θα έχει πλάγια εμφάνιση.
  2. Πατήστε τη συντόμευση ALT+F11 για αν εμφανίσετε τον VB Editor και στη συνέχεια πατήστε τη συντόμευση CTRL+G για να εμφανίσετε το πλαίσιο Immediate.
  3. Πληκτρολογήστε τον επόμενο κώδικα και πατήστε ENTER.

    Selection.Orientation = wdTextOrientationVerticalFarEast

  4. Κλείστε τον VB Editor.

Το κείμενο της ενότητας θα εμφανιστεί όπως στην εικ. 1.

Η δυνατότητα υποστήριξης προσανατολισμού για γλώσσες της Άπω Ανατολής προστέθηκε στο Word 2000. Αν, μετά την εφαρμογή του προσανατολισμού, θέλετε να επανέλθετε στην οριζόντια εμφάνιση, στο πλαίσιο Immediate πληκτρολογήστε την εντολή Selection.Orientation = wdTextOrientationHorizontal.
Σύνοψη
Θέμα
Αίνιγμα
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.03.023/0162
Έκδοση
17/3/20

Πέμπτη, 12 Μαρτίου 2020

Κείμενο περιθωρίων

Μπορεί να μην ανήκει στη συνηθισμένη κατηγορία εγγράφων, αλλά είναι αρκετοί αυτοί που ρωτούν πώς μπορούν να τοποθετήσουν κείμενο, εικόνες και άλλα αντικείμενα ώστε να φαίνεται ότι είναι (ή πράγματι να είναι) τοποθετημένα είτε στο αριστερό, είτε στο δεξιό περιθώριο της σελίδας.

Μια απλή διάταξη της σελίδας που φαίνεται ένα κείμενο να "περνάει" στην περιοχή του περιθωρίου, είναι με τις επικεφαλίδες, που ξεκινούν από το περιθώριο και προχωρούν προς το κυρίως σώμα της σελίδας. Μια τέτοια τακτική εφάρμοζε και η Microsoft στα παλιά άρθρα Βοήθειας του Word (εικ. 1).


Εικ. 1: Επικεφαλίδα με αρνητική αριστερή εσοχή

Σ' αυτό το αποτέλεσμα μπορείτε να καταλήξετε χρησιμοποιώντας αρνητική εσοχή για την επικεφαλίδα. Κατ' αρχάς θα χρειαστεί να αυξήσετε το αριστερό περιθώριο, ώστε, παρ' όλη την προεξοχή που θα ορίσετε, η επικεφαλίδας να ευρίσκεται εντός της περιοχής εκτύπωσης.

Το συνηθισμένο αριστερό περιθώριο της σελίδας (ακολουθώντας το πρότυπο APA) είναι 1in. (2,54εκ.). Αν θέλετε η επικεφαλίδα να προεξέχει αριστερά π.χ. κατά ½in. (1,27εκ.) θα χρειαστεί να αυξήσετε το αριστερό περιθώριο σε 1½in (3,81εκ.). Στη συνέχεια θα χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος για να ορίσετε αριστερή εσοχή της επικεφαλίδας κατά -½in. (-1,27εκ.). Αν χρησιμοποιείτε στυλ επικεφαλίδας (επιβάλλεται), η αριστερή εσοχή θα εφαρμοστεί με την προσαρμογή του στυλ:

Αν εφαρμόσατε ήδη την προηγούμενη διαδικασία σε μια επικεφαλίδα με στυλ Επικεφαλίδα 1, κάνετε δεξιό κλικ στο αντίστοιχο κουμπί της συλλογής Στυλ στην καρτέλα Κεντρική και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Ενημέρωση του στυλ "Επικεφαλίδα 1" για συμφωνία με την επιλογή.

Για να ορίσετε αρνητική αριστερή εσοχή σε όλα τα στυλ επικεφαλίδων, κάνετε δεξιό κλικ σε κάθε ένα από τα αντίστοιχα κουμπιά της συλλογής Στυλ στην καρτέλα Κεντρική και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Τροποποίηση. Κάνετε κλικ κατά σειρά στο κουμπί Μορφή, στην εντολή Παράγραφος και ορίστε την αριστερή εσοχή στο αντίστοιχο πεδίο.

Πραγματικό κείμενο περιθωρίου

Μερικές φορές ωστόσο, αυτό που πραγματικά θέλετε είναι ένα μικρό κείμενο, ή ακόμα και ένα γραφικό, που θα είναι κυριολεκτικά στο περιθώριο (εικ. 2). Μπορεί να θέλετε μάλιστα, αυτό το κείμενο να εμφανίζεται σε αντικριστά περιθώρια, αν έχετε ορίσει τέτοια διάταξη εκτύπωσης. Σε περιπτώσεις σαν κι αυτές, θα χρειαστείτε ένα πλαίσιο.


Εικ. 2: Επικεφαλίδα με αρνητική αριστερή εσοχή

Αν και πολλοί αποφεύγουν τα πλαίσια, γιατί τα θεωρούν δύσκολα στο στήσιμο και τη διαχείριση, μακροπρόθεσμα η κατάσταση δεν είναι δύσκολο να αντιμετωπιστεί, επειδή ένα πλαίσιο μπορεί να είναι μέρος από τις ιδιότητες ενός στυλ. Αφού έχετε μορφοποιήσει με τον κατάλληλο τρόπο ένα πλαίσιο, το να το εισαγάγετε στο έγγραφο είναι σαν να εφαρμόζετε ένα στυλ.

Αρχίστε με ένα στυλ

Θα χρειαστείτε ένα στυλ για το κείμενο του περιθωρίου. Συνήθως αυτό το κείμενο είναι με μικρότερο μέγεθος, πιθανόν με πλάγια γραφή και διαφορετική οικογένεια γραμματοσειράς από την εμφάνιση που έχει το κύριο κείμενο του εγγράφου.

Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε και εφαρμόστε το στυλ που δημιουργήσατε. Δεν έχει σημασία πού θα πληκτρολογήσετε το κείμενο, καθώς στο τέλος θα το μεταφέρετε στο περιθώριο της σελίδας. Καλό όμως είναι να το πληκτρολογήσετε κοντά στο σημείο που θα το τοποθετήσετε, ώστε η αγκύρωση που θα δημιουργήσει το Word να ανταποκρίνεται περίπου στη θέση του. Θα δείτε στη συνέχεια...

Εισαγωγή και μορφοποίηση πλαισίου

Με την προϋπόθεση ότι έχετε ήδη αυξήσει το αριστερό ή το εξωτερικό περιθώριο όσο χρειάζεται για να χωρά το κείμενο περιθωρίου, το επόμενο βήμα είναι να εφαρμόσετε ένα πλαίσιο στο στυλ που δημιουργήσατε για το κείμενο.

  1. Στην καρτέλα Προγραμματιστής κάνετε κλικ στο κουμπί Παλιά εργαλεία της ομάδας Στοιχεία ελέγχου.

    Η καρτέλα Προγραμματιστής δεν εμφανίζεται στην κορδέλα

    Η καρτέλα Προγραμματιστής δεν εμφανίζεται στην κορδέλα λόγω των προκαθορισμένων ρυθμίσεων του Word. Για να ενεργοποιήσετε τη εμφάνισή της:

    1. Από την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές και στη συνέχεια εμφανίστε τη σελίδα Προσαρμογή κορδέλας.
    2. Στη λίστα με τις κύριες καρτέλες κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής για να το ενεργοποιήσετε.
    3. Κάνετε κλικ στο ΟΚ για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
  2. Επιλέξτε την παράγραφο με το κείμενο περιθωρίου και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή οριζόντιου πλαισίου.
  3. Μόλις εμφανιστεί το πλαίσιο γύρω από το κείμενο της παραγράφου μπορείτε να το επιλέξετε και να προσαρμόσετε το μέγεθός τους ή να το σύρετε στο σημείο που θέλετε. Ωστόσο, για πιο λεπτομερείς ρυθμίσεις καλύτερα να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Πλαίσιο (εικ. 3).


    Εικ. 3: Ρυθμίσεις πλαισίου

  4. Θα χρειαστεί να πειραματιστείτε για να επιτύχετε το αποτέλεσμα που θέλετε. Οι τιμές π.χ. στην εικόνα 3 αφορούν τις ρυθμίσεις για το πλαίσιο που φαίνεται στην εικόνα 2. Ορισμένες γενικές προτάσεις:

    Πλάτος: Ανάλογα με την έκταση που είναι διαθέσιμη στο αριστερό περιθώριο. Σ' αυτό υπολογίστε και το διάστημα που θα μένει κενό μεταξύ του κειμένου περιθωρίου και του σώματος του εγγράφου, στο πεδίο Οριζόντια απόσταση από το κείμενο.

    Ύψος: Αυτόματο, ώστε να αυξομειώνεται ανάλογα με το κείμενο που περιέχει το πλαίσιο.

    Οριζόντια θέση: Μπορεί να είναι μια συγκεκριμένη τιμή, ή μπορείτε να επιλέξετε από τις διαθέσιμες επιλογές. Συνήθως Αριστερά σε σχέση με Σελίδα. Προσέξτε: Ίσως σας φανεί προτιμότερη η επιλογή Σε σχέση με Περιθώριο. Αυτό όμως θα τοποθετήσει το πλαίσιο εσωτερικά του περιθωρίου.

    Οριζόντια απόσταση από το κείμενο: Ορίστε μια τιμή υπολογίζοντας να είναι ευδιάκριτος ο διαχωρισμός από το κυρίως κείμενο του εγγράφου. Ένα μέτρο σύγκρισης μπορεί να είναι η διαφορετική εμφάνιση των δύο κειμένων: όσο μεγαλύτερη είναι η διαφορά (μέγεθος και οικογένεια γραμματοσειράς) τόσο μικρότερη μπορεί να είναι η απόσταση μεταξύ τους.

Κατάργηση του περιγράμματος

Από προεπιλογή, το πλαίσιο έχει ένα λεπτό περίγραμμα, που ίσως θέλετε να αφαιρέσετε:

  1. Κάνετε κλικ στο περίγραμμα του πλαισίου για να το επιλέξετε.
  2. Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης την εντολής Περιγράμματα στην ομάδα Παράγραφος, στην καρτέλα Κεντρική και στη συνέχεια επιλέξτε Χωρίς περίγραμμα.

Ενημέρωση του στυλ

Αφού προσαρμόσετε το πλαίσιο με τον τρόπο που θέλετε, θα χρειαστεί να το προσθέσετε στα χαρακτηριστικά του στυλ που δημιουργήσατε για το κείμενο που περιέχει:

  1. Σημειώστε πρόχειρα τις τιμές που έχει το κείμενο περιθωρίου, εμφανίζοντας το πλαίσιο διαλόγου με τις ρυθμίσεις του (εικ. 3).
  2. Κάνετε δεξιό κλικ στο κουμπί με το στυλ που δημιουργήσατε για το κείμενο περιθωρίου στη Συλλογή Στυλ της καρτέλας Κεντρικής.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εκ προεπιλογής τα στυλ που δημιουργείτε εμφανίζονται στη συλλογή Στυλ της καρτέλας Κεντρικής. Αν έχετε επιλέξει διαφορετική ρύθμιση και δεν εμφανίζονται, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Στυλ και να εντοπίσετε το στυλ που θέλετε στο πλαίσιο εργασιών Στυλ.

  3. Επιλέξτε Τροποποίηση και στη συνέχεια επιλέξτε κατά σειρά Μορφή > Πλαίσιο.
  4. Στο πλαίσιο διαλόγου Πλαίσιο ορίστε τις τιμές που σημειώσατε προηγουμένως και κλείστε όλα τα πλαίσια διαλόγου με OK.

Εφαρμογή του στυλ στην πράξη

Όταν θέλετε να δημιουργήσετε κείμενο περιθωρίου, πληκτρολογήστε το κείμενο στη σελίδα και στη συνέχεια επιλέξτε το και εφαρμόστε το στυλ για το κείμενο περιθωρίου. Έχετε υπ' όψη σας και τις επόμενες λεπτομέρειες:

  1. Όταν δημιουργείτε το πλαίσιο, αυτό συνδέεται (αγκυρώνεται) αυτόματα με την παράγραφο που ακολουθεί (εικ. 4).


    Εικ. 4: Ένδειξη αγκύρωσης πλαισίου

  2. Αν το πλαίσιο συνδέεται με παράγραφο που έχει διάστημα πριν, καλό είναι και το στυλ του κειμένου μέσα στο πλαίσιο να έχει επίσης το ίδιο διάστημα πριν αν θέλετε να αρχίζουν και τα δύο κείμενα από το ίδιο ύψος (απόσταση από την κορυφή της σελίδας).
  3. Αν η παράγραφος που είναι σε πλαίσιο είναι η πρώτη παράγραφος στην αρχή της σελίδας, το διάστημα πριν που τυχόν έχει, το Word θα το αγνοήσει. Μόνο για την παράγραφο του πλαισίου όμως. Η επόμενη παράγραφος αν έχει διάστημα πριν θα το διατηρήσει (αφού στην πραγματικότητα είναι η δεύτερη παράγραφος της σελίδας). Η μόνη λύση είναι να αφαιρέσετε το διάστημα πριν από τη δεύτερη παράγραφο "με το χέρι".
  4. Το κείμενο του πλαισίου δεν μπορεί να χωριστεί ώστε ένα μέρος του να εμφανίζεται στο τέλος της σελίδας και το υπόλοιπο στην αρχή της επομένης. Τα κείμενα πάνω από δυο-τρεις γραμμές ίσως προκαλέσουν πρόβλημα.
  5. Αν το έγγραφο είναι σε Πρόχειρη προβολή το πλαίσιο θα εμφανίζεται αλλά όχι στο περιθώριο.
Σύνοψη
Θέμα
Κείμενο περιθωρίων
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Marginal text», Suzanne S. Barnhill

Ταυτότητα
1.03.022/0161
Έκδοση
12/3/20

Δευτέρα, 9 Μαρτίου 2020

Γιατί υπάρχουν κενές σελίδες στο έγγραφό μου;

Κενές σελίδες, που δεν είναι πραγματικά κενές

Εκτός από τις περιπτώσεις, που το Word προσθέτει μια κενή σελίδα, πριν από μια αλλαγή ενότητας σε μονή ή ζυγή σελίδα (βλ. Πραγματικά κενές σελίδες κατωτέρω), οι περισσότερες "κενές" σελίδες δεν είναι στην πραγματικότητα κενές. Αν μια σελίδα εκτυπώνεται, είναι γιατί κάτι υπάρχει σ' αυτήν, το οποίο προφανώς δεν μπορεί να δει ο χρήστης. Επομένως, το πρώτο βήμα για την επίλυση του προβλήματος είναι να εμφανίσετε τα σημάδια μορφοποίησης, είτε με τη συντόμευση CTRL+*, είτε με την εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη της ομάδας Παράγραφος στην καρτέλα Κεντρική.

Όταν το κάνετε αυτό θα εμφανιστούν ξαφνικά διάφορα σημάδια, που πιθανόν να μη γνωρίζατε την ύπαρξή τους αν δεν είχατε ξαναεμφανίσει τα σημάδια μορφοποίησης (ή "μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες"). Για περισσότερες πληροφορίες δείτε το θέμα Τα σημάδια μορφοποίησης του Word.

Στο σημάδι που θα πρέπει να επικεντρωθείτε είναι το σημάδι της παραγράφου ¶. Κάθε φορά που βλέπετε αυτό το σημάδι, χωρίς να συνοδεύεται από κείμενο, σημαίνει μια κενή παράγραφο. Η διαγραφή των κενών παραγράφων πολλές φορές καταργεί τις κενές σελίδες.

Στη συνέχεια θα δείτε ορισμένες περιπτώσεις που η διαγραφή των κενών παραγράφων δεν λύνει το πρόβλημα, ή δεν είναι αρκετή. Πριν όμως, να κάνω μια επισήμανση: Μερικοί χρήστες πιστεύουν ότι μια κεφαλίδα ή ένα υποσέλιδο είναι αυτά που κάνουν το Word να εκτυπώνει μια κενή σελίδα. Στην πραγματικότητα ή αλήθεια είναι αντίστροφα: Είναι η παρουσία περιεχομένων στη σελίδα, που αναγκάζει το Word να προσθέσει την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο του εγγράφου. Διαγράφοντας τα περιεχόμενα, η κεφαλίδα και το υποσέλιδο θα καταργηθούν μαζί τους.

Πίνακας στο τέλος του εγγράφου

Αν έχετε δημιουργήσει Βιογραφικό χρησιμοποιώντας κάποιο από τα έτοιμα πρότυπα του Word, είναι μάλλον βέβαιο ότι η κατανομή του βασίζεται σε πίνακα, που δεν εμφανίζονται τα περιγράμματα. Αυτό είναι εύκολο να το διαπιστώσετε: Αν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου, στην κορδέλα θα εμφανιστούν οι καρτέλες εργαλείων του πίνακα Σχεδίαση και Διάταξη. Για να δείτε τη δομή του πίνακα και να εργαστείτε με αυτόν μπορείτε να εμφανίσετε τις γραμμές πλέγματος. Οι γραμμές πλέγματος εμφανίζουν την κατανομή του πίνακα στο έγγραφο αλλά δεν εκτυπώνονται. Για να τις εμφανίσετε: Στην καρτέλα εργαλείων πίνακα Διάταξη κάνετε κλικ στην εντολή Προβολή γραμμών πλέγματος, την ομάδας Πίνακας.

Τώρα, πώς ο πίνακας μπορεί να δημιουργήσει κενή σελίδα θα δείτε στη συνέχεια. Κατ' αρχάς, αυτό μπορεί να συμβεί σε ένα από τα επόμενα σενάρια:

  • Το έγγραφο αποτελείται ολόκληρο από έναν πίνακα, που φτάνει ακριβώς μέχρι το τέλος της τελευταίας σελίδας του εγγράφου.
  • Η τελευταία σελίδα του εγγράφου έχει έναν πίνακα που τελειώνει ακριβώς στο τέλος της σελίδας.
  • Αντίστοιχα, η τελευταία σελίδα μιας ενότητας του εγγράφου έχει ένα πίνακα που τελειώνει ακριβώς στο τέλος της σελίδας.

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι το Word πάντα, μετά από ένα πίνακα δημιουργεί μια κενή παράγραφο. Δεν μπορείτε να διαγράψετε αυτή την παράγραφο, γιατί έχει τις πληροφορίες μορφοποίησης ολόκληρου του εγγράφου, ή ολόκληρης της ενότητας, αν υπάρχουν περισσότερες της μιας. Υπάρχει σημάδι "τέλος του πίνακα", αλλά δεν μπορεί να κρατάει αυτές τις πληροφορίες, καθώς έχει τις πληροφορίες μορφοποίησης του πίνακα.

Αν ο πίνακας "γεμίζει" την τελευταία σελίδα, η παράγραφος που τον ακολουθεί θα έχει σαν αποτέλεσμα να μεταφερθεί στην επόμενη "κενή" σελίδα. Αν και δεν μπορείτε να διαγράψετε την παράγραφο μπορείτε να την "εξαφανίσετε", πρακτικά μηδενίζοντας τον (κατακόρυφο) χώρο που καταλαμβάνει. Μια μέθοδος είναι να την κάνετε πολύ μικρή: Επιλέξτε το σημάδι παραγράφου και ορίστε το μέγεθος της γραμματοσειράς σε 1στ. Ίσως χρειαστεί επίσης να ρυθμίσετε τις αποστάσεις και το διάστιχο της παραγράφου:


Εικ. 1: Διάστημα και διάστιχο παραγράφου

Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Παράγραφος, στην καρτέλα Κεντρική και στη συνέχεια:

  1. Ορίστε διάστημα Πριν και μετά: 0στ.
  2. Επιλέξτε διάστιχο Ακριβώς: 1στ.

Άλλος ένας τρόπος για να εξαλείψετε την παράγραφο είναι να τη χαρακτηρίσετε "κρυφή". Για να μορφοποιήσετε το σημάδι παραγράφου (ή οποιοδήποτε κείμενο) ως κρυφό: Επιλέξτε το και πατήστε τη συντόμευση CTRL+SHIFT+H. Επειδή μερικές φορές η συντόμευση δεν καλύπτει το σημάδι παραγράφου, μπορείτε εναλλακτικά να κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Γραμματοσειρά και στη συνέχεια να ενεργοποιήστε το πεδίο Κρυφό. Η παράγραφος θα εξακολουθήσει να φαίνεται, μέχρι να κάνετε απόκρυψη και πάλι των χαρακτήρων μορφοποίησης (CTRL+*).

Κενή σελίδα στη μέση του εγγράφου

Αν η κενή σελίδα προκύπτει στη μέση του εγγράφου, και δεν οφείλεται σε μια αλλαγή ενότητας σε μονή/ζυγή σελίδα, μια (μακρινή) πιθανότητα είναι να υπάρχουν πολλές συνεχόμενες κενές παράγραφοι. Συνήθως όμως η αιτία είναι μια προαιρετική (μη αυτόματη) αλλαγή σελίδας. Και αυτός είναι ένας λόγος, που πρέπει να αποφεύγετε τις προαιρετικές αλλαγές σελίδας: Αν αλλάξετε τη μορφοποίηση, ή αν ανοίξετε το έγγραφο σε άλλο σύστημα που χρησιμοποιεί διαφορετικό εκτυπωτή, η προαιρετική αλλαγή μπορεί να προκύψει ακριβώς μετά από μια αυτόματη αλλαγή και αυτό θα έχει σαν αποτέλεσμα τη δημιουργία μιας κενής σελίδας.

Αν έχετε ενεργοποιήσει την εμφάνιση των σημαδιών μορφοποίησης, η μη αυτόματη αλλαγή σελίδας εμφανίζεται ως διακεκομμένη γραμμή, με την ένδειξη "Αλλαγή σελίδας". Διαγράψτε την.

Τμήμα της σελίδας είναι κενό στη μέση του εγγράφου

Μερικές φορές, εμφανίζεται ένα μεγάλο κενό διάστημα στο τέλος μιας σελίδας, το οποίο το Word δεν συμπληρώνει με το κείμενο που ακολουθεί στην επόμενη σελίδα. Αν δεν βλέπετε μια προαιρετική αλλαγή σελίδας, τότε το πρόβλημα μάλλον οφείλεται στη μορφοποίηση παραγράφου. Ελέγξτε τη μορφοποίηση που έχουν οι παράγραφοι στην αρχή της επόμενης σελίδας, που, όπως υπολογίζετε, θα έπρεπε να συμπληρώνουν το κενό. Ίσως έχουν μορφοποιηθεί με τα χαρακτηριστικά "Διατήρηση με επόμενα" ή/και "Αλλαγή σελίδας πριν".


Εικ. 2: Λεζάντα υποχρεωτική

Αν έχετε εμφανίσει τα σημάδια μορφοποίησης, μια παράγραφος με αυτά τα χαρακτηριστικά μορφοποίησης εμφανίζει μια μικρή τετράγωνη κουκκίδα αριστερά της. Κάνετε διπλό κλικ στην κουκκίδα για να εμφανίσετε την καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος (εικ. 2) και απενεργοποιήστε τα αντίστοιχα πεδία.

Πραγματικά κενές σελίδες

Το έγγραφό σας έχει περισσότερες από μια ενότητες; Αυτό μπορείτε να το ελέγξετε ως εξής:

  1. Πατήστε τη συντόμευση CTRL+END για να μεταβείτε στο τέλος του εγγράφου.
  2. Κάνετε δεξιό κλικ στη γραμμή κατάστασης του Word και στο πλαίσιο που εμφανίζεται δείτε τον αριθμό ενοτήτων που αναφέρεται στην εντολή Ενότητες.

Όταν το έγγραφο έχει περισσότερες της μιας ενότητες, χωρίζονται μεταξύ τους με κάποια ή κάποιες από τις επόμενες αλλαγές ενότητας:

  • Επόμενη σελίδα: Η νέα ενότητα θα αρχίζει σε νέα σελίδα.
  • Συνεχόμενη: Η νέα ενότητα συνεχίζεται στην ίδια σελίδα με την προηγούμενη.
  • Ζυγή σελίδα: Η νέα ενότητα θα αρχίζει στην επόμενη ζυγή σελίδα. Αν η προηγούμενη ενότητα τελειώνει σε ζυγή σελίδα, το Word θα προσθέσει μια κενή μονή σελίδα.
  • Μονή σελίδα: Η ενότητα θα αρχίζει στην επόμενη μονή σελίδα. Αν η προηγούμενη ενότητα τελειώνει σε μονή σελίδα, το Word θα προσθέσει μία κενή ζυγή σελίδα.

Οι κενές σελίδες που προσθέτει το Word δεν εμφανίζονται στο έγγραφο. Μπορείτε να τις δείτε μόνο στην προεπισκόπηση εκτύπωσης και εφ' όσον έχετε μειώσει αρκετά τον συντελεστή ζουμ, ώστε να εμφανίζονται αντικριστές σελίδες.

Μερικές φορές, μια αλλαγή Επόμενης σελίδας μετατρέπεται σε αλλαγή Μονής σελίδας. Αυτό πολύ συχνά γίνεται όταν η εμπρός πλευρά της σελίδας έχει οριζόντιο προσανατολισμό και η πίσω κατακόρυφο, ή αντίστροφα. Οι εκτυπωτές, πραγματικά, δεν θέλουν να εκτυπώνουν σε οριζόντιο προσανατολισμό. Το να περιστρέφουν το κείμενο και τα γραφικά, τους είναι αρκετά δύσκολο και γίνεται ακόμα πιο δύσκολο, αν επιλέξετε την εκτύπωση διπλής όψης για σελίδες με διαφορετικό προσανατολισμό. Έτσι το Word αποδέχεται αυτή τη δυσκολία και αντικαθιστά την αλλαγή Επόμενης ενότητας σε αλλαγή Μονής σελίδας, ώστε ο εκτυπωτής να μπορεί να τυπώσει τις σελίδες σε ξεχωριστά φύλλα.

Εσείς όμως, δεν πρέπει να υποχωρήσετε! Αν αντιληφθείτε ότι το Word μεταμόρφωσε την αλλαγή σε Μονή σελίδα, επαναφέρετε την αλλαγή ενότητας που είχατε, όχι όμως κάνοντας το λάθος να διαγράψετε τη λάθος αλλαγή ενότητας για να εισαγάγετε μια νέα. Αυτό μπορεί να έχει σαν αποτέλεσμα την καταστροφή της μορφοποίησης της ενότητας και σπανίως έχει τα αποτελέσματα που θέλετε. Αντίθετα:

  1. Τοποθετήστε τον δείκτη κάτω από την αλλαγή ενότητας (στην περιοχή που αρχίζει η ενότητα με τη λάθος αλλαγή).
  2. Κάνετε διπλό κλικ στο πάνω μέρος του χάρακα, ή στην καρτέλα Διάταξη κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Διαμόρφωση σελίδας.
  3. Εμφανίστε την καρτέλα Διάταξη και στο πεδίο Αρχή ενότητας επιλέξτε Στην επόμενη σελίδα.

Κενές σελίδες που δεν οφείλονται στο Word

Αν οι εκτυπώσεις σας τελειώνουν με μια κενή σελίδα σε κάθε έγγραφο που εκτυπώνετε και έχετε εξαντλήσει όλους τους ελέγχους, καλύτερα να στραφείτε στον εκτυπωτή. Ορισμένοι εκτυπωτές έχουν επιλογή για την εκτύπωση μιας "διαχωριστικής σελίδας" μεταξύ των εκτυπώσεων των εγγράφων. Ελέγξτε τις ιδιότητες του εκτυπωτή για κάποια σχετική ρύθμιση.

Σύνοψη
Θέμα
Γιατί υπάρχουν κενές σελίδες στο έγγραφό μου;
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «How to delete a "blank page" in Word», Suzanne S. Barnhill

Ταυτότητα
5.01.013/0160
Έκδοση
9/3/20

Πέμπτη, 5 Μαρτίου 2020

Το Word, τα πρότυπα και οι χρήστες

Θα γνωρίζετε βέβαια, ότι όλα τα έγγραφα του Word βασίζονται σε κάποιο πρότυπο. Ακόμα κι ένα κενό έγγραφο βασίζεται σε ένα πρότυπο. Ακόμα κι αν έχετε δημιουργήσει δικά σας πρότυπα, κι αυτά βασίζονται σε ένα πρότυπο. Όλα ξεκινούν –σωστά υποθέσατε– από το Βασικό πρότυπο. Ένα αρχείο με όνομα Normal.dotm (Normal.dot στις παλαιότερες εκδόσεις του Word), που, όπως λέει και το όνομά του, έχει τα βασικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται για να δημιουργηθεί ένα έγγραφο: Τι προσανατολισμό θα έχει το χαρτί, πόσο πλάτος και ύψος τα περιθώρια, που μπορεί να τοποθετηθεί η αρίθμηση σελίδων, τι γραμματοσειρά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το κείμενο, προτεινόμενα στυλ για τις επικεφαλίδες ή άλλα στοιχεία που μπορεί να διαθέτει ένα έγγραφο, μακροεντολές που αυτοματοποιούν διάφορες διαδικασίες, συντομεύσεις πληκτρολογίου που συντομεύουν ενέργειες του χρήστη, και άλλα πολλά.

Παρ' όλα τα χαρακτηριστικά του όμως, το βασικό πρότυπο είναι αυτό που λέει: Βασικό. Κι επειδή τα βασικά χαρακτηριστικά δεν είναι δυνατόν να καλύψουν όλες τις απαιτήσεις, πάντα υπάρχει η δυνατότητα για βελτιώσεις, αλλαγές και προσαρμογές. Μπορείτε π.χ. να αλλάξετε τα περιθώρια, να αντικαταστήσετε τη γραμματοσειρά του κειμένου, να προσαρμόσετε την εμφάνιση των στυλ, να καταργήσετε ή να προσθέσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου, και όλα αυτά να τα αποθηκεύσετε στο βασικό πρότυπο, ώστε όλα τα επόμενα έγγραφά σας να έχουν διαθέσιμες τις αλλαγές που κάνατε. Μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε δικά σας πρότυπα, για συγκεκριμένα είδη εγγράφων που δημιουργείτε συχνά (προσωπικές και επαγγελματικές επιστολές, αναφορές, φυλλάδια κ.λπ.). Πότε θα εφαρμόσετε τη μια μέθοδο και πότε την άλλη εξαρτάται, θα έλεγα, από το "βάθος" των αλλαγών. Δείτε μερικές σκέψεις και προτάσεις.

