Πέμπτη, 5 Μαρτίου 2020

Το Word, τα πρότυπα και οι χρήστες

Θα γνωρίζετε βέβαια, ότι όλα τα έγγραφα του Word βασίζονται σε κάποιο πρότυπο. Ακόμα κι ένα κενό έγγραφο βασίζεται σε ένα πρότυπο. Ακόμα κι αν έχετε δημιουργήσει δικά σας πρότυπα, κι αυτά βασίζονται σε ένα πρότυπο. Όλα ξεκινούν –σωστά υποθέσατε– από το Βασικό πρότυπο. Ένα αρχείο με όνομα Normal.dotm (Normal.dot στις παλαιότερες εκδόσεις του Word), που, όπως λέει και το όνομά του, έχει τα βασικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται για να δημιουργηθεί ένα έγγραφο: Τι προσανατολισμό θα έχει το χαρτί, πόσο πλάτος και ύψος τα περιθώρια, που μπορεί να τοποθετηθεί η αρίθμηση σελίδων, τι γραμματοσειρά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το κείμενο, προτεινόμενα στυλ για τις επικεφαλίδες ή άλλα στοιχεία που μπορεί να διαθέτει ένα έγγραφο, μακροεντολές που αυτοματοποιούν διάφορες διαδικασίες, συντομεύσεις πληκτρολογίου που συντομεύουν ενέργειες του χρήστη, και άλλα πολλά.

Παρ' όλα τα χαρακτηριστικά του όμως, το βασικό πρότυπο είναι αυτό που λέει: Βασικό. Κι επειδή τα βασικά χαρακτηριστικά δεν είναι δυνατόν να καλύψουν όλες τις απαιτήσεις, πάντα υπάρχει η δυνατότητα για βελτιώσεις, αλλαγές και προσαρμογές. Μπορείτε π.χ. να αλλάξετε τα περιθώρια, να αντικαταστήσετε τη γραμματοσειρά του κειμένου, να προσαρμόσετε την εμφάνιση των στυλ, να καταργήσετε ή να προσθέσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου, και όλα αυτά να τα αποθηκεύσετε στο βασικό πρότυπο, ώστε όλα τα επόμενα έγγραφά σας να έχουν διαθέσιμες τις αλλαγές που κάνατε. Μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε δικά σας πρότυπα, για συγκεκριμένα είδη εγγράφων που δημιουργείτε συχνά (προσωπικές και επαγγελματικές επιστολές, αναφορές, φυλλάδια κ.λπ.). Πότε θα εφαρμόσετε τη μια μέθοδο και πότε την άλλη εξαρτάται, θα έλεγα, από το "βάθος" των αλλαγών. Δείτε μερικές σκέψεις και προτάσεις.

Επειδή ακριβώς το βασικό πρότυπο μπορεί να έχει τις προσαρμογές του χρήστη, είναι αποθηκευμένο στον λογαριασμό του χρήστη, ο οποίος βέβαια είναι δημιούργημα του λειτουργικού συστήματος, και όχι της εγκατάστασης του Office. Στα Windows 10 για παράδειγμα το βασικό πρότυπο Normal.dotm είναι στον φάκελο:
C:\Users\[όνομαΧρήστη]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Για να καλύψω πιο σφαιρικά το θέμα, εκτός από το Βασικό πρότυπο (Normal.dotm), δεν θα πρέπει να παραλείψω άλλο ένα πρότυπο, που εμφανίστηκε με τη νέα μορφή του Word (όταν η κορδέλα αντικατέστησε τη γραμμή μενού, στο Word 2007). Πρόκειται για το πρότυπο, που έχει τις έτοιμες συλλογές προδιαμορφωμένων στοιχείων, όπως η συλλογή με τους έτοιμους πίνακες, η συλλογή με τις μορφοποιήσεις αρίθμησης σελίδων, η συλλογή με τα εξώφυλλα εγγράφων, με τα έτοιμα πλαίσια κειμένου, τα υδατογραφήματα κ.ά.

