Τα πεδία είναι χρήσιμα ως υποκατάστατα για δεδομένα που μπορεί να αλλάξουν στο έγγραφο και μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε διάφορες λειτουργίες του εγγράφου. Το Word χρησιμοποιεί αυτόματα κωδικούς πεδίων, όταν προσθέτετε αρίθμηση σελίδων ή όταν δημιουργείτε έναν Πίνακα περιεχομένων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κωδικούς πεδίων στο έγγραφο για άλλες λειτουργίες, όπως να εκτελέσετε υπολογισμούς ή να προσθέσετε πληροφορίες στο έγγραφο από μια εξωτερική πηγή δεδομένων.
Εισαγωγή πεδίου
Αν γνωρίζετε τον κώδικα του πεδίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να τον πληκτρολογήσετε κατευθείαν στο έγγραφο. Θυμηθείτε μόνο ότι τα άγκιστρα που αποτελούν μέρος του κώδικα δεν μπορείτε να τα εισαγάγετε με το πληκτρολόγιο. Πατήστε CTRL+F9 και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τον κώδικα ανάμεσα στα άγκιστρα.
Για να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία πεδίων του Word:
- Κάνετε κλικ εκεί που θα εισαγάγε το πεδίο.
- Στην καρτέλα Εισαγωγή κάνετε κλικ στο κουμπί Εξερεύνηση γρήγορων τμημάτων της ομάδας Κείμενο και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Πεδίο.
- Επιλέξτε το πεδίο από τη λίστα με τα ονόματα.
Εικ. 1: Πλαίσιο διαλόγου ΠεδίοΣΗΜΕΙΩΣΗ: Στο πλαίσιο Κατηγορίες επιλέξτε την κατηγορία που ανήκει το πεδίο, για να φιλτράρετε τη λίστα ονομάτων και να εντοπίσετε ευκολότερα το πεδίο που θέλετε.
- Επιλέξτε τις ιδιότητες και άλλες επιλογές που είναι διαθέσιμες, ανάλογα με το πεδίο.
Με βάση τις επιλογές που κάνετε το Word συντάσσει αυτόματα τον αντίστοιχο κώδικα. Κάνετε κλικ στο κουμπί Κωδικοί πεδίων για να τον εμφανίσετε και να κάνετε τυχόν αλλαγές.
- Κάνετε κλικ στο κουμπί OK.
Για να προσθέσετε ένθετο πεδίο (πεδίο μέσα σε άλλο πεδίο):
- Δημιουργήστε το εξωτερικό πεδίο με την ανωτέρω διαδικασία.
- Εμφανίστε τον κώδικα του πεδίου στο έγγραφο:
- Κάνετε δεξιό κλικ στο αποτέλεσμα του πεδίου.
- Στο μενού συντομίας επιλέξτε την εντολή Εναλλαγή κωδικών πεδίων.
- Κάνετε κλικ στο σημείο του κώδικα που θα προσθέσετε το ένθετο πεδίο και επαναλάβετε τα βήματα 2-5 ανωτέρω.
Επεξεργασία πεδίου
- Κάνετε δεξιό κλικ στο πεδίο και στο μενού συντομίας επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία πεδίου.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Πεδίο (εικ. 1) κάνετε τις αλλαγές που θέλετε και κάνετε κλικ στο κουμπί OK.
ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ:
- Για ορισμένα πεδία πρέπει να εμφανίσετε τον κώδικα του πεδίου για να τα διορθώσετε. Κάνετε δεξιό κλικ στο πεδίο και στο μενού συντομίας επιλέξτε την εντολή Εναλλαγή κωδικών πεδίων. Μετά τη διόρθωση κάνετε πάλι δεξιό κλικ και επιλέξτε την ίδια εντολή για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα του πεδίου.
- Η επεξεργασία ορισμένων πεδίων γίνεται μέσω δικών τους πλαισίων διαλόγου και όχι του πλαισίου διαλόγου Πεδίο. Π.χ. αν κάνετε δεξιό κλικ σε μια υπερ-σύνδεση και επιλέξετε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.
Σύνταξη του κώδικα πεδίου
Τον κώδικα ενός πεδίου μπορείτε να δείτε, είτε στο πλαίσιο διαλόγου Πεδίο, πατώντας το κουμπί Κωδικοί πεδίων, είτε μέσα στο έγγραφο με έναν από τους επόμενους τρόπους:
- Πατήστε ALT+F9 για να εμφανίσετε τον κώδικα όλων των πεδίων του εγγράφου.
- Κάνετε δεξιό κλικ σε ένα συγκεκριμένο πεδίο και επιλέξτε τη εντολή Εναλλαγή κωδικών πεδίων.
Η σύνταξη του κώδικα έχει τη γενική εμφάνιση:
{ ΟΝΟΜΑ ΠΕΔΙΟΥ Οδηγίες Διακόπτες_πεδίου Γενικοί_διακόπτες }
όπου:
|
Τα άγκιστρα περικλύουν τον κώδικα του πεδίου. Εμφανίζονται με έντονη γραφή ως υπενθύμιση, ότι δεν πρόκειται για τα άγκιστρα του πληκτρολογίου αλλά για ζεύγος αγκίστρων, που εισάγονται με τη συντόμευση CTRL+F9. Καλό είναι να αφήνετε κενά διαστήματα από το περιεχόμενό τους. |
|---|---|
|
Αυτό είναι το όνομα που εμφανίζεται στη λίστα ονομάτων πεδίων του πλαισίου διαλόγου Πεδίο. |
|
Οδηγίες ή μεταβλητές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ένα συγκεκριμένο πεδίο. Υπάρχουν πεδία που δεν έχουν οδηγίες. Στο πλαίσιο διαλόγου Πεδίο οι οδηγίες αναφέρονται ως Ιδιότητες πεδίου. |
|
Είναι ρυθμίσεις που μπορεί να εφαρμόζονται ή όχι για ένα συγκεκριμένο πεδίο. Δεν έχουν όλα τα πεδία διακόπτες. Στο πλαίσιο διαλόγου Πεδίο οι διακόπτες πεδίου αναφέρονται ως Επιλογές πεδίου. |
|
Είναι ρυθμίσεις που αφορούν τη μορφοποίηση των αποτελεσμάτων των πεδίων. Π.χ. την εμφάνιση ενός κειμένου με κεφαλαία, τη μορφή της ημερομηνίας και της ώρας κ.λπ. Στο πλαίσιο διαλόγου Πεδίο οι γενικοί διακόπτες αναφέρονται ως Επιλογές μορφοποίησης. |
ΠΡΟΣΟΧΗ: Επειδή ο κώδικας των πεδίων είναι προσβάσιμος από οποιονδήποτε διαβάζει το έγγραφό σας προσέξτε να μη συμπεριλαμβάνετε σ' αυτόν πληροφορίες που δεν θέλετε να είναι διαθέσιμες σε όλους.
Εμφάνιση ή απόκρυψη του κώδικα πεδίων
Εκ προεπιλογής το Word εμφανίζει τα αποτελέσματα των πεδίων στο έγγραφο χωρίς κάποιο διακριτικό, ώστε κάποιος που διαβάζει το έγγραφο δεν αντιλαμβάνεται ότι ορισμένες πληροφορίες οφείλονται σε πεδία. Ωστόσο, τα πεδία μπορεί να εμφανιστούν με γκρι χρώμα φόντου για να είναι πιο ευδιάκριτοι στο έγγραφο.
- Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείο κάνετε κλικ στην εντολή Επιλογές και στη συνέχεια επιλέξτε τη σελίδα Για προχωρημένους.
- Στην ενότητα Εμφάνιση περιεχομένων εγγράφου ενεργοποιήστε αν θέλετε το πεδίο Εμφάνιση κωδικών πεδίων αντί για τις τιμές τους.
- Στο πλαίσιο Σκίαση πεδίων επιλέξτε πότε θα εμφανίζονται με γκρι χρώμα φόντου: Ποτέ, Πάντοτε ή Όταν επιλέγονται.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Όταν επιλέγονται, το πεδίο εμφανίζεται με γκρι χρώμα φόντου όταν κάνετε κλικ επάνω του. Αυτό ωστόσο δεν σημαίνει ότι το έχετε επιλέξει. Όταν το επιλέγετε με διπλό κλικ ή με το σύρσιμο του ποντικιού προστίθεται το εφέ επιλογής που κάνει το χρώμα του φόντου πιο σκούρο.
Ελέγξτε την ενημέρωση των πεδίων
Εκ προεπιλογής το Word ενημερώνει τα πεδία κάθε φορά που ανοίγετε το έγγραφο, ώστε οι πληροφορίες να παραμένουν ενημερωμένες. Υπάρχουν όμως περιπτώσεις που μπορεί να μη θέλετε να συμβαίνει αυτό. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε η ημερομηνία που αναφέρεται σε μια κεφαλίδα να αφορά μια συγκεκριμένη ημερομηνία και να μην ενημερώνεται με την τρέχουσα ημερομηνία κάθε φορά που ανοίγετε το έγγραφο.
Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε ένα πεδίο κάνοντας δεξιό κλικ και επιλέγοντας την εντολή Ενημέρωση πεδίου, ή κάνοντας κλικ στο πεδίο και πατώντας F9.
Για να ενημερώσετε τα πεδία που υπάρχουν στο σώμα του εγγράφου πατήστε CTRL+A για να επιλέξετε το έγγραφο και στη συνέχεια πατήστε F9. Τα πεδία στις κεφαλίδες, τα υποσέλιδα και τα πλαίσια κειμένου πρέπει να ενημερωθούν χωριστά: Κάνετε κλικ στην περιοχή της κεφαλίδας, του υποσέλιδου ή του πλαισίου κειμένου, πατήστε CTRL+A και στη συνέχεια πατήστε F9.
Μπορείτε να κλειδώσετε ένα πεδίο για να αποτρέψετε μια αυτόματη ή ακούσια ενημέρωσή του:
- Για να κλειδώσετε ένα πεδίο κάνετε κλικ στο πεδίο και πατήστε CTRL+F11.
- Για να ξεκλειδώσετε ένα πεδίο κάνετε κλικ στο πεδίο και πατήστε CTRL+SHIFT+F11.
Για να δείτε αν ένα πεδίο είναι κλειδωμένο ή όχι κάνετε δεξιό κλικ επάνω του. Στα κλειδωμένα πεδία η εντολή Ενημέρωση πεδίου είναι απενεργοποιημένη.
Σε ορισμένα πεδία το κλείδωμα της ενημέρωσης ενεργοποιείται ή απενεργοποιείται με τον διακόπτη Κλείδωμα αποτελέσματος (\!).
– Office Online Support
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου