Παρασκευή, 25 Ιανουαρίου 2019

Ένα αξιοπρεπές έγγραφο

Μπορεί το Word να κάνει θαύματα, αλλά ας μη γελιόμαστε! Η τελική εμφάνιση που θα έχει το έγγραφο δεν εξαρτάται από αυτό, αλλά από το πόσο καλά ξέρει ο χρήστης να αξιοποιεί τις δυνατότητές του. Και δεν αναφέρομαι εδώ σε τεχνικές γνώσεις, που σαν απλοί χρήστες πιθανόν (και ίσως δικαιολογημένα) δεν έχουμε. Αναφέρομαι σε ορισμένους μικρούς κανόνες, που πρέπει να ακολουθούμε, καθώς, η εμφάνιση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου στηρίζεται σε άλλους παράγοντες, και όχι στην καλλιγραφία, που είναι η βάση για την εμφάνιση στα χειρόγραφα. (Εξαιρείται η ορθογραφία, που ισχύει και στις δύο μορφές εγγράφων, και παίζει ακόμα τον πρώτο ρόλο, παρά τις προσπάθειες ορισμένων...).

Ιδού λοιπόν ένας δεκάλογος με λεπτομέρειες, που μπορεί να κάνουν ένα έγγραφο αξιοπρεπές:


Εικ. 1: Εργαλείο αριστερής εσοχής στον χάρακα

1ον
Ποτέ δεν χρησιμοποιούμε το κενό διάστημα στην αρχή της παραγράφου. Η τακτική μερικών να πατούν επανειλημμένα το ΔΙΑΣΤΗΜΑ (spacebar) για να δώσουν την εντύπωση της εσοχής στην πρώτη γραμμή, είναι πέρα για πέρα λάθος. Αν πρόκειται η εσοχή να εφαρμοστεί σε μια-δυο παραγράφους μόνο, χρησιμοποιήστε το εργαλείο αριστερής εσοχής στον οριζόντιο χάρακα (εικ. 1). Αν πρόκειται για πολλές, ή όλες τις παραγράφους του εγγράφου, δημιουργήστε ένα στυλ.

Παρόμοια, μην πατάτε το ΔΙΑΣΤΗΜΑ για να κάνετε μια επικεφαλίδα να φαίνεται στοιχισμένη στο κέντρο. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε το κουμπί Στοίχιση στο κέντρο στην καρτέλα Κεντρική.

2ον
Μεταξύ των λέξεων ένα κενό διάστημα είναι υπεραρκετό. Ακόμα κι αν στην ηλεκτρονική μορφή τους οι λέξεις φαίνονται πολύ κοντά η μία στην άλλη, αυτό συνήθως διορθώνεται κατά την εκτύπωση. Άλλωστε, όλες οι αξιοπρεπείς γραμματοσειρές έχουν μελετημένες αποστάσεις, τόσο στα κενά μεταξύ των λέξεων και των γραμμάτων (kerning, tracking) όσο και στην απόσταση μεταξύ των γραμμών της ίδιας παραγράφου (leading).


Εικ. 2: Τα κενά και τα σημεία στίξης

3ον
Ποτέ δεν αφήνουμε κενό πριν από τα σημεία στίξης. Tο κενό που αφήνει ο συντάκτης και στα τρία σημεία στίξης (εικ. 2) είναι λάθος. Ειδικά πριν το ερωτηματικό, το κενό δεν είναι ορατό, αλλά βγάζει μάτια! Δικαιολογημένα το Word το θεωρεί ως μέρος της δεύτερης λέξης, αφού δεν υπάρχει κενό μεταξύ τους και κατά την αναδίπλωση το μεταφέρει, μαζί μ' αυτή, στην επόμενη γραμμή.

Εξαιρέσεις

Αφήνουμε πάντα κενό πριν ανοίξουμε παρένθεση ή εισαγωγικά. Το ίδιο ισχύει και για την παύλα, όταν τη χρησιμοποιούμε για να παρεμβάλουμε μια παρενθετική πρόταση -όπως αυτό το παράδειγμα- αλλά όχι, όταν τη χρησιμοποιούμε σαν ενωτικό, π.χ. μπάρμπα-Γιάννης. Αν θέλετε μάλιστα το Word να μη χωρίζει, κατά την αναδίπλωση, τα τμήματα που συνδέονται, (το μπάρμπα- σε μία γραμμή και το Γιάννης στην επόμενη) αντί για - (παύλα) χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+- (παύλα) για να εισάγετε το λεγόμενο "ενωτικό χωρίς διακοπή".

Κάτι ανάλογο με την παύλα ισχύει και για την κάθετο: αφήνουμε κενό πριν και μετά την κάθετο, όταν θέλουμε να διαχωρίσουμε δύο λέξεις, αλλά δεν αφήνουμε κανένα κενό, όταν θέλουμε να δηλώσουμε συμπληρωματικές ή παρεμφερείς εκφράσεις (π.χ. ανανέωση/αναβάθμιση) ή όταν δίνουμε δικαίωμα επιλογής της μιας ή της άλλης λέξης ή έννοιας, όπως στην πρόταση: "Τρώγοντας περισσότερα φρούτα και λαχανικά μειώνονται ή/και αποσοβούνται οι κρίσεις άσθματος".

4ον
Αφήνουμε πάντα κενό μετά τα σημεία στίξης. Όχι όμως όταν πρόκειται για συντομογραφίες, όπως κ.τ.λ., κ.ο.κ., κ.ά., π.χ.

5ον
Άλλη μια περίπτωση που δεν αφήνουμε κενό είναι μεταξύ της αριθμητικής τιμής και του συμβόλου ποσοστού ή της μονάδας μέτρησης, όταν αυτή είναι σε συγκεκομμένη μορφή. Π.χ. 10%, 63‰, 16μ., 36κ. Αλλά: 16 μέτρα, 36 κιλά.

6ον
Επίσης δεν αφήνουμε κενά μεταξύ αριθμών και μαθηματικών τελεστών ή συμβόλων. Ολόκληρη η μαθηματική έκφραση (6+4>6-4) είναι μια οντότητα και δεν είναι σωστό να τη χωρίζουμε σε δύο μέρη.

7ον
Η τελεία, η άνω τελεία και το κόμμα σημειώνονται έξω από τα εισαγωγικά, ενώ το ερωτηματικό και το θαυμαστικό μέσα από αυτά και εφόσον ανήκουν στο κείμενο που βρίσκεται μέσα στα εισαγωγικά. Επίσης, αν το κείμενο μέσα σε παρένθεση αρχίζει με κεφαλαίο, η τελεία μπαίνει πριν κλείσει η παρένθεση.


Εικ. 3: Απόσπασμα πλαισίου διαλόγου Παράγραφος

8ον
Μη χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να δημιουργήσετε μεγαλύτερο από το κανονικό διάστημα μεταξύ δύο παραγράφων. Αντίθετα, ορίστε το διάστημα Πριν και Μετά στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος (εικ. 3). Ακόμα καλύτερα δημιουργήστε ένα στυλ που θα εφαρμόζετε σε όλες τις παραγράφους που θέλετε να ξεχωρίζουν.

Απαγορεύεται(!) επίσης να χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να μεταφέρετε το υπόλοιπο κείμενο σε μια νέα σελίδα. Γι' αυτή τη δουλειά υπάρχει το εργαλείο Εισαγωγή αλλαγής σελίδας στην καρτέλα Εισαγωγή.

9ον
Η πλήρης στοίχιση των παραγράφων (και στην αριστερή και στη δεξιά πλευρά της σελίδας) έχει πολύ καλά εμφανισιακά αποτελέσματα. Για όσους όμως δεν ξέρουν πώς ελέγχεται ο συλλαβισμός κι ούτε έχουν σκοπό να μάθουν, καλύτερα να μείνουν στην αριστερή στοίχιση. Όταν αναδιπλώνεται μια μεγάλη λέξη, καλύτερα να μένει ένα κενό στο τέλος της γραμμής παρά να δημιουργούνται τεράστια κενά μεταξύ των λέξεων που, εκτός του ότι είναι αντιαισθητικά, κουράζουν και το μάτι κατά την ανάγνωση.

10ον
Αποφύγετε τις υπερβολές. Τα αποσιωπητικά π.χ. είναι τρεις τελείες. Δεν είναι ούτε δύο, ούτε... είκοσι επτά! Επίσης, το θαυμαστικό δίνει από μόνο του έμφαση. Κι αν, σε σπάνιες περιπτώσεις, μπορεί να συγχωρεθεί η χρήση δύο-τριών θαυμαστικών μαζί καθ' υπερβολή, αυτό δεν είναι ο κανόνας αλλά η εξαίρεση.

Υπερβολή είναι ακόμα η "φορτωμένη" μορφοποίηση: Γράμματα σε διάφορα μεγέθη, άλλα έντονα, άλλα πλάγια, άλλα με διάφορα χρώματα, πλαίσια κειμένου και πίνακες στολισμένοι σαν χριστουγεννιάτικα δέντρα, και πάει λέγοντας. Θυμηθείτε: «Εί τις υπερβάλλοι το μέτρον, τα επιτερπέστατα ατερπέστατα αν γένοιτο».

Σύνοψη
Θέμα
Ένα αξιοπρεπές έγγραφο
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

Ταυτότητα
1.01.001/0001
Έκδοση
16/1/10
Αναθεώρηση
25/1/19

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου