Δευτέρα, 2 Μαρτίου 2020

Πώς (και γιατί) να δημιουργήσετε ένα πρότυπο

Αυτό το άρθρο περιγράφει τι είναι (και τι δεν είναι) ένα πρότυπο, όπως και πότε χρειάζεται (ή δεν χρειάζεται) ένα πρότυπο. Το άρθρο καλύπτει τον τρόπο που χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, αλλά όχι τι μπορεί να περιέχει.

Τι είναι ένα πρότυπο;

Σαν γενικός ορισμός, ένα πρότυπο είναι το καλούπι, η μήτρα, στο οποίο βασίζεται κάτι άλλο. Θα μπορούσε να είναι ένα σχήμα, ή το περίγραμμα που δίνει μορφή στα περιεχόμενα. Στο Word όμως, ένα πρότυπο έχει μια διαφορετική τεχνική υπόσταση: Ένα πρότυπο του Word είναι ένα συγκεκριμένο είδος αρχείου, με διαφορετική επέκταση (.dot, .dotx, ή .dotm αντί για .doc, .docx και .docm) ενώ, για τους σκοπούς που εξυπηρετεί, το πρότυπο είναι μια συλλογή εργαλείων για τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης μορφής εγγράφων. Θα μπορούσε να θεωρηθεί σαν επέκταση των στυλ, τα οποία με τη σειρά τους περικλύουν σύνολα ιδιοτήτων.

Το Word διαθέτει μια ποικιλία στυλ για τη μορφοποίηση του κειμένου: Στυλ χαρακτήρα, Στυλ παραγράφου, Στυλ πίνακα, και στυλ λίστας. Το πρότυπο περιλαμβάνει όλους αυτούς τους τύπους μορφοποίησης αλλά και ρυθμίσεις για το μέγεθος του χαρτιού, τον προσανατολισμό εκτύπωσης, τα περιθώρια και άλλα χαρακτηριστικά μορφοποίησης σε επίπεδο εγγράφου.

Όλα τα έγγραφα είναι βασισμένα σε ένα πρότυπο. Αν δεν διαλέξετε διαφορετικό πρότυπο, όταν δηλαδή δημιουργείτε ένα έγγραφο με το προεπιλεγμένο κενό έγγραφο, το έγγραφό σας βασίζεται στο Βασικό πρότυπο (Normal.dotm), το οποίο αποθηκεύει τις περισσότερες από τις προσαρμογές που κάνετε στο Word.

Στις παλαιότερες εκδόσεις (μέχρι και το Word 2003), όταν ανοίγατε το Word εμφανιζόταν αυτόματα η σελίδα ενός κενού εγγράφου. Έτσι, ήταν πιθανον να μην είχατε καν διαπιστώσει ότι το Word έχει διάφορα πρότυπα για να επιλέξετε κάτι σχετικό με αυτό που θέλατε να κάνετε. Στις νεότερες εκδόσεις, η πρώτη επιλογή που πρέπει να κάνετε ανοίγοντας το Word είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο. Τα πρότυπα αυτά έχουν σχεδιαστεί για μια γρήγορη λύση σε μια σειρά από κατηγορίες εγγράφων: Επιστολές, Αναφορές, Τιμολόγια, Προσκλητήρια, Φυλλάδια κ.λπ. Εκτός από αυτά που εγκαθίστανται στον υπολογιστή σας κατά την εγκατάσταση του Office, μπορείτε να κατεβάσετε άλλα πρότυπα από τον δικτυακό τόπο της Microsoft.

Τι δεν είναι ένα πρότυπο

Αν και τα περισσότερα πρότυπα που έχει διαθέσιμα το Word έχουν κάποιο περιεχόμενο, η έννοια του πρότυπου δεν έχει να κάνει με το περιεχόμενο, αλλά με τη δομή και τη διάταξη. Ένα πρότυπο είναι σχεδιασμένο για να προσφέρει ορισμένη διάταξη της σελίδας (μέγεθος, προσανατόλισμό, περιθώρια κ.λπ.) και στυλ για το κείμενο που θα περιέχουν τα έγγραφα που θα δημιουργούνται από αυτό το πρότυπο. Είναι επίσης πιθανόν να περιέχει εργαλεία διευκόλυνσης, για να εκτελείτε διάφορες ενέργειες που απαιτούνται όταν συντάσσετε τα έγγραφα αυτής της δομής. Σ' αυτά τα εργαλεία ανήκουν τα έτοιμα αποσπάσματα κειμένου (Αυτόματο κείμενο), οι μακροεντολές, οι συντομεύσεις πληκτρολογίου, οι προσαρμογές στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης και στην κορδέλα του Word κ.ά.

Ορισμένα πρότυπα πράγματι έχουν περιεχόμενα: Π.χ. ένα πρότυπο επιστολής μπορεί να έχει ενδεικτικά στοιχεία του αποστολέα και του παραλήπτη, αρίθμηση σελίδων και ίσως ένα πεδίο που καταχωρεί αυτόματα την τρέχουσα ημερομηνία. Εκτός δε από τα στυλ που θα ήταν κατάλληλα να χρησιμοποιηθούν ίσως να υπάρχει και κάποιο κείμενο για διάφορα σημεία που χρησιμοποιούνται στις επιστολές, όπως η εσωτερική διεύθυνση, οι κοινοποιήσεις, ο χαιρετισμός, η υπογραφή κ.λπ., ως δείκτες για το πού πρέπει να τοποθετηθεί κάθε μέρος της επιστολής.

Σε γενικές γραμμές όμως, το περιεχόμενο επαφίεται στον συγγραφέα. Οι χρήστες συχνά ζητούν "πρότυπα" με ένα πολύ συγκεκριμένο περιεχόμενο, π.χ. για μια επιστολή διαμαρτυρίας για αθέμιτη απόλυσή τους, ή για μια ευχαριστήρια επιστολή προς μια επιχείρηση για την υποστήριξή της. Τέτοια πρότυπα μπορεί να διαθέτει το Word. Αν το δούμε όμως από την πλευρά της διάταξης, αυτές οι επιστολές είναι απλά επιστολές. Μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας ένα γενικό πρότυπο επιστολών ή από μηδενική βάση, με την προϋπόθεση ότι, ο συγγραφέας γνωρίζει πώς να συντάξει μια επιστολή. Αυτό που στην κυριολεξία ψάχνει ο χρήστης είναι ένα μοντέλο, ή δείγμα, που θα του δώσει μια ιδέα για το τι πρέπει να συμπεριλάβει στην επιστολή του. Αυτό όμως δεν είναι αυτό που θα ονομάζαμε πρότυπο.

Από την άλλη, οι απαιτήσεις των χρηστών σχετίζονται πολλές φορές με τη διάταξη του εγγράφου: "Ένα πρότυπο για την πρόσληψη σχεδιαστή εσωτερικού χώρου", ή "ένα φυλλάδιο για την εκδήλωση των Ανώνυμων Αλκοολικών". Σε τελική ανάλυση όμως και πάλι ο χρήστης ψάχνει για ένα μοντέλο ή ένα δείγμα παρά για ένα πρότυπο. Ένα κείμενο, πάνω στο οποίο θα "πατήσει" ή θα αντιγράψει.

Τεχνικά χαρακτηριστικά των προτύπων

Αν έχετε αποθηκεύσει ένα έγγραφο του Word στην Επιφάνεια εργασίας (πολλοί χρήστες εφαρμόζουν αυτή την... αχαρακτήριστη τακτική), γνωρίζετε ότι μπορείτε να το ανοίξετε κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιό του. Γενικά, όλα, σχεδόν, τα αρχεία στα Windows μπορείτε να τα ανοίξετε κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιό τους, είτε στην Επιφάνεια εργασίας, είτε εντοπίζοντάς τα π.χ. με την Εξερεύνηση αρχείων.

Αυτό δεν ισχύει για τα πρότυπα του Word: Αν κάνετε διπλό κλικ σε ένα πρότυπο δεν θα ανοίξει το αρχείο του προτύπου, αλλά θα δημιουργηθεί ένα νέο αρχείο που θα βασίζεται στο συγκεκριμένο πρότυπο. Αυτό μπορείτε να το διαπιστώσετε, καθώς μετά το άνοιγμα του Word, στη γραμμή τίτλου στο πάνω μέρος του παράθυρου αναφέρεται ένα όνομα αρχείου της μορφής "Έγγραφο 1", ενώ αν είχατε ανοίξει το πρότυπο, θα εμφανιζόταν το όνομα του συγκεκριμένου αρχείου (π.χ. "Επαγγελματική αλληλογραφία").

Αν και είναι πέρα από την αρθρογραφία του παρόντος, θα πρέπει να αναφέρω, για όσους δεν το γνωρίζουν, ότι, εκτός από το όνομα, το αρχείο προσδιορίζεται και από την επέκταση: έναν συνδυασμό τριών-τεσσάρων, συνήθως, χαρακτήρων, που ενημερώνει τα Windows ποια εφαρμογή πρέπει να "καλέσουν" για την εκτέλεσή του. Στις νεότερες εκδόσεις των Windows η επέκταση δεν εμφανίζεται από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να προσαρμόσετε αυτή τη ρύθμιση. Μετά δε από αυτή την προσαρμογή, αντί π.χ. για "Επαγγελματική αλληλογραφία" θα βλέπετε "Επαγγελματική αλληλογραφία.dotx", ή "Επαγγελματική αλληλογραφία.dotm" αν το πρότυπο περιλαμβάνει και μακροεντολές.

Για να επιστρέψουμε στη συμπεριφορά των προτύπων, αν θέλετε να ανοίξετε το ίδιο το πρότυπο δεν θα κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιό του. Θα κάνετε δεξιό κλικ και θα επιλέξετε Άνοιγμα.

Το ίδιο (άνοιγμα του προτύπου, αντί για δημιουργία εγγράφου) μπορείτε επίσης να κάνετε και στο Word:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε και να ανοίξετε το πρότυπο που θέλετε.

Πότε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο

Το όλο νόημα του προτύπου είναι να δημιουργηθεί μια μορφή που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά και ξανά. Άρα, δεν χρειάζεται, και είναι σπατάλη χρόνου, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για τη μορφή ενός εγγράφου που θα χρησιμοποιηθεί μόνο μια φορά. Η δημιουργία ενός πρότυπου για επιστολές έχει νόημα· η δημιουργία ενός πρότυπου για μια επιστολή διαμαρτυρίας επί απολύσει δεν έχει νόημα. Ένα πρότυπο για τις εκδηλώσεις των Ανώνυμων Αλκοολικών θα είχε νόημα, εφ' όσον θα χρησιμοποιηθεί μελλοντικά και για άλλες εκδηλώσεις. Αν πρόκειται για μια συγκεκριμένη εκδήλωση ένα απλό έγγραφο θα ήταν αρκετό.

Έτσι, πριν πάρετε την απόφαση να δημιουργήσετε ένα πρότυπο θα πρέπει να αναλογιστείτε αν πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε κατ' επανάληψη. Αυτό συνήθως θα το αντιληφθείτε, όταν κάνετε συνέχεια τις ίδιες και τις ίδιες αλλαγές σε περιθώρια, προσαρμογές σε στυλ, αλλαγές σε γραμματοσειρές κ.λπ. Κι αυτό στη συνέχεια σας κάνει να σκεφτείτε ότι θα κερδίζατε πολύ χρόνο, αν δεν χρειαζόταν να κάνετε όλες αυτές τις ρυθμίσεις για τη δημιουργία εγγράφων με την ίδια μορφή. Τότε χρειάζεστε ένα πρότυπο.

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο

Δύο είναι οι βασικοί τρόποι για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο:

  1. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο βασισμένο σε ένα υπάρχον έγγραφο. Αν έχετε ένα έγγραφο που έχει τις μορφοποιήσεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουεργία άλλων εγγράφων μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρώτο σαν πρότυπο.
  2. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από μηδενική βάση. Σ' αυτή την περίπτωση, πριν ακόμα δημιουργήσετε ένα έγγραφο, καθορίζετε τα χαρακτηριστικά που θέλετε (περιθώρια, διάταξη σελίδας, στυλ παραγράφων κ.λπ.) και αποθηκεύετε το αρχείο σαν πρότυπο.

Δημιουργία από έγγραφο

  1. Ανοίξτε το έγγραφο που έχει τα χαρακτηριστικά τα οποία θέλετε να περιλαμβάνει το πρότυπο.
  2. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε Αποθήκευση ως και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.
  3. Για την αποθήκευση του προτύπου θα χρειαστούν τα επόμενα στοιχεία:
    1. Στο πεδίο Αποθήκευση ως επιλέξτε τη μορφή του αρχείου:
      • Πρότυπο Word (*.dotx). Αν το πρότυπο δεν περιέχει μακροεντολές.
      • Πρότυπο Word με ενεργοποιημένες μακροεντολές (*.dotm). Αν το έγγραφο που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία του προτύπου είχε μακροεντολές και θέλετε να τις διατηρήσετε και στο πρότυπο, ή αν έχετε σκοπό να δημιουργήσετε μελλοντικά μακροεντολές που θα αποθηκεύσετε στο πρότυπο.
    2. Στο πεδίο Όνομα αρχείου πληκτρολογήστε το όνομα για το πρότυπο. Π.χ. "Προσωπική αλληλογραφία", ή "Μηνιαία αναφορά".
    3. Επιλέξτε ή δημιουργήστε τον φάκελο που θα αποθηκεύσετε το πρότυπο.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σε μια συνηθισμένη αποθήκευση αρχείου τα βήματα εκτελούνται αντίθετα από τα ανωτέρω (3, 2, 1). Σε προηγούμενες εκδόσεις του Word όμως, όταν επέλεγα πρώτα τον φάκελο και μετά τη μορφή (.dotx ή .dotm), το Word αντικαθιστούσε τον φάκελο της επιλογής μου με τον προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης προτύπων του χρήστη. Έτσι συνήθισα να "ενημερώνω" πρώτα το Word ότι δημιουργώ πρότυπο, και μετά, αν δεν ήθελα να χρησιμοποιήσω τον φάκελο που πρότεινε το Word, επέλεγα τον δικό μου.

    4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Δημιουργία προτύπου από την αρχή

Ο πιο απλός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από την αρχή είναι να δημιουργήσετε ένα κενό έγγραφο και αμέσως να το αποθηκεύσετε σαν πρότυπο με την προηγούμενη διαδικασία. Μ' αυτόν τον τρόπο, το νέο πρότυπο θα έχει όλες τις ιδιότητες που έχει και το Bασικό πρότυπο του Word. Αυτό βέβαια σημαίνει ότι το νέο πρότυπο θα έχει και όλες τις προσθήκες - τροποιήσεις που τυχόν έχετε κάνει μέχρι τώρα (τη στιγμή που δημιουργείτε το νέο πρότυπο) και τις έχετε αποθηκεύσει στο Βασικό πρότυπο. Αλλά και γι' αυτό υπάρχει λύση. Δείτε Ένα καθαρό πρότυπο στη συνέχεια.

Μια διαφορετική μέθοδος για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, που ωστόσο καταλήγει στο ίδιο με το προηγούμενο αποτέλεσμα, είναι χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Νέο έγγραφο ή πρότυπο, που άφησαν κληρονομιά οι παλιότερες εκδόσεις του Word. Την εντολή για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου δεν θα τη βρείτε στην κορδέλα, αλλά μπορείτε να την προσθέσετε στην εργαλειοθήκη γρήγορης πρόσβασης. (Καλύτερα να διαβάσετε όλη τη διαδικασία για τη δημιουργία του προτύπου και να αποφασίσετε εκ των υστέρων αν θεωρείτε απαραίτητη την εντολή για τη χρήση του πλαισίου διαλόγου.) Εντοπίστε την εντολή Νέο έγγραφο ή πρότυπο στην ομάδα Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα και προσθέστε την στην εργαλειοθήκη όπως περιγράφεται εδώ.

  1. Αφού την προσθέσετε στην εργαλειοθήκη κάνετε κλικ στην εντολή για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου (εικ. 1):


    Εικ. 1: Δημιουργία εγγράφου ή προτύπου

  2. Εκτός κι αν έχετε σοβαρό λόγο να επιλέξετε άλλο πρότυπο, το καλύτερο θα ήταν να βασίσετε το πρότυπό σας στο βασικό πρότυπο, το οποίο στο πλαίσιο διαλόγου αντιπροσωπεύεται από τη συντόμευση Κενό έγγραφο.
  3. Στο πεδίο Δημιουργία νέου επιλέξτε Πρότυπο και κάνετε κλικ στο OK.

    Αυτό δημιουργεί ένα νέο έγγραφο, που δείχνει ακριβώς όπως ένα κενό έγγραφο, μόνο που στην περιοχή του τίτλου, στο πάνω μέρος του παράθυρου, αναφέρεται το όνομα "Πρότυπο1" αντί "Έγγραφο1".

  4. Κάνετε αλλαγές στη μορφοποίηση των στυλ, στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο, στις συντομεύσεις πληκτρολογίου και ό,τι, τέλος πάντων, θέλετε να έχει το πρότυπο και αποθηκεύστε το με μορφή προτύπου (*.dotx, ή *.dotm αν περιέχει μακροεντολές).

Όταν φτάσετε στο σημείο αποθήκευσης του προτύπου, οι επιλογές που έχετε χρειάζονται ολόκληρο άρθρο για να εξηγηθούν. Σε γενικές γραμμές, προτιμήστε την αποθήκευση σε έναν από τους φακέλους που προτείνει το Word. Τους έχει επιλέξει με τέτοιο τρόπο, ώστε να τηρούνται οι κανόνες ασφαλείας, ειδικά αν τα πρότυπα περιέχουν μακροεντολές.

Αν δημιουργείτε πολλά πρότυπα, μια καλή λύση είναι να τα κατηγοριοποιείτε, αποθηκεύοντάς τα σε αντίστοιχους υποφακέλους στο προεπιλεγμένο φάκελο του Word. Ο προεπιλεγμένος φάκελος θα εμφανίζεται στο πλαίσο διαλόγου Δημιουργία (εικ. 1) ως καρτέλα με τίτλο "Γενικές επιλογές". Τα ονόματα των υποφακέλων, π.χ. Αλληλογραφία, Αναφορές, θα εμφανίζονται σαν ξεχωριστές καρτέλες.

Ένα καθαρό πρότυπο

Όπως ανέφερα προηγουμένως, όταν δημιουργείτε ένα πρότυπο τα πρώτα στοιχεία που περιέχει είναι αυτά, που ήδη υπάρχουν ενσωματωμένα στο Βασικό πρότυπο του Word. Άρα, αν δημιουργήσετε ένα πρότυπο μετά από... ένα χρόνο, ό,τι βελτιώσεις και αλλαγές έχετε κάνει στο βασικό πρότυπο, θα αντικατοπτρίζονται στο νέο πρότυπο που θα δημιουργήσετε. Αν θέλετε... παρθενογένεση, μια λύση υπάρχει και είναι "επικίνδυνη". Γι' αυτό, υποψιάζομαι, δεν έχω βρει να περιγράφεται πουθενά: Πρόκειται για τη διαδικασία, που πρέπει να διαγράψετε, ή να "παραμερίσετε" προσωρινά το βασικό πρότυπο του Word που έχει τις προσαρμογές σας, ώστε το Word να δημιουργήσει ένα "παρθένο" πρότυπο, όπως την πρώτη μέρα που εγκαταστήσατε το Office:

  1. Κλείστε το Word και στη συνέχεια εντοπίστε το βασικό πρότυπο του Word (Normal.dotm), συνήθως στον επόμενο φάκελο, τουλάχιστον στα Widows 10: C:\Users\[όνομαΧρήστη]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
    Σύμφωνα με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις των Windows, η επέκταση των αρχείων συνήθως δεν εμφανίζεται. Στην Εξερεύνηση αρχείων και αλλού, αντί για Normal.dotm θα βλέπετε Normal. Είναι προτιμότερο να εμφανίζονται οι επεκτάσεις αρχείων: Στην καρτέλα Προβολή της Εξερεύνησης αρχείων ενεργοποιήστε το πεδίο Επεκτάσεις ονομάτων αρχείων.
  2. Καλό είναι να μην το διαγράψετε, αλλά να το μετονομάσετε σε κάτι όπως Normal.change.
  3. Ανοίξτε το Word, που αυτόματα δημιουργεί ένα νέο πρότυπο, με τις προεπιλεγμένες επιλογές.
  4. Δημιουργήστε ένα κενό έγγραφο και αφού προσθέσετε τα στοιχεία που θέλετε να έχει το νέο πρότυπο, αποθηκεύστε το σαν πρότυπο με την ονομασία που θέλετε.
  5. Κλείστε το Word και εμφανίστε πάλι τον φάκελο με το Normal.dotm (βήμα 1).
  6. Διαγράψτε το Normal.dotm που δημιούργησε το Word και μετονομάστε το Normal.change σε Νormal.dotm.
Σύνοψη
Θέμα
Πώς (και γιατί) να δημιουργήσετε ένα πρότυπο
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Create a template», Office Online Support

– «Save a Word document as a template», Office Online Support

– «How to create a template», Suzanne S. Barnhill

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.03.020/0158
Έκδοση
2/3/20

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου