Αυτό συνήθως συμβαίνει όταν δεν ισχύει μία ή περισσότερες από τις επόμενες προϋποθέσεις:
- Τα πεδία που έχουν οι εγγραφές της λίστας πρέπει να είναι με σωστή σειρά.
- Οι εγγραφές της λίστας πρέπει να έχουν τον ίδιο αριθμό πεδίων.
- Το διαχωριστικό μεταξύ των πεδίων πρέπει να ορίζει με σαφήνεια τα πεδία.
Οι όροι "πεδίο" και "εγγραφή" προέρχονται από την ορολογία των πινάκων. Τα δεδομένα που ευρίσκονται στην ίδια στήλη ανήκουν στο ίδιο πεδίο. Τα δεδομένα που ευρίσκονται στην ίδια γραμμή ανήκουν στην ίδια εγγραφή. Π.χ. ένα πεδίο μπορεί να περιλαμβάνει τα μικρά ονόματα των πελατών, ένα άλλο τα επίθετα κ.ο.κ. Μια εγγραφή μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο ενός πελάτη, τον τόπο διαμονής του, το τηλέφωνό του κ.ο.κ.
Έτσι, η λίστα...:
Ιωάννης Βορμίδης Καρδιολόγος Αθήνα
Παλοδήμου Σοφία Συγγραφέας Πάτρα
Μεγαπάνος Αντώνιος Πολ. Μηχανικός Χανιά
Γεώργιος Πάρμας Δημοσιογράφος Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία Πούλιου Δικηγόρος Αθήνα
...Πρέπει αρχικά να τακτοποιηθεί ως προς τα πεδία Όνομα και Επίθετο ώστε να τηρεί την πρώτη προϋπόθεση και τα πεδία να είναι με την ίδια σειρά σε όλες τις εγγραφές. Μια διόρθωση θα ήταν ίσως η αλλαγή των πεδίων στη 2η και την 3η εγγραφή, ώστε η λίστα να γίνει:
Ιωάννης Βορμίδης Καρδιολόγος Αθήνα
Σοφία Παλοδήμου Συγγραφέας Πάτρα
Αντώνιος Μεγαπάνος Πολ. Μηχανικός Χανιά
Γεώργιος Πάρμας Δημοσιογράφος Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία Πούλιου Δικηγόρος Αθήνα
Τώρα η λίστα μπορεί να ταξινομηθεί, αλλά μόνο με βάση την πρώτη λέξη, καθώς το Word αναγνωρίζει την κάθε εγγραφή σαν ένα πεδίο, αν δεν του "υποδείξουμε" το σύμβολο που χρησιμοποιείται ως διαχωριστικό μεταξύ των πεδίων. Και αυτό υπό ορισμένες προϋποθέσεις μπορεί να δημιουργήσει πρόσθετα προβλήματα. Π.χ. η ανωτέρω λίστα εκ πρώτης όψεως φαίνεται να χρησιμοποιεί ως διαχωριστικό το κενό διάστημα, αλλά αυτό δεν είναι ακριβές: Εμείς γνωρίζουμε ότι "Πολ. Μηχανικός" είναι επάγγελμα, άρα ένα πεδίο, αλλά το Word βλέποντας το κενό διάστημα μεταξύ των δύο λέξεων θα τα θεωρήσει ως διαφορετικά πεδία, με αποτέλεσμα να δημιουργείται η εντύπωση ότι η 4η εγγραφή έχει περισσότερα πεδία από τις υπόλοιπες.
Μια πιθανή διόρθωση θα ήταν ίσως η αντικατάσταση του κενού διαστήματος μεταξύ "Πολ." και "Μηχανικός" με ένα διάστημα χωρίς διακοπή. Έτσι η λίστα θα έχει την επόμενη μορφή (θυμηθείτε ότι μεταξύ των λέξεων "Πολ." και "Μηχανικός" δεν θα πατήσετε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑ αλλά τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+ΔΙΑΣΤΗΜΑ ώστε οι λέξεις θα φαίνονται ως δύο στο έγγραφο, αλλά το Word θα τις θεωρεί ως μία):
Ιωάννης Βορμίδης Καρδιολόγος Αθήνα
Σοφία Παλοδήμου Συγγραφέας Πάτρα
Αντώνιος Μεγαπάνος Πολ.[ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΧΩΡΙΣ ΔΙΑΚΟΠΗ]Μηχανικός Χανιά
Γεώργιος Πάρμας Δημοσιογράφος Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία Πούλιου Δικηγόρος Αθήνα
Τώρα, μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα με βάση όποιο από τα τέσσερα πεδία θέλετε, ορίζοντας ως διαχωριστικό το κενό διάστημα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το κενό διάστημα ως διαχωριστικό, με μια επιπλέον εργασία μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν διαφορετικό χαρακτήρα μεταξύ των πεδίων, τον οποίο θα δηλώσετε στη συνέχεια ως διαχωριστικό, αλλά προσέξτε: Για την ανωτέρω λίστα δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τελεία ή την παύλα, γιατί ήδη χρησιμοποιούνται και θα δημιουργούσε πάλι ασάφεια στον διαχωρισμό των πεδίων.
– Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου