Δευτέρα, 21 Οκτωβρίου 2019

Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης για την αυτόματη ανίχνευση και διόρθωση γραμματικών και τυπογραφικών λαθών, ανορθόγραφων λέξεων και εσφαλμένης κεφαλαιοποίησης. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε κια και ένα διάστημα, η Αυτόματη Διόρθωση αντικαθιστά αυτό που πληκτρολογήσατε με τη λέξη "και". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση για να εισάγετε γρήγορα κείμενο, γραφικά ή σύμβολα. Για παράδειγμα, για να εισαγάγετε το σύμβολο © πληκτρολογήστε (c).

Για να προσαρμόσετε τις δυνατότητες της Αυτόματης διόρθωσης κάνετε τις επιλογές σας στο ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο επιλέξτε τη εντολή Επιλογές και στη συνέχεια κάνετε κλικ στη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης και στο πλαίσιο διαλόγου επιλέξτε την καρτέλα Αυτόματη διόρθωση.


Εικ. 1: Πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση

Οι περισσότερες επιλογές του πλαισίου διαλόγου (εικ. 1) είναι αρκετά σαφείς για τον τρόπο λειτουργίας τους. Π.χ. οι πρώτες πέντε επιλογές αφορούν αυτόματη διόρθωση σφαλμάτων που οφείλονται σε λάθος χρήση κεφαλαίων - πεζών. Όπως, όταν αρχίζετε μια λέξη με τα δύο πρώτα γράμματα κεφαλαία, ή όταν πληκτρολογείτε το όνομα της ημέρας με μικρό αρχικό γράμμα.

Αμφιλεγόμενη, κατά τη γνώμη μου, είναι η χρησιμότητα για σφάλματα με το πλήκτρο CAPS LOCK: Θέλω π.χ. να πληκτρολογήσω "Σαν σήμερα σε γνώρισα" και κατά λάθος πληκτρολογώ "Σαν σήμερα σΕ...". Το Word θα το διορθώσει σε "Σαν σήμερα Σε...". Δώρον άδωρο! Θα πρέπει να γυρίσω πίσω, να διορθώσω τη διόρθωση.

Ορισμένες λεπτομέρειες για τις υπόλοιπες επιλογές του πλαισίου:

Εμφάνιση κουμπιών επιλογών αυτόματης διόρθωσης
Όταν γίνεται μια αυτόματη διόρθωση μπορείτε να τοποθετήσετε προσωρινά τον δείκτη πάνω στη λέξη για να εμφανίσετε το κουμπί της αυτόματης διόρθωσης και να κάνετε διάφορες επιλογές από το σχετικό μενού:

  • Να αναιρέσετε τη συγκεκριμένη διόρθωση.
  • Να απενεργοποιήσετε τη διόρθωση σφαλμάτων αυτού του είδους.
  • Να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση για να προσαρμόσετε τις επιλογές.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν μετά την αυτόματη διόρθωση δεν κάνετε άλλη ενέργεια μπορείτε να αναιρέσετε την αυτόματη διόρθωση με το κουμπί Αναίρεση της εργαλειοθήκης γρήγορης πρόσβασης. Αντίθετα η αναίρεση που παρέχει το ανωτέρω μενού μπορεί να εφαρμοστεί ακόμα κι αν έχετε συνεχίσει την πληκτρολόγηση του κειμένου ή έχετε κάνει κάποια άλλη ενέργεια.

Εξαιρέσεις
Κάνετε κλικ στο κουμπί για να εξαιρέσετε στοιχεία από τις γενικές επιλογές αυτόματης διόρθωσης σε τρεις τομείς: Να μη μετατρέπεται σε κεφαλαίο το πρώτο γράμμα, να μη διορθώνονται τα δύο αρχικά κεφαλαία και να μη διορθώνονται συγκεκριμένες λέξεις. Οι αλλαγές που κάνετε σε αυτά τα σημεία επηρεάζουν όλες τις εφαρμογές του Office που έχουν δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης. Περισσότερα...

Διόρθωση ρυθμίσεων πληκτρολογίου
Άγνωστη, γενικά, επιλογή, που δεν αναφέρεται συχνά. Κυρίως γιατί δεν χρειάζεται στους χρήστες που χρησιμοποιούν μια γλώσσα πληκτρολογίου μόνο. Για την Ελλάδα, που συνήθως τα Windows εγκαθιστούν δύο γλώσσες πληκτρολογίου, είναι αρκετά χρήσιμη: Αν πληκτρολογήσετε κατά λάθος με αγγλικό πληκτρολόγιο, κείμενο που έπρεπε να είναι ελληνικό, το Word θα το καταλάβει και θα αλλάξει αυτόματα τόσο το κείμενο στο έγγραφο όσο και τη γλώσσα στο πληκτρολόγιο (όπως όταν πατάτε αριστερό ALT+SHIFT).

Αντικατάσταση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση
Το Word εκ προεπιλογής διαθέτει μια λίστα με συνηθισμένα σφάλματα που γίνονται κατά την πληκτρολόγηση και τα διορθώνει αυτόματα. Μπορείτε να διαχειριστείτε αυτή τη λίστα προσθέτοντας, αφαιρώντας και αντικαθιστώντας λέξεις ή φράσεις, όπως περιγράφεται κατωτέρω. Οι αλλαγές σ' αυτή τη λίστα επηρεάζουν όλες τις εφαρμογές του Office που έχουν δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης.

Για τα ελληνικά δεδομένα, η Αυτόματη διόρθωση είναι εφοδιασμένη με δύο λίστες καταχωρίσεων: Μία για την αγγλική γλώσσα και μία για την ελληνική. Καλό είναι να καταχωρίζετε κάθε λέξη ή έκφραση στη λίστα της γλώσσας που αντιστοιχεί. Για να επιλέξετε την ελληνική ή την αγγλική λίστα επιλέξτε την αντίστοιχη γλώσσα πληκτρολογίου, πριν το βήμα 1 της διαδικασίας ανωτέρω για την εμφάνιση του πλαισίου διαλόγου Αυτόματη διόρθωση.

Αυτόματη χρήση προτάσεων από τον ορθογραφικό έλεγχο
Η Αυτόματη διόρθωση θα αντικαταστήσει τη λάθος λέξη, βρίσκοντας τη λέξη που ταιριάζει πιο πολύ από το λεξικό που χρησιμοποιεί εκ προεπιλογής ο ορθογραφικός έλεγχος.

Προσθήκη καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

Καταχώριση απλού κειμένου

  1. Στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε τη λάθος λέξη ή έκφραση.
  2. Στο πεδίο Με πληκτρολογήστε τη διόρθωση.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Καταχώριση στοιχείου με μορφοποίηση

Το στοιχείο με μορφοποίηση μπορεί να είναι μια λέξη μορφοποιημένη με μπλε γράμματα, μια εικόνα, ένας ειδικός χαρακτήρας (όπως π.χ. οι "φατσούλες" που έχει εκ προεπιλογής η λίστα της αυτόματης διόρθωσης) κ.λπ. Εδώ ως παράδειγμα θα πάρουμε την περίπτωση, που θέλετε, να εμφανίζεται μια εικόνα με την υπογραφή σας, όταν πληκτρολογείτε τους χαρακτήρες "υγ" (θυμίζει κάπως "υπογραφή").

  1. Κάνετε εισαγωγή της εικόνας με την υπογραφή σας στο έγγραφο και κάνετε κλικ για να την επιλέξετε.
  2. Στην καρτέλα Αυτόματη διόρθωση ενεργοποιήστε την εντολή Μορφοποιημένο κείμενο.
  3. Στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες "υγ" (χωρίς τα εισαγωγικά).
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Λεπτομέρειες:

  • Σε πολλά μορφοποιημένα στοιχεία, όπως η εικόνα του παραδείγματος, το πεδίο Με φαίνεται κενό γιατί δεν έχει τη δυνατότητα να υποστηρίξει όλα τα είδη των αντικειμένων. Μετά την ολοκλήρωση της προσθήκης (βήμα 4), στη λίστα της αυτόματης διόρθωσης, η αντικατάσταση θα εμφανίζεται με τον αστερίσκο (*).
  • Η δυνατότητα Μορφοποιημένο κείμενο είναι ενεργή εφόσον το στοιχείο είναι επιλεγμένο στο έγγραφο του Word. Δεν μπορείτε να κάνετε επικόλληση στο πεδίο Με ένα στοιχείο που έχετε κάνει αντιγραφή από άλλη πηγή.