Ορισμένες συλλογές εμφανίζονται ως ομάδες σε διάφορες καρτέλες της κορδέλας. Για να δείτε τη λίστα με όλα τα στοιχεία των συλλογών, στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στην εντολή Γρήγορα τμήματα της ομάδας Κείμενο, και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Οργάνωση δομικών μονάδων.

Στην πραγματικότητα, οι συλλογές αυτές αποθηκεύονται σε δύο πρότυπα: Το Built-in Building blocks.dotx δημιουργείται κατά την εγκατάσταση του Word και έχει τις προεπιλεγμένες έτοιμες συλλογές. Το Building blocks.dotx έχει τις προσθήκες - νέες δημιουργίες του χρήστη και είναι μηδενικού μεγέθους, μέχρις ότου ο χρήστης δημιουργήσει μια δική του συλλογή ή προσθέσει στις υπάρχουσες συλλογές ένα δικό του στοιχείο, π.χ. έναν πίνακα.

Ο φάκελος που είναι αποθηκευμένα αυτά τα πρότυπα, εξαρτάται από τη γλώσσα του Office που χρησιμοποιείται και είναι ο "κωδικός εντοπιότητας", που έχει αποδώσει η Microsoft σε κάθε χώρα. Για την ελληνική έκδοση π.χ. αυτός ο κωδικός (άρα και ο φάκελος αποθήκευσης) είναι το 1032. Για την αγγλική Ηνωμένων Πολιτειών είναι το 1033 κ.ο.κ. Στον φάκελο "γλώσσας" δε, δημιουργείται και ένας υποφάκελος που αφορά την έκδοση του Office που έχετε εγκαταστήσει. Έτσι, για παράδειγμα, η εγκατάσταση του ελληνικού Office 365 αποθηκεύει αυτά τα πρότυπα στον φάκελο (σε Windows 10):
C:\Users\[όνομαΧρήστη]\AppData\Microsoft\Document Building Blocks\1032\16

Πρέπει επίσης να αναφέρω ότι αυτοί οι φάκελοι έχουν τα ενεργά πρότυπα. Αυτά δηλαδή που χρησιμοποιεί το Word στην καθημερινή χρήση. Το πιο σημαντικό από αυτά τα δύο, το Built-in Building Blocks.dotx υπάρχει και στην πρωτογενή μορφή του (όπως την ημέρα που εγκαταστήσατε το Office) σε φάκελο "έξω" από τον λογαριασμό του χρήστη, ώστε να γίνει επαναφορά του, αν για κάποιο λόγο τα πρότυπα του χρήστη καταστραφούν. Η προεπιλεγμένη θέση του είναι στον φάκελο όπου εγκαταστάθηκε το Office:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\Document Parts\1032\16.

Άλλη μια παρατήρηση, έχει να κάνει με τη γλώσσα του Office: Συνήθως οι χρήστες εγκαθιστούν το Office στη γλώσσα τους, οπότε στις ανωτέρω περιπτώσεις θα βλέπετε μόνο τον φάκελο 1032, που αφορά την ελληνική έκδοση όπως είπαμε. Ωστόσο, είναι δυνατή η συνύπαρξη προτύπων διαφορετικών γλωσσών. Π.χ. χρησιμοποιώ την αγγλική έκδοση του Office, οπότε, αρχικά δημιουργήθηκαν οι υποφάκελοι 1033\16 με τις αγγλικές εκδόσεις των προτύπων. Στη συνέχεια όμως εγκατέστησα την υποστήριξη ελληνικής γλώσσας για τον ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο, με αποτέλεσμα η εγκατάσταση να δημιουργήσει νέους υποφακέλους 1032\16 με τις ελληνικές εκδόσεις των προτύπων. Αυτό βέβαια είχε ως αποτέλεσμα να εμφανίζονται στις συλλογές τα ίδια στοιχεία με την ελληνική και την αγγλική γλώσσα, αλλά υπάρχει τρόπος να διορθωθεί η κατάσταση. Δεν είναι του παρόντος.