Επειδή ακριβώς το βασικό πρότυπο μπορεί να έχει τις προσαρμογές του χρήστη, είναι αποθηκευμένο στον λογαριασμό του χρήστη, ο οποίος βέβαια είναι δημιούργημα του λειτουργικού συστήματος, και όχι της εγκατάστασης του Office. Στα Windows 10 για παράδειγμα το βασικό πρότυπο Normal.dotm είναι στον φάκελο:
C:\Users\[όνομαΧρήστη]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Για να καλύψω πιο σφαιρικά το θέμα, εκτός από το Βασικό πρότυπο (Normal.dotm), δεν θα πρέπει να παραλείψω άλλο ένα πρότυπο, που εμφανίστηκε με τη νέα μορφή του Word (όταν η κορδέλα αντικατέστησε τη γραμμή μενού, στο Word 2007). Πρόκειται για το πρότυπο, που έχει τις έτοιμες συλλογές προδιαμορφωμένων στοιχείων, όπως η συλλογή με τους έτοιμους πίνακες, η συλλογή με τις μορφοποιήσεις αρίθμησης σελίδων, η συλλογή με τα εξώφυλλα εγγράφων, με τα έτοιμα πλαίσια κειμένου, τα υδατογραφήματα κ.ά.

Ορισμένες συλλογές εμφανίζονται ως ομάδες σε διάφορες καρτέλες της κορδέλας. Για να δείτε τη λίστα με όλα τα στοιχεία των συλλογών, στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στην εντολή Γρήγορα τμήματα της ομάδας Κείμενο, και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Οργάνωση δομικών μονάδων.

Στην πραγματικότητα, οι συλλογές αυτές αποθηκεύονται σε δύο πρότυπα: Το Built-in Building blocks.dotx δημιουργείται κατά την εγκατάσταση του Word και έχει τις προεπιλεγμένες έτοιμες συλλογές. Το Building blocks.dotx έχει τις προσθήκες - νέες δημιουργίες του χρήστη και είναι μηδενικού μεγέθους, μέχρις ότου ο χρήστης δημιουργήσει μια δική του συλλογή ή προσθέσει στις υπάρχουσες συλλογές ένα δικό του στοιχείο, π.χ. έναν πίνακα.

Ο φάκελος που είναι αποθηκευμένα αυτά τα πρότυπα, εξαρτάται από τη γλώσσα του Office που χρησιμοποιείται και είναι ο "κωδικός εντοπιότητας", που έχει αποδώσει η Microsoft σε κάθε χώρα. Για την ελληνική έκδοση π.χ. αυτός ο κωδικός (άρα και ο φάκελος αποθήκευσης) είναι το 1032. Για την αγγλική Ηνωμένων Πολιτειών είναι το 1033 κ.ο.κ. Στον φάκελο "γλώσσας" δε, δημιουργείται και ένας υποφάκελος που αφορά την έκδοση του Office που έχετε εγκαταστήσει. Έτσι, για παράδειγμα, η εγκατάσταση του ελληνικού Office 365 αποθηκεύει αυτά τα πρότυπα στον φάκελο (σε Windows 10):
C:\Users\[όνομαΧρήστη]\AppData\Microsoft\Document Building Blocks\1032\16

Πρέπει επίσης να αναφέρω ότι αυτοί οι φάκελοι έχουν τα ενεργά πρότυπα. Αυτά δηλαδή που χρησιμοποιεί το Word στην καθημερινή χρήση. Το πιο σημαντικό από αυτά τα δύο, το Built-in Building Blocks.dotx υπάρχει και στην πρωτογενή μορφή του (όπως την ημέρα που εγκαταστήσατε το Office) σε φάκελο "έξω" από τον λογαριασμό του χρήστη, ώστε να γίνει επαναφορά του, αν για κάποιο λόγο τα πρότυπα του χρήστη καταστραφούν. Η προεπιλεγμένη θέση του είναι στον φάκελο όπου εγκαταστάθηκε το Office:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\Document Parts\1032\16.

Άλλη μια παρατήρηση, έχει να κάνει με τη γλώσσα του Office: Συνήθως οι χρήστες εγκαθιστούν το Office στη γλώσσα τους, οπότε στις ανωτέρω περιπτώσεις θα βλέπετε μόνο τον φάκελο 1032, που αφορά την ελληνική έκδοση όπως είπαμε. Ωστόσο, είναι δυνατή η συνύπαρξη προτύπων διαφορετικών γλωσσών. Π.χ. χρησιμοποιώ την αγγλική έκδοση του Office, οπότε, αρχικά δημιουργήθηκαν οι υποφάκελοι 1033\16 με τις αγγλικές εκδόσεις των προτύπων. Στη συνέχεια όμως εγκατέστησα την υποστήριξη ελληνικής γλώσσας για τον ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο, με αποτέλεσμα η εγκατάσταση να δημιουργήσει νέους υποφακέλους 1032\16 με τις ελληνικές εκδόσεις των προτύπων. Αυτό βέβαια είχε ως αποτέλεσμα να εμφανίζονται στις συλλογές τα ίδια στοιχεία με την ελληνική και την αγγλική γλώσσα, αλλά υπάρχει τρόπος να διορθωθεί η κατάσταση. Δεν είναι του παρόντος.

Κι αφού καλύψαμε, νομίζω, τα βασικά γύρω από τα κυριότερα πρότυπα του Word, μένουν τα πρότυπα του χρήστη. Εδώ φαίνεται να μην υπάρχει κανόνας, καθώς ακόμα και το Word δεν έχει κατασταλάξει σε μια απόφαση. Από τότε που θυμάμαι, πάνω από 30 χρόνια πριν, σχεδόν ποτέ δεν ακολουθούσε την ίδια τακτική σε κάθε νεότερη έκδοσή του, αν και αυτό βέβαια εξαρτάται και από τις συνθήκες που δημιουργεί το λειτουργικό σύστημα. Από την άλλη, ο χρήστης πάντα είχε τη δυνατότητα να μην ακολουθήσει τις υποδείξεις του Word και να κάνει του κεφαλιού του! Έτσι, είναι φυσικό να μη μπορώ να περιγράψω τι όνομα έχουν τα πρότυπα του χρήστη και πού τα έχει αποθηκεύσει. Το μόνο που μπορώ να κάνω είναι να πω δυο λόγια για τις πιο συνηθισμένες θέσεις αποθήκευσης που χρησιμοποιεί το Word, τουλάχιστον στις νεότερες εκδόσεις.

Κατ' αρχάς, για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο, είτε βασισμένο στο βασικό πρότυπο του Word, είτε επιλέγοντας άλλο πρότυπο, ο πιο συνηθισμένος τρόπος είναι να επιλέξετε την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κι εκεί να κάνετε κλικ στο Νέο. Στις επιλογές που θα εμφανιστούν, αν δεν έχετε αλλάξει κάποια από τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word, πρώτα-πρώτα είναι διαθέσιμο το κενό έγγραφο, που βασίζεται στο Βασικό πρότυπο, καθώς και διάφορες μορφές εγγράφων, από την online συλλογή του Office (εικ. 1).


Εικ. 1: Επιλογή νέου εγγράφου

Αυτή η εικόνα, είπαμε, παρουσιάζεται με βάση τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word. Αυτές οι ρυθμίσεις όμως μπορούν να προσαρμοστούν από τον χρήστη κι εκεί περιπλέκονται τα πράγματα, γιατί ακόμα και το ίδιο το Word δεν έχει ξεκάθαρη στάση:

Σε πρώτο επίπεδο, επιτρέπει στον χρήστη να ορίσει τον φάκελο αποθήκευσης των προτύπων του στη σελίδα Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση (εικ. 2).


Εικ. 2: Προεπιλεγμένοι φάκελοι αποθήκευσης

Μη δίνετε σημασία στους φακέλους που έχω ορίσει. Είναι μια παλιά μου συνήθεια να "κόβω" τον δίσκο σε C: για το σύστημα και D: για μένα, με αρκετά πλεονεκτήματα. Εκείνο που έχει σημασία είναι το πεδίο των προσωπικών προτύπων, που άλλοτε ενημερώνεται από το Word (π.χ. στην ελληνική έκδοση που έχω σε έναν υπολογιστή) και άλλοτε το πεδίο είναι κενό (στην αγγλική έκδοση που έχω σε άλλον υπολογιστή).

Όταν η θέση των προσωπικών προτύπων είναι δηλωμένη και θελήσετε να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο που δημιουργήσατε, το Word θα εμφανίσει τον συγκεκριμένο φάκελο. Μπορείτε να κάνετε την αποθήκευση σ' αυτόν ή να επιλέξετε κάποιον άλλον. Όταν η θέση είναι κενή, το Word εμφανίζει έναν προεπιλεγμένο φάκελο, που δημιουργεί η εγκατάσταση του Office στον λογαριασμό του χρήστη:
C:\users\[όνομαΧρήστη]\Έγγραφα\Προσαρμοσμένα πρότυπα του χρήστη

Εκτός όμως από τις επιλογές φακέλων αποθήκευσης σ' αυτό το πλαίσιο, διάφοροι τύποι αρχείων αποθηκεύονται εκ προεπιλογής σε άλλες διευθύνσεις, όπως μπορείτε να δείτε στο πλαίσιο διαλόγου Θέσεις αρχείων (εικ. 3). Για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου επιλέξετε κατά σειρά, Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους > Θέσεις αρχείων:


Εικ. 3: Ασφαλείς θέσεις αρχείων του Word

Αυτό που έχει σημασία εδώ (εικ. 3) είναι ότι, ο φάκελος για τα "Πρότυπα χρήστη" είναι διαφορετικός από τη θέση που αποθηκεύονται τα Προσωπικά πρότυπα (εικ. 2) κι αυτό γιατί πρόκειται για διαφορετικές κατηγορίες προτύπων. Τα Προσωπικά πρότυπα αφορούν τα πρότυπα που δημιουργεί ο χρήστης. Τα Πρότυπα χρήστη, αφορούν τα πρότυπα που έχει δημιουργήσει το Word για λογαριασμό του χρήστη. Εκτός από το Normal.dotm π.χ. σ' αυτόν τον φάκελο αποθηκεύουν πρότυπα και βασικά εργαλεία άλλες εφαρμογές του Office, όπως το OneNote.

Βέβαια, οι περιγραφές της Microsoft μπορεί να μην είναι πολύ κατατοπιστικές, η ουσία όμως είναι ότι με τους διαφορετικούς φακέλους προτύπων το βασικό πρότυπο είναι χωριστά από τα πρότυπα του χρήστη, μάλλον για να προστατεύεται από ατυχείς ενέργειες του χρήστη. Από την άλλη, η ύπαρξη δύο θέσεων μπορεί να δημιουργεί προσωρινά ένα ερώτημα για το ποια από τις δύο επιλέγει τελικά το Word, αλλά, μπορείτε να διαπιστώσετε στην πράξη τι ισχύει, όταν θελήσετε να αποθηκεύσετε το πρώτο πρότυπο που δημιουργήσατε: Το Word επιλέγει τη θέση που έχει δηλωθεί στη σελίδα ρυθμίσεων (εικ. 2), ή τον προεπιλεγμένο φάκελο Προσαρμοσμένα πρότυπα του χρήστη, που ανέφερα προηγουμένως. Μπορείτε βέβαια να επιλέξετε διαφορετικό φάκελο, αλλά αυτό έχει άλλες επιπτώσεις όπως περιγράφω στη συνέχεια.

Τι συμβαίνει όταν ο χρήστης δημιουργεί ένα πρότυπο;

Κατ' αρχάς, από τα προηγούμενα γίνεται σαφές ότι η αποθήκευση των προτύπων του χρήστη, στη θέση που είναι αποθηκευμένο και το βασικό πρότυπο που Word (δείτε εικ. 3), δεν είναι καλή λύση. Άρα η λύση που προτείνεται είναι η αποθήκευση στον φάκελο, που υπάρχει δηλωμένος στη σελίδα αποθήκευσης (εικ. 2) και, ελλείψει αυτού, στον προεπιλεγμένο φάκελο του Word Προσαρμοσμένα πρότυπα του χρήστη, που αναφέρθηκε ανωτέρω.

Όπως είπαμε στην αρχή, εφ' όσον δεν έχετε δημιουργήσει πρότυπα, η εμφάνιση που έχει η σελίδα για την επιλογή προτύπου είναι όπως στην εικόνα 1. Ταυτόχρονα, η ίδια εικόνα ισχύει και εφ' όσον δεν έχετε δηλώσει φάκελο αποθήκευσης στο πεδίο των προσωπικών προτύπων (εικ. 2).


Εικ. 4: Ομάδες προτύπων

Όπως μπορείτε να παρατηρήσετε, μεταξύ των εικόνων 1 και 4 η μόνη διαφορά είναι ο χωρισμός των προτύπων σε δύο ομάδες: Γραφείο (η υπογράμμιση σημαίνει ότι είναι επιλεγμένη και εμφανίζονται τα περιεχόμενά της) και Προσωπικά. Για να συμβεί αυτό, πρέπει να ισχύει μία τουλάχιστον από τις επόμενες προϋποθέσεις:

  • Έχετε δηλώσει φάκελο αποθήκευσης προσωπικών προτύπων στη σελίδα ρυθμίσεων (εικ. 2).
  • Αποθηκεύσατε ένα πρότυπο στον προεπιλεγμένο φάκελο προσωπικών προτύπων που προτείνει το Word.

    Αυτό συμβαίνει (να προτείνει φάκελο αποθήκευσης το Word), όταν δεν έχετε δηλώσει φάκελο αποθήκευσης στη σελίδα ρυθμίσεων. Αφού δεχθείτε την προτροπή του Word, ο φάκελος αυτός θα καταχωρηθεί αυτόματα στη σελίδα ρυθμίσεων.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αν αποθηκεύσετε το πρότυπο σε φάκελο της επιλογής σας, εκτός αυτού που έχει δηλωθεί στο Word, πρώτον, το πρότυπο δεν θα εμφανίζεται στη σελίδα με τα διαθέσιμα πρότυπα για να το χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία εγγράφων και, δεύτερον, οι μακροεντολές που πιθανόν να περιέχει θα απενεργοποιηθούν, αν δεν είναι αποθηκευμένο σε φάκελο που θεωρείται από το Word ως ασφαλής τοποθεσία.

Ομάδες προτύπων

Όπως είπαμε προηγουμένως, το Word δημιουργεί ομάδες προτύπων, όταν είναι δηλωμένος ο φάκελος αποθήκευσης των προτύπων του χρήστη. Οι πιο συνηθισμένες ομάδες προτύπων έχουν όνομα Γραφείο και Προσωπικά (εικ. 4). Να αναφέρω δυο λόγια γι' αυτές και για άλλες ομάδες που μπορεί να συναντήσετε:

Γραφείο
Για να σας προλάβω, μην αρχίσετε να ψάχνετε τα συρτάρια του γραφείου σας για να βρείτε τα πρότυπα. Πρόκειται για τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στον διαδικτυακό τόπο του Office, και που η ελληνική Microsoft σκέφτηκε να μεταφράσει, μην τυχόν και δεν ξέρουμε τι είναι το... office.

Προσωπικά
Όπως ανέφερα, πρόκειται για τα πρότυπα που δημιουργεί ο χρήστης και αποθηκεύει στον φάκελο που έχει δηλωθεί ως θέση προσωπικών προτύπων.

Κοινόχρηστα με εμένα
Αφορά θέση σε κοινόχρηστα στοιχεία ή πόρο δικτύου. Θα εμφανιστεί στη θέση της ομάδας Προσωπικά, αν έχετε δηλώσει φάκελο προτύπων ομάδας (εικ. 3), χωρίς να έχετε δηλώσει θέση προσωπικών προτύπων (εικ. 2).

Προσαρμογή
Θα εμφανιστεί στη θέση της ομάδας Προσωπικά αν έχετε δηλώσει φακέλους και στα δύο σημεία (εικ. 2 και εικ. 3).


Εικ. 5: Περιεχόμενα της ομάδας προτύπων Προσαρμογή

Επιλέγοντας την κατηγορία θα εμφανιστούν οι δύο φάκελοι αποθήκευσης που έχετε δηλώσει. Με βάση την εικόνα 5:

  • NetTemp, είναι ο φάκελος δικτύου με τα πρότυπα ομάδας, που έχει δηλωθεί στη Θέση αρχείων (εικ. 3).
  • Προσαρμοσμένα πρότυπα του Office, είναι ο φάκελος με τα προσωπικά πρότυπα που έχει δηλωθεί στις ρυθμίσεις αποθήκευσης (εικ. 2).
Σύνοψη
Θέμα
Το Word, τα πρότυπα και οι χρήστες
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.03.021/0159
Έκδοση
5/3/20

Δευτέρα, 2 Μαρτίου 2020

Πώς (και γιατί) να δημιουργήσετε ένα πρότυπο

Αυτό το άρθρο περιγράφει τι είναι (και τι δεν είναι) ένα πρότυπο, όπως και πότε χρειάζεται (ή δεν χρειάζεται) ένα πρότυπο. Το άρθρο καλύπτει τον τρόπο που χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, αλλά όχι τι μπορεί να περιέχει.

Τι είναι ένα πρότυπο;

Σαν γενικός ορισμός, ένα πρότυπο είναι το καλούπι, η μήτρα, στο οποίο βασίζεται κάτι άλλο. Θα μπορούσε να είναι ένα σχήμα, ή το περίγραμμα που δίνει μορφή στα περιεχόμενα. Στο Word όμως, ένα πρότυπο έχει μια διαφορετική τεχνική υπόσταση: Ένα πρότυπο του Word είναι ένα συγκεκριμένο είδος αρχείου, με διαφορετική επέκταση (.dot, .dotx, ή .dotm αντί για .doc, .docx και .docm) ενώ, για τους σκοπούς που εξυπηρετεί, το πρότυπο είναι μια συλλογή εργαλείων για τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης μορφής εγγράφων. Θα μπορούσε να θεωρηθεί σαν επέκταση των στυλ, τα οποία με τη σειρά τους περικλύουν σύνολα ιδιοτήτων.

Το Word διαθέτει μια ποικιλία στυλ για τη μορφοποίηση του κειμένου: Στυλ χαρακτήρα, Στυλ παραγράφου, Στυλ πίνακα, και στυλ λίστας. Το πρότυπο περιλαμβάνει όλους αυτούς τους τύπους μορφοποίησης αλλά και ρυθμίσεις για το μέγεθος του χαρτιού, τον προσανατολισμό εκτύπωσης, τα περιθώρια και άλλα χαρακτηριστικά μορφοποίησης σε επίπεδο εγγράφου.

Όλα τα έγγραφα είναι βασισμένα σε ένα πρότυπο. Αν δεν διαλέξετε διαφορετικό πρότυπο, όταν δηλαδή δημιουργείτε ένα έγγραφο με το προεπιλεγμένο κενό έγγραφο, το έγγραφό σας βασίζεται στο Βασικό πρότυπο (Normal.dotm), το οποίο αποθηκεύει τις περισσότερες από τις προσαρμογές που κάνετε στο Word.

Στις παλαιότερες εκδόσεις (μέχρι και το Word 2003), όταν ανοίγατε το Word εμφανιζόταν αυτόματα η σελίδα ενός κενού εγγράφου. Έτσι, ήταν πιθανον να μην είχατε καν διαπιστώσει ότι το Word έχει διάφορα πρότυπα για να επιλέξετε κάτι σχετικό με αυτό που θέλατε να κάνετε. Στις νεότερες εκδόσεις, η πρώτη επιλογή που πρέπει να κάνετε ανοίγοντας το Word είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο. Τα πρότυπα αυτά έχουν σχεδιαστεί για μια γρήγορη λύση σε μια σειρά από κατηγορίες εγγράφων: Επιστολές, Αναφορές, Τιμολόγια, Προσκλητήρια, Φυλλάδια κ.λπ. Εκτός από αυτά που εγκαθίστανται στον υπολογιστή σας κατά την εγκατάσταση του Office, μπορείτε να κατεβάσετε άλλα πρότυπα από τον δικτυακό τόπο της Microsoft.

Τι δεν είναι ένα πρότυπο

Αν και τα περισσότερα πρότυπα που έχει διαθέσιμα το Word έχουν κάποιο περιεχόμενο, η έννοια του πρότυπου δεν έχει να κάνει με το περιεχόμενο, αλλά με τη δομή και τη διάταξη. Ένα πρότυπο είναι σχεδιασμένο για να προσφέρει ορισμένη διάταξη της σελίδας (μέγεθος, προσανατόλισμό, περιθώρια κ.λπ.) και στυλ για το κείμενο που θα περιέχουν τα έγγραφα που θα δημιουργούνται από αυτό το πρότυπο. Είναι επίσης πιθανόν να περιέχει εργαλεία διευκόλυνσης, για να εκτελείτε διάφορες ενέργειες που απαιτούνται όταν συντάσσετε τα έγγραφα αυτής της δομής. Σ' αυτά τα εργαλεία ανήκουν τα έτοιμα αποσπάσματα κειμένου (Αυτόματο κείμενο), οι μακροεντολές, οι συντομεύσεις πληκτρολογίου, οι προσαρμογές στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης και στην κορδέλα του Word κ.ά.

Ορισμένα πρότυπα πράγματι έχουν περιεχόμενα: Π.χ. ένα πρότυπο επιστολής μπορεί να έχει ενδεικτικά στοιχεία του αποστολέα και του παραλήπτη, αρίθμηση σελίδων και ίσως ένα πεδίο που καταχωρεί αυτόματα την τρέχουσα ημερομηνία. Εκτός δε από τα στυλ που θα ήταν κατάλληλα να χρησιμοποιηθούν ίσως να υπάρχει και κάποιο κείμενο για διάφορα σημεία που χρησιμοποιούνται στις επιστολές, όπως η εσωτερική διεύθυνση, οι κοινοποιήσεις, ο χαιρετισμός, η υπογραφή κ.λπ., ως δείκτες για το πού πρέπει να τοποθετηθεί κάθε μέρος της επιστολής.

Σε γενικές γραμμές όμως, το περιεχόμενο επαφίεται στον συγγραφέα. Οι χρήστες συχνά ζητούν "πρότυπα" με ένα πολύ συγκεκριμένο περιεχόμενο, π.χ. για μια επιστολή διαμαρτυρίας για αθέμιτη απόλυσή τους, ή για μια ευχαριστήρια επιστολή προς μια επιχείρηση για την υποστήριξή της. Τέτοια πρότυπα μπορεί να διαθέτει το Word. Αν το δούμε όμως από την πλευρά της διάταξης, αυτές οι επιστολές είναι απλά επιστολές. Μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας ένα γενικό πρότυπο επιστολών ή από μηδενική βάση, με την προϋπόθεση ότι, ο συγγραφέας γνωρίζει πώς να συντάξει μια επιστολή. Αυτό που στην κυριολεξία ψάχνει ο χρήστης είναι ένα μοντέλο, ή δείγμα, που θα του δώσει μια ιδέα για το τι πρέπει να συμπεριλάβει στην επιστολή του. Αυτό όμως δεν είναι αυτό που θα ονομάζαμε πρότυπο.

Από την άλλη, οι απαιτήσεις των χρηστών σχετίζονται πολλές φορές με τη διάταξη του εγγράφου: "Ένα πρότυπο για την πρόσληψη σχεδιαστή εσωτερικού χώρου", ή "ένα φυλλάδιο για την εκδήλωση των Ανώνυμων Αλκοολικών". Σε τελική ανάλυση όμως και πάλι ο χρήστης ψάχνει για ένα μοντέλο ή ένα δείγμα παρά για ένα πρότυπο. Ένα κείμενο, πάνω στο οποίο θα "πατήσει" ή θα αντιγράψει.

Τεχνικά χαρακτηριστικά των προτύπων

Αν έχετε αποθηκεύσει ένα έγγραφο του Word στην Επιφάνεια εργασίας (πολλοί χρήστες εφαρμόζουν αυτή την... αχαρακτήριστη τακτική), γνωρίζετε ότι μπορείτε να το ανοίξετε κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιό του. Γενικά, όλα, σχεδόν, τα αρχεία στα Windows μπορείτε να τα ανοίξετε κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιό τους, είτε στην Επιφάνεια εργασίας, είτε εντοπίζοντάς τα π.χ. με την Εξερεύνηση αρχείων.

Αυτό δεν ισχύει για τα πρότυπα του Word: Αν κάνετε διπλό κλικ σε ένα πρότυπο δεν θα ανοίξει το αρχείο του προτύπου, αλλά θα δημιουργηθεί ένα νέο αρχείο που θα βασίζεται στο συγκεκριμένο πρότυπο. Αυτό μπορείτε να το διαπιστώσετε, καθώς μετά το άνοιγμα του Word, στη γραμμή τίτλου στο πάνω μέρος του παράθυρου αναφέρεται ένα όνομα αρχείου της μορφής "Έγγραφο 1", ενώ αν είχατε ανοίξει το πρότυπο, θα εμφανιζόταν το όνομα του συγκεκριμένου αρχείου (π.χ. "Επαγγελματική αλληλογραφία").

Αν και είναι πέρα από την αρθρογραφία του παρόντος, θα πρέπει να αναφέρω, για όσους δεν το γνωρίζουν, ότι, εκτός από το όνομα, το αρχείο προσδιορίζεται και από την επέκταση: έναν συνδυασμό τριών-τεσσάρων, συνήθως, χαρακτήρων, που ενημερώνει τα Windows ποια εφαρμογή πρέπει να "καλέσουν" για την εκτέλεσή του. Στις νεότερες εκδόσεις των Windows η επέκταση δεν εμφανίζεται από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να προσαρμόσετε αυτή τη ρύθμιση. Μετά δε από αυτή την προσαρμογή, αντί π.χ. για "Επαγγελματική αλληλογραφία" θα βλέπετε "Επαγγελματική αλληλογραφία.dotx", ή "Επαγγελματική αλληλογραφία.dotm" αν το πρότυπο περιλαμβάνει και μακροεντολές.

Για να επιστρέψουμε στη συμπεριφορά των προτύπων, αν θέλετε να ανοίξετε το ίδιο το πρότυπο δεν θα κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιό του. Θα κάνετε δεξιό κλικ και θα επιλέξετε Άνοιγμα.

Το ίδιο (άνοιγμα του προτύπου, αντί για δημιουργία εγγράφου) μπορείτε επίσης να κάνετε και στο Word:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε και να ανοίξετε το πρότυπο που θέλετε.

Πότε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο

Το όλο νόημα του προτύπου είναι να δημιουργηθεί μια μορφή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά και ξανά. Άρα, δεν χρειάζεται, και είναι σπατάλη χρόνου, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για τη μορφή ενός εγγράφου που θα χρησιμοποιηθεί μόνο μια φορά. Η δημιουργία ενός πρότυπου για επιστολές έχει νόημα· η δημιουργία ενός πρότυπου για μια επιστολή διαμαρτυρίας επί απολύσει δεν έχει νόημα. Ένα πρότυπο για τις εκδηλώσεις των Ανώνυμων Αλκοολικών θα είχε νόημα, εφ' όσον θα χρησιμοποιηθεί μελλοντικά και για άλλες εκδηλώσεις. Αν πρόκειται για μια συγκεκριμένη εκδήλωση ένα απλό έγγραφο θα ήταν αρκετό.

Έτσι, πριν πάρετε την απόφαση να δημιουργήσετε ένα πρότυπο θα πρέπει να αναλογιστείτε αν πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε κατ' επανάληψη. Αυτό συνήθως θα το αντιληφθείτε, όταν κάνετε συνέχεια τις ίδιες και τις ίδιες αλλαγές σε περιθώρια, προσαρμογές σε στυλ, αλλαγές σε γραμματοσειρές κ.λπ. Κι αυτό στη συνέχεια σας κάνει να σκεφτείτε ότι θα κερδίζατε πολύ χρόνο, αν δεν χρειαζόταν να κάνετε όλες αυτές τις ρυθμίσεις για τη δημιουργία εγγράφων με την ίδια μορφή. Τότε χρειάζεστε ένα πρότυπο.

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο

Δύο είναι οι βασικοί τρόποι για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο:

  1. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο βασισμένο σε ένα υπάρχον έγγραφο. Αν έχετε ένα έγγραφο που έχει τις μορφοποιήσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουεργία άλλων εγγράφων μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρώτο σαν πρότυπο.
  2. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από μηδενική βάση. Σ' αυτή την περίπτωση, πριν ακόμα δημιουργήσετε ένα έγγραφο, καθορίζετε τα χαρακτηριστικά που θέλετε (περιθώρια, διάταξη σελίδας, στυλ παραγράφων κ.λπ.) και αποθηκεύετε το αρχείο σαν πρότυπο.

Δημιουργία από έγγραφο

  1. Ανοίξτε το έγγραφο που έχει τα χαρακτηριστικά τα οποία θέλετε να περιλαμβάνει το πρότυπο.
  2. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε Αποθήκευση ως και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.
  3. Για την αποθήκευση του προτύπου θα χρειαστούν τα επόμενα στοιχεία:
    1. Στο πεδίο Αποθήκευση ως επιλέξτε τη μορφή του αρχείου:
      • Πρότυπο Word (*.dotx). Αν το πρότυπο δεν περιέχει μακροεντολές.
      • Πρότυπο Word με ενεργοποιημένες μακροεντολές (*.dotm). Αν το έγγραφο που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία του προτύπου είχε μακροεντολές και θέλετε να τις διατηρήσετε και στο πρότυπο, ή αν έχετε σκοπό να δημιουργήσετε μελλοντικά μακροεντολές που θα αποθηκεύσετε στο πρότυπο.
    2. Στο πεδίο Όνομα αρχείου πληκτρολογήστε το όνομα για το πρότυπο. Π.χ. "Προσωπική αλληλογραφία", ή "Μηνιαία αναφορά".
    3. Επιλέξτε ή δημιουργήστε τον φάκελο που θα αποθηκεύσετε το πρότυπο.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σε μια συνηθισμένη αποθήκευση αρχείου τα βήματα εκτελούνται αντίθετα από τα ανωτέρω (3, 2, 1). Σε προηγούμενες εκδόσεις του Word όμως, όταν επέλεγα πρώτα τον φάκελο και μετά τη μορφή (.dotx ή .dotm), το Word αντικαθιστούσε τον φάκελο της επιλογής μου με τον προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης προτύπων του χρήστη. Έτσι συνήθισα να "ενημερώνω" πρώτα το Word ότι δημιουργώ πρότυπο, και μετά, αν δεν ήθελα να χρησιμοποιήσω τον φάκελο που πρότεινε το Word, επέλεγα τον δικό μου.

    4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Δημιουργία προτύπου από την αρχή

Ο πιο απλός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από την αρχή είναι να δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο και αμέσως να το αποθηκεύσετε σαν πρότυπο με την προηγούμενη διαδικασία. Μ' αυτόν τον τρόπο, το νέο πρότυπο θα έχει όλες τις ιδιότητες που έχει και το Bασικό πρότυπο του Word. Αυτό βέβαια σημαίνει ότι το νέο πρότυπο θα έχει και όλες τις προσθήκες - τροποιήσεις που τυχόν έχετε κάνει μέχρι τώρα (τη στιγμή που δημιουργείτε το νέο πρότυπο) και τις έχετε αποθηκεύσει στο Βασικό πρότυπο. Αλλά και γι' αυτό υπάρχει λύση. Δείτε Ένα καθαρό πρότυπο στη συνέχεια.

Μια διαφορετική μέθοδος για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, που ωστόσο καταλήγει στο ίδιο με το προηγούμενο αποτέλεσμα, είναι χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Νέο έγγραφο ή πρότυπο, που άφησαν κληρονομιά οι παλιότερες εκδόσεις του Word. Την εντολή για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου δεν θα τη βρείτε στην κορδέλα, αλλά μπορείτε να την προσθέσετε στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης. (Καλύτερα να διαβάσετε όλη τη διαδικασία για τη δημιουργία του προτύπου και να αποφασίσετε εκ των υστέρων αν θεωρείτε απαραίτητη την εντολή για τη χρήση του πλαισίου διαλόγου.) Εντοπίστε την εντολή Νέο έγγραφο ή πρότυπο στην ομάδα Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα και προσθέστε την στην εργαλειοθήκη όπως περιγράφεται εδώ.

  1. Αφού την προσθέσετε στην εργαλειοθήκη κάνετε κλικ στην εντολή για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1):


    Εικ. 1: Δημιουργία εγγράφου ή προτύπου

  2. Εκτός κι αν έχετε σοβαρό λόγο να επιλέξετε άλλο πρότυπο, το καλύτερο θα ήταν να βασίσετε το πρότυπό σας στο βασικό πρότυπο, το οποίο στο πλαίσιο διαλόγου αντιπροσωπεύεται από τη συντόμευση Κενό έγγραφο.
  3. Στο πεδίο Δημιουργία νέου επιλέξτε Πρότυπο και κάνετε κλικ στο OK.

    Αυτό δημιουργεί ένα νέο έγγραφο, που δείχνει ακριβώς όπως ένα κενό έγγραφο, μόνο που στην περιοχή του τίτλου, στο πάνω μέρος του παράθυρου, αναφέρεται το όνομα "Πρότυπο1" αντί "Έγγραφο1".

  4. Κάνετε αλλαγές στη μορφοποίηση των στυλ, στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο, στις συντομεύσεις πληκτρολογίου και ό,τι, τέλος πάντων, θέλετε να έχει το πρότυπο και αποθηκεύστε το με μορφή προτύπου (*.dotx, ή *.dotm αν περιέχει μακροεντολές).

Όταν φτάσετε στο σημείο αποθήκευσης του προτύπου, οι επιλογές που έχετε χρειάζονται ολόκληρο άρθρο για να εξηγηθούν. Σε γενικές γραμμές, προτιμήστε την αποθήκευση σε έναν από τους φακέλους που προτείνει το Word. Τους έχει επιλέξει με τέτοιο τρόπο, ώστε να τηρούνται οι κανόνες ασφαλείας, ειδικά αν τα πρότυπα περιέχουν μακροεντολές.

Αν δημιουργείτε πολλά πρότυπα, μια καλή λύση είναι να τα κατηγοριοποιείτε, αποθηκεύοντάς τα σε αντίστοιχους υποφακέλους στο προεπιλεγμένο φάκελο του Word. Ο προεπιλεγμένος φάκελος θα εμφανίζεται στο πλαίσο διαλόγου Δημιουργία (εικ. 1) ως καρτέλα με τίτλο "Γενικές επιλογές". Τα ονόματα των υποφακέλων, π.χ. Αλληλογραφία, Αναφορές, θα εμφανίζονται σαν ξεχωριστές καρτέλες.

Ένα καθαρό πρότυπο

Όπως ανέφερα προηγουμένως, όταν δημιουργείτε ένα πρότυπο τα πρώτα στοιχεία που περιέχει είναι αυτά, που ήδη υπάρχουν ενσωματωμένα στο Βασικό πρότυπο του Word. Άρα, αν δημιουργήσετε ένα πρότυπο μετά από... ένα χρόνο, ό,τι βελτιώσεις και αλλαγές έχετε κάνει στο βασικό πρότυπο, θα αντικατοπτρίζονται στο νέο πρότυπο που θα δημιουργήσετε. Αν θέλετε... παρθενογένεση, μια λύση υπάρχει και είναι "επικίνδυνη". Γι' αυτό, υποψιάζομαι, δεν έχω βρει να περιγράφεται πουθενά: Πρόκειται για τη διαδικασία, που πρέπει να διαγράψετε, ή να "παραμερίσετε" προσωρινά το βασικό πρότυπο του Word που έχει τις προσαρμογές σας, ώστε το Word να δημιουργήσει ένα "παρθένο" πρότυπο, όπως την πρώτη μέρα που εγκαταστήσατε το Office:

  1. Κλείστε το Word και στη συνέχεια εντοπίστε το βασικό πρότυπο του Word (Normal.dotm), συνήθως στον επόμενο φάκελο, τουλάχιστον στα Widows 10: C:\Users\[όνομαΧρήστη]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
    Σύμφωνα με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις των Windows, η επέκταση των αρχείων συνήθως δεν εμφανίζεται. Στην Εξερεύνηση αρχείων και αλλού, αντί για Normal.dotm θα βλέπετε Normal. Είναι προτιμότερο να εμφανίζονται οι επεκτάσεις αρχείων: Στην καρτέλα Προβολή της Εξερεύνησης αρχείων ενεργοποιήστε το πεδίο Επεκτάσεις ονομάτων αρχείων.
  2. Καλό είναι να μην το διαγράψετε, αλλά να το μετονομάσετε σε κάτι όπως Normal.change.
  3. Ανοίξτε το Word, που αυτόματα δημιουργεί ένα νέο πρότυπο, με τις προεπιλεγμένες επιλογές.
  4. Δημιουργήστε ένα κενό έγγραφο και αφού προσθέσετε τα στοιχεία που θέλετε να έχει το νέο πρότυπο, αποθηκεύστε το σαν πρότυπο με την ονομασία που θέλετε.
  5. Κλείστε το Word και εμφανίστε πάλι τον φάκελο με το Normal.dotm (βήμα 1).
  6. Διαγράψτε το Normal.dotm που δημιούργησε το Word και μετονομάστε το Normal.change σε Νormal.dotm.
Σύνοψη
Θέμα
Πώς (και γιατί) να δημιουργήσετε ένα πρότυπο
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Create a template», Office Online Support

– «Save a Word document as a template», Office Online Support

– «How to create a template», Suzanne S. Barnhill

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.03.020/0158
Έκδοση
2/3/20

Παρασκευή, 28 Φεβρουαρίου 2020

Αλλαγή γραμμής κειμένου με αναδίπλωση

Αν συμπεριλαμβάνετε εικόνες στα έγγραφα του Word, ίσως έχετε αντιμετωπίσει καταστάσεις, όπου το κείμενο δεν ρέει γύρω από την εικόνα με τον τρόπο που θέλετε. Μια τέτοια περίπτωση έχει να κάνει συνήθως με το σημείο που θέλετε να σταματά το κείμενο να ρέει γύρω από την εικόνα, και η συνέχεια να εμφανίζεται κάτω από αυτήν, αντί για την αριστερή ή τη δεξιά πλευρά της. Αν σε τέτοιες περιπτώσεις δεν έχετε χρησιμοποιήσει την αναδίπλωση κειμένου, μάλλον κάτι κάνετε λάθος!

Όταν έχετε κείμενο που ρέει γύρω από μια εικόνα (εικ. 1) είναι πιθανό να... μπείτε στον πειρασμό να δημιουργήσετε επιπλέον κενές παραγράφους, για να κάνετε το κείμενο να μετακινηθεί κάτω από την εικόνα.

Το πρόβλημα μ' αυτή τη μέθοδο είναι ότι, αν αργότερα κάνετε αλλαγές, όπως η προσθήκη και η αφαίρεση κειμένου, ή η μετακίνηση τη εικόνας, το κείμενο που θέλατε να παραμείνει κάτω από την εικόνα θα αλλάξει θέση. Στην ανωτέρω εικόνα αφαίρεσα ένα μέρος του κειμένου, με αποτέλεσμα, στον κενό χώρο που δημιουργήθηκε, να ανέβει το κείμενο που έπρεπε να παραμείνει κάτω από την εικόνα.

Γι' αυτόν τον λόγο υπάρχει η αναδίπλωση κειμένου. Αυτή είναι μια δυνατότητα του Word, που έχει σκοπό να διατηρεί συνέχεια τον κενό χώρο που χρειάζεται, ώστε το κείμενο που ακολουθεί την αναδίπλωση κειμένου να παραμένει κάτω από την εικόνα. Για να εισαγάγετε την αναδίπλωση κειμένου:

  1. Κάνετε κλικ στο σημείο που θέλετε.
    Προτιμήστε να κάνετε κλικ στην αρχή μιας παραγράφου, αν υπάρχει αρχή παραγράφου στην πλευρά της εικόνας που ρέει το κείμενο.
  2. Στην καρτέλα Διάταξη, κάνετε κλικ στο κουμπί Αλλαγές, της ομάδας Διαμόρφωση σελίδας και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Αναδίπλωση κειμένου.

Πλέον, το κείμενο που ακολουθεί την αναδίπλωση κειμένου παραμένει κάτω από την εικόνα, παρά τον διαθέσιμο χώρο που φαίνεται να υπάρχει δίπλα της.

Για να διαγράψετε την αναδίπλωση κειμένου:

Η αναδίπλωση κειμένου είναι ένα σημάδι μορφοποίησης και με βάση τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word δεν εμφανίζεται στο έγγραφο, όπως και άλλα παρόμοια σημάδια (το σημάδι παραγράφου, το σημάδι αλλαγής ενότητας, το σημάδι στηλοθέτη κ.λπ.). Για να εμφανίσετε αυτά τα σημάδια, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη , της ομάδας Παράγραφος. Θα αναγνωρίσετε την αναδίπλωση κειμένου από το σημάδι που την αντιπροσωπεύει: |⮠ |. Για να τη διαγράψετε, κάνετε κλικ αριστερά της και πατήστε DELETE.

Σύνοψη
Θέμα
Αλλαγή γραμμής κειμένου με αναδίπλωση
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.01.60/0157
Έκδοση
28/2/20

Τετάρτη, 26 Φεβρουαρίου 2020

Τα σημάδια μορφοποίησης του Word

Τα Σημάδια μορφοποίησης είναι αυτά, που σε παλαιότερες εκδόσεις του Word ήταν γνωστά ως Μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες. Είτε με το ένα, είτε με το άλλο όνομα πρόκειται και χαρακτήρες που καταλαμβάνουν χώρο στο έγγραφο, ή έχουν κάποια λειτουργία μορφοποίησης, αλλά δεν εμφανίζονται στην εκτύπωση: διαστήματα, χαρακτήρες στηλοθετών, διακοπές παραγράφων και άλλα σχετικά.

Ακόμα κι αν τις περισσότερες φορές προτιμάτε να εργάζεστε χωρίς να τα βλέπετε, θα πρέπει να ξέρετε πώς να τα εμφανίσετε και τι εννοούν. Αλλά και πάλι, το σημαντικό είναι να θυμόσαστε ότι είναι σημάδια που δεν εκτυπώνονται.

Η εμφάνιση των σημαδιών μορφοποίησης μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

  1. Με συντόμευση: Πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL+* για να εμφανίσετε τα σημάδια. Με την ίδια συντόμευση απενεργοποιείτε την εμφάνισή τους.
  2. Με εντολή: Κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη της ομάδας Παράγραφος, στην καρτέλα Κεντρική. Όπως και με τη συντόμευση, κάνετε πάλι κλικ στην εντολή για να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση των σημαδιών μορφοποίησης.

Όποιον τρόπο κι αν χρησιμοποιήσετε, εμφανίζονται όλα τα σημάδια μορφοποίησης, αν και έχετε τη δυνατότητα να εμφανίζετε πάντοτε στο έγγραφο, όποια θέλετε από αυτά. Για να κάνετε τις σχετικές επιλογές:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την κατηγορία Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Εμφάνιση.


    Εικ. 1: Επιλογή σημαδιών μορφοποίησης

  2. Στην ενότητα Να εμφανίζονται πάντα... (εικ. 1) επιλέξτε τα σημάδια μορφοποίησης πού θέλετε να εμφανίζονται.

Προσέξτε ότι η τελευταία επιλογή είναι "Εμφάνιση όλων...". Αυτή η επιλογή ενεργοποιείται/απενεργοποιείται αυτόματα, όταν χρησιμοποιείτε την εμφάνιση/απόκρυψη, είτε με τη συντόμευση, είτε με την εντολή της κορδέλας.

Ποια είναι αυτά τα σημάδια, και τι αντιπροσωπεύει το καθένα;

Σημάδια παραγράφων

Τα σημάδια παραγράφων (pilcrow, ¶)[1] αντιπροσωπεύουν την αλλαγή παραγράφου. Θα πρέπει να βλέπετε ένα τέτοιο σημάδι στο τέλος κάθε παραγράφου. Αν όχι, μάλλον πρέπει να σας κινήσει το ενδιαφέρον και να αναρωτηθείτε γιατί. Κανονικά, δεν πρέπει να βλέπετε πουθενά αλλού σημάδι παραγράφου. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να εμφανίζεται στο τέλος κάθε γραμμής κειμένου, ούτε πρέπει να χρησιμοποιείτε κενές παραγράφους για να δημιουργείτε κενό μεταξύ των παραγράφων του κειμένου.


Εικ. 2: Ρυθμίσεις αποστάσεων παραγράφου

Όπως έχω γράψει και αλλού, αυτή η μέθοδος αφαιρεί πόντους από την "επαγγελματική" εμφάνιση των εγγράφων σας. Τέτοιες περιπτώσεις θα πρέπει να αντιμετωπίζονται με τη ρύθμιση του διαστήματος παραγράφου Πριν και Μετά (εικ. 2).

Το σημάδι ¶ περιέχει όλες τις πληροφορίες μορφοποίησης της παραγράφου. Επαναλαμβάνω: μορφοποίησης της παραγράφου. Αν μια λέξη της παραγράφου είναι με έντονη γραφή, αυτή η πληροφορία δεν υπάρχει στο ¶. Μόνο πληροφορίες που έχουν σχέση με τη δομή της παραγράφου: Εσοχές, προεξοχές, αποστάσεις μεταξύ των γραμμών της και μεταξύ των γειτονικών της παραγράφων, μορφοποίηση με στυλ παραγράφου κ.λπ. Μπορείτε να επιλέξετε το σημάδι ¶, να το αντιγράψετε και να το κάνετε επικόλληση σε άλλη παράγραφο για να κάνετε αντιγραφή και επικόλληση της μορφοποίσης (αν και υπάρχουν κι άλλοι τρόποι για να κάνετε το ίδιο). Το τελευταίο ¶ του εγγράφου περιέχει πληροφορίες για όλο το έγγραφο, όπως και το τελευταίο ¶ της ενότητας περιέχει πληροφορίες για την ενότητα, εφ' όσον το έγγραφο είναι χωρισμένο σε ενότητες. Τέτοιες πληροφορίες π.χ. είναι όσες επηρεάζουν την κεφαλίδα και το υποσέλιδο, τη διάταξη σελίδας, τα περιθώρια κ.λπ.

Ειδική μορφοποίηση παραγράφου

Η ειδική μορφοποίηση παραγράφου αντιπροσωπεύεται από μια τετράγωνη κουκκίδα , που εμφανίζεται αριστερά από την πρώτη γραμμή της παραγράφου. Δηλώνει ότι η συγκεκριμένη παράγραφος είναι μορφοποιημένη με μία ή περισσότερες από τις ιδιότητες Διατήρηση με επόμενα, Διατήρηση γραμμών μαζί, Αλλαγή σελίδας πριν και Απόκρυψη αριθμών γραμμής. Κάνοντας διπλό κλικ σε ένα τέτοιο σημάδι εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος με επιλεγμένη την καρτέλα Αλλαγή γραμμής και σελίδας, όπου μπορείτε να ελέγξετε (ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε) την εφαρμογή αυτών των ιδιοτήτων.

Τα ενσωματωμένα στυλ επικεφαλίδων του Word (Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2 κ.λπ.) έχουν ενεργοποιημένες τις ιδιότητες Διατήρηση με επόμενα και Διατήρηση γραμμών μαζί, οπότε πάντα υπάρχει το σημάδι ειδικής μορφοποίησης σ' αυτές.

Αλλαγή γραμμής

Ένα γωνιακό βέλος που δείχνει προς τα αριστερά ⮠  αντιπροσωπεύει μια αλλαγή γραμμής, που έχει δημιουργηθεί με τον συνδυασμό SHIFT+ENTER. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αλλαγή γραμμής για να αρχίσετε μια νέα γραμμή χωρίς να αρχίσετε μια νέα παράγραφο.

Αν χρησιμοποιείτε αυτή την τακτική, θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για διάφορες απρόβλεπτες καταστάσεις που μπορεί να αντιμετωπίσετε μελλοντικά, σε ότι έχει να κάνει με τη μορφοποίηση παραγράφου:

Επιλέγετε ένα "μπλοκ" κειμένου και ορίζετε π.χ. διπλό διάστιχο. Και διαπιστώνετε ότι το διπλανό ή τα διπλανά "μπλοκ" κειμένου μορφοποιούνται κι αυτά με διπλό διάστιχο. Αν και υπάρχουν περισσότερες της μιας αιτίες, που μπορεί να προκαλέσουν αυτό το πρόβλημα, μια πρώτη ενέργεια θα πρέπει να είναι να ελέγξετε αν αυτό που θέλατε να μορφοποιήσετε είναι πράγματι παράγραφος. Αν είναι τμήμα παραγράφου, που έχει δημιουργηθεί με αλλαγή γραμμής (αρχίζει, ή/και τελειώνει με αλλαγή γραμμής ⮠ ), σωστά το Word επεκτείνει τη μορφοποίηση και στην υπόλοιπη παράγραφο.

Μια ακόμα αλλαγή γραμμής που διαθέτει το Word αντιπροσωπεύεται από ένα γωνιακό βέλος που περιβάλλεται από δύο κατακόρυφες γραμμές: |⮠ |. Είναι μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε το κείμενο που ρέει γύρω από μια φωτογραφία, ή άλλα αντικείμενα, που εισάγετε στα έγγραφα. Αν τοποθετήσετε π.χ. τη λεζάντα στη δεξιά πλευρά μιας εικόνας, είναι πιθανό να θέλετε το κείμενο του εγγράφου να μην αρχίζει κάτω από τη λεζάντα, αλλά κάτω από την εικόνα. Αυτό θα το επιτύχετε αν μετά τη λεζάντα εισαγάγετε μια αλλαγή γραμμής κειμένου με αναδίπλωση. Για να καταλάβετε πώς λειτουργεί ακριβώς, δείτε ένα σχετικό παράδειγμα.

Διαχωριστικό στυλ

Πρόκειται για μια διαφορετική μορφή διακοπής, που αντιπροσωπεύεται από ένα σημάδι παραγράφου ¶, που περικλύεται με διάστικτο περίγραμμα. Χρησιμοποιείται κυρίως για να διαχωρίζει στύλ παραγράφου που χρειάζεται να συνυπάρχουν στην ίδια γραμμή κειμένου.

Αλλαγές κειμένου στη σελίδα

Οι αλλαγές αυτές επηρεάζουν τη θέση του κειμένου σε σχέση με τη σελίδα και τα ονόματά τους είναι αρκετά κατατοπιστικά για τον τρόπο που λειτουργούν:

Αλλαγή στήλης
Αν το κείμενο εμφανίζεται σε στήλες, μπορείτε να διακόψετε τη συνέχιση του κειμένου σε μια στήλη και να συνεχίσετε σε επόμενη.

Αλλαγή σελίδας
Σας επιτρέπει να διακόψετε τη ροή κειμένου σε οποιοδήποτε σημείο της σελίδας και να συνεχίσετε στην επόμενη.

Αλλαγή ενότητας
Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διαφορετικές ενότητες του εγγράφου. Μια αλλαγή ενότητας μπορεί να εφαρμοστεί με τρόπο ώστε, το κείμενο που ακολουθεί να συνεχίζεται στην ίδια σελίδα με αυτό της προηγούμενης ενότητας, ή να συνεχίζεται σε επόμενη σελίδα. Μπορείτε επιπλέον να ορίσετε αν θα εμφανίζεται στην επόμενη μονή ή ζυγή σελίδα. (Έχει να κάνει με τη βιβλιοδεσία: Οι μονές σελίδες στα βιβλία είναι στη δεξιά μεριά, ενώ οι ζυγές στην αριστερή.)

Αν δεν έχετε ασχοληθεί με τις ενότητες, θεωρήστε τις εικονικά, σαν διαφορετικά έγγραφα: μπορεί να έχουν π.χ. διαφορετικά περιθώρια σελίδας, να εκτυπώνονται με διαφορετικό προσανατολισμό ή και σε διαφορετικό μέγεθος χαρτιού, να έχουν διαφορετικές κεφαλίδες και υποσέλιδα κ.λπ.


Εικ. 3: Μορφή των αλλαγών κειμένου

Η μορφή των αλλαγών (εικ. 3) είναι από το Word 365. Σε παλιότερες εκδόσεις έχουν μικροδιαφορές αλλά αναγνωρίζονται πολύ εύκολα.

Διαστήματα

Μια κουκκίδα, όπως περίπου η ελληνική άνω τελεία, αντιπροσωπεύει ένα συνηθισμένο διάστημα, που δημιουργείται με το πάτημα του πλήκτρου ΔΙΑΣΤΗΜΑ, όπως ∙ μπορείτε ∙ να ∙ δείτε ∙ σ' ∙ αυτό ∙ το ∙ δείγμα. Το μέγεθος της κουκκίδας είναι συνάρτηση της γραμματοσειράς που είναι σε χρήση, ενώ σε μερικές γραμματοσειρές που δεν είναι διαθέσιμος ο χαρακτήρας (δεν το έχω συναντήσει, τουλάχιστον στις προεγκατεστημένες γραμματοσειρές των Windows), στη θέση της κουκκίδας εμφανίζεται το▯​σύμβολο▯​του▯​μη▯​αντιστοιχισμένου▯​χαρακτήρα,▯​όπως▯​εδώ.

Το σύμβολο που χρησιμοποιείται για τις μοίρες και τη θερμοκρασία ° αντιπροσωπεύει ένα διάστημα χωρίς διακοπή, που δημιουργείται με τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+ΔΙΑΣΤΗΜΑ και δεν επιτρέπει την αλλαγή γραμμής στο σημείο που βρίσκεται. Αυτό είναι χρήσιμο π.χ. για να μη χωρίζονται οι ημερομηνίες όπως: 15
Φεβρουαρίου 2020, ή τα αρχικά των ονομάτων όπως: Γ.
Ανδρέου.

Το διάστημα παύλας και το διάστημα μεγάλης παύλας αντιπροσωπεύονται επίσης από το ίδιο σύμβολο °, αλλά απέχουν περισσότερο από τους γειτονικούς χαρακτήρες. Για να συγκρίνετε περίπου τις διαφορές στις αποστάσεις, με μια σχηματική αναπαράσταση (κατά σειρά, διάστημα χωρίς διακοπή, διάστημα παύλας, διάστημα μεγάλης παύλας): |°|°|°|.

Από τα λιγότερο κατανοητά είναι η Προαιρετική αλλαγή μηδενικού πλάτους και το Χωρίς αλλαγή μηδενικού πλάτους. Αντιπροσωπεύονται από τα σημάδια και αντίστοιχα και χρησιμοποιούνται σε ειδικές περιπτώσεις. Π.χ. το πρώτο χρησιμοποιείται σε ορισμένες γλώσσες που δεν χρησιμοποιούν το διάστημα για διαχωρισμό των λέξεων. Για το δεύτερο, από τα λίγα που κατάλαβα, είναι ότι χρησιμοποιείται για να παραμένουν διαχωρισμένα τα γράμματα που αποτελούν ορισμένους συνδυασμούς γραμμάτων (ligatures). Αν δεν σας ικανοποίησα, κάντε μια αναζήτηση στο internet! Μην τα περιμένετε όλα από μένα!

Ένα συνηθισμένο διάστημα είναι επίσης το διάστημα στηλοθέτη. Αντιπροσωπεύεται από ένα βέλος που δείχνει προς τα δεξιά → και πρόκειται για το κενό που δημιουργείται όταν πατάτε το πλήκτρο TAB.

Μη συγχέετε τη θέση του στηλοθέτη, που μπορείτε να ορίσετε π.χ. στον οριζόντιο χάρακα του Word, με το σύμβολο του στηλοθέτη, που είναι το κενό που δημιουργείται με το πάτημα του TAB. Δείτε και τα Σχόλια στο τέλος του άρθρου για τους στηλοθέτες.

Ενωτικά

Το προαιρετικό ενωτικό αντιπροσωπεύεται από το σημάδι ¬ και εισάγεται με τη συντόμευση CTRL+-. Χρησιμοποιείται στον συλλαβισμό για να ορίσει το (και εμφανίζεται στο) σημείο που θα "κοπεί" η λέξη αν δεν χωράει ολόκληρη στο τέλος της γραμμής, ώστε το υπόλοιπο τμήμα της να μεταφερθεί στην επόμενη γραμμή.

Το ενωτικό χωρίς διακοπή χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις που δεν θέλετε ένα σύνολο χαρακτήρων που συνδέονται με ενωτικά να κοπεί στο τέλος της γραμμής. Ένα συνηθισμένο παράδειγμα είναι οι τηλεφωνικοί αριθμοί: +30‑210‑1234567. Εισάγετε ενωτικά χωρίς διακοπή με τη συντόμευση CTRL+SHIFT+- και αντιπροσωπεύονται από το σημάδι μιας παύλας που έχει μέγεθος μεταξύ της παύλας (–) και της μεγάλης παύλας (—). Ωστόσο πρόκειται για το σημάδι που προκαλεί τη μεγαλύτερη σύγχυση, καθώς, όταν εμφανίζετε τα σημάδια μορφοποίησης του εγγράφου είναι δύσκολο να διακρίνετε αν μια παύλα είναι πραγματικά παύλα ή ενωτικό χωρίς διακοπή.

Σημάδια πίνακα

Τα σημάδια του πίνακα θα τα δείτε αφ' ενός μεν, σε κάθε κελί ενός πίνακα, αφ' ετέρου δε, εξωτερικά, στη δεξιά πλευρά, που αντιστοιχούν σε κάθε μία από τις γραμμές του πίνακα. Έχουν την εμφάνιση του διεθνούς νομισματικού συμβόλου ¤ και λειτουργούν όπως περίπου τα σημάδια παραγράφου, τουλάχιστον σε επίπεδο μορφοποίησης: Στα μεν κελιά περιέχουν τις πληροφορίες μορφοποίησης του κελιού ή της τελευταίας παραγράφου, αν το κελί περιέχει πάνω από μία παραγράφους κειμένου, στις δε γραμμές του πίνακα, όπως το υποψιαστήκατε, περιέχουν τις πληροφορίες μορφοποίησης της γραμμής.

Υπογραμμίσεις

Εκτός από την υπογράμμιση που αποτελεί μέρος της μορφοποίησης του κειμένου (π.χ. όταν την εφαρμόζετε σε ένα επιλεγμένο κείμενο με τη συντόμευση CTRL+U), το Word χρησιμοποιεί διάφορες μορφές υπογράμμισης, που ανήκουν στους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες.

Το κρυφό κείμενο διακρίνεται από μια διάστικτη υπογράμμιση. Στην κυριολεξία, όλο το κρυφό κείμενο αποτελεί έναν μη εκτυπώσιμο χαρακτήρα, καθώς δεν εκτυπώνεται, έστω κι αν το εμφανίζετε στο Word για να το επεξεργαστείτε.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφο Πίνακα Ευρετηρίου ή Πίνακα Περιεχομένων, πρέπει πρώτα να επισημάνετε όλο το κρυφό κείμενο, και μετά να δημιουργήσετε τους πίνακες. Αν το κρυφό κείμενο είναι αρκετά μεγάλο, η αρίθμηση σελίδων στους πίνακες μπορεί να αποδοθεί λάθος.

Σημάδια σφαλμάτων

Εκτός από την υπογράμμιση του κρυφού κειμένου, το Word χρησιμοποιεί διάφορες μορφές υπογράμμισης για να επισημάνει σφάλματα του κειμένου. Οι πιο συνηθισμένες είναι η κόκκινη και η πράσινη κυματιστή υπογράμμιση, για τα ορθογραφικά και τα συντακτικά λάθη αντίστοιχα, καθώς και η διακεκομμένη μπλε υπογράμμιση για υποδείξεις μορφοποίησης ή εκφραστικών βελτιώσεων.

Ορισμένες από αυτές είναι πιθανόν να μη λειτουργούν στα ελληνικά κείμενα, ενώ μπορεί να μην εμφανίζονται καθόλου στο έγγραφα αν δεν έχουν ενεργοποιηθεί οι σχετικές ιδιότητες στις ρυθμίσεις του Word, όπως Ορθογραφικός έλεγχος κατά την πληκτρολόγηση, Επισήμανση γραμματικών λαθών κατά την πληκτρολόγηση, Παρακολούθηση μορφοποίησης κ.ά.

Σημάδι αγκύρωσης

Εμφανίζεται όποτε επιλέγετε ένα κινούμενο αντικείμενο (εικόνα, γραφικό πλαίσιο κειμένου κ.λπ.), ασχέτως αν είναι ενεργοποιημένη ή όχι η Εμφάνιση/Απόκρυψη των σημαδιών μορφοποίησης. Πρόκειται για μια άγκυρα , που εμφανίζεται στην αρχή της παραγράφου, στην οποία είναι "δεμένο" το αντικείμενο και συνήθως σημαίνει ότι το αντικείμενο θα παραμείνει στην ίδια σχετική θέση με την αρχή της παραγράφου όταν π.χ. αφαιρείται ή προστίθεται κείμενο πριν.

Υπάρχουν άλλα δυο σημάδια που εμφανίζονται χωρίς να επηρεάζονται αν είναι ενεργοποιημένη ή όχι η Εμφάνιση/Απόκρυψη των σημαδιών μορφοποίησης. Πρόκειται για τον κώδικα των πεδίων και τους σελιδοδείκτες.

Κώδικας πεδίων

Ένα πεδίο είναι ένα σετ κώδικα που δίνει εντολές στο Word να εκτελέσει αυτόματα διάφορες ενέργειες. Π.χ. Όταν το Word "διαβάζει" τον κώδικα ενός πεδίου DATE στη θέση του εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία. Κανονικά το Word εμφανίζει το αποτέλεσμα του κώδικα, παρά τον ίδιο τον κώδικα. Έτσι, ενώ ο κώδικας ενός πεδίου DATE μπορεί να είναι { DATE \@ "dd/MM/yyyy" } (τα άγκιστρα είναι μέρος του πεδίου), εσείς στο έγγραφο θα δείτε το αποτέλεσμα 08/02/2020. Αν θέλετε να δείτε τον κώδικα του πεδίου κάνετε κλικ στο αποτέλεσμα και πατήστε ALT+F9, ή κάνετε δεξιό κλικ και επιλέξτε την εντολή Εναλλαγή κωδικών πεδίων.

Σελιδοδείκτες

Όταν είναι ενεργοποιημένη η εμφάνιση των σελιδοδεικτών, οι σελιδοδείκτες που έχει ορίσει ο χρήστης εμφανίζονται με δύο μορφές ( και [...]), όπως φαίνεται στην εικόνα:


Εικ. 4: Μορφή στηλοθετών

Για να ενεργοποιήσετε την εμφάνιση των σελιδοδεικτών:

  • Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε Επιλογές και στη συνέχεια στη σελίδα Για προχωρημένους ενεργοποιήστε το πεδίο Εμφάνιση σελιδοδεικτών στην ενότητα Εμφάνιση περιεχομένων εγγράφου.
Μόνο οι σελιδοδείκτες του χρήστη εμφανίζονται μ' αυτή τη ρύθμιση. Τους σελιδοδείκτες του Word μπορείτε να εντοπίσετε μόνο μέσα από το πλαίσιο διαλόγου Σελιδοδείκτες, και δεν εμφανίζονται με τα σημάδια σελιδοδείκτη όπως στην εικόνα 4.

_______________________________________________

[1] Περιέργως πως, η αγγλική απόδοση προέρχεται από το ελληνικό "παράγραφος": μεταφέρθηκε στα γαλλικά ως paragraph, για να εξελιχθεί σε pelgraphe και αργότερα σε pelagreffe. Άγνωστο πώς, στα αγγλικά μετατράπηκε σε pylcraft για να καταλήξει σε pilcrow. (Βλ. «The Origin of the Pilcrow, aka the Strange Paragraph Symbol», Jimmy Stamp, smithsonianmag.com.)

Σύνοψη
Θέμα
Τα σημάδια μορφοποίησης του Word
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Word’s nonprinting formatting marks», Suzanne S. Barnhill

– «Word Options (Display)», Office Online Support

Ταυτότητα
1.01.059/0156
Έκδοση
26/2/20

Δευτέρα, 24 Φεβρουαρίου 2020

Κανόνες τυπογραφίας για τις υποσημειώσεις

Πότε πρέπει να χρησιμοποιούνται αριθμοί και πότε σύμβολα;

Πρέπει το σημάδι παραπομπής να έχει τη μορφή εκθέτη στο κείμενο και στην υποσημείωση ή μόνο στο κείμενο;

Πώς πρέπει να διαχωρίζονται οι υποσημειώσεις από το κείμενο του εγγράφου;

Το σημάδι παραπομπής στις υποσημειώσεις πρέπει να είναι μέρος της παραγράφου ή να εμφανίζεται σε προεξοχή;

Για όποια από αυτές τις απορίες έχετε κι εσείς, η απάντηση είναι απλή: Ξεκάθαρος κανόνας δεν υπάρχει. Υπάρχουν όμως προτάσεις, που έχουν να κάνουν με τη γενικότερη εμφάνιση των υποσημειώσεων, που θα πρέπει μεν να συμβαδίζει με την ολική εμφάνιση του εγγράφου αλλά και να διαφέρει, για να είναι εύκολος ο εντοπισμός από τον αναγνώστη. Έτσι, στο πρώτο επίπεδο, αν όλο το έγγραφο έχει απλή μορφοποίηση, χωρίς χρώματα και εναλλαγές γραμματοσειρών, δεν φαίνεται σωστό να χρησιμοποιείτε κόκκινα, πράσινα και κίτρινα χρώματα για τις υποσημειώσεις! Από την άλλη, τόσο το σημάδι της παραπομπής, όσο και ο χώρος που καταλαμβάνουν οι υποσημειώσεις καλό είναι να διαφέρουν από το υπόλοιπο έγγραφο, ώστε να εντοπίζονται εύκολα από το μάτι. Σ' αυτό το σημείο μάλιστα βρίσκω σωστή τη ρύθμιση του Word να χρησιμοποιεί τη συνηθισμένη χρήση των εκθετών για τα σημάδια των παραπομπών και μια σχετική διαφορά στη γραμματοσειρά των υποσημειώσεων, τις οποίες επιπλέον διαχωρίζει με μια διακριτική γραμμή στο κάτω μέρος της σελίδας.

Μερικές επιπλέον λεπτομέρειες:

  • Αριθμοί, σύμβολα, αλφαβητική ή λατινική αρίθμηση: Γενικά, οι αριθμοί λειτουργούν καλύτερα, όταν το έγγραφο έχει πολλές υποσημειώσεις. Τα σύμβολα λειτουργούν, όταν υπάρχουν ελάχιστες (μία-δύο) υποσημειώσεις. Ξεχωρίζουν πιο εύκολα αλλά δεν σας επιτρέπουν μεγάλη ευελιξία. Η αλφαβητική αρίθμηση μπορεί να είναι καλυτερη επιλογή αν οι ίδιες οι υποσημειώσεις αποτελούνται από αριθμούς, ή αν χρησιμοποιούνται εκθέτες στο κείμενο για άλλους λόγους, όπως τα έγγραφα με χημικούς ή μαθηματικούς τύπους. Η λατινική αρίθμηση είναι μια τελευταία λύση, αν για κάποιο λόγο καμία από τις προηγούμενες δυνατότητες δεν μπορεί να εφαρμοστεί. Τέλος, σκεφτείτε σαν λύση τη ταυτόχρονη χρήση διαφορετικών μορφών: Αρίθμηση για τις σημειώσεις τέλους (π.χ. για τη βιβλιογραφία) και σύμβολα, ή αλφαβητική αρίθμηση για υποσημειώσεις (επεξηγήσεις και διευκρινίσεις επί του κειμένου).
  • Το σημάδι παραπομπής στη υποσημείωση τις περισσότερες φορές είναι ίδιου μεγέθους (και συνήθως πάντοτε, στις σημειώσεις τέλους). Το νόημα είναι ότι, το σημάδι παραπομπής στο έγγραφο πρέπει να ξεχωρίζει από το υπόλοιπο κείμενο, αλλά να μην αποσπά την προσοχή του αναγνώστη, ενώ το ίδιο σημάδι στην υποσημείωση πρέπει να εντοπίζεται εύκολα από τον αναγνώστη. Σ' αυτό το σημείο συμφωνώ με το Word που χρησιμοποιεί εκθέτες για τα σημάδια παραπομπής στο έγγραφο, αλλά διαφωνώ με την ίδια μορφοποίηση που εφαρμόζει στα ίδια σημάδια, στις υποσημειώσεις. Η χρήση μιας πιο ανοιχτόχρωμης εμφάνισης του σημαδιού παραπομπής στις υποσημειώσεις θα με ικανοποιούσε περισσότερο.
  • Για τον διαχωρισμό των υποσημειώσεων δεν υπάρχει κανόνας παρά μόνο το τυπικό: Να ξεχωρίζουν αλλά όχι με φανταχτερό τρόπο. Ο διαχωρισμός των υποσημειώσεως γενικά έχει σχέση με τη συνολική εμφάνιση του εγγράφου. Συχνά, η μορφή που έχει η εμφάνιση της περιοχής των υποσημειώσεων, σε συνδυασμό με το κενό διάστημα που υπάρχει μεταξύ αυτού και του κειμένου της σελίδας, είναι αρκετά.


    Εικ. 1: Προσθήκη αριστερού περιγράμματος στο στυλ Κείμενο υποσημείωσης

    Εναλλακτικές λύσεις, εκτός από τη διαχωριστική γραμμή που χρησιμοποιεί το Word, αποτελούν η χρήση μιας ελαφράς απόχρωσης φόντου, μιας ελαφράς απόχρωσης του κειμένου, μιας μικρής αλλαγής της γραμματοσειράς ή/και του μεγέθος, μιας παχειάς γραμμής περιγράμματος στην αριστερή πλευρά της περιοχής υποσημειώσεων (εικ. 1) κ.λπ.

  • Στην υποσημείωση υπάρχει κενό μετά από το σημάδι παραπομπής αλλά κι αυτό εξαρτάται από την περίπτωση. Και πάλι, ο γενικός κανόνας είναι, το σημάδι παραπομπής να εντοπίζεται εύκολα, όταν το αναζητά ο αναγνώστης. Σ' αυτό το σημείο θεωρώ ότι η μορφοποίηση των υποσημειώσεων από το Word είναι λάθος και θα πρέπει να παρέμβετε δραστικά, διορθώνοντας το στυλ που επηρεάζει την εμφάνισή τους:


    Εικ. 2: προσθήκη αριστερής προεξοχής στο στυλ Κείμενο υποσημείωσης

  • Ακόμα μεγαλύτερη ασάφεια υπάρχει στη χρήση συμβόλων. Διεθνώς, φαίνεται να υπερισχύουν τα σύμβολα *, †, ‡ (αστερίσκος, μονό και διπλό στιλέτο[1]). Σε ορισμένες περιπτώσεις χρησιμοποιούνται δύο αστερίσκοι για σημάδι της δεύτερης υποσημείωσης, ενώ σε αρκετές χώρες αποφεύγουν τον αστερίσκο και το μονό στιλέτο επειδή συνόδευαν παλιαότερα τις ημερομηνίες γέννησης και θανάτου αντίστοιχα. Ακόμα περισσότερο δε, αποφεύγεται η χρήση του μονού στιλέτου, επειδή παραπέμπει στον χριστιανικό σταυρό.

_______________________________________________

[1] Ιστορικά, το μονό και το διπλό στιλέτο έχουν τις ρίζες τους στο σύμβολο οβελίας που είχε τη μορφή μιας οριζόντιας γραμμής ή μιας οριζόντιας γραμμής με δύο τελείες (÷). Το σύμβολο θεωρείται ότι ανακάλυψε ο Ζηνόδοτος, βιλβιοθηκάριος στη Βιβλιοθήκη της Αλεξάνδρειας και το χρησιμοποίησε σε κείμενα ομηρικών μελετών, για να σημαδεύει αποσπάσματα του κειμένου που ήγειραν ερωτήματα ή ήταν κατεστραμμένα στο πρωτότυπο. Το σύστημα των συμβόλων βελτίωσε στη συνέχεια ο μαθητής του Αριστοφάνης ο Βυζάντιος, ο οποίος άλλαξε την εμφάνιση του οβελία σε μια παραλλαγή του κεφαλαίου "Τ", ενώ είναι και ο πρώτος που εισήγαγε τη χρήση του αστερίσκου.

Σύνοψη
Θέμα
Κανόνες τυπογραφίας για τις υποσημειώσεις
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.03.019/0155
Έκδοση
24/2/20

Παρασκευή, 21 Φεβρουαρίου 2020

Προσαρμογή διαχωριστικών σημειώσεων

Αν τα έγγραφά σας περιέχουν υποσημειώσεις ή σημειώσεις τέλους, θα έχετε παρατηρήσει τα διαχωριστικά, που είναι οι μικρές (ή μεγάλες) γραμμές που τοποθετεί το Word μεταξύ του κειμένου και της περιοχής των σημειώσεων.

Υπάρχουν τέσσερα είδη διαχωριστικών:

  • Διαχωριστικό υποσημείωσης και σημείωσης τέλους: Και τα δύο είναι γραμμές μήκους 5εκ. περίπου.
  • Διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης και σημείωσης τέλους: Και τα δύο είναι γραμμές που στις νεότερες εκδόσεις του Word δεν διαφέρουν από τα άλλα διαχωριστικά. Στις παλαιότερες εκδόσεις (πιθανολογώ μέχρι το Office 2013) αυτό το διαχωριστικό καταλάμβανε όλη την έκταση της σελίδας, ως ένδειξη ότι το συγκεκριμένο κείμενο είναι συνέχεια της σημείωσης από την προηγούμενη σελίδα.
    Στις νεότερες εκδόσεις του Word μπορείτε ακόμα να δείτε τα "μεγάλα" διαχωριστικά, αν το έγγραφο είναι αποθηκευμένο σε μορφή .doc. Στη συνέχεια περιγράφω και τις δύο μορφές, ώστε να καλύψω, κατά το δυνατόν, όλες τις περιπτώσεις.

Οι περισσότεροι χρήστες δεν έχουν αντίρρηση για τη χρήση των διαχωριστικών στις υποσημειώσεις, αλλά πολλοί είναι οι χρήστες που διαφωνούν με τη χρήση διαχωριστικών στις σημειώσεις τέλους. Από την άλλη, αν και υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες για τον τρόπο που συντάσσονται οι υποσημειώσεις, ειδικά αν αναφέρονται σε βιβλιογραφία, δεν βρήκα ξεκάθαρες οδηγίες για τα ίδια τα διαχωριστικά. Τα δύο κύρια πρότυπα που εμπιστεύομαι (όχι μόνο εγώ, αλλά και το Word), το CMOS - 16η έκδοση, και το APA - 6η έκδοση, ενώ φαίνεται να υποστηρίζουν τα διαχωριστικά δεν έχουν κανόνες, εκτός από το ότι πρέπει να είναι στοιχισμένα στο αριστερό περιθώριο. Ωστόσο, λαμβάνοντας υπ' όψιν τις γενικές αρχές της τυπογραφίας, που θέλουν να αποφεύγονται οι υπερβολές, όπως περιγράφω κι αλλού, μπορείτε να κάνετε αλλαγές, αρκεί να μην ξεπερνούν τα όρια της λειτουργικότητας.

Για να προσαρμόσετε όχι μόνο τα διαχωριστικά αλλά και άλλα στοιχεία που αφορούν τις υποσημειώσεις και τις σημειώσεις τέλους θα χρειαστεί να εμφανίσετε το σχετικό πλαίσιο του Word:

Κατ' αρχάς, αυτό το πλαίσιο έχετε δυνατότητα να το εμφανίσετε εφ' όσον το έγγραφο έχει τουλάχιστον μία υποσημείωση ή σημείωση τέλους και ταυτόχρονα, όταν το Word εμφανίζει το έγγραφο σε Πρόχειρη προβολή:

  • Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Πρόχειρη της ομάδας Προβολές.

Εικ. 1: Επιλογή κατηγορίας σημειώσεων

Στη συνέχεια για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων:

  • Στην καρτέλα Αναφορές κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση σημειώσεων της ομάδας Υποσημειώσεις.

Σ' αυτό το σημείο, αν το έγγραφο έχει και υποσημειώσεις και σημειώσεις τέλους εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1) για να επιλέξετε ποια από τις δύο κατηγορίες σας ενδιαφέρει. Αυτό, την πρώτη φορά που θα το χρησιμοποιήσετε μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση, ότι περιορίζει τις ρυθμίσεις στην επιλεγμένη κατηγορία μόνο, αλλά αυτό δεν είναι ακριβές. Όποια κατηγορία κι αν επιλέξετε εδώ μπορείτε να την αλλάξετε στο πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων, που εμφανίζεται στη συνέχεια.

Το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παράθυρου του Word και εμφανίζει τις υποσημειώσεις, ή τις σημειώσεις τέλους, όποια από τις δύο κατηγορίες υπάρχουν στο έγγραφο ή επιλέξατε στο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1). Διαθέτει επίσης ένα πτυσσόμενο πλαίσιο όπου μπορείτε να επιλέξετε από το μενού, το στοιχείο με το οποίο θέλετε να εργαστείτε:

  • Όλες οι υποσημειώσεις
  • Όλες οι σημειώσεις τέλους
  • Διαχωριστικό υποσημείωσης
  • Διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης
  • Ειδοποίηση συνέχισης υποσημείωσης

- ή -

  • Όλες οι υποσημειώσεις
  • Όλες οι σημειώσεις τέλους
  • Διαχωριστικό σημείωσης τέλους
  • Διαχωριστικό συνέχισης σημείωσης τέλους
  • Ειδοποίηση συνέχισης σημείωσης τέλους

Σημειώστε ότι το πτυσσόμενο πλαίσιο εμφανίζει ένα από τα δύο μενού, ανάλογα με το είδος των σημειώσεων που έχει το έγγραφο, ή ανάλογα με την επιλογή που κάνατε στο προηγούμενο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1). Ωστόσο, όποιο μενού κι αν δείτε, επιλέγοντας Όλες οι υποσημειώσεις, θα εμφανιστούν οι δυνατότητες του πρώτου μενού. Αντίθετα, αν επιλέξετε Όλες οι σημειώσεις τέλους θα εμφανιστούν οι δυνατότητες του δεύτερου.

Όταν ολοκληρώσετε τις τροποποιήσεις που θέλετε, για να κλείσετε το πλαίσιο και να επιστρέψετε στο κείμενο του εγγράφου, κάνετε ένα από τα επόμενα:

  • Κάνετε κλικ στο κουμπί κλεισίματος στην πάνω δεξιά γωνία του πλαισίου.
  • Κάνετε διπλό κλικ στο σημάδι παραπομπής της σημείωσης.
  • Στην καρτέλα Προβολή κάνετε κλικ στο κουμπί Διάταξη εκτύπωσης της ομάδας Προβολές.

Προσαρμογή του διαχωριστικού

Η φύση των διαχωριστικών είναι μυστήριο. Φαίνεται να είναι κάποιο είδος γραφικού, που επιπλέον επιτρέπει ορισμένες ρυθμίσεις χαρακτηριστικών γραμματοσειράς και παραγράφου. Δεν μπορείτε όμως να τα προσαρμόσετε. Μπορείτε μόνο να τα διαγράψετε, ή να αντικαταστήσετε με κάτι άλλο. Αν θέλετε π.χ. στις παλαιότερες εκδόσεις του Word να χρησιμοποιήσετε ίδιου μήκους διαχωριστικά τόσο στην υποσημείωση, όσο και στη συνέχιση της υποσημείωσης ακολουθείστε την επόμενη διαδικασία:

  1. Εμφανίστε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων, όπως περιγράφεται ανωτέρω, και στο μενού επιλέξτε, αν δεν είναι ήδη επιλεγμένο, Όλες οι υποσημειώσεις.
  2. Επιλέξτε Διαχωριστικό υποσημείωσης.
  3. Κάνετε κλικ αριστερά (στην αρχή) του διαχωριστικού και πατήστε SHIFT+Δεξιό βέλος για να το επιλέξετε.

    Προσέξτε ότι η επιλογή εκτείνεται πέρα από το άκρο του διαχωριστικού, ένδειξη ότι έχει επιλεγεί και το σύμβολο παραγράφου, πράγμα που δεν χρειάζεται.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να εμφανίσετε το σύμβολο παραγράφου, στην καρτέλα Κεντρική κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση/Απόκρυψη , της ομάδας Παράγραφος.

  4. Πατήστε SHIFT+Αριστερό βέλος, για να αφαιρέσετε το σύμβολο παραγράφου από την επιλογή και στη συνέχεια πατήστε CTRL+C για αντιγραφή.
  5. Στο πτυσσόμενο πλαίσιο επιλέξτε Διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης.
  6. Επιλέξτε το διαχωριστικό (εδώ δεν έχει σημασία αν επιλέξετε και το σημάδι παραγράφου) και πατήστε CTRL+V για επικόλληση.
  7. Μπορείτε να κλείσετε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων και να επιστρέψετε στο έγγραφο.

Κατάργηση του διαχωριστικού

  1. Εμφανίστε το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων, όπως περιγράφεται ανωτέρω, και στο μενού επιλέξτε το διαχωριστικό που θέλετε να καταργήσετε.
  2. Διαγράψτε το με ένα από τα επόμενα:
    • Αν ο δείκτης είναι στην αρχή (αριστερό άκρο) του διαχωριστικού, πατήστε δυο φορές DELETE.
    • Αν ο δείκτης είναι στο τέλος (δεξιό άκρο) του διαχωριστικού, πατήστε δυο φορές BACKSPACE.

    Είναι μια καλή ιδέα να σταματήσετε σ' αυτό το σημείο, ώστε μετά τη διαγραφή του διαχωριστικού να διατηρηθεί ο χώρος που καταλαμβάνει η κενή πλέον παράγραφος, για να ξεχωρίζει καλύτερα η περιοχή του κειμένου από την περιοχή των σημειώσεων. Μπορείτε ωστόσο να μηδενίσετε πρακτικά κι αυτό το κενό, με δυο βήματα επιπλέον:

  3. Στην καρτέλα Κεντρική πληκτρολογήστε μέγεθος γραμματοσειράς 1στ.
  4. Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Παράγραφος και ορίστε Διάστημα Πριν και Μετά: 0. Επίσης, Διάστιχο: Μονό.

Όλες οι προσαρμογές που αναφέρθηκαν ανωτέρω, είναι ίσως αρκετές για ένα αντικείμενο όπως τα διαχωριστικά των σημειώσεων. Για τους απαιτητικούς όμως υπάρχουν κι άλλες αλλαγές, που μπορούν να πειραματιστούν:

  • Οι κάτοχοι παλαιότερων εκδόσεων του Word, μπορούν να μειώσουν την έκταση που καταλαμβάνει το διαχωριστικό συνέχισης υποσημείωσης ή σημείωσης τέλους: Κάνετε δεξιό κλικ στο διαχωριστικό, επιλέξτε Παράγραφος και αυξήστε τη δεξιά ή/και την αριστερή εσοχή. (Καλό είναι να μην αλλάζετε την αριστερή εσοχή, ώστε το διαχωριστικό να φαίνεται στοιχισμένο στο αριστερό περιθώριο, όπως θέλουν οι βασικοί κανόνες τυπογραφίας.)

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σ' αυτή την περίπτωση δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του χάρακα για τη δημιουργία των εσοχών. Ο χάρακας απενεργοποιείται όταν είναι ενεργό το πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων.

  • Μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα: Κάνετε δεξιό κλικ στο διαχωριστικό, επιλέξτε Γραμματοσειρά και εφαρμόστε ένα διαφορετικό χρώμα.
  • Μπορείτε να προσαρμόσετε την απόσταση που υπάρχει μεταξύ του διαχωριστικού και του κειμένου του εγγράφου ή του κειμένου των σημειώσεων: Κάνετε δεξιό κλικ στο διαχωριστικό, επιλέξτε Παράγραφος και αυξήστε το διάστημα Πριν ή/και Μετά.
  • Μπορείτε να αντικαταστήσετε την απλή γραμμή του Word με κάτι πιο φαντεζί, όπως ένα clipart: Διαγράψτε το διαχωριστικό και από την καρτέλα Εισαγωγή επιλέξτε Εικόνες > Εικόνες στο internet. Κάνετε αναζήτηση με όρο "divider".

Άφησα για το τέλος έναν τρόπο, για το πώς μπορείτε να αλλάξετε το πάχος του διαχωριστικού, που η προεπιλεγμένη γραμμή του Word δεν επιτρέπει:


Εικ. 2: Σύγκριση προεπιλεγμένου (1) / προσαρμοσμένου (2) διαχωριστικού

Για το συγκεκριμένο παράδειγμα θα ακολουθήσετε την επόμενη διαδικασία:

  1. Διαγράψτε το διαχωριστικό του Word, όπως περιγράφεται ανωτέρω και στη θέση του εισαγάγετε ειδικούς χαρακτήρες :
    1. Στην καρτέλα Εισαγωγή επιλέξτε κατά σειρά Σύμβολο > Περισσότερα σύμβολα.
    2. Στην καρτέλα Ειδικοί χαρακτήρες επιλέξτε τον χαρακτήρα Παύλα και πατήστε 13 φορές Εισαγωγή (αν θέλετε η γραμμή να έχει την ίδια έκταση με την προεπιλεγμένη γραμμή του Word).
      Επέλεξα την παύλα (en dash), επειδή εμφανίζεται στο ίδιο ύψος με τη γραμμή του Word, και επειδή δεν αφήνει κενό μεταξύ των χαρακτήρων, με αποτέλεσμα να φαίνεται σαν συνεχόμενη γραμμή.
    3. Κλείστε το πλαίσιο διαλόγου.
  2. Στο πλαίσιο διαχείρισης των σημειώσεων επιλέξτε όλη την παράγραφο με τους χαρακτήρες που κάνατε εισαγωγή.
  3. Στην καρτέλα Κεντρική:
    1. Αυξήστε το μέγεθος της γραμματοσειράς σε 20στ.
    2. Κάνετε κλικ στο βελάκι επέκτασης της ομάδας Παράγραφος και επιλέξτε,
      • Διάστημα Πριν και Μετά: 0.
      • Διάστιχο: Ακριβώς, 8στ.

Για τις τιμές που αναφέρω, ίσως χρειαστούν μερικές δοκιμές, επειδή, τόσο οι αποστάσεις της από τα κείμενα που διαχωρίζει, όσο και το μέγεθος της γραμμής (πάχος, μήκος), εξαρτώνται από τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείτε.

Επίσης θυμηθείτε ότι το Word έχει πολλά εφέ (σκιά, λάμψη, αντανάκλαση...) αλλά καλό είναι να τα αποφύγετε. Η δουλειά του διαχωριστικού είναι να κάνει τη δουλειά του αθόρυβα, χωρίς να αποσπά την προσοχή του αναγνώστη. Όχι να... επιδεικνύει τις καλλιτεχνικές ανησυχίες σας!

Διαχωριστικά σημειώσεων τέλους

Τα διαχωριστικά των σημειώσεων τέλους μπορούν να προσαρμοστούν με τους ίδιους τρόπους, όπως περιγράφεται ανωτέρω. Ένα σημείο που χρειάζεται περισσότερη προσοχή είναι η γνώμη που έχουν πολλοί ότι η χρήση τους είναι περιττή. Θα έλεγα ότι δεν χρειάζεται να βλέπετε τα διαχωριστικά σαν κάτι που πρέπει να ξεφορτωθείτε. Καλύτερα να δείτε πώς μπορείτε να τους αξιοποιήσετε ώστε να λειτουργήσουν υπέρ σας. Τι θα λέγατε π.χ. αν στη θέση του διαχωριστικού χρησιμοποιούσατε μια επικεφαλίδα "Σημειώσεις" και στη θέση του διαχωριστικού συνέχισης μια επικεφαλίδα "Σημειώσεις —συνέχεια"; Για να κάνετε αυτές τις αλλαγές διαγράψτε τα διαχωριστικά του Word και πληκτρολογήστε το κείμενό σας. Επιλέξτε το και εφαρμόστε όποιο στυλ θέλετε.

Μερικά σημεία που θέλουν προσοχή στα διαχωριστικά κειμένου:

  • Ακόμα κι αν εφαρμόσετε στυλ επικεφαλίδας στο κείμενο του διαχωριστικού, το Word δεν το περιλαμβάνει στον πίνακα περιεχομένων.
  • Η μορφοποίηση της παραγράφου με το κείμενο ως "Αλλαγή σελίδας πριν" δεν λαμβάνεται υπ' όψιν. Έτσι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μέθοδο για να αρχίζουν οι σημειώσεις τέλους σε νέα σελίδα.
  • Το διαχωριστικό κειμένου εμφανίζεται μόνο αν προηγείται παράγραφος κειμένου του εγγράφου. Αν πριν τις σημειώσεις τέλους υπάρχει αλλαγή σελίδας (αυτόματη ή υποχρεωτική), θα εμφανιστεί η διαχωριστική γραμμή του Word αντί για το κείμενο.

Τα δύο τελευταία μπορείτε να τα παρακάμψετε αν προσθέσετε μια κενή παράγραφο πριν τις σημειώσεις τέλους. Δείτε την εναλλακτική λύση που περιγράφεται στο θέμα Προσθήκη και διαχείριση υποσημειώσεων.

Ειδοποίηση συνέχισης

Η ειδοποίηση συνέχισης είναι μια ακόμα δυνατότητα των σημειώσεων. Πρόκειται για μια ειδοποίηση που μπορείτε να καταχωρίσετε, και που θα εμφανίζεται στις περιπτώσεις που το κείμενο μιας σημείωσης δεν χωράει στην ίδια σελίδα και μέρος του μεταφέρεται αναγκαστικά από το Word στην επόμενη. Σύμφωνα μάλιστα με τους κανόνες τυπογραφίας (βλ. CMOS - 16 έκδοση και APA - 6η έκδοση), η διακοπή αυτή μπορεί να "επιβληθεί" στην άκρη μιας γραμμής κειμένου (δεξιό περιθώριο), ακόμα κι αν εκεί δεν ολοκληρώνεται η πρόταση.

Αυτό βέβαια μπορείτε να το παρακάμψετε: Αν π.χ. μέρος της παραγράφου μεταφέρεται στην επόμενη σελίδα, κάνετε κλικ στην παράγραφο και, αφού εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος, επιλέξτε Διατήρηση γραμμών μαζί. Αν η υποσημείωση αποτελείται από περισσότερες της μιας παραγράφους, επιλέξτε όλες, πλην της τελευταίας και στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος επιλέξτε Διατήρηση με επόμενα. Το αρνητικό μ' αυτές τις ρυθμίσεις είναι ότι, πολλές φορές θα καταλήξετε σε πολύ "κοντό" κείμενο της σελίδας, οπότε θα πρέπει να αποφασίσετε τι συμφέρει κατά περίπτωση.

Για την προσαρμογή της ειδοποίησης δεν χρειάζονται ειδικές οδηγίες. Μπορείτε να πάρετε μια ιδέα, από τον τρόπο προσαρμογής των διαχωριστικών σημειώσεων τέλους, που περιγράφηκε προηγουμένως.

Σύνοψη
Θέμα
Προσαρμογή διαχωριστικών σημειώσεων
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Customizing Note separators», Suzanne S. Barnhill

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.03.018/0154
Έκδοση
21/2/20