Καταχώρηση κατά την πληκτρολόγηση

Μπορείτε να προσθέσετε λέξεις στην Αυτόματη διόρθωση, χωρίς να τις καταχωρίσετε στο πλαίσιο διαλόγου, καθώς πληκτρολογείτε το κείμενο στο έγγραφο. Συνηθίζετε π.χ. να πληκτρολογείτε λάθος τη λέξη, ως "μυνητής" (εικ. 2):


Εικ. 2: Καταχώρηση αυτόματης διόρθωσης κατά την πληκτρολόγηση

  1. Κάνετε δεξιό κλικ στη λέξη, μόλις την υπογραμμίσει το Word με την κόκκινη γραμμή λάθους.
  2. Στο μενού με τις προτεινόμενες διορθώσεις κάνετε κλικ στο βελάκι της σωστής λέξης, για το παράδειγμα "μηνυτής", και στη συνέχεια επιλέξτε Προσθήκη στην Αυτόματη Διόρθωση.

Διαγραφή καταχώρισης από την Αυτόματη διόρθωση

  1. Στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης επιλέξτε την καταχώριση που θέλετε.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
Η διαγραμμένη λέξη θα εξακολουθήσει να εμφανίζεται στο πεδίο Αντικατάσταση μέχρι να επιλέξετε κάποια άλλη από τη λίστα, ή να κλείσετε και να ξανανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου.

Αλλαγή μιας καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

Αλλαγή καταχώρισης απλού κειμένου

  1. Στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης επιλέξτε την καταχώριση που θα αλλάξετε.
  2. Στο πεδίο Με κάνετε τη διόρθωση που θέλετε.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Αλλαγή στοιχείου με μορφοποίηση

  1. Εισαγάγετε το στοιχείο σε ένα έγγραφο του Word.
  2. Κάνετε τις αλλαγές που θέλετε στο στοιχείο και στη συνέχεια επιλέξτε το.
  3. Εμφανίστε το πλαίσιο της Αυτόματης διόρθωσης και στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα που χρησιμοποιείτε για την εισαγωγή του στοιχείου στο έγγραφο.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Μετονομασία μιας καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

  1. Eπιλέξτε την καταχώριση στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
  3. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα στο πεδίο Αντικατάσταση και κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Αντίγραφο ασφαλείας της Αυτόματης διόρθωσης

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της Αυτόματης διόρθωσης αν θέλετε να μεταφέρετε τη λίστα των καταχωρίσεων σε άλλον υπολογιστή ή να την αποθηκεύσετε σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνετε νέα εγκατάσταση του Office στον υπολογιστή σας, π.χ. μετά από κάποιο πρόβλημα. Πρέπει να γνωρίζετε ωστόσο ότι η μεταφορά της λίστας σε άλλον υπολογιστή θα αντικαταστήσει τις καταχωρίσεις που είχαν δημιουργηθεί εκεί.

Αν και η διαδικασία για τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας είναι σχετικά εύκολη, εδώ να αναφέρω και μερικά θεωρητικά που ίσως είναι ενδιαφέροντα για ορισμένους. Έτσι, πρέπει να πούμε ότι το Word αποθηκεύει τις καταχωρίσεις της αυτόματης διόρθωσης με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με τη μορφή της καταχώρισης:

  • Οι καταχωρίσεις λέξεων και εκφράσεων χωρίς μορφοποίηση αποθηκεύονται σε αρχεία με επέκταση .acl.Τέτοια αρχεία δημιουργούνται αρκετά κατά την εγκατάσταση του Office, αλλά τα πιο σημαντικά είναι αυτά που αποθηκεύονται στους επόμενους φακέλους (με βάση την έκδοση Office 365, σε Windows 10):
    • C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\: Για τα ελληνικά δεδομένα, στον υποφάκελο Office16 δημιουργούνται τουλάχιστον δύο υποφάκελοι με ονόματα 1032 και 1033. Οι αριθμοί αυτοί αντιστοιχούν στους κωδικούς γλώσσας που χρησιμοποιεί η Microsoft, με το 1032 να αντιστοιχεί στην ελληνική γλώσσα και το 1033 στην αγγλική Ηνωμένων Πολιτειών. Σε κάθε έναν από αυτούς τους φακέλους υπάρχει ένα αρχείο MSO.ACL, με τις προεπιλεγμένες καταχωρίσεις της αυτόματης διόρθωσης για την ελληνική και την αγγλική γλώσσα αντίστοιχα. Το Word χρησιμοποιεί αυτά τα αρχεία ως "εφεδρείες" για την περίπτωση που τα αντίστοιχα αρχεία που δημιουργούνται στον λογαριασμό χρήστη καταστραφούν ή διαγραφούν.
    • %AppData%\Microsoft\Office\: Η συντόμευση %AppData% αντιστοιχεί στον προσωπικό φάκελο που δημουργούν τα Windows για κάθε έναν από τους χρήστες του υπολογιστή. Για τα ελληνικά δεδομένα, στον υποφάκελο Office δημιουργούνται τουλάχιστον δύο αρχεία .acl, τα MSO1032.acl και MSO1033.acl, με τις ελληνικές και αγγλικές αντίστοιχα καταχωρίσεις. Κατά τη δημιουργία τους με την εγκατάσταση του Office, τα αρχεία αυτά περιέχουν ό,τι και τα "εφεδρικά" αρχεία MSO.ACL. Στη συνέχεια όμως, σ' αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται οι καταχωρίσεις που κάνει ο χρήστης.
    • %AppData%\Microsoft\Spelling\: Για τα ελληνικά δεδομένα, στον υποφάκελο Spelling δημιουργούνται τουλάχιστον δύο υποφάκελοι με ονόματα el-GR και en-US και σε κάθε έναν από αυτούς υπάρχει από ένα αρχείο με όνομα default.acl. Δεν έχω βρει πληροφορίες γι' αυτά και πολύ πιθανόν να μην επηρεάζουν τη λειτουργία της αυτόματης βοήθειας. Όπως παρατήρησα όμως, η ημερομηνία τροποποίησής τους συμφωνούσε πάντοτε με την ημερομηνία τροποποίησης των αντίστοιχων αρχείων MSO1032.acl και MSO1033.acl. Αν έχετε σκοπό να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας, μπορείτε να τα συμπεριλάβετε κι αυτά, αφού τουλάχιστον κακό δεν κάνουν!
  • Οι καταχωρίσεις στοιχείων με μορφοποίηση αποθηκεύονται στο βασικό πρότυπο Normal.dotm. Δεν μπορείτε να τις εξάγετε με κάποιο τρόπο, ώστε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας μόνο με αυτές. Θα πρέπει να αντιγράψετε ολόκληρο το πρότυπο.

Γνωρίζοντας τα ανωτέρω, για να δημιουργήσετε αντίγραφο των καταχωρίσεων της αυτόματης διόρθωσης θα χρειαστείτε τα επόμενα αρχεία:

  • %AppData%\Microsoft\Office\MSO1032.acl
  • %AppData%\Microsoft\Office\MSO1033.acl
  • %AppData%\Microsoft\Spelling\el-GR\default.acl
  • %AppData%\Microsoft\Spelling\en-US\default.acl
  • %AppData%\Microsoft\Templates\Normal.dotm

Για να τα χρησιμοποιήσετε ως αντίγραφα ασφαλείας καλό είναι να τα αποθηκεύσετε σε ένα εξωτερικό δίσκο. Αν αποφασίσετε να τα μεταφέρετε σε άλλον υπολογιστή, να σας θυμήσω άλλη μια φορά, ότι με αυτόν τον τρόπο οι καταχωρίσεις που υπάρχουν στον άλλον υπολογιστή θα αντικατασταθούν από αυτές που μεταφέρετε.

Σύνοψη
Θέμα
Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή

– «Turn AutoCorrect on or off in Word», Office Online Support

– «Add or remove AutoCorrect entries in Word», Office Online Support

– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word

Ταυτότητα
1.01.052/0105
Έκδοση
21/10/19

Δεν υπάρχουν σχόλια:

Δημοσίευση σχολίου