Κι αφού καλύψαμε, νομίζω, τα βασικά γύρω από τα κυριότερα πρότυπα του Word, μένουν τα πρότυπα του χρήστη. Εδώ φαίνεται να μην υπάρχει κανόνας, καθώς ακόμα και το Word δεν έχει κατασταλάξει σε μια απόφαση. Από τότε που θυμάμαι, πάνω από 30 χρόνια πριν, σχεδόν ποτέ δεν ακολουθούσε την ίδια τακτική σε κάθε νεότερη έκδοσή του, αν και αυτό βέβαια εξαρτάται και από τις συνθήκες που δημιουργεί το λειτουργικό σύστημα. Από την άλλη, ο χρήστης πάντα είχε τη δυνατότητα να μην ακολουθήσει τις υποδείξεις του Word και να κάνει του κεφαλιού του! Έτσι, είναι φυσικό να μη μπορώ να περιγράψω τι όνομα έχουν τα πρότυπα του χρήστη και πού τα έχει αποθηκεύσει. Το μόνο που μπορώ να κάνω είναι να πω δυο λόγια για τις πιο συνηθισμένες θέσεις αποθήκευσης που χρησιμοποιεί το Word, τουλάχιστον στις νεότερες εκδόσεις.

Κατ' αρχάς, για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο, είτε βασισμένο στο βασικό πρότυπο του Word, είτε επιλέγοντας άλλο πρότυπο, ο πιο συνηθισμένος τρόπος είναι να επιλέξετε την καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κι εκεί να κάνετε κλικ στο Νέο. Στις επιλογές που θα εμφανιστούν, αν δεν έχετε αλλάξει κάποια από τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word, πρώτα-πρώτα είναι διαθέσιμο το κενό έγγραφο, που βασίζεται στο Βασικό πρότυπο, καθώς και διάφορες μορφές εγγράφων, από την online συλλογή του Office (εικ. 1).


Εικ. 1: Επιλογή νέου εγγράφου

Αυτή η εικόνα, είπαμε, παρουσιάζεται με βάση τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word. Αυτές οι ρυθμίσεις όμως μπορούν να προσαρμοστούν από τον χρήστη κι εκεί περιπλέκονται τα πράγματα, γιατί ακόμα και το ίδιο το Word δεν έχει ξεκάθαρη στάση:

Σε πρώτο επίπεδο, επιτρέπει στον χρήστη να ορίσει τον φάκελο αποθήκευσης των προτύπων του στη σελίδα Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση (εικ. 2).


Εικ. 2: Προεπιλεγμένοι φάκελοι αποθήκευσης

Μη δίνετε σημασία στους φακέλους που έχω ορίσει. Είναι μια παλιά μου συνήθεια να "κόβω" τον δίσκο σε C: για το σύστημα και D: για μένα, με αρκετά πλεονεκτήματα. Εκείνο που έχει σημασία είναι το πεδίο των προσωπικών προτύπων, που άλλοτε ενημερώνεται από το Word (π.χ. στην ελληνική έκδοση που έχω σε έναν υπολογιστή) και άλλοτε το πεδίο είναι κενό (στην αγγλική έκδοση που έχω σε άλλον υπολογιστή).

Όταν η θέση των προσωπικών προτύπων είναι δηλωμένη και θελήσετε να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο που δημιουργήσατε, το Word θα εμφανίσει τον συγκεκριμένο φάκελο. Μπορείτε να κάνετε την αποθήκευση σ' αυτόν ή να επιλέξετε κάποιον άλλον. Όταν η θέση είναι κενή, το Word εμφανίζει έναν προεπιλεγμένο φάκελο, που δημιουργεί η εγκατάσταση του Office στον λογαριασμό του χρήστη:
C:\users\[όνομαΧρήστη]\Έγγραφα\Προσαρμοσμένα πρότυπα του χρήστη

Εκτός όμως από τις επιλογές φακέλων αποθήκευσης σ' αυτό το πλαίσιο, διάφοροι τύποι αρχείων αποθηκεύονται εκ προεπιλογής σε άλλες διευθύνσεις, όπως μπορείτε να δείτε στο πλαίσιο διαλόγου Θέσεις αρχείων (εικ. 3). Για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου επιλέξετε κατά σειρά, Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους > Θέσεις αρχείων:


Εικ. 3: Ασφαλείς θέσεις αρχείων του Word

Αυτό που έχει σημασία εδώ (εικ. 3) είναι ότι, ο φάκελος για τα "Πρότυπα χρήστη" είναι διαφορετικός από τη θέση που αποθηκεύονται τα Προσωπικά πρότυπα (εικ. 2) κι αυτό γιατί πρόκειται για διαφορετικές κατηγορίες προτύπων. Τα Προσωπικά πρότυπα αφορούν τα πρότυπα που δημιουργεί ο χρήστης. Τα Πρότυπα χρήστη, αφορούν τα πρότυπα που έχει δημιουργήσει το Word για λογαριασμό του χρήστη. Εκτός από το Normal.dotm π.χ. σ' αυτόν τον φάκελο αποθηκεύουν πρότυπα και βασικά εργαλεία άλλες εφαρμογές του Office, όπως το OneNote.

Βέβαια, οι περιγραφές της Microsoft μπορεί να μην είναι πολύ κατατοπιστικές, η ουσία όμως είναι ότι με τους διαφορετικούς φακέλους προτύπων το βασικό πρότυπο είναι χωριστά από τα πρότυπα του χρήστη, μάλλον για να προστατεύεται από ατυχείς ενέργειες του χρήστη. Από την άλλη, η ύπαρξη δύο θέσεων μπορεί να δημιουργεί προσωρινά ένα ερώτημα για το ποια από τις δύο επιλέγει τελικά το Word, αλλά, μπορείτε να διαπιστώσετε στην πράξη τι ισχύει, όταν θελήσετε να αποθηκεύσετε το πρώτο πρότυπο που δημιουργήσατε: Το Word επιλέγει τη θέση που έχει δηλωθεί στη σελίδα ρυθμίσεων (εικ. 2), ή τον προεπιλεγμένο φάκελο Προσαρμοσμένα πρότυπα του χρήστη, που ανέφερα προηγουμένως. Μπορείτε βέβαια να επιλέξετε διαφορετικό φάκελο, αλλά αυτό έχει άλλες επιπτώσεις όπως περιγράφω στη συνέχεια.

Τι συμβαίνει όταν ο χρήστης δημιουργεί ένα πρότυπο;

Κατ' αρχάς, από τα προηγούμενα γίνεται σαφές ότι η αποθήκευση των προτύπων του χρήστη, στη θέση που είναι αποθηκευμένο και το βασικό πρότυπο που Word (δείτε εικ. 3), δεν είναι καλή λύση. Άρα η λύση που προτείνεται είναι η αποθήκευση στον φάκελο, που υπάρχει δηλωμένος στη σελίδα αποθήκευσης (εικ. 2) και, ελλείψει αυτού, στον προεπιλεγμένο φάκελο του Word Προσαρμοσμένα πρότυπα του χρήστη, που αναφέρθηκε ανωτέρω.

Όπως είπαμε στην αρχή, εφ' όσον δεν έχετε δημιουργήσει πρότυπα, η εμφάνιση που έχει η σελίδα για την επιλογή προτύπου είναι όπως στην εικόνα 1. Ταυτόχρονα, η ίδια εικόνα ισχύει και εφ' όσον δεν έχετε δηλώσει φάκελο αποθήκευσης στο πεδίο των προσωπικών προτύπων (εικ. 2).


Εικ. 4: Ομάδες προτύπων

Όπως μπορείτε να παρατηρήσετε, μεταξύ των εικόνων 1 και 4 η μόνη διαφορά είναι ο χωρισμός των προτύπων σε δύο ομάδες: Γραφείο (η υπογράμμιση σημαίνει ότι είναι επιλεγμένη και εμφανίζονται τα περιεχόμενά της) και Προσωπικά. Για να συμβεί αυτό, πρέπει να ισχύει μία τουλάχιστον από τις επόμενες προϋποθέσεις:

  • Έχετε δηλώσει φάκελο αποθήκευσης προσωπικών προτύπων στη σελίδα ρυθμίσεων (εικ. 2).
  • Αποθηκεύσατε ένα πρότυπο στον προεπιλεγμένο φάκελο προσωπικών προτύπων που προτείνει το Word.

    Αυτό συμβαίνει (να προτείνει φάκελο αποθήκευσης το Word), όταν δεν έχετε δηλώσει φάκελο αποθήκευσης στη σελίδα ρυθμίσεων. Αφού δεχθείτε την προτροπή του Word, ο φάκελος αυτός θα καταχωρηθεί αυτόματα στη σελίδα ρυθμίσεων.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αν αποθηκεύσετε το πρότυπο σε φάκελο της επιλογής σας, εκτός αυτού που έχει δηλωθεί στο Word, πρώτον, το πρότυπο δεν θα εμφανίζεται στη σελίδα με τα διαθέσιμα πρότυπα για να το χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία εγγράφων και, δεύτερον, οι μακροεντολές που πιθανόν να περιέχει θα απενεργοποιηθούν, αν δεν είναι αποθηκευμένο σε φάκελο που θεωρείται από το Word ως ασφαλής τοποθεσία.

Ομάδες προτύπων

Όπως είπαμε προηγουμένως, το Word δημιουργεί ομάδες προτύπων, όταν είναι δηλωμένος ο φάκελος αποθήκευσης των προτύπων του χρήστη. Οι πιο συνηθισμένες ομάδες προτύπων έχουν όνομα Γραφείο και Προσωπικά (εικ. 4). Να αναφέρω δυο λόγια γι' αυτές και για άλλες ομάδες που μπορεί να συναντήσετε:

Γραφείο
Για να σας προλάβω, μην αρχίσετε να ψάχνετε τα συρτάρια του γραφείου σας για να βρείτε τα πρότυπα. Πρόκειται για τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στον διαδικτυακό τόπο του Office, και που η ελληνική Microsoft σκέφτηκε να μεταφράσει, μην τυχόν και δεν ξέρουμε τι είναι το... office.

Προσωπικά
Όπως ανέφερα, πρόκειται για τα πρότυπα που δημιουργεί ο χρήστης και αποθηκεύει στον φάκελο που έχει δηλωθεί ως θέση προσωπικών προτύπων.

Κοινόχρηστα με εμένα
Αφορά θέση σε κοινόχρηστα στοιχεία ή πόρο δικτύου. Θα εμφανιστεί στη θέση της ομάδας Προσωπικά, αν έχετε δηλώσει φάκελο προτύπων ομάδας (εικ. 3), χωρίς να έχετε δηλώσει θέση προσωπικών προτύπων (εικ. 2).

Προσαρμογή
Θα εμφανιστεί στη θέση της ομάδας Προσωπικά αν έχετε δηλώσει φακέλους και στα δύο σημεία (εικ. 2 και εικ. 3).


Εικ. 5: Περιεχόμενα της ομάδας προτύπων Προσαρμογή

Επιλέγοντας την κατηγορία θα εμφανιστούν οι δύο φάκελοι αποθήκευσης που έχετε δηλώσει. Με βάση την εικόνα 5:

  • NetTemp, είναι ο φάκελος δικτύου με τα πρότυπα ομάδας, που έχει δηλωθεί στη Θέση αρχείων (εικ. 3).
  • Προσαρμοσμένα πρότυπα του Office, είναι ο φάκελος με τα προσωπικά πρότυπα που έχει δηλωθεί στις ρυθμίσεις αποθήκευσης (εικ. 2).
Σύνοψη
Θέμα
Το Word, τα πρότυπα και οι χρήστες
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.03.021/0159
Έκδοση
5/3/20

